Bayangkan sebuah proyek besar akan segera dimulai (pembangunan gedung bertingkat, jalan tol, hingga pengadaan teknologi untuk perusahaan) dan semua itu tidak bisa berjalan dengan keputusan sepihak, melainkan harus melewati proses yang disebut tender proyek.
Tender bukan hanya proses memilih kontraktor atau penyedia jasa, tetapi juga memastikan proyek berjalan transparan, adil, dan mendapatkan hasil terbaik dengan biaya efisien. Proses tender menjadi pintu gerbang utama bagi banyak perusahaan yang ingin terlibat dalam proyek besar, baik milik pemerintah maupun swasta.
Mengapa setiap tahapan tender harus diikuti dengan begitu detail? Bagaimana perbedaan tender dengan lelang yang sering disamakan padahal keduanya memiliki konsep yang berbeda? Artikel ini akan menjawab semua pertanyaan tersebut secara tuntas. Yuk, simak penjelasannya sampai habis agar Anda benar-benar paham mengenai tender proyek.
Apa Itu Tender Proyek?
Mengikuti tender adalah salah satu cara perusahaan atau vendor bila ingin mendapatkan proyek. Untuk itu, banyak perusahaan menyiapkan segala sesuatunya dengan matang agar bisa bersaing dan memenangkan proyek di antara kompetitor.
Menurut KBBI, tender adalah proses tawar-menawar antara penyelenggara proyek dan vendor yang mencakup pengajuan harga hingga penyediaan barang atau jasa.
Dalam proses tender terdapat dua pihak utama, yaitu penyelenggara proyek dan vendor. Jumlah vendor biasanya banyak karena proyek yang ditawarkan memiliki peluang keuntungan yang cukup besar.
Peran vendor dalam tender bukan hanya memberikan penawaran harga, tetapi juga memastikan kualitas barang atau jasa sesuai kebutuhan penyelenggara. Vendor dapat berasal dari usaha kecil, menengah, maupun besar, dan wajib memiliki legalitas yang sah agar bisa menjalankan proyek dengan benar.
Tender proyek memberikan peluang luas bagi pengusaha untuk mengembangkan bisnis, memperluas jaringan, dan meningkatkan karier.
Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, proses tender wajib dijalankan secara transparan, adil, dan bertanggung jawab.
Baca Juga: RAB Adalah Dokumen Agar Proyek Tidak Over Budget
Jenis-Jenis Tender
Dalam manajemen pengadaan (procurement management), berbagai jenis tender digunakan untuk memenuhi kebutuhan organisasi atau proyek secara efektif. Setiap jenis tender memiliki pendekatan seleksi penyedia yang berbeda.
Berikut penjelasan mengenai jenis-jenis tender yang umum digunakan.
Open Tender (Tender Terbuka)
Open tender adalah tender yang memberi kesempatan partisipasi secara luas bagi semua pihak yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi pengadaan. Proses ini bersifat transparan karena pengumuman tender dilakukan secara terbuka untuk siapa saja yang berminat.
Keuntungan utama open tender adalah meningkatnya persaingan di antara vendor. Ini yang mendorong harga lebih kompetitif dan memberi peluang bagi vendor kecil untuk ikut berpartisipasi. Pendekatan ini terbuka dan menciptakan kesempatan luas bagi berbagai penyedia untuk terlibat dalam proses pengadaan.
Restricted Tender (Tender Tertutup)
Berbeda dengan open tender, restricted tender membatasi partisipasi hanya untuk vendor yang diundang oleh perusahaan atau organisasi pengadaan. Undangan diberikan berdasarkan kriteria tertentu, seperti rekam jejak, kemampuan teknis, atau kapasitas finansial.
Jenis tender ini biasa digunakan untuk proyek yang membutuhkan keahlian khusus atau keamanan tinggi. Pasalnya, vendor yang sudah terverifikasi yang boleh mengajukan penawaran.
