Banyak proyek menghadapi kendala estimasi biaya yang kurang akurat sehingga anggaran membengkak atau sumber daya tidak terpakai dengan tepat. Estimasi biaya proyek perlu ada di setiap proyek agar dapat memprediksi total pengeluaran, menyesuaikan jadwal, dan mengalokasikan sumber daya secara efisien dari perencanaan hingga proyek selesai.
Biaya yang membengkak (overbudget) pun bisa dihindari bila dari sebelum proyek Anda membuat estimasi biaya, Anda bisa mendapatkan laba maksimal dari proyek tersebut.
Artikel kali ini akan membahas estimasi biaya proyek mulai dari jenis, metode yang dipakai, hingga contoh membuatnya, baca artikel sampai habis, ya!
Apa Itu Estimasi Biaya Proyek?
Estimasi biaya proyek adalah proses memperkirakan total biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek berdasarkan komponen yang telah ditetapkan, dalam jangka waktu tertentu. Biaya dalam proyek meliputi berbagai komponen seperti tenaga kerja, material, peralatan, overhead, hingga biaya tak terduga (contingency cost).
Estimasi ini termasuk dalam manajemen proyek karena membantu menentukan anggaran yang realistis, merencanakan alokasi sumber daya, serta meminimalisir risiko pengeluaran yang melebihi rencana.
Estimasi biaya biasanya disusun di tahap perencanaan dan sebagai bahan dalam pengambilan keputusan, pengajuan anggaran, dan negosiasi dengan klien atau vendor.
Kesalahan estimasi berdampak pada cash flow perusahaan serta reputasi dan kepercayaan klien.
Estimasi bukan angka pasti, namun perkiraan berdasarkan data, asumsi, dan pengalaman sebelumnya. Semakin lengkap data yang Anda miliki, semakin tinggi tingkat akurasi estimasinya.
Baca Juga: Mengenal Jenis, Tujuan, dan Syarat Tender Proyek
Kenapa Estimasi Biaya Penting dalam Manajemen Proyek?
Estimasi biaya menjadi dasar penilaian apakah keuangan di proyek tersebut layak atau tidak. Bila Anda memiliki perkiraan biaya yang akurat, Anda akan lebih mudah menilai apakah proyek dapat diselesaikan dengan sumber daya yang tersedia, dalam jangka waktu yang ditentukan, dan tetap memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
Estimasi biaya membantu memprediksi kebutuhan dana di setiap tahap proyek sehingga perusahaan dapat menyiapkan anggaran lebih efektif dan menghindari kekurangan atau pemborosan biaya.
Selain itu, estimasi biaya menjadi panduan penting untuk menjaga proyek tetap sesuai jadwal dan anggaran. Dengan dasar perkiraan yang jelas, setiap aktivitas dapat direncanakan secara realistis, mulai dari pengadaan bahan, alokasi tenaga kerja, hingga penggunaan teknologi dan peralatan.
Ini memungkinkan perusahaan meminimalisir risiko pembengkakan biaya, mengontrol efisiensi penggunaan sumber daya, dan menjaga kualitas hasil akhir proyek baik menggunakan metode manajemen proyek seperti Waterfall atau Agile, maupun kerangka kerja internasional seperti PMI (Project Management Institute) atau PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments, versi 2), estimasi biaya selalu menjadi panduan utama.
Estimasi biaya mendukung proses pengambilan keputusan. Misalnya, apakah proyek sebaiknya dijalankan, ditunda, atau bahkan dibatalkan karena terlalu mahal dibanding keuntungan yang akan diperoleh.
Estimasi biaya meningkatkan kredibilitas perusahaan di mata klien. Dalam proyek B2B, klien akan lebih percaya pada vendor yang mampu menyusun rincian biaya secara transparan dan logis.
