Ketika organisasi merekrut karyawan untuk mengisi jabatan tertentu dan ternyata menemui kendala performa atau kinerjanya tidak bagus, bisa jadi dikarenakan peran karyawan dalam jabatan tidak jelas. Sebaiknya pihak manajemen dan HR memiliki deskripsi lengkap mengenai peran dan tanggung jawab tiap jabatan di organisasi. Analisis jabatan adalah cara yang dapat dilakukan untuk mengatasi ini.
Analisis jabatan tidak hanya memberikan manfaat bagi organisasi, tetapi juga untuk karyawan. Salah satu manfaatnya adalah menghindari konflik dan tumpang tindih dalam tugas mereka. Untuk mengetahui lebih lengkap mengenai analisis jabatan beserta manfaat dan cara melakukannya, yuk simak pembahasan di bawah ini!
Pengertian Analisis Jabatan
Apa itu analisis jabatan? Analisis jabatan adalah proses mengumpulkan, menilai dan menyusun beragam informasi dan fakta yang berkaitan dengan jabatan di sebuah organisasi. Proses ini berkaitan erat dnegan sumber daya manusia di organisasi, metodenya dilakukan secara sistematis dan terstruktur.
Analisis jabatan dikerjakan untuk menentukan penempatan posisi kerja ke dalam jabatan atau divisi berdasarkan kriteria yang ada di dalam zone placement matrix, antara lain:
- Knowledge, abilities, skills
- Problem solving dan decision making
- Interaction
- Nature of Supervision
- Impact
Analisis jabatan sebaiknya dilakukan ketika organisasi baru dibentuk, supaya karyawan pertama sebagai penggerak organisasi memiliki kecakapan dalam tugasnya sehingga organisasi bisa berkembang lebih cepat. Ketika merekrut karyawan baru, analisis ini dibutuhkan untuk memberikan kejelasan mengenai tugas, tanggung jawab dan alur kerja karyawan di organisasi.
Begitu juga ketika organisasi membutuhkan jabatan baru yang sebelumnya belum ada dan saat ini ternyata sangat dibutuhkan seperti UI/UX dan Tik Tok Spesialis. Analisis jabatan akan menyajikan info mengenai tugas dan tanggung jawab jabatan tersebut agar tidak tumpang tindih dengan tim yang serupa.
Baca Juga: HCM (Human Capital Management): Tugas dan Manfaatnya
Manfaat Analisis Jabatan
Analisis jabatan memiliki manfaat bagi organisasi maupun karyawan di dalamnya, apa saja manfaatnya?
Mengatasi Masalah Pekerja
Tidak sedikit organisasi yang memiliki masalah mengenai karyawannya, apalagi yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawabnya. Dengan menerapkan analisis jabatan, organisasi pun akan memiliki daftar dan deskripsi tugas dan tanggung jawab karyawan di dalam sebuah jabatan. Kalau tidak ada analisis yang jelas, karyawan cenderung akan kebingungan mengerjakan tugasnya.
Penempatan Posisi Jabatan
Ketika organisasi menerapkan analisis ini, maka akan memberikan kejelasan mengenai posisi yang tepat untuk karyawannya. Posisi jabatan akan disesuaikan berdasarkan keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu. Organisasi yang memiliki karyawan tidak sesuai keterampilan di jabatan tertentu bisa merugikan secara materi dan waktu.
Keperluan Promosi Jabatan
Siapa yang tidak senang dengan promosi jabatan? Promosi jabatan tidak hanya dapat menambah gaji, tetapi juga untuk meningkatkan keterampilan karyawan. Analisis jabatan adalah cara yang berguna untuk memilih karyawan yang tepat dalam mendapatkan promosi. Nantinya, karyawan akan memiliki tanggung jawab yang jelas juga di jabatan yang diberikan.