Keunggulan restricted tender adalah perusahaan memiliki kendali lebih besar terhadap vendor dan bisa memilih pengadaan yang lebih sesuai dengan kebutuhan proyek.
Namun, karena jumlah peserta terbatas, persaingannya lebih rendah sehingga undangan harus diberikan secara adil dan transparan.
Baca Juga: Cost Structure: Pengertian, Jenis, dan Cara Mengelolanya
Negotiated Tender (Tender Negosiasi)
Negotiated tender adalah proses pengadaan yang dilakukan organisasi dengan memilih penyedia tertentu dan langsung menegosiasikan harga serta ketentuan kontrak.
Jenis tender ini umumnya diterapkan dalam kondisi mendesak atau proyek yang membutuhkan penyedia terpercaya. Tender ini cocok untuk perusahaan yang telah memiliki hubungan jangka panjang dengan vendor yang kompeten.
Keuntungan negotiated tender terletak pada fleksibilitas untuk menyesuaikan harga dan ketentuan kontrak sesuai kebutuhan proyek. Keuntungan lainnya yaitu prosesnya lebih cepat karena tidak harus melalui tahap seleksi terbuka.
E-Tender (Tender Elektronik)
E-tender adalah sistem pengadaan berbasis elektronik yang memanfaatkan platform digital. Seluruh proses, mulai dari pengumuman, pengajuan penawaran, hingga evaluasi, dilakukan secara online.
Keunggulan e-tendering adalah vendor lebih mudah mengakses informasi proyek, mengajukan penawaran, dan mengikuti evaluasi dengan proses yang lebih rapi dan efisien.
Namun, perusahaan harus memastikan platform yang digunakan aman dan terpercaya agar data tetap terlindungi dan privasi vendor terjaga.
Two-Stage Tender (Tender Dua Tahap)
Two-stage tender adalah proses pengadaan yang dilakukan dalam dua tahap. Tahap pertama adalah pra-kualifikasi. Tahap ini vendor dipilih berdasarkan kriteria tertentu. Sedangkan tahap kedua adalah pengajuan penawaran dari vendor yang lolos pra-kualifikasi.
Jenis tender ini sering digunakan untuk proyek yang kompleks atau inovatif. Hal ini bertujuan agar perusahaan dapat memastikan vendor memahami kebutuhan proyek dengan baik sebelum mengajukan penawaran resmi.
Keuntungan tender ini adalah memungkinkan kolaborasi lebih awal antara organisasi dan vendor. Dengan begitu, vendor dapat memberikan masukan sejak awal. Hasilnya, penawaran yang diajukan lebih tepat dan sesuai dengan kebutuhan proyek.
Tujuan Tender Proyek
Tender proyek berperan dalam manajemen pengadaan, membantu perusahaan dalam memastikan setiap proyek berjalan dengan efektif dan sesuai kebutuhan. Berikut adalah beberapa tujuan tender proyek secara lebih rinci.
Memilih Penyedia Jasa/Barang yang Kompeten
Tender membantu perusahaan menyeleksi vendor atau penyedia jasa/barang yang memiliki kemampuan, pengalaman, dan sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan proyek.
Pemilihan ini melibatkan penilaian kualitas, kemampuan teknis, serta kesesuaian harga dan ketentuan kontrak. Bila penyedia jasa/barang kompeten, diharapkan proyek dapat berjalan lancar dan menghasilkan output yang maksimal.
Persaingan Sehat dengan Vendor
Proses tender menciptakan persaingan di antara penyedia, sehingga setiap vendor terdorong untuk memberikan penawaran terbaik. Hal ini mencakup kualitas, harga, serta layanan tambahan yang ditawarkan.
Persaingan ini tidak hanya menguntungkan perusahaan, tetapi juga membuka peluang bagi vendor kecil dan menengah untuk bersaing secara profesional.