Baca Juga: Apa Itu Vendor? Jenis, Fungsi, dan Cara Dapatkannya
Jenis Estimasi Biaya Proyek
Dalam setiap proyek, estimasi biaya dibutuhkan agar pemilik dan kontraktor bisa mengelola anggaran dengan tepat. Jenis estimasi berbeda-beda tergantung tujuan, tahap proyek, dan tingkat detail yang dibutuhkan. Berikut penjelasan lengkapnya.
Estimasi Kasar untuk Pemilik Proyek
Estimasi kasar adalah perkiraan awal yang digunakan pemilik proyek untuk menilai kelayakan suatu proyek sebelum memutuskan untuk melanjutkannya. Biasanya, estimasi ini dibuat sebelum desain lengkap tersedia, bersifat umum, dan hanya memberikan gambaran total biaya yang mungkin dibutuhkan.
Pada tahap ini, konsultan sering terlibat dengan melakukan studi kelayakan agar pemilik memiliki dasar keputusan yang jelas dalam mengambil langkah berikutnya.
Estimasi Pendahuluan oleh Konsultan Perencana
Setelah desain awal dan rencana kerja tersusun, konsultan perencana membuat estimasi pendahuluan. Estimasi ini lebih rinci dibandingkan estimasi kasar karena mulai mempertimbangkan kebutuhan material, tenaga kerja, dan tahapan konstruksi.
Tujuan dari estimasi ini adalah memberikan panduan yang lebih realistis bagi pemilik proyek dan kontraktor sebelum memasuki tahap pelelangan atau pelaksanaan proyek.
Estimasi Detail oleh Kontraktor
Kontraktor membuat estimasi biaya secara rinci dengan mengacu pada gambar bestek, spesifikasi teknis, dan rencana kerja lengkap. Estimasi ini cukup akurat karena memperhitungkan semua faktor, mulai dari kondisi lokasi, metode pelaksanaan, harga material, hingga jadwal pekerjaan.
Hasil estimasi detail ini digunakan sebagai dasar penawaran saat pelelangan, dan setelah kontrak ditandatangani, jumlah tersebut menjadi harga tetap (fixed price) untuk pelaksanaan proyek.
Biaya Sesungguhnya Setelah Proyek Selesai
Biaya sesungguhnya (actual cost) mencakup seluruh pengeluaran yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Untuk pemilik dengan kontrak harga tetap, biaya ini umumnya tidak berubah kecuali terdapat pekerjaan tambahan.
Bagi kontraktor, selisih antara pendapatan kontrak dan biaya sesungguhnya menjadi keuntungan, sekaligus berfungsi sebagai acuan untuk meningkatkan ketepatan estimasi pada proyek-proyek berikutnya.
Baca Juga: Jenis, Tanggung Jawab, dan Contoh Perusahaan Kontraktor
Metode yang Dipakai untuk Menentukan Estimasi Biaya Proyek
Estimasi biaya menentukan kelayakan anggaran, jadwal, dan target penyelesaian. Berikut beberapa metode estimasi biaya proyek yang sering digunakan.
Estimasi Analogis
Estimasi analogis adalah metode memperkirakan biaya atau durasi proyek dengan membandingkannya pada proyek serupa yang pernah dilakukan sebelumnya. Teknik ini cocok digunakan ketika informasi tentang proyek baru masih terbatas dan dibutuhkan perkiraan awal yang cepat.
Metode ini termasuk pendekatan “top-down” karena perhitungannya berdasarkan gambaran besar proyek, bukan rincian tiap aktivitas. Meskipun praktis, estimasi analogis cenderung kurang akurat jika digunakan sendirian tanpa metode lain sebagai pendukung.
Sebagai contoh, jika pembangunan website dua halaman sebelumnya menelan biaya Rp120.000, proyek website dua halaman baru dapat diperkirakan membutuhkan biaya serupa.
Dari sini, perkiraan untuk website lima halaman bisa diturunkan sekitar Rp300.000, dengan asumsi kondisi dan tingkat kompleksitas proyek relatif sama.
