7 Pertimbangan dan Alasan Memakai Sistem Akuntansi Online

Sistem akuntansi online adalah jenis software yang digunakan oleh para profesional akuntansi atau pemilik bisnis untuk memproses transaksi akuntansi dan mengelola akun. Sistem ini sering disebut juga software akuntansi. Untuk usaha kecil dan menengah, biasanya dibuat oleh pihak ketiga. Bagi bisnis besar dan enterprise biasanya software akuntansinya dikembangakan sendiri oleh internal, tetapi tidak sedikit juga perusahaan besar yang lebih memilih membeli dari vendor software.

Selain itu, ada banyak alasan mengapa bisnis Anda perlu memakai software akuntansi dan pertimbangan saat memilihnya. Apa saja itu? Simak penjelasannya di bawah ini!

Apa Itu Sistem Akuntansi Online?

Sistem akuntansi online adalah software untuk mengumpulkan dan memonitor data dan informasi akuntansi perusahaan. Ini merupakan solusi akuntansi untuk menyimpan informasi transaksi piutang, utang, payroll, dll. Tujuan utama dari software akuntansi adalah untuk tracking pengeluaran keuangan internal dan eksternal yang meliputi sistematika perhitungan, verifikasi, deskripsi, penjumlahan data keuangan, dan klasifikasi akun.

Sistem akuntansi online dapat diakses oleh pengguna melalui internet atau jaringan lain melalui penyedia layanan aplikasi cloud. Dengan software akuntansi berbasis cloud, perusahaan tidak perlu menginstall desktop individu dengan software karena semua orang di perusahaan dapat mengakses cloud di device mereka sendiri. Ini juga memungkinkan tim lain atau cabang perusahaan lain untuk mengakses data yang sama dan di sistem yang sama.

Pertimbangkan Saat Membeli Sistem Akuntansi

Apa saja pertimbangkan yang perlu diperhatikan ketika perusahaan Anda mencari sistem akuntansi online? Jawabannya tergantung dari kebutuhan dan prioritas bisnis Anda. Tetapi, ada beberapa kriteria utama yang harus dipenuhi oleh setiap sistem agar sepadan dengan uang yang Anda investasikan.

Modul Faktur Terintegrasi

Terlepas dari modul operasi inti, sistem akuntansi yang Anda beli harus memiliki fitur lengkap, seperti fungsi penagihan, berbagai jenis faktur dan manajemen inventory. Kalau Anda memperhatikan hal ini, perusahaan Anda tidak perlu kesulitan membeli software tambahan atau memigrasikan data ke sistem lain. Membeli software atau sistem tambahan tentu akan membuat anggaran membengkak dan tidak efisien.

Kustomisasi

Tidak ada sistem akuntansi yang dapat digunakan untuk semua bisnis maupun industri. Setiap perusahaan menjalankan perhitungan keuangan tertentu dan mematuhi seperangkat aturan yang berbeda. Kalau Anda tidak dapat menemukan sistem akuntansi online yang cocok dengan model bisnis Anda, carilah software fleksibel yang dapat disesuaikan atau dimodifikasi dengan operasi Anda seperti MASERP. Pilihkan software yang dapat tumbuh bersama bisnis Anda.

Kemudahan Penggunaan

Prosedur dan perhitungan akuntansi tidaklah mudah, jadi setidaknya yang dapat dilakukan oleh sistem akuntansi perusahaan Anda adalah dapat memberikan sistem yang responsif untuk bekerja. Berarti, data dan informasi harus diatur dengan rapi, serta berbagai fungsi bisnis harus tersedia di satu dashboard. Anda harus dapat menyelesaikan operasi dalam beberapa menit mengikuti navigasi mudah ditemui, jadi pertimbangkan untuk memiliki software akuntansi yang baik secara UI dan UX.

