Sistem akuntansi online adalah jenis software yang dipakai para profesional akuntansi atau pemilik bisnis untuk memproses transaksi akuntansi dan mengelola akun. Sistem ini sering juga disebut software akuntansi. Untuk usaha kecil dan menengah, sistem semacam ini biasanya dibuat oleh pihak ketiga atau vendor software.
Bagi bisnis besar dan enterprise, software akuntansi biasanya dikembangkan sendiri oleh tim internal, tapi tidak sedikit juga perusahaan besar yang lebih memilih membeli dari vendor software karena lebih efisien dari sisi waktu dan biaya maintenance.
Ada banyak alasan kenapa bisnis Anda perlu memakai sistem akuntansi online, dan ada beberapa pertimbangan penting saat memilihnya supaya Anda tidak salah investasi. Simak penjelasan lengkapnya di artikel ini!
Apa Itu Sistem Akuntansi Online?
Sistem akuntansi online adalah software untuk mengumpulkan dan memonitor data serta informasi akuntansi perusahaan. Ini merupakan solusi akuntansi untuk menyimpan informasi transaksi piutang, utang, payroll, dan lain-lain.
Tujuan utama dari software akuntansi adalah untuk tracking pengeluaran keuangan internal dan eksternal, yang meliputi sistematika perhitungan, verifikasi, deskripsi, penjumlahan data keuangan, dan klasifikasi akun.
Sistem akuntansi online dapat diakses oleh pengguna melalui internet atau jaringan lain lewat penyedia layanan aplikasi cloud. Software akuntansi berbasis cloud tidak perlu menginstal desktop individu dengan software, karena semua orang di perusahaan bisa mengakses cloud lewat device mereka masing-masing. Tim lain atau cabang perusahaan lain pun dapatmengakses data yang sama di sistem yang sama, tanpa perlu duplikasi data.
Baca Juga: Jenis-Jenis Software Akuntansi dan Manfaatnya
7 Pertimbangan Saat Membeli Sistem Akuntansi Online
Apa saja yang perlu Anda perhatikan ketika perusahaan sedang mencari sistem akuntansi online? Jawabannya tergantung kebutuhan dan prioritas bisnis Anda, tapi ada beberapa kriteria utama yang sebaiknya dipenuhi setiap sistem agar sepadan dengan uang yang Anda investasikan.
Modul Faktur yang Terintegrasi
Terlepas dari modul dasar operasional, sistem akuntansi yang Anda beli sebaiknya memiliki fitur lengkap, seperti penagihan, berbagai jenis faktur, dan manajemen inventory. Kalau Anda memperhatikan pertimbangan ini sejak awal, perusahaan Anda tidak akan kesulitan membeli software tambahan atau memigrasikan data ke sistem lain di kemudian hari. Membeli software atau sistem tambahan tentu akan membuat anggaran membengkak dan membuat proses kerja jadi tidak efisien.
Kemampuan Kustomisasi
Tidak ada satu sistem akuntansi pun yang bisa dipakai untuk semua jenis bisnis maupun industri, karena setiap perusahaan menjalankan perhitungan keuangan tertentu dan mematuhi seperangkat aturan yang berbeda. Kalau Anda tidak menemukan sistem akuntansi online yang benar-benar cocok dengan model bisnis Anda, carilah software fleksibel yang bisa disesuaikan atau dimodifikasi (syarat dan ketentuan berlaku) dengan operasi Anda, seperti MASERP. Pilih software yang bisa tumbuh seiring perkembangan bisnis Anda, bukan yang justru membatasi Anda.
Kemudahan Penggunaan (UI/UX)
Prosedur dan perhitungan akuntansi memang tidak mudah, jadi setidaknya yang bisa dilakukan sistem akuntansi perusahaan Anda adalah memberikan pengalaman yang responsif untuk bekerja. Artinya, data dan informasi harus diatur dengan rapi, dan berbagai fungsi bisnis harus tersedia dalam satu dashboard.
Anda harus bisa menyelesaikan operasi dalam beberapa menit dengan navigasi yang mudah ditemukan, jadi pertimbangkan software akuntansi yang baik dari sisi tampilan maupun pengalaman penggunanya.
Keamanan Data
Sistem akuntansi menyimpan dan mengolah data bisnis yang paling sensitif, yaitu angka keuangan Anda. Kalau Anda mencari software akuntansi berbasis cloud, pilihlah vendor dengan reputasi baik dan periksa mekanisme keamanannya terlebih dahulu, untuk memastikan data perusahaan Anda aman dan sesuai dengan standar akuntansi keuangan (SAK) yang berlaku.