Transparansi, Keadilan, dan Akuntabilitas
Dengan prosedur tender yang transparan dan terstruktur, setiap peserta memiliki kesempatan yang setara untuk ikut serta. Proses ini membantu mengurangi risiko penyalahgunaan wewenang atau praktik curang, serta penunjukan vendor menjadi lebih objektif dan adil.
Meningkatkan Efisiensi dan Objektivitas Proses Pengadaan
Tender membantu perusahaan mengambil keputusan pengadaan secara objektif berdasarkan analisis yang matang.
Proyek dapat dilaksanakan menggunakan sumber daya yang tepat, biaya lebih efisien, dan waktu pelaksanaan lebih terkontrol.
Memberikan Peluang Bagi Vendor
Tender membuka kesempatan bagi vendor untuk menunjukkan kemampuan dan kompetensinya, memperluas jaringan bisnis, serta meningkatkan reputasi di mata organisasi penyelenggara. Vendor dapat bersaing secara profesional sekaligus mendapatkan proyek yang sesuai dengan kapasitas mereka.
Perencanaan dan Pengelolaan Proyek yang Lebih Baik
Proses tender mendorong perusahaan untuk merancang kebutuhan proyek secara jelas, menentukan spesifikasi teknis, anggaran, dan timeline secara rinci. Ini membuat pengelolaan proyek lebih terstruktur dan risiko kesalahan atau keterlambatan dapat diminimalisir.
Syarat Proses Tender Proyek
Baik lembaga swasta maupun pemerintah berkesempatan mengikuti tender proyek, terutama untuk proyek dengan skala pembangunan besar. Namun, persaingannya sangat ketat dan tidak mudah.
Setiap peserta harus memenuhi sejumlah persyaratan penting agar bisa bersaing secara sah dan kompetitif. Penjelasan syarat proses tender proyek sebagai berikut.
Memenuhi Syarat Legalitas Perusahaan
Tender proyek menuntut perusahaan atau vendor memiliki legalitas yang jelas. Dokumen penting yang biasanya diminta meliputi Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), dan Tanda Daftar Perusahaan (TDP). Legalitas ini memastikan peserta memenuhi persyaratan hukum untuk beroperasi dan ikut tender secara sah.
Melakukan Riset dan Analisis Kemampuan Perusahaan
Peserta tender wajib melakukan riset mendalam terkait penyelenggara proyek, tujuan proyek, serta kapasitas internal perusahaan dalam menjalankan proyek. Pemahaman ini penting agar penawaran yang diajukan sesuai dengan kebutuhan proyek dan klasifikasi yang ditentukan oleh penyelenggara.
Menyanggupi Penawaran yang Ditetapkan
Vendor atau perusahaan harus mampu melaksanakan penawaran yang diajukan jika memenangkan tender. Ini berarti semua kesepakatan mengenai kualitas, kuantitas, waktu, dan biaya harus dipenuhi sesuai kontrak yang telah disepakati.
Menyesuaikan Penawaran dengan Persyaratan dan Ketentuan
Penyelenggara tender biasanya memberikan panduan terkait harga, kualitas, atau spesifikasi barang/jasa. Vendor perlu menyesuaikan penawaran mereka agar sesuai dengan ketentuan yang berlaku, tetap etis, dan memenuhi persyaratan hukum.
Teliti dalam Menyusun Dokumen Penawaran
Dokumen penawaran harus disusun dengan cermat, jelas, dan sesuai deskripsi yang ditentukan, tanpa ada perubahan yang menyalahi aturan. Kesalahan dokumen dapat menyebabkan peserta gagal lolos evaluasi.
Mencari Informasi Pengadaan dengan Aktif
Vendor perlu secara aktif mencari informasi tentang pengadaan, misalnya melalui portal e-procurement pemerintah atau langsung ke lembaga terkait. Informasi ini membantu memahami syarat, jadwal, dan ketentuan proyek sehingga penawaran dapat disiapkan secara tepat waktu.
