Apa itu supplier? Bagi Anda pelaku usaha, supplier atau pemasok adalah salah satu pihak yang mendukung kelancaran operasional bisnis karena mereka adalah penyedia bahan baku maupun produk yang dibutuhkan. Misalnya, dalam bisnis pakaian, Anda memerlukan supplier kain, benang, hingga aksesori pendukung agar produksi tetap berjalan.
Artikel kali ini kami akan memberikan penjelasan lengkap mengenai supplier, jenis-jenis supplier, fungsi supplier dalam bisnis, hingga cara memilih supplier yang tepat. Yuk, simak penjelasannya!
Apa Itu Supplier?
Supplier atau pemasok adalah individu atau perusahaan yang menyediakan bahan baku kepada pihak lain. Bahan baku yang dibeli dari supplier kemudian diolah menjadi produk barang atau jasa yang siap dipasarkan atau digunakan. Peran supplier sangat penting karena menjadi awal dari rantai produksi suatu usaha.
Save draft
Masih banyak orang yang keliru perbedaan supplier dengan distributor. Padahal keduanya memiliki peran yang berbeda.
Distributor fokus pada penjualan serta penyaluran produk kepada pengecer agar sampai ke konsumen akhir. Sedangkan supplier berperan menyediakan bahan baku yang dibutuhkan perusahaan untuk diolah menjadi produk siap jual.
Fungsi Supplier Dalam Bisnis
Sebagai bagian penting dalam supply chain, supplier berperan memastikan ketersediaan bahan baku hingga kepuasan pelanggan tetap terjaga. Berikut penjelasan tugas dan fungsi supplier dalam bisnis secara lebih rinci.
- Menyediakan bahan baku yang dibutuhkan perusahaan agar proses produksi berjalan lancar. Supplier harus memahami jenis bahan yang diperlukan, jumlahnya, serta kualitas yang sesuai dengan standar perusahaan.
- Menjamin ketersediaan bahan sesuai jumlah yang diperlukan pembeli. Ini mencakup pengaturan stok secara tepat agar tidak terjadi kekurangan maupun kelebihan persediaan (overstock) yang bisa mengganggu proses produksi.
- Menjaga kualitas bahan baku agar tetap layak digunakan saat diterima. Supplier harus memastikan bahan yang dikirim dalam kondisi baik, bebas dari kerusakan, dan sesuai spesifikasi yang diminta pembeli.
- Mengatur penyimpanan bahan mentah sebelum disalurkan ke pihak pembeli. Penyimpanan yang tepat diperlukan agar bahan tidak cepat rusak atau menurun kualitasnya sebelum sampai ke tangan pembeli.
- Melakukan pengiriman bahan tepat waktu sesuai kesepakatan. Ketepatan waktu distribusi sangat penting, karena keterlambatan dapat menghambat jalannya produksi dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
- Menjalin komunikasi yang baik dengan pembeli untuk memahami kebutuhan mereka. Hubungan yang terjaga dengan baik membantu supplier mengetahui perubahan kebutuhan dan memberikan solusi terbaik bagi pembeli.
- Menyesuaikan pasokan dengan perubahan permintaan pasar, baik dari sisi jumlah, kualitas, maupun jenis bahan. Supplier dituntut fleksibel agar bisa mengikuti dinamika pasar dan mendukung perusahaan tetap kompetitif.
Jenis Supplier
Dalam bisnis, terdapat berbagai jenis supplier yang memiliki peran berbeda sesuai kebutuhan perusahaan. Setiap jenis supplier memiliki karakteristik dan keunggulan yang membantu kelancaran produksi serta efisiensi operasional.
Berikut jenis-jenis supplier yang perlu Anda pahami:
Supplier Bahan Baku
Supplier bahan baku menyediakan bahan mentah yang menjadi dasar dalam proses produksi. Misalnya kayu untuk industri furniture, logam untuk manufaktur otomotif, atau bahan kimia untuk industri farmasi.
Peran supplier bahan baku sangat penting karena kualitas dan konsistensi bahan yang dipasok akan sangat memengaruhi mutu produk akhir.
