Urusan keuangan dan akuntansi dalam bisnis terkadang menjadi hal yang bikin pusing karena tidak bisa dikelola dengan sembarangan. Sekali lengah, Anda bisa tidak sadar tiba-tiba uang keluar lebih banyak dari uang masuk. Orang yang mengelola keuangan bisnis harus paham bagaimana metodenya dan tentu saja dapat dipercaya. Arus kas bisnis dapat dicatat dan dipantau dengan cara sederhana dengan sistem buku kas harian.
Buku kas harian yang terstruktur membantu Anda dalam proses pembuatan laporan keuangan agar lebih akurat. Yuk, kita kupas tuntas mulai dari pengertian sampai contoh buku kas harian untuk toko kelontong dan bisnis fashion!
Pengertian Buku Kas Harian
Buku kas harian adalah catatan yang berisi semua transaksi masuk dan keluar uang secara harian. Buku kas ini seperti “diary keuangan” yang mencatat setiap Rupiah yang Anda terima dan keluarkan dalam bisnis.
Buku kas bisa dibuat manual (menggunakan buku tulis atau Excel), atau otomatis dengan software akuntansi. Tujuan dari adanya buku kas harian adalah agar Anda mengetahui betul posisi kas hari ini, apakah surplus atau malah minus.
Biasanya buku kas harian dibagi dua kolom besar yaitu debit (pemasukan) dan kredit (pengeluaran). Sebaiknya, Anda tidak menunda dalam mencatat transaksi di buku kas agar tetap akurat dan menghindari alasan lupa.
Fungsi Buku Kas Harian
Banyak pemilik bisnis baru (UMKM) dan bisnis skala menengah kadang meremehkan buku kas harian. Padahal fungsinya sangat banyak buat kelangsungan bisnis. Berikut ini beberapa fungsi utama buku kas harian:
Mengontrol Arus Kas Harian
Buku kas harian membantu Anda untuk melihat secara langsung berapa uang yang masuk dan keluar setiap hari. Saat Anda mencatat transaksi harian secara disiplin, Anda jadi mengetahui kondisi keuangan real-time tanpa harus menunggu laporan bulanan.
Ini sangat penting apalagi untuk bisnis yang sering melakukan transaksi tunai. Kalau ada arus kas negatif dalam beberapa hari berturut-turut, Anda bisa segera cari solusi sebelum masalah semakin besar.
Mendeteksi Kebocoran Keuangan
Kadang, uang keluar entah ke mana, tapi stok barang tetap sama dan omzet tidak ikut meningkat. Nah, dengan buku kas harian, Anda bisa telusuri setiap pengeluaran dan mencocokkannya dengan bukti transaksi atau nota pembelian.
Jika ada selisih yang mencurigakan, Anda bisa segera memeriksanya lebih lanjut. Ini sangat berguna untuk mencegah fraud atau pemborosan yang tidak perlu, terutama jika Anda memiliki tim kasir atau staf keuangan.
Membantu Pembuatan Laporan Keuangan
Catatan harian dari buku kas ini bisa dijadikan bahan dasar untuk menyusun laporan keuangan mingguan, bulanan, atau tahunan. Karena semua transaksi sudah dicatat rapi per hari, proses rekap dan analisis akan jauh lebih cepat dan akurat.
Anda tidak perlu lagi bongkar-bongkar nota atau ingat-ingat transaksi dari minggu lalu. Hal ini akan sangat menghemat waktu dan tenaga, apalagi saat harus menyusun laporan untuk pajak atau evaluasi bisnis.
Memudahkan Evaluasi Bisnis
Dari catatan buku kas harian, Anda bisa melihat tren pemasukan dan pengeluaran dari waktu ke waktu. Apakah omzet kamu cenderung naik di akhir pekan? Apakah pengeluaran terbesar berasal dari gaji atau bahan baku?
Semua bisa dianalisis dengan mudah kalau Anda rajin mencatat. Evaluasi ini sangat penting untuk mengambil keputusan bisnis seperti promosi, efisiensi biaya, atau penambahan modal.
Mempermudah Urusan Pajak
Saat Anda harus membuat laporan keuangan untuk kebutuhan pajak, buku kas harian akan sangat membantu. Semua transaksi sudah terdokumentasi, jadi tinggal disusun ulang dalam format pelaporan yang sesuai.
