Salah satu cara mendapatkan profit bisnis yang maksimal adalah dengan mengelola inventory bisnis dengan baik. Banyak bisnis kewalahan mengelola inventory sehingga menimbulkan masalah seperti kehabisan persediaan dan overstock.
Dalam kondisi normal pun menjaga level inventory bukan hal yang mudah. Jika bisnis kekurangan persediaan, bisa berdampak pada hilangnya penjualan karena pelanggan akan beralih ke toko lain. Di kondisi lain, jika menyimpan terlalu banyak persediaan barang, bisnis Anda perlu menyiapkan anggaran yang lebih besar.
Overstock adalah kondisi bila sebuah bisnis memiliki produk yang jumlahnya terlalu banyak dan sulit menjualnya sehingga memenuhi rak di gudang. Overstock dapat mengakibatkan kerugian finansial.
Kondisi ini bisa terjadi di bisnis dalam skala apapun, oleh karena itu setiap bisnis perlu memahami apa penyebab overstock, bagaimana cara menghitungnya dan solusi untuk mengatasinya. Temukan jawabannya di artikel ini agar finansial dan persediaan bisnis Anda dapat bergerak sehat!
Apa Efek dari Overstock?
Tidak bisa dipungkiri, overstock akan berdampak besar pada arus kas bisnis. Jika modal yang dimiliki saat ini sebagiannya sudah dalam bentuk overstock, berarti sisanya hanya dapat digunakan untuk menjalankan operasional bisnis.
Kondisi seperti ini akan menghalangi bisnis untuk membuat produk baru, bahkan bisa berdampak pada loyalitas pelanggan pada brand.
Tidak sedikit bisnis yang terpaksa menjual overstock dengan dengan harga lebih murah dan ini tentu mengurangi nilai margin dan laba.
Efek lainnya adalah pelanggan akan menunda membeli produk baru dan lebih memilih sampai produk tersebut didiskon.
Baca Juga: Apa Sistem Inventory? Manfaat, Metode, hingga Tips Pengelolaannya
Cara Menghitung Overstock
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, overstock adalah nilai persediaan yang melebihi perkiraan permintaan selama waktu penjualan yang Anda inginkan.
Misalnya Anda saat ini memiliki 100 persediaan kemeja untuk dijual dan Anda bisa restock dalam enam bulan, selama waktu tersebut perkiraan permintaannya adalah 50 kemeja. Anda berarti memiliki overstock kemeja sebanyak 50 unit.
Dengan harga pembelian Rp100.000,- per kemeja maka nilai overstock setara dengan Rp5.000.000,-.
Memiliki persedian barang yang berlebih dalam sesekali waktu adalah hal yang wajar saat menjalankan bisnis consumer goods. Anda berisiko mengalami barang tidak terjual sebaik yang Anda harapkan.
Itulah mengapa kita perlu mengambil keputusan yang matang dan berhati-hati mengalami overstock secepat mungkin agar permasalahan tersebut bisa diatasi segera.
Continuity produk: produk yang dimiliki dalam jangka waktu lama dan dibeli terus menerus. Ini masuk akal untuk dihitung sebagai berikut:
Input: jumlah persediaan di seluruh gudang.
Input: lead time (waktu tunggu) untuk repurchase barang.
Input: periode persediaan aman, yaitu berapa lama persediaan ekstra yang diinginkan untuk menutupi permintaan yang anomali.
Input: perkiraan permintaan untuk setiap barang, dengan mempertimbangkan penjualan musiman, history penjualan dan pertumbuhan bisnis.
Perhitungan:
Overstock = (total persediaan – perkiraan permintaan selama waktu tunggu dan periode cakupan persediaan aman) x harga pokok barang.
Jika angka hasilnya negatif, Anda jelas tidak mengalami overstock, tetapi persediaan yang sedikit.
Seasonal produk: produk yang dijual hanya dalam jangka waktu tertentu.
Input: jumlah persediaan di seluruh gudang.
Input: perkiraan permintaan untuk setiap barang, dengan mempertimbangkan penjualan musiman, history penjualan, dan pertumbuhan bisnis.
Input: musim penjualan, misalnya lebaran.
Input: target penjualan. Berapa persen persediaan yang ingin dijual di akhir jendela penjualan agar memiliki persediaan tambahan jika permintaan lebih tinggi dari yang diharapkan.