Bahan Kebijakan
Untuk menjadi organisasi yang maju dan berkembang, pasti diperlukan evaluasi. Apabila ditemui kesalahan atau kekurangan dalam kinerja, maka data dan informasi dari analisa kerja dapat digunakan sebagai bahan perbaikan ke depannya. Perusahaan pun akan menerapkan kebijakan baru untuk menjadi lebih baik ke depannya.
Kejelasan Alur Kerja
Dlaam sebuah organisasi, banyak divisi atau jabatan yang memiliki keterkaitan satu sama lain. Misalnya divisi penjualan dan keuangan, atau divisi produksi dan persediaan. Analisis ini membantu organisasi menciptakan alur kerja yang efektif dan efisien. Bayangkan kalau tidak ada analisis jabatan, pasti ada satu pekerjaan yang menjadi tidak efektif dan malah tidak berjalan dengan semestinya.
Menghindari Konflik
Kadang ada pekerjaan dari divisi berbeda yang ternyata juga dikerjakan oleh divisi lain, seperti marketing dan sales yang kadang memiliki job desc yang hampir mirip. Kadang kasus tersebut bisa mengurangi tanggung jawab karyawan. Analisis jabatan berperan dalam menghindari tumpang tindih tanggung jawab serta konflik yang berpeluang muncul di organisasi.
Baca Juga: Manajemen Konflik Serta Strategi Penyelesaiannya
Aspek Analisis Jabatan
Aspek yang diperlukan dalam analisis ini antara lain berhubungan dengan deskripsi jabatan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi. Berikut ini penjelasan lengkapnya.
Deskripsi Jabatan
Job description atau deksripsi jabatan merupakan informasi tertulis yang berisi uraian pekerjaan, tanggung jawab, hubungan dengan pekerjaan dan berbagai hal mengenai sebuah jabatan di organisasi. Dekskripsi pekerjan ini harus dijabarkan dengan jelas agar karyawan bisa mengetahui tanggung jawab dan tujuan pekerjaan yang harus mereka capai. Nantinya, dekskripsi jabatan ini menjadi dasar atau pedoman supaya karyawan Anda dapat bekerja secara jelas, terstruktur dan efisien.
Spesifikasi Pekerjaan
Aspek selanjutnya dalam analisis ini adalah spesifikasi pekerjaan yang merupakan list keterampilan, pengetahuan, kepribadian dan lainnya dalam sebuah jabatan. Misalnya seorang programmer di sebuah organisasi harus menguasi keterampilan dan pengetahuan mengenai coding dan bahasa pemrograman dan bisa meyelesaikan masalah dengan cepat. Contoh lain, jabatan akuntan atau keuangan harus memiliki ketrampilan akuntansi dan teliti dalam mencatat dan menghitung transaksi keuangan organisasi.
Evaluasi Pekerjaan
Dalam evaluasi, jabatan akan dinilai kesulitan dan kemudahan tugasnya serta besar dan tidaknya risiko yang ditanggung. Biasanya pekerjaan yang sulit, risikonya besar dan ranking jabatannya tinggi maka gaji yang diberikan akan semakin besar seperti C level dan manajer. Sebaliknya, jika sebuah jabatan memiliki risiko lebih ringan dan tanggung jawabnya mudah makan gajinya tidak sebesar jabatan yang rankingnya lebih tinggi.
Metode Analisis Jabatan
Setiap organisasi memiliki metode dan pendeketan berbeda dalam analisis jabatan. Tetapi perlu diingat, metode dan pendekatannya harus didasari pada tujuannya seperti untuk evaluasi kerja, pengembangan karyawan maupun kenaikan gaji. Berikut ini metode yang biasa digunakan dalam analisis jabatan :
Wawancara
Metode wawancara ini dilakukan dengan cara membuat daftar dan mendiskripsikan tugas dan tanggung jawab karyawan dalam jabatannya. Dari daftar tersebut, dilakukan pengecekan dan penjelasan oleh supervisor atau manajer jabatan tersebut untuk memeriksa apakah informasi tersebut sudah benar atau perlu klarifikasi agar daftar tugas dan tanggung jawab karyawan menjadi lebih jelas.