Estimasi Top-Down
Estimasi top-down adalah metode memperkirakan biaya proyek dari gambaran besar, bukan dari rincian setiap aktivitas. Total biaya atau biaya tiap milestone ditentukan berdasarkan pengalaman proyek sebelumnya. Metode ini cocok untuk proyek dengan harga tetap atau saat manajemen membutuhkan estimasi biaya secara cepat.
Meski sederhana, proyek tetap perlu dipecah menjadi beberapa tugas agar sumber daya digunakan secara efisien dan sesuai prioritas bisnis. Pendekatan ini sering dipakai saat eksekutif menawarkan proyek, sementara manajer proyek memastikan keseimbangan antara harapan klien dan target perusahaan. Kuncinya adalah mengelola sumber daya dengan tepat, membandingkan perkiraan awal dengan realisasi, dan menjaga proyek tetap sesuai anggaran.
Estimasi Bottom-Up
Estimasi bottom-up atau Work Breakdown Structure (WBS) adalah cara menghitung biaya proyek dengan memecahnya menjadi bagian-bagian kecil yang lebih mudah diatur. Setiap tugas dihitung biayanya secara terpisah, kemudian dijumlahkan untuk mendapatkan total biaya proyek.
Metode ini bisa dilakukan sampai level tugas kecil atau digabung menjadi milestone agar lebih mudah diatur. Semakin rinci rincian yang dibuat, semakin akurat perkiraan biayanya.
Meskipun membutuhkan waktu lebih lama dibanding metode lain, cara ini lebih tepat karena memperhitungkan semua kebutuhan proyek, seperti bahan, tenaga kerja, dan risiko.
Saat ini, ada banyak tools yang bisa membantu mempercepat dan mempermudah perhitungannya.
Estimasi Tiga Titik
Estimasi tiga titik adalah teknik untuk memperkirakan biaya proyek dengan lebih akurat melalui tiga skenario, yaitu kasus terbaik, kasus paling mungkin, dan kasus terburuk. Dengan tiga skenario ini, manajer proyek dapat melihat potensi variasi biaya secara menyeluruh.
Manajer proyek bisa menghitung rata-rata tertimbang serta memperoleh perkiraan biaya yang realistis dan lebih dapat diandalkan. Metode ini juga memudahkan tim memberikan masukan, mengurangi risiko perkiraan berlebihan, serta menyiapkan strategi dan antisipasi jika terjadi perubahan atau kendala selama pelaksanaan proyek.
Estimasi Berbasis Ukuran
Metode estimasi berbasis ukuran dilakukan dengan menghitung perkiraan biaya atau durasi proyek berdasarkan satuan ukuran tertentu, seperti story points, poin fungsi, atau poin kasus penggunaan.
Ukuran ini biasanya diturunkan dari data historis proyek sebelumnya, misalnya berapa jam kerja rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu poin.
Jika belum ada data historis, estimasi dapat dimulai dari standar industri sebagai garis dasar sementara, hingga organisasi mengumpulkan cukup data untuk secara bertahap meningkatkan akurasi.
Dengan mengetahui total backlog proyek, metode ini memungkinkan manajer proyek membuat estimasi keseluruhan secara lebih sistematis dan terstruktur. Meski backlog awal seringkali belum lengkap, perkiraan ini tetap bersifat indikatif dan memberi gambaran awal yang jelas.
Estimasi Parametrik
Estimasi parametrik adalah metode perkiraan biaya atau durasi proyek yang menggunakan hubungan matematis antara satuan pekerjaan dan biaya atau waktu yang dibutuhkan. Dengan begitu, perhitungan menjadi lebih terukur dan dapat dipertanggungjawabkan.
Metode ini mirip dengan estimasi top-down, tapi lebih akurat karena memperhitungkan data historis atau pola statistik yang relevan dengan proyek.
Sebagai contoh, jika pengecatan satu ruangan kantor membutuhkan cat senilai Rp2.000.000 dan waktu pengerjaan lima jam, maka mengecat lima ruangan serupa dapat diperkirakan memerlukan biaya Rp10.000.000 dan waktu 25 jam. Estimasi ini perlu disesuaikan dengan tambahan waktu untuk persiapan ruangan, penggunaan peralatan, dan mengantisipasi risiko agar lebih realistis.