Perhitungan:
Overstock = (total persediaan – perkiraan permintaan selama musim penjualan/target penjualan) x harga pokok barang.
Penyebab Overstock
Overstocking mempunyai banyak penyebab, namun untungnya, hampir semuanya dapat diatasi melalui perhitungan, perencanaan, dan analisis inventaris Anda yang lebih cermat. Berikut ini beberapa hal yang dapat menyebabkan overstocking:
Salah Perkiraan Permintaan
Tidak sedikit pedagang retail yang kekurangan informasi mengenai perilaku customer mereka, sehingga tidak dapat membuat rencana permintaan pembelian dengan baik.
Bila mereka tidak bisa menjawab siapa pelanggan mereka dan apakah pembeli saat itu pelanggan tetap atau bukan, kemungkinan mereka juga tidak bisa menjaga level inventory.
Sebagai owner atau penjual, bila Anda tidak bisa membedakan pelanggan tetap dan pelanggan baru serta history pembeliannya, maka Anda akan menemukan kekeliruan dalam menjaga level inventory.
Takut Kehabisan Persediaan
Takut kehabisan stok seringkali menjadi sebuah alasan yang baik untuk menyimpan banyak persediaan barang.
Saat toko kehabisan persediaan dampaknya tidak hanya hilang penjualan, tetapi juga pada reputasi brand dan perlu mencari barang pengganti segera yang mengakibatkan harga barang bisa lebih mahal.
Baca Juga: Tips Mudah Membuat Laporan Persediaan Barang
Promosi Marketing yang Tidak Tepat
Marketing menjadi cara ampuh untuk menarik pembeli dan mempromosikan bisnis. Tetapi bila pemilik toko terlalu mengandalkan marketing untuk menjual produk, ini dapat menimbulkan masalah.
Ketika Anda membeli barang dalam jumlah besar dari supplier, jangan berasumsi pelanggan ingin membeli hanya karena campaign marketing yang menarik. Ini yang menyebabkan Anda sebagai penjual mengalami overstock yang malah membuat kerugian.
Perilaku pembeli dan history data penjualan dapat menjadi patokan berapa banyak Anda perlu membeli persediaan dari supplier. Jangan berasumsi dan asal menebak jumlah pembelian persediaan.
Manajemen Inventory yang Kurang Baik
Biaya inventory perlu menjadi perhatian utama saat mempertimbangkan cara menghindari overstock. Kurangnya insight mengenai manajemen inventory adalah penyebab lain sebuah bisnis mengalami overstock.
Tiga jenis biaya utama dalam persediaan adalah biaya pembelian, biaya kelangkaan, dan biaya penyimpanan.
Biaya penyimpanan meliputi gaji tenaga kerja, pengiriman, biaya peluang, pergudangan atau penyimpanan, dan kerugian akibat penyusutan seiring berjalannya waktu. Semuanya berdampak pada break even point.
Jika Anda tidak mengetahui berapa nilai biaya-biaya tersebut, berarti Anda mendapatkan inventory tanpa data akurat yang menunjukkan margin keuntungan dan harga pokok penjualan. Info ini adalah kunci untuk mulai mengelola inventory dan menghindari overstock.
Penjualan Musiman
Hampir semua retail dipengaruhi oleh penjualan musiman, seperti Natal dan Idul Fitri. Apakah Anda memahami barang mana yang paling laris? Apakah Anda dapat mengantisipasi dampak inventory dalam penjualan musiman?
Toko retail yang tidak siap, tidak menentukan strategi harga selama musim tersebut, dan tidak memanfaatkan berbagai channel untuk mempromosikan dan menjual produk selama masa menguntungkan tersebut juga dapat menjadi penyebab overstock.
Gangguan Supply Chain
Supply chain masih menjadi tantangan utama dalam persediaan barang. Hampir semua lini dapat terkena dampak dari produsen, supplier atau vendor, toko, dan pelanggan.
Tidak sedikit pedagang retail yang menyediakan persediaan barang dalam jumlah yang tidak tetap, bahkan dalam jumlah berlebih.
Menjaga level persediaan barang di titik aman memerlukan tools yang dapat menunjukkan data yang akurat beserta insightnya, seperti software ERP MASERP.
Cara Mengatasi Overstock
Bila saat ini Anda mengalami overstock, jangan khawatir, cara-cara di bawah ini dapat mengatasi masalah tersebut.