Kuisioner
Metode kuisioner merupakan salah satu cara yang ekonomis dan cepat dilakukan untuk analisis sebuah jabatan. Metode kuisioner adalah teknik mengumpulkan data dengan cara memberikan pertanyaan atau pernyataan tertulis dan terstruktur untuk dijawab oleh responden. Responden di sini adalah karyawan, mereka akan mengidentifikasi tugas dan tanggung jawab yang mereka kerjakan di organisasi.
Observasi
Metode observasi dilakukan dengan mengamati karyawan saat menjalankan tugasnya. Saat pengamatan, obsever akan mencatat hasil yang dilihat. Biasanya cara ini dilakukan untuk pekerjaan yang membutuhkan keterampilan manual seperti operator mesin produksi.
Catatan Karyawan
Informasi maupun data yang diperoleh dari metode ini untuk analisis jabatan berasal dari buku atau catatan harian karyawan, catatan tersebut berisi deskripsi aktivitas kerja dan tanggung jawab mereka sehari-hari di organisasi.
Kombinasi Metode
Cara ini dilakukan dengan melakukan analisa pada pekerjaan administratif dan transkrip. Data dan informasi diperoleh dari dua metode seperti wawancara dan juga observasi pada pekerjaan karyawan. Tujuannya agar mendapatkan hasil dan deskripsi jabatan yang lebih tepat dan akurat.
Tahapan Analisis Jabatan
Setelah mengetahui metode dan pendekatan untuk analisis jabatan, berikut ini tahapan prosesnya :
- Menenentukan kegunaan data dan informasi dari analisis jabatan secara jelas dan tepat, sebaiknya digunakan oleh orang yang berkompeten dalam bidang ini seperti HR.
- Mengumpulkan, membuat klasifikasi dan peninjauan data mengenai latar belakang analisis jabatan di organisasi.
- Memilih pihak yang mewakili atau mengurus jabatan yang akan dianalisis di organisasi.
- Mengumpulkan informasi dan data mengenai aktivitas kerja, kondisi pekerjaan, perilaku pekerja yang berkaitan dengan jabatan, serta syarat-syarat karyawan yang akan mengisi jabatan tersebut.
- Meninjau data dan informasi yang diperoleh bersama dengan pihak yang berkepentingan. Fata dan informasi dapat berupa fungsi dan esensi jabatan.
- Menyusun deskripsi, spesifikasi dan evaluasi pekerjaan dalam sebuah jabatan.
- Membuat prediksi perkembangan pekerjaan yang sudah dibuat pada poin sebelumnya, apakah pekerjaan dan jabatan tersebut perlu diperbanyak atau dikembangkan lagi sesuai kebutuhan.
Kesimpulan
Analisis jabatan adalah proses yang berhubungan dengan sumber daya manusia di organisasi, prosesnya dilakukan dengan mengumpulkan, menilai dan menyusun beragam informasi dan fakta yang berkaitan dengan jabatan di sebuah organisasi.
Metode yang dapat dilakukan dapat berupa wawancara, kuisioner, observasi, catatan dari karyawan dan kombinasi antara metode-motode tersebut. Ada tiga aspek yang perlu menjadi perhatian dalam melakukan analisis ini antara lain, deskripsi, spesifikasi dan evaluasi kerja di jabatan tersebut.
Selain jabatan yang berkaitan erat dengan sumber daya manusia, organisasi juga perlu mengoptimalkan resources lain salah satunya keuangan, akan lebih baik jika menggunakan software yang bisa terintegrasi dengan fungsi bisnis lain, salah satunya menggunakan software MASERP.
MASERP dilengkapi dengan banyak fitur yang dibutuhkan bisnis seperti keuangan, penjualan, pembelian, persediaan, pajak dan lain-lain. Selain itu, MASERP juga kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt. Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