Konektivitas dengan Sistem Lain
Saat Anda membeli software akuntansi, kemungkinan besar Anda sudah memiliki serangkaian infrastruktur software lain. Untuk menghindari kebutuhan mengubah seluruh infrastruktur hanya demi satu program baru, carilah sistem yang terintegrasi dengan tools yang sudah Anda miliki, atau yang menawarkan API terbuka supaya Anda bisa menghubungkannya dengan sistem apa pun yang Anda inginkan di masa depan.
Akses Mobile Friendly
Sistem akuntansi mobile-friendly bukan lagi barang mewah yang hanya mampu dibeli perusahaan besar. Vendor terpercaya seperti MASERP saat ini menawarkan sistem berbasis web yang bisa dipakai di Android maupun iOS, dengan pengoperasian yang hampir sama seperti versi desktop. Karyawan Anda bisa mengoperasikan sistem di mana saja dan kapan saja, tanpa perlu menghidupkan komputer di kantor terlebih dahulu.
Harga yang Sesuai Anggaran
Logika software yang sering kita jumpai adalah semakin banyak yang bisa dilakukan sistem, semakin besar biaya yang harus Anda bayarkan. Kalau anggaran Anda memungkinkan sistem berfitur lengkap dan terdepan, tentu itu pilihan yang baik. Tapi Anda juga perlu tahu bahwa sistem akuntansi berkualitas bisa didapatkan dengan harga yang lebih masuk akal.
Beberapa vendor, termasuk MASERP, menawarkan harga sistem akuntansi online yang sudah termasuk beberapa user sekaligus, sehingga bisa menghemat anggaran perusahaan Anda.
Baca Juga: Contoh Software Akuntansi Indonesia Beserta Harga
Alasan Bisnis Anda Harus Menggunakan Sistem Akuntansi Online Sekarang
Akses Keuangan Kapan Saja dan dari Mana Saja
Anda bisa mengakses informasi keuangan kapan saja dan di mana saja dengan software berbasis cloud. Anda tidak perlu repot mendownload dan mengupdate data secara manual, karena cloud dihost dari jarak jauh. Anda juga tidak perlu duduk di kantor sepanjang hari hanya untuk memantau pendapatan dan perkembangan bisnis Anda.
Update Data Secara Real Time
Ketika informasi Anda tersimpan di cloud, Anda bisa mendapatkan gambaran situasi bisnis saat ini, yang tentu membantu Anda mengambil keputusan keuangan untuk masa depan perusahaan. Kalau Anda memakai sistem akuntansi tradisional, Anda perlu membuka data satu per satu hanya untuk memeriksa laporan yang mungkin sudah ketinggalan zaman.
Data real time di sistem akuntansi online bisa dipakai melihat pertumbuhan bisnis dalam bentuk grafik di dashboard, tanpa perlu membuka modul satu per satu.
Otomatisasi Proses untuk Menghemat Waktu
Dengan software akuntansi online, Anda bisa mengotomatiskan proses kerja untuk menghemat waktu, karena time is money, bukan? Anda bisa menginput data penjual dan mengatur pembayaran pada tanggal jatuh tempo yang sama setiap bulan, sekaligus mengotomatiskan pengiriman faktur ke pelanggan tetap tanpa perlu mengetik ulang setiap bulannya.
Kolaborasi Tim Lebih Mudah
Sistem akuntansi online memudahkan Anda bekerja sama dengan staf. Cloud membuat proses menghasilkan laporan yang dibutuhkan akuntan atau staf jadi lebih mudah dikelola. Anda juga punya pilihan untuk memberi akses ke staf tertentu, sehingga mereka bisa memeriksa laporan kapan pun dibutuhkan.
MASERP misalnya, memiliki fitur hak akses untuk menjaga keamanan data pada user tertentu, sehingga Anda punya kendali penuh atas jumlah akses yang diberikan untuk tiap karyawan. Misalnya, karyawan yang menyiapkan payroll bisa diberi akses hanya ke modul penggajian, tanpa opsi untuk melihat data rekening bank perusahaan.
Akurasi Data yang Lebih Tinggi
Software akuntansi meminimalisir risiko kesalahan akuntansi karena semua data keuangan penting dimasukkan di tempat yang sama dan dihitung secara otomatis. Kalau Anda memasukkan pendapatan dan pengeluaran serta mengkategorikan transaksi dengan benar, Anda bisa menarik laporan yang tepat kapan pun Anda mau, tanpa perlu mempelajari rumus akuntansi berbeda-beda seperti saat mengerjakan Excel manual.