Analisa Persediaan Barang
Cara pertama yang harus dilakukan adalah melakukan analisa persediaan barang dengan menentukan level persediaan optimal berdasarkan history data, tren penjualan, dan perkiraan permintaan. Dengan mengetahui semua nilai aktual tersebut, bisnis Anda dapat menentukan jumlah persediaan yang perlu dijaga jumlahnya, jadi tidak akan mengalami kehabisan atau kelebihan persediaan.
Selain itu, analisa persediaan barang juga membantu mengetahui produk mana yang lama terjual dan memiliki nilai turnover rendah.
Hasil analisa dapat digunakan untuk membuat strategi seperti penyesuaian harga produk dan lebih gencar promosi untuk produk yang overstock.
Buat Bundling Penjualan Produk Overstock dan Best Seller
Cara lain untuk mengurangi overstock adalah membuat bundling produk untuk mengajak pelanggan membeli banyak produk dalam sekali transaksi. Bundling produk dapat mengubah persepsi pelanggan dengan merasa beruntung mendapatkan penawaran harga terbaik dan mendapatkan banyak produk daripada harus membeli secara terpisah. Bila volume penjualan bundling produk ini besar maka dapat meningkatkan pendapatan bisnis.
Program Flash Sale
Program flash sale adalah strategi promosi penjualan dengan memberikan diskon dan waktu terbatas. Penjualan dengan waktu terbatas dapat menciptakan rasa urgensi di pelanggan sehingga mereka bisa mengambil keputusan lebih cepat untuk membeli produk.
Program flash sale adalah cara yang dapat menarik pelanggan karena umumnya penjual memberikan diskon besar. Angka diskon besar menjadi pertimbangan pelanggan untuk membeli walau awalnya mereka tidak berencana membeli produk tersebut. Lonjakan volume penjualan selama flash sale dapat mengurangi persediaan dengan cepat.
Jual Kelebihan Produk ke Reseller
Reseller adalah seseorang atau bisnis yang khusus membeli produk dari bisnis lain lalu menjualnya kembali ke pelanggan mereka. Cara ini dapat diterapkan saat Anda mengalami overstock karena reseller umumnya memiliki channel distribusi dan pelanggannya sendiri yang dapat menjual produk Anda ke audiens yang lebih luas.
Perlu diingat, Anda perlu membuat syarat dan ketentuan yang jelas dengan reseller mengenai harga, minimum pembelian produk dan syarat pengiriman. Cek dengan teliti reseller yang memiliki reputasi bisnis yang bagus agar saling menguntungkan.
Segera Implementasi Software inventory
Overstocking dapat terjadi karena data penjualan yang tidak akurat, perhitungan yang masih manual dan tidak ada sistem untuk tracking persediaan barang. Cara manual memang lebih berisiko karena akan lebih mudah terjadi human error dan tidak ada transparansi data.
Cara selanjutnya untuk mengatasi overstock dan manajemen inventory yang berantakan adalah dengan implementasi software di bisnis Anda. Software ERP dapat menjadi solusi karena memiliki modul persediaan barang atau inventory yang juga terintegrasi dengan fungsi bisnis lain seperti akuntansi dan keuangan, penjualan dan pembelian, aset tetap, dan masih banyak lagi.
MASERP memiliki modul persediaan barang dengan fitur multi gudang, harga beli spesial supplier, master inventory, master gudang, quantity minimum dan maksimum beserta warning, transaksi persediaan barang, stock opname, jurnal inventory, adjust harga jual berdasarkan kategori barang, barcode scanner dan masih banyak lagi.
Baca Juga: Software Inventory Terbaik: Fitur Inventory MASERP
Kesimpulan
Beberapa hal yang menjadi penyebab overstock adalah salah perkiraan permintaan, takut kehabisan persediaan, promo marketing yang tidak tepat, manajemen inventory yang kurang baik, penjualan musiman dan gangguan supply chain.
Cara mengatasi overstock antara lain dengan menganalisa persediaan barang, membuat bundling penjualan, program flash sale, menjual produk ke reseller dan implementasi software.
Biaya yang dikeluarkan untuk berinvestasi di software memang relatif mahal, tetapi ini merupakan salah satu cara terbaik untuk mencapai tujuan bisnis lebih cepat kerena dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