Keamanan

Sistem akuntansi menyimpan dan mengolah data bisnis yang paling sensitif, yaitu angka. Apabila Anda mencari software akuntansi berbasis cloud, pilihlah vendor yang memiliki reputasi baik dan periksa mekanisme keamanan terlebih dahulu untuk memastikan data perusahaan Anda aman dan sesuai dengan standar akuntansi (SAK).

Konektivitas

Saat Anda membeli software akuntansi, sebaiknya Anda sudah memiliki serangkaian infrastruktur software. Untuk menghindari mengubah seluruh infrastruktur software Anda untuk kebutuhan satu program, dapatkan sistem yang terintegrasi dengan tools yang Anda miliki, atau yang menawarkan API terbuka bagi Anda untuk menghubungkannya dengan semua sistem yang diinginkan.

Jenis-Jenis Software Akuntansi

Mobile Friendly

Sistem akuntansi mobile-friendly bukan lagi menjadi barang mewah yang hanya mampu dibeli oleh perusahaan besar. Vendor paling terpercaya seperti MASERP saat ini menawarkan sistem website based yang dapat digunakan di Android dan iOS, di mana pengoperasiannya hampir sama dengan sistem versi desktop. Dengan begitu, karyawan Anda dapat mengoperasikan sistem di mana saja dan kapan saja, tanpa perlu menghidupkan komputer di kantor.

Harga

Salah satu logika software yang sering kita jumpai adalah semakin banyak yang dapat dilakukan sistem, semakin besar biaya yang harus Anda bayarkan. Jadi, kalau Anda mampu membeli sistem berfitur lengkap dan terdepan, lakukanlah!

Tetapi, Anda harus tahu bahwa sistem akuntansi yang berkualitas dapat dibeli dengan harga yang lebih masuk akal. Beberapa vendor, termasuk MASERP menawarkan harga sistem akuntansi online sudah termasuk 5 user, tentu saja ini dapat menghemat anggaran perusahaan Anda.

Baca Juga: 9 Harga Software Akuntansi Populer di Indonesia (Dengan Harga)

Alasan Harus Menggunakan Sistem Akuntansi Online Untuk Bisnis

Akses Keuangan Kapan Saja dan Dari Mana Saja

Anda dapat mengakses informasi keuangan kapan saja dan di mana saja dengan program software berbasis cloud. Anda tidak perlu repot duduk membuang waktu dengan mendownload dan update data, karena cloud dihost dari jarak jauh. Anda juga tidak perlu duduk di kantor untuk memperhatikan pendapatan dan perkembangan bisnis.

Update Real-Time

Ketika informasi Anda ada di cloud, Anda bisa mendapatkan perspektif mengenai situasi bisnis saat ini. Tentu saja ini akan membantu Anda dalam membuat keputusan keuangan masa depan perusahaan. Jika Anda menggunakan sistem akuntansi tradisional, Anda perlu melihat data halaman hanya untuk memeriksa laporan yang sudah ketinggalan zaman. Anda sekarang dapat memenuhi kebutuhan bisnis yang berkembang pesat dengan mendapatkan informasi keuangan terkini saat Anda membutuhkannya karena data yang tersaji real time. Anda pun dapat melihat pertumbuhannya dalam bentuk grafik di dashboard tanpa perlu membuka modul satu per satu.

Otomatisasi Proses untuk Menghemat Waktu

Dengan software akuntansi online, Anda dapat mengotomatiskan proses kerja untuk menghemat waktu. Time is money, right? Anda dapat menginput data penjual dan mengatur pembayaran pada tanggal jatuh tempo yang setara setiap bulan. Anda juga dapat mengotomatiskan pengiriman faktur ke pelanggan tetap.

Berkolaborasi dengan Mudah

Menggunakan sistem akuntansi online untuk bisnis memudahkan Anda untuk bekerja sama dengan staf. Cloud membuat lebih mudah dikelola untuk menghasilkan laporan yang mungkin diperlukan akuntan atau staf. Anda juga memiliki pilihan untuk memberikan akses ke staf, sehingga mereka dapat memeriksa laporan kapanpun mereka perlu.