Cara Membuat Estimasi Biaya Proyek
Untuk menghasilkan perkiraan biaya proyek yang akurat, ada berikut tahapan membuat estimasi biaya proyek yang perlu dilakukan.
Buat Daftar Tugas dan Kebutuhan Bahan
Langkah pertama adalah merinci seluruh aktivitas yang harus dilakukan dalam proyek, mulai dari tahap awal hingga penyelesaian, identifikasi semua bahan, material, dan peralatan yang dibutuhkan untuk setiap tugas.
Daftar tugas dan bahan yang dipakai dalam proyek memudahkan dalam menghitung biaya dan waktu yang dibutuhkan secara lebih tepat. Manajer proyek bisa mengantisipasi kebutuhan tambahan yang mungkin muncul selama proyek berjalan.
Menetapkan Sumber Daya yang Sesuai
Setelah daftar tugas lengkap, langkah berikutnya adalah menentukan siapa yang akan mengerjakan masing-masing aktivitas serta jenis sumber daya lain yang diperlukan, termasuk tenaga kerja, peralatan, dan fasilitas pendukung.
Penetapan sumber daya yang tepat untuk memastikan setiap aktivitas dapat dijalankan secara efisien, mengurangi risiko penumpukan pekerjaan, serta membantu tim bekerja secara produktif dan sesuai kapasitasnya.
Menghitung Durasi Tugas
Setiap tugas perlu dievaluasi untuk menentukan estimasi waktu penyelesaian proyek. Perhitungan durasi ini harus mempertimbangkan tingkat kompleksitas tugas, kemampuan tim, serta kemungkinan hambatan yang muncul di lapangan.
Bila durasi dibuat dengan benar, Anda dapat menyusun jadwal yang realistis. Seluruh aktivitas dapat diselesaikan tepat waktu tanpa menimbulkan keterlambatan penyelesaian.
Menentukan Biaya Proyek
Setelah durasi dan sumber daya ditentukan, langkah berikutnya adalah menghitung biaya setiap tugas dan total proyek menggunakan metode estimasi yang sesuai, misalnya estimasi parametrik, bottom-up, top-down, atau estimasi tiga titik.
Melacak Anggaran secara Real Time
Langkah terakhir adalah memantau pengeluaran proyek secara berkelanjutan menggunakan software manajemen proyek atau alat bantu estimasi lainnya.
Pelacakan anggaran perlu dilakukan real time agar Anda dapat segera menyesuaikan anggaran, mengalokasikan sumber daya ulang jika diperlukan, dan mengambil keputusan yang cepat sehingga proyek tetap berjalan lancar sesuai target.
Contoh Membuat Estimasi Biaya Proyek
Bayangkan sebuah perusahaan ingin membangun kantor cabang baru dan membutuhkan perkiraan biaya proyek yang akurat. Untuk itu, tim proyek perlu membuat estimasi biaya yang sistematis.
Langkah pertama adalah membuat daftar semua pekerjaan dan material yang dibutuhkan, mulai dari pembangunan struktur bangunan, instalasi listrik dan plumbing, hingga finishing interior. Setiap elemen harus dicatat dengan rinci, termasuk bahan, alat, dan tenaga kerja yang diperlukan.
Selanjutnya, tentukan biaya untuk setiap komponen proyek. Ini termasuk biaya tenaga kerja, material, administrasi, izin, asuransi, serta biaya tidak langsung seperti transportasi atau pengawasan. Semua biaya ini harus dicatat agar tidak ada komponen yang terlewat.
Kemudian, gunakan Work Breakdown Structure (WBS) untuk membagi proyek menjadi aktivitas yang lebih kecil dan mudah diukur. Dengan cara ini, manajer proyek dapat menghitung estimasi biaya setiap aktivitas secara terpisah, seperti pemasangan dinding, pengecatan, atau instalasi sistem HVAC.