Tidak Perlu Instalasi Software
Software akuntansi online diakses lewat internet, jadi Anda tidak perlu menginstalnya di PC kantor. Kalau Anda membeli versi on-premise, biasanya Anda perlu membayar lisensi terpisah, sedangkan sistem cloud bisa langsung diakses lewat browser ponsel atau laptop, di mana pun Anda login dengan akun Anda.
Anda juga bisa menghemat biaya untuk mengelola tim IT internal yang biasanya mengurus pemeliharaan infrastruktur software dan masalah teknis lainnya.
Akses Mudah ke Technical Support
Keuntungan signifikan memakai software akuntansi online seperti MASERP adalah akses ke technical support. Anda bisa mendapatkan bantuan lewat chat langsung di dalam program maupun telepon, sehingga menghemat waktu dan anggaran perusahaan tanpa perlu menambah tim IT internal, karena sudah ada dukungan dari pihak vendor.
Proses Paperless
Saat berurusan dengan keuangan, pekerjaan Anda bisa bertambah dan menjadi tantangan besar, terutama saat mengarsipkan pengeluaran, kwitansi, dan faktur secara manual.
Sistem akuntansi online memudahkan Anda mengimpor data dari dokumen langsung ke cloud. Memindahkan data ke dalam software memberi Anda perspektif yang lebih sederhana tanpa perlu membolak-balik kertas, sekaligus membantu meminimalisir risiko kesalahan manual atau kehilangan informasi penting.
Saatnya Bisnis Anda Beralih ke Sistem Akuntansi Online
Setiap perusahaan yang akan membeli software akuntansi harus mempertimbangkan beberapa hal agar tidak salah pilih dan tidak sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Pertimbangan itu antara lain modul faktur yang bisa terintegrasi, kemampuan dikustomisasi, kemudahan penggunaan, keamanan data, konektivitas dengan sistem lain, akses mobile friendly, dan harga yang sesuai anggaran Anda.
Sistem akuntansi online memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan sistem akuntansi ERP seperti MASERP adalah solusi terbaik untuk mengoptimalkan proses kerja Anda.
MASERP memiliki beragam modul yang memudahkan proses kerja Anda, mulai dari manufaktur, pembelian, penjualan, persediaan barang, keuangan dan akuntansi, project management, aset tetap, pajak, sampai 300+ laporan siap cetak, sehingga Anda tidak perlu membeli software berbeda untuk tiap departemen.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud, dan software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati. MASERP juga bisa digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan, dan dengan database SQL Server, sistem ini kuat menampung jutaan transaksi tanpa risiko corrupt.
Sekarang Anda sudah tahu apa saja yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli sistem akuntansi online, sekaligus alasan kenapa bisnis Anda perlu segera beralih dari pembukuan manual.
Jadwalkan demo fitur gratis bersama tim MASERP dan lihat sendiri bagaimana sistem kami menjawab ketujuh pertimbangan di atas, mulai dari integrasi modul faktur, kustomisasi, sampai keamanan data.
Anda juga bisa memanfaatkan kesempatan free trial untuk merasakan langsung fitur MASERP sesuai kebutuhan bisnis Anda, sebelum memutuskan untuk berlangganan. Klik gambar di bawah ini, yaa!
Pertanyaan Seputar Sistem Akuntansi Online
Aman, selama Anda memilih vendor dengan reputasi baik dan mekanisme keamanan yang jelas, seperti enkripsi data, backup berkala, dan pengaturan hak akses user. Pastikan juga vendor tersebut sudah menyesuaikan sistemnya dengan standar akuntansi keuangan (SAK) yang berlaku di Indonesia.
Sistem akuntansi online (cloud) diakses lewat internet tanpa perlu instalasi di komputer kantor dan biasanya berbasis biaya berlangganan, sementara sistem on-premise dipasang langsung di server kantor Anda dengan biaya lisensi di muka, tapi bisa tetap dipakai meski internet mati. MASERP sendiri menawarkan opsi hybrid cloud yang menggabungkan kelebihan keduanya.
Lama proses migrasi tergantung kompleksitas data dan jumlah transaksi historis yang perlu dipindahkan. Untuk bisnis kecil dengan data sederhana, migrasi bisa selesai dalam hitungan hari, sementara perusahaan menengah-besar dengan data kompleks biasanya membutuhkan waktu beberapa minggu, termasuk proses training user.
Cocok, bahkan sistem akuntansi online seperti MASERP dapat memudahkan perusahaan dengan banyak cabang atau multi entitas, karena semua data bisa terhubung dalam satu database yang sama secara real time, tanpa perlu konsolidasi manual antar cabang di akhir bulan.