Supplier Jasa
Berbeda dengan pemasok barang, supplier jasa menyediakan layanan yang mendukung kegiatan operasional perusahaan. Layanan ini bisa berupa pengiriman, instalasi, pemeliharaan, atau konsultasi. Dengan adanya supplier jasa, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi tanpa harus menambah banyak tenaga kerja internal.
Supplier Distribusi
Supplier distribusi bertugas menyalurkan produk dari produsen hingga sampai ke pasar tujuan. Mereka biasanya memiliki sistem logistik, gudang, dan transportasi sendiri untuk memastikan produk dapat diterima dengan tepat waktu dan dalam kondisi baik. Tanpa peran supplier distribusi, rantai pasok akan berjalan lebih lambat dan tidak efisien.
Supplier Peralatan
Supplier peralatan menyediakan mesin, alat, dan perlengkapan yang digunakan dalam kegiatan produksi maupun operasional.
Contoh supplier peralatan adalah pemasok mesin cetak untuk percetakan atau penyedia alat berat untuk konstruksi. Peralatan yang tepat dari supplier ini membantu perusahaan menjaga kelancaran proses kerja dan mengurangi risiko gangguan operasional.
Supplier Komponen
Jenis supplier komponen adalah supplier yang khusus menyediakan bagian atau komponen yang dibutuhkan dalam proses perakitan produk.
Contohnya, produsen mobil memerlukan pasokan mesin, sistem rem, hingga perangkat elektronik dari supplier komponen. Ketepatan dan kualitas komponen yang disuplai sangat berpengaruh terhadap kecepatan serta kualitas produksi.
Supplier Grosir
Supplier grosir menawarkan produk dalam jumlah besar kepada pengecer dengan harga yang lebih rendah dibandingkan pembelian eceran. Hal ini memungkinkan pengecer memperoleh keuntungan saat menjual kembali produk kepada konsumen. Supplier grosir juga berperan mempercepat distribusi produk dari produsen ke pasar.
Supplier Retail
Supplier retail berhubungan langsung dengan konsumen akhir, baik melalui toko fisik maupun platform online. Mereka lebih menekankan pada strategi pemasaran, pelayanan, dan pengalaman belanja pelanggan. Supplier retail menjadi penghubung langsung antara produk dan pengguna akhir.
Supplier Internasional
Supplier internasional menyediakan barang atau bahan dari luar negeri melalui kegiatan impor. Keunggulannya adalah menawarkan variasi produk yang lebih luas serta harga yang kompetitif.
Namun, terdapat tantangan tambahan seperti biaya pengiriman lintas negara, prosedur bea cukai, risiko fluktuasi nilai tukar, hingga keterlambatan distribusi global.
Supplier Khusus
Supplier khusus melayani kebutuhan yang sangat spesifik pada sektor industri tertentu. Misalnya, pemasok alat kesehatan untuk rumah sakit atau penyedia software untuk perusahaan teknologi. Karena fokus pada bidang tertentu, supplier jenis ini biasanya memiliki pengetahuan mendalam dan mampu menawarkan solusi sesuai kebutuhan industri yang dilayani.
Cara Kerja Supplier
Berikut penjelasan cara kerja supplier dalam bisnis:
Proses Pemesanan (Order Process)
Tahapan pertama dalam cara kerja supplier adalah menerima dan memproses pesanan dari pembeli atau perusahaan. Pesanan ini biasanya mencakup jenis barang, jumlah, spesifikasi, serta jadwal pengiriman.
Supplier perlu memastikan stok tersedia dan sistem pencatatan berjalan akurat agar tidak terjadi kesalahan pengiriman. Pada tahap ini, komunikasi yang jelas antara supplier dan pembeli sangat penting.
Pengadaan Barang (Procurement & Sourcing)
Setelah menerima pesanan, supplier melakukan pengadaan bahan baku dari produsen atau pihak lain. Dalam bisnis besar, supplier sering bekerja sama dengan banyak vendor untuk menjaga kestabilan pasokan.