MASERP memiliki fitur Hak Akses untuk menjaga keamanan data pada user tertentu dan memiliki kendali atas jumlah akses yang dapat diberikan untuk seorang karyawan. Misalnya, jika Anda memiliki karyawan yang mempersiapkan payroll, Anda dapat memberi mereka akses hanya ke penggajian tanpa mereka memiliki opsi untuk mendapatkan data bank.

Akurasi Tinggi

Dengan software akuntansi, Anda dapat meminimalisir risiko kesalahan akuntansi karena semua data keuangan penting dimasukkan di tempat yang sama & dihitung secara otomatis. Jika Anda memasukkan pendapatan & pengeluaran dan mengkategorikan transaksi, Anda dapat menarik laporan yang tepat kapan saja Anda mau.

Anda tidak perlu mempelajari praktik akuntansi, rumus, dll yang berbeda seperti yang harus dilakukan saat mengerjakan Excel. Yang perlu Anda lakukan dengan sistem akuntansi online untuk mendapatkan laporan yang tepat adalah memastikan proses input pendapatan & pengeluaran dilakukan secara teratur.

Tidak Perlu Instalasi

Software akuntansi online diakses di web yaitu internet, jadi Anda tidak perlu menginstal di PC Anda. Kalau Anda membeli dalam bentuk on-premise maka perlu membayar lisensi, sedangkan sistem cloud di browser ponsel atau laptop, di mana pun Anda masuk dengan akun Anda. Anda juga dapat menghemat uang yang dihabiskan untuk mengelola tim IT internal untuk melakukan hal-hal seperti pemeliharaan infrastruktur software, menangani masalah teknis, dll.

Akses ke Technical Support

Keuntungan signifikan menggunakan software akuntansi online seperti MASERP adalah akses ke technical support. Anda bisa mendapatkan akses ke technical support melalui chat langsung di dalam program dan telepon. Ini dapat menghemat waktu dan anggaran perusahaan dengan tidak menambah tim IT internal karena sudah ada support dari pihak vendor.

Paperless

Saat Anda berurusan dengan keuangan, pekerjaan Anda dapat bertambah dan menjadi tantangan besar. Mengarsipkan pengeluaran, kwitansi, dan faktur bisa sangat sulit. Dengan sistem online, Anda dapat mengimpor data dari dokumen langsung ke cloud.

Memindahkan data ke dalam software akan memberi Anda perspektif yang lebih sederhana tanpa membolak-balik kertas. Ini juga akan membantu Anda meminimalisir risiko kesalahan manual atau kehilangan informasi penting.

Baca Juga: Software Keuangan Terbaik: 8 Fitur Penting Ini Wajib Ada!

Kesimpulan

Setiap perusahaan yang akan membeli software akuntansi harus mempertimbangkan beberapa hal agar tidak salah pilih dan tidak sesuai dengan bisnisnya. Pertimbangan itu antara lain modul faktur yang dapat terintegrasi, dapat dikustomisasi, kemudahan penggunaan, keamanan data, konektivitas, mobile friendly dan harga yang sesuai anggaran.

Beberapa alasan sebuah bisnis sudah harus menggunakan sistem akuntansi online adalah dapat mengakses keuangan kapan saja dan dari mana saja, data yang tersaji terupdate secara real-time, otomatisasi proses untuk menghemat waktu, dapat berkolaborasi dengan mudah antar departemen, tingkat akurasi tinggi, jika menggunakan web based tidak perlu instalasi, akses mudah ke technical support, dan paperless.

Sistem akuntansi online memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software ERP seperti MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses kerja.

MASERP memiliki beragam modul yang dapat memudahkan proses kerja Anda antara lain manufaktur, pembelian, penjualan, persediaan barang, keuangan dan akuntansi, project management, aset tetap, pajak, 300+ laporan siap cetak, dan masih banyak lagi. Anda tidak perlu membeli software berbeda untuk tiap departemen.

MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.

MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.

Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!