Setelah itu, gabungkan semua estimasi untuk mendapatkan total perkiraan biaya proyek. Total ini kemudian bisa digunakan untuk membuat proposal anggaran, mengajukan pendanaan, atau menyiapkan penawaran bagi kontraktor.
Terakhir, pantau anggaran secara berkala selama proyek berlangsung agar Anda dan tim dapat menyesuaikan pengeluaran, mengatasi pembengkakan biaya, dan memastikan proyek tetap berjalan sesuai anggaran dan jadwal yang telah direncanakan.
Faktor yang Membuat Estimasi Biaya Proyek Tidak Akurat
Sering kali, estimasi biaya proyek meleset dari perkiraan awal. Hal ini biasanya terjadi karena estimasi dibuat pada fase proposal, saat informasi tentang proyek masih terbatas, ditambah faktor-faktor lain yang memengaruhi keakuratan perhitungan. Beberapa jebakan umum yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut.
Kurangnya Persyaratan yang Jelas
Memiliki gambaran umum tentang proyek saja tidak cukup untuk membuat estimasi yang akurat. Setiap elemen proyek harus ditentukan sesuai permintaan klien.
Dengan terus berdiskusi dan memperjelas kebutuhan klien, proyek bisa dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih mudah dikelola sehingga tidak ada ekspektasi yang terlewat.
Prediksi yang Terlalu Jauh ke Depan
Estimasi yang dibuat jauh sebelum proyek dimulai, misalnya tiga tahun sebelumnya, cenderung menjadi perkiraan yang tidak relevan lagi. Perubahan kondisi, harga material, dan faktor eksternal membuat angka awal sering meleset. Oleh karena itu, manajer proyek harus berhati-hati dalam menentukan jangka waktu prediksi proyek.
Membagi Satu Tugas ke Beberapa Sumber Daya
Jika satu tugas melibatkan lebih dari satu orang, diperlukan prosedur kerja yang jelas agar koordinasi tetap lancar. Proses tambahan ini memerlukan waktu perencanaan dan manajemen ekstra yang sering terlewat dalam perhitungan awal. Akibatnya, durasi tugas bisa lebih lama dan biaya proyek berpotensi meningkat dibanding estimasi awal.
Kurangnya Pengalaman dengan Proyek Serupa
Estimasi biaya akan lebih akurat jika manajer proyek pernah menangani proyek serupa sebelumnya. Pengalaman ini membantu memahami tantangan yang mungkin muncul, memperkirakan waktu yang dibutuhkan per tahap, dan mengantisipasi biaya tambahan yang tidak terduga.
Kesimpulan
Estimasi biaya proyek adalah dasar dalam memastikan proyek berjalan sesuai rencana, tepat waktu, dan tetap menguntungkan. Mulai dari memahami pengertian estimasi biaya proyek, mengetahui pentingnya dalam manajemen proyek, mengenali jenis-jenis estimasi, memilih metode yang tepat, hingga mengantisipasi faktor penyebab ketidakakuratan, semuanya berperan besar dalam menjaga stabilitas finansial perusahaan Anda.
Di era bisnis yang serba kompetitif, Anda tidak bisa lagi mengandalkan perhitungan manual atau spreadsheet yang rawan human error. Dibutuhkan sistem yang terintegrasi agar proses perencanaan, pencatatan, hingga monitoring biaya proyek dapat dilakukan secara real time dan akurat.
Jika Anda ingin mengelola estimasi dan realisasi biaya proyek dengan lebih terstruktur, MASERP hadir dengan fitur Project Costing yang membantu Anda menghitung, memantau, dan menganalisis biaya proyek secara detail dalam satu sistem terintegrasi.
Software ERP MASERP membantu Anda melihat perbandingan antara budget dan actual cost, mengontrol margin keuntungan, dan meminimalisir risiko pembengkakan biaya.
Pakai software MASERP dengan fitur Project Costing dan kelola setiap proyek dengan lebih presisi, transparan, dan profesional. Jadwalkan konsultasi dan demo fitur lengkapnya sekarang!