Proses ini mencakup negosiasi harga, pemilihan kualitas terbaik, serta pengecekan legalitas barang. Efisiensi pada tahap ini menentukan harga jual dan kepuasan pelanggan.
Pemeriksaan Kualitas (Quality Control)
Sebelum barang dikirim ke pembeli, supplier wajib melakukan pengecekan kualitas. Langkah ini memastikan produk sesuai dengan standar yang dijanjikan.
Pemeriksaan bisa mencakup uji fisik, pengukuran, hingga sertifikasi tertentu. Supplier yang konsisten menjaga kualitas akan mendapatkan kepercayaan lebih dari perusahaan pembeli.
Pengemasan dan Pengiriman (Packaging & Delivery)
Tahapan berikutnya adalah pengemasan dan pengiriman barang. Supplier harus memastikan kemasan aman, mudah diidentifikasi, dan sesuai regulasi (misalnya label bahan, kode produksi, atau tanggal kadaluarsa).
Barang kemudian dikirim melalui jasa logistik atau armada sendiri sesuai dengan jadwal yang disepakati. Ketepatan waktu pengiriman menjadi indikator utama kinerja supplier.
Faktur dan Pembayaran (Invoicing & Payment)
Setelah barang diterima pembeli, supplier akan mengirimkan faktur atau invoice sebagai bukti transaksi. Proses pembayaran bisa dilakukan secara tunai, transfer bank, atau melalui sistem pembayaran digital tergantung perjanjian kontrak.
Supplier profesional biasanya memiliki sistem akuntansi yang otomatis untuk mengelola tagihan dan memantau arus kas.
Evaluasi dan Hubungan Jangka Panjang (Supplier Relationship Management)
Tahap terakhir dalam cara kerja supplier adalah evaluasi dan pengelolaan hubungan jangka panjang. Perusahaan biasanya menilai kinerja supplier berdasarkan ketepatan waktu, kualitas barang, dan layanan purna jual.
Supplier yang berorientasi pada kemitraan jangka panjang akan terus meningkatkan layanan agar tetap menjadi pilihan utama kliennya.
Cara Menjadi Supplier
Menjadi seorang supplier dibutuhkan strategi, perencanaan, dan manajemen yang baik agar usaha bisa berjalan lancar dan dipercaya oleh pembeli. Berikut penjelasan cara menjadi supplier:
Menentukan Produk yang Akan Dipasok
Langkah pertama bila Anda ingin menjadi supplier adalah memilih jenis produk yang ingin Anda suplai. Misalnya bahan makanan (beras, sayur, daging), bahan bangunan (semen, pasir, baja ringan), atau barang konsumsi (pakaian, kosmetik, alat rumah tangga).
Pilih produk yang sesuai dengan minat, pengetahuan, atau akses yang Anda miliki agar Anda lebih mudah memahami kualitas, harga, serta kebutuhan pasar.
Mencari Sumber Pasokan yang Stabil dan Terpercaya
Supplier yang baik harus punya jaringan produsen atau penyedia bahan yang bisa diandalkan. Artinya, barang selalu tersedia, kualitasnya konsisten, dan harganya kompetitif. Misalnya, kalau Anda ingin jadi supplier sayur, pastikan punya hubungan langsung dengan petani agar stok selalu segar dan harga lebih bersaing.
Menentukan Target Pasar dengan Jelas
Target pasar akan memengaruhi strategi bisnis Anda. Apakah Anda akan memasok ke pabrik, restoran, toko grosir, atau langsung ke konsumen?
Misalnya, supplier bahan baku kue lebih cocok bekerja sama dengan toko roti atau katering. Dengan target yang jelas, Anda bisa menyesuaikan jumlah produksi, cara distribusi, hingga strategi harga.
Menjaga Kualitas dan Konsistensi Produk
Pembeli sangat memperhatikan kualitas barang yang mereka terima. Kualitas yang turun atau pengiriman yang sering terlambat bisa membuat pelanggan pindah ke supplier lain.A
nda harus memastikan barang dikemas dengan baik, disimpan dengan benar, dan dikirim sesuai jadwal. Konsistensi inilah yang membangun kepercayaan.