Memastikan Barang atau Jasa Sesuai Dokumen Penawaran
Semua barang atau jasa yang ditawarkan harus sesuai dengan spesifikasi, tipe, volume, dan keterangan yang tercantum dalam dokumen tender. Kesesuaian ini wajib dipenuhi untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan penyelenggara.
Prosedur/Tahapan Pelaksanaan Tender Proyek
Tender menjadi metode utama dalam pengadaan proyek bernilai besar. Agar proses berjalan efektif dan adil, vendor maupun penyelenggara harus menjalankan tahapan berikut ini.
Penerimaan Undangan oleh Vendor
Setiap vendor yang ingin mengikuti tender harus menerima undangan resmi dari penyelenggara proyek. Undangan ini menjadi bukti bahwa vendor memenuhi persyaratan administratif dan memiliki kapasitas hukum untuk mengikuti proses.
Bagi perusahaan baru yang belum pernah mengikuti tender, undangan ini tetap dapat diberikan jika memenuhi kriteria tertentu.
Sosialisasi Detail Tender oleh Penyelenggara
Vendor yang menerima undangan wajib menghadiri sesi penjelasan yang diselenggarakan penyelenggara. Pada tahap ini, disampaikan informasi lengkap tentang sistem penilaian, kriteria evaluasi, persyaratan legal, dan spesifikasi teknis proyek.
Vendor dapat menanyakan detail yang belum jelas sehingga semua peserta memiliki pemahaman yang sama tentang kebutuhan proyek dan mekanisme penilaian.
Pengajuan Proposal Teknis dan Harga
Vendor menyusun proposal yang mencakup aspek teknis, harga, dan kualifikasi yang diminta penyelenggara. Proposal teknis mencakup rincian metode pelaksanaan, sumber daya yang digunakan, jadwal kerja, serta kualitas barang atau jasa yang ditawarkan.
Proposal harga harus realistis, sesuai anggaran, dan kompetitif. Untuk proyek kecil, biaya penyusunan biasanya minimal, tetapi proyek berskala besar sering memerlukan biaya persiapan lebih tinggi yang bisa dikeluarkan oleh vendor.
Presentasi Proposal di Hadapan Penyelenggara
Tahap ini memungkinkan vendor memaparkan isi proposal secara langsung kepada tim evaluasi. Presentasi mencakup strategi pelaksanaan proyek, kualitas barang atau jasa, harga, dan inovasi yang ditawarkan.
Tim penyelenggara akan menilai kesesuaian antara proposal dan kebutuhan proyek, serta kemampuan vendor dalam memenuhi persyaratan teknis dan administratif.
Pengumuman Hasil Evaluasi Proposal
Setelah proses evaluasi selesai, penyelenggara mengumumkan nilai proposal setiap vendor. Penilaian dilakukan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan, seperti kualitas, harga, dan pengalaman.
Vendor dengan nilai tertinggi biasanya akan maju ke tahap berikutnya. Meskipun peringkat detail tidak selalu diumumkan ke publik, informasi ini cukup untuk mempersiapkan vendor menghadapi tahap penetapan pemenang.
Penetapan Pemenang Tender dan Dokumen Persetujuan
Vendor yang memenuhi semua kriteria dan meraih nilai tertinggi ditetapkan sebagai pemenang tender. Pemenang menerima dokumen resmi yang menyatakan mereka berhak melaksanakan proyek.
Pada tahap ini, penawaran harga dan kualitas menjadi pertimbangan utama. Setelah dokumen diterima, vendor wajib menyiapkan sumber daya, peralatan, dan tim untuk memulai proyek sesuai jadwal dan ketentuan yang telah disepakati.
Monitoring dan Pelaksanaan Proyek
Meskipun bukan bagian dari penentuan pemenang, tahapan monitoring sangat penting. Vendor perlu mengikuti panduan pengawasan yang ditetapkan penyelenggara, melaporkan progres, dan memastikan kualitas hasil proyek tetap sesuai kontrak. Ini juga memastikan hubungan profesional yang baik antara vendor dan penyelenggara serta meminimalkan risiko kegagalan proyek.