Membangun Hubungan Baik dengan Pelanggan
Bisnis supplier tidak hanya soal transaksi, tapi juga relasi. Jalin komunikasi yang baik, dengarkan kebutuhan mereka, dan berikan layanan yang ramah.
Misalnya, sesekali tawarkan diskon untuk pembelian dalam jumlah besar atau sediakan layanan pengiriman gratis. Hal kecil seperti ini bisa membuat pelanggan merasa diperhatikan dan loyal.
Menyiapkan Legalitas dan Administrasi Usaha
Agar terlihat profesional, penting untuk melengkapi dokumen seperti izin usaha, NPWP, atau surat perjanjian kerja sama bila dibutuhkan.C
atat setiap transaksi, baik pemasukan maupun pengeluaran, supaya keuangan lebih transparan. Catatan rapi juga memudahkan Anda mengajukan pinjaman atau modal tambahan bila ingin mengembangkan usaha.
Mengelola Distribusi dan Logistik dengan Baik
Supplier dituntut bisa mengirim barang tepat waktu. Itu sebabnya, Anda perlu sistem distribusi yang jelas, kendaraan pengangkut yang memadai, serta perencanaan rute pengiriman agar efisien. Jika perlu, manfaatkan jasa logistik pihak ketiga agar pengiriman lebih terjamin.
Mengikuti Perkembangan Pasar dan Tren Permintaan
Dunia bisnis selalu berubah, termasuk kebutuhan pasar. Misalnya, saat tren makanan sehat meningkat, supplier sayur organik atau bahan makanan rendah gula akan lebih dicari. Dengan selalu update, Anda bisa cepat menyesuaikan produk, harga, maupun strategi agar usaha tetap relevan.
Tips Memilih Supplier
Memilih supplier bukan hal yang bisa dilakukan secara terburu-buru. Kesalahan dalam memilih supplier bisa membuat bisnis merugi, mulai dari keterlambatan pengiriman, kualitas barang yang tidak konsisten, hingga biaya operasional yang membengkak.
Berikut tips memilih supplier:
Kenali Kebutuhan Bisnis
Sebelum mulai mencari supplier, pastikan Anda sudah memahami apa saja kebutuhan bisnis Anda. Misalnya, apakah Anda membutuhkan bahan mentah seperti kayu, bahan makanan segar, atau justru produk jadi untuk dijual kembali.
Tentukan juga jumlah yang dibutuhkan setiap minggu atau bulan, serta anggaran maksimal yang bisa dikeluarkan. Anda tidak akan salah memilih supplier yang tidak sesuai kapasitas bisnis.
Lakukan Riset Pasar dari Berbagai Sumber
Supplier yang tepat bisa ditemukan dengan cara memperluas pencarian. Anda bisa mencarinya lewat internet, mengikuti pameran dagang, atau bahkan melalui rekomendasi rekan kerja yang sudah berpengalaman.
Semakin luas riset yang dilakukan, semakin banyak informasi yang bisa dibandingkan, mulai dari harga, kualitas produk, hingga pelayanan yang ditawarkan.
Evaluasi Reputasi dan Pengalaman Supplier
Reputasi supplier adalah cerminan kualitas layanan mereka. Coba perhatikan ulasan atau testimoni dari pelanggan sebelumnya, cek berapa lama mereka sudah beroperasi, dan cari tahu apakah mereka pernah bermitra dengan perusahaan besar.
Supplier yang sudah berpengalaman biasanya lebih profesional, tahu bagaimana menghadapi kendala, dan memiliki sistem yang lebih terstruktur.
Perhatikan Kualitas Produk atau Layanan yang Ditawarkan
Kualitas adalah faktor utama yang memengaruhi kepuasan pelanggan Anda nantinya. Mintalah sampel produk dari supplier untuk menilai kualitas secara langsung.
Pastikan produk sesuai dengan standar teknis yang dibutuhkan dan lihat apakah mereka punya sertifikasi atau standar industri tertentu. Misalnya, untuk produk makanan, apakah sudah memiliki izin BPOM atau sertifikasi halal.