Baca Juga: Perusahaan Konstruksi dan Fitur ERP yang Cocok
Perbedaan Tender dan Lelang
Tender dan lelang sering dianggap mirip karena keduanya merupakan proses pengadaan atau pembelian barang/jasa secara kompetitif. Namun, keduanya memiliki prinsip, mekanisme, dan tujuan yang berbeda. Berikut penjelasannya.
Definisi
Tender adalah proses pengadaan barang atau jasa di mana penyelenggara proyek mengundang vendor atau penyedia untuk mengajukan penawaran sesuai kriteria yang telah ditentukan. Proses ini menekankan evaluasi kualitas, harga, dan kesesuaian teknis secara transparan.
Lelang adalah mekanisme penjualan atau pembelian barang/jasa melalui proses penawaran terbuka. Umumnya, proses lelang menekankan harga tertinggi (untuk penjualan) atau harga terendah (untuk pembelian). Lelang sering digunakan untuk menjual aset atau mendapatkan harga kompetitif dalam waktu singkat.
Tujuan Utama
Tender bertujuan memperoleh penyedia yang memenuhi standar kualitas, teknis, dan harga sekaligus sesuai kebutuhan proyek atau organisasi. Proses ini lebih untuk mengetahui kualitas dan harga yang ditawarkan oleh vendor pada suatu proyek.
Lelang menekankan harga sebagai faktor utama, baik untuk meraih keuntungan tertinggi saat menjual, maupun untuk menekan biaya saat membeli barang atau jasa.
Proses dan Mekanisme
Dalam tender, penyelenggara mengumumkan proyek, lalu vendor mengajukan proposal teknis dan harga, yang kemudian dievaluasi melalui presentasi sebelum penetapan pemenang. Evaluasi ini mempertimbangkan kualitas, pengalaman, dan kelengkapan dokumen.
Sedangkan dalam lelang, peserta hanya mengajukan penawaran harga dalam jangka waktu tertentu, dan pemenangnya ditentukan berdasarkan harga tertinggi atau terendah sesuai aturan. Proses lelang lebih sederhana karena fokus utamanya pada harga.
Keterlibatan dan Kriteria Penilaian
Tender melibatkan kriteria multi-aspek seperti kualitas, teknis, harga, kapasitas vendor, dan legalitas. Evaluasi bisa memakan waktu lebih lama karena harus menilai banyak faktor.
Lelang biasanya hanya menekankan satu kriteria utama yaitu harga. Legalitas dan syarat administrasi tetap diperiksa, tapi penilaian kualitas teknis lebih sederhana dibanding tender.
Transparansi dan Kompetisi
Proses tender bersifat formal dan transparan, dengan dokumentasi lengkap sehingga semua vendor memiliki kesempatan yang sama untuk bersaing.
Sementara itu, lelang lebih menekankan persaingan harga dan biasanya berlangsung lebih cepat, meskipun evaluasi aspek teknisnya lebih terbatas dibandingkan tender.
Kesimpulan
Tender proyek adalah mekanisme penting dalam pengadaan barang atau jasa yang membantu perusahaan atau instansi mendapatkan penyedia terbaik secara transparan dan adil. Proses ini memastikan pengadaan berjalan terstruktur, efisien, dan sesuai standar yang ditetapkan.
Sistem ERP bisa menjadi solusi bagi manajemen proyek dan bisa membantu proses bisnis Anda dengan sistem otomatis dan terintegrasi. Secara umum, sistem ERP mengintegrasikan beberapa fungsi bisnis seperti akuntansi, persediaan barang, manufaktur, gudang, purchasing, penjualan, laporan keuangan, dan masih banyak lagi.
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang cukup mahal, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software ERP MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses bisnis Anda.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, dimana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami sekarang. Gratis!