Bandingkan Harga dan Paket Penawaran
Harga murah memang menggiurkan, tetapi tidak selalu berarti menguntungkan. Pertimbangkan biaya tambahan seperti ongkos kirim, biaya penyimpanan, atau minimum order yang ditetapkan.
Tanyakan juga apakah mereka memberikan diskon untuk pembelian dalam jumlah besar atau kontrak jangka panjang. Anda pun bisa menghitung margin keuntungan lebih akurat.
Pastikan Kapasitas Produksi Sesuai Kebutuhan
Penting untuk menilai apakah supplier bisa memenuhi pesanan dalam jumlah besar atau saat permintaan meningkat. Supplier yang kapasitasnya terbatas bisa menyebabkan keterlambatan pengiriman dan berdampak pada kepuasan pelanggan.
Tanyakan juga bagaimana mereka mengelola inventaris dan sistem distribusinya, apakah menggunakan gudang sendiri atau pihak ketiga.
Evaluasi Layanan Purna Jual
Layanan setelah transaksi sering kali diabaikan, padahal ini penting untuk menjaga hubungan jangka panjang. Supplier yang baik harus memiliki kebijakan retur yang jelas, garansi produk, serta tim layanan pelanggan yang siap merespons keluhan. Ini akan sangat membantu jika ada produk yang rusak, cacat, atau tidak sesuai pesanan.
Periksa Isi Kontrak dengan Teliti
Sebelum menandatangani kerja sama, baca kontrak secara detail. Pastikan semua hal seperti harga, sistem pembayaran, garansi, hingga prosedur pengembalian barang tercantum dengan jelas.
Kontrak yang transparan akan melindungi Anda dari risiko perselisihan di kemudian hari.
Tinjau Komunikasi dan Transparansi Supplier
Salah satu tanda supplier yang profesional adalah keterbukaan mereka dalam menyampaikan informasi. Apakah mereka cepat merespons pertanyaan Anda? Apakah mereka transparan soal proses produksi dan logistik? Komunikasi yang baik akan memudahkan koordinasi, terutama saat menghadapi kendala.
Pertimbangkan Potensi Kerjasama Jangka Panjang
Supplier yang tepat bukan hanya mitra sesaat, tetapi bisa menjadi partner strategis bagi bisnis Anda. Dengan hubungan jangka panjang, Anda bisa mendapatkan harga yang lebih kompetitif, prioritas dalam pengiriman, hingga dukungan ekstra saat ada lonjakan permintaan.
Kesimpulan
Itulah penjelasan lengkap mengenai supplier, mulai dari pengertian, fungsi, jenis-jenis, hingga cara memilih pemasok yang tepat. Supplier memiliki peran penting dalam memastikan kelancaran rantai pasok, menjaga kualitas produk, serta mendukung efisiensi operasional bisnis.
Bagi produsen maupun pemilik bisnis, memilih dan menjalin kerja sama dengan supplier yang tepat bukan hanya sekadar memenuhi ketersediaan bahan, tetapi juga menjadi investasi jangka panjang untuk menjaga stabilitas usaha dan kepuasan pelanggan.
Untuk membantu perusahaan Anda mengelola supplier secara lebih efisien, transparan, dan terintegrasi, kini sudah ada solusi praktis dari software ERP MASERP.
Software ERP MASERP memiliki fitur Supplier Management lengkap, mulai dari pencatatan data supplier, riwayat transaksi, performa pengiriman, hingga integrasi otomatis ke sistem pembelian dan keuangan.
Software ERP MASERP juga dilengkapi fitur lain seperti penjualan, inventory, multi gudang, multi cabang, akuntansi, keuangan, aset tetap, dan masih banyak lagi. Semua departemen di perusahaan Anda hanya menggunakan satu sistem, tanpa perlu beda software untuk tiap departemen.
Jadwalkan demo fitur lengkap MASERP sekarang dan temukan bagaimana pengelolaan supplier bisa menjadi lebih mudah dan efisien.