Ini akan mengurangi risiko kesalahan, lupa mencatat, bahkan denda akibat pelaporan yang terlambat. Urusan pajak bisa selesai lebih cepat dan Anda bisa fokus ke hal lain.
Bahan Diskusi dengan Investor atau Bank
Kalau Anda ingin mengembangkan bisnis dan butuh modal tambahan, biasanya investor atau pihak bank akan meminta laporan keuangan. Buku kas harian bisa menjadi salah satu bukti nyata bahwa bisnis Anda berjalan sehat dan transparan.
Catatan kas yang rapi menunjukkan bahwa Anda serius mengelola usaha, bukan sekadar coba-coba. Ini akan meningkatkan kepercayaan mereka untuk mendanai atau bermitra dengan bisnis Anda.
Apa Saja Transaksi yang Masuk dan Tidak Masuk Buku Kas?
Sebelum kamu mulai mencatat, Anda perlu mengetahui transaksi apa saja yang sebaiknya dicatat di buku kas harian dan mana yang tidak perlu dimasukkan. Jangan sampai semua transaksi dicampur aduk, ini malah bisa membuat Anda dan tim kebingungan.
Transaksi yang Masuk ke Buku Kas Harian
Berikut ini beberapa jenis transaksi yang masuk ke dalam buku kas harian:
Penjualan Tunai
Setiap ada uang masuk dari penjualan langsung (baik di toko fisik maupun online), itu wajib dicatat. Penjualan tunai adalah salah satu sumber pemasukan utama yang harus dilacak setiap hari.
Pembayaran Biaya Operasional
Misalnya untuk listrik, air, internet, transportasi, atau biaya pengiriman. Semua pengeluaran harian operasional seperti listrik, internet, dan biaya pengiriman perlu dicatat agar Anda tahu pengeluaran rutin bisnis Anda.
Pembelian Barang atau Bahan Baku
Setiap kali Anda belanja stok atau bahan baku secara tunai, langsung masukkan ke buku kas harian. Ini akan membantu Anda menghitung HPP (Harga Pokok Penjualan) dengan lebih akurat nantinya.
Penerimaan dari Piutang (Pelunasan)
Kalau ada pelanggan yang membayar tempo lebih dahulu dan hari ini melunasi, uang masuknya perlu Anda catat di buku kas. Meskipun penjualannya sudah tercatat sebelumnya, pelunasan tetap dianggap transaksi kas masuk.
Pengeluaran Pribadi dari Kas Bisnis
Kadang pemilik usaha menarik uang untuk keperluan pribadi dari kas usaha. Ini juga perlu dicatat agar tidak tercampur antara uang bisnis dan uang pribadi.
Setoran Tunai ke Bank atau Penarikan dari Bank
Kalau Anda setor uang tunai dari laci kas ke rekening bank bisnis, atau sebaliknya, transaksi ini tetap perlu dicatat. Meskipun uangnya masih milik Anda, tetapi tetap terjadi perpindahan kas.
Transaksi yang Tidak Masuk ke Buku Kas Harian
Nah, sekarang kita bahas yang tidak perlu dicatat di buku kas harian:
Penjualan Kredit (Belum Dibayar)
Jika pelanggan membeli barang atau jasa tetapi belum membayar (alias berutang), transaksi ini tidak dicatat di buku kas, tetapi di buku piutang. Buku kas hanya mencatat uang yang benar-benar sudah berpindah tangan.
Penyusutan Aset atau Biaya Non Tunai
Penyusutan mesin atau perlengkapan tidak melibatkan arus kas secara langsung, jadi tidak perlu masuk ke buku kas.
Transaksi Internal Non-Tunai
Pemindahan antar akun atau pencatatan jurnal akuntansi tanpa keluar masuk uang tunai. Hal seperti ini dicatat di jurnal umum, bukan di buku kas.
Investasi Awal Pemilik yang Langsung Masuk ke Rekening Bank
Kalau pemilik menyuntikkan modal langsung ke rekening bank tanpa lewat kas tunai, biasanya langsung dicatat dalam neraca, bukan buku kas harian.
Transaksi dengan Pembayaran Menggunakan Kartu Kredit
Pembayaran dengan kartu kredit bukan transaksi tunai. Meskipun terjadi pembelian, uang belum benar-benar keluar dari kas bisnis, jadi tidak masuk buku kas harian.
Cara Membuat Buku Kas Harian
Anda bisa pilih dengan cara manual atau digital dalam membuat buku kas harian. Kalau ingin efisien dan anti lupa, software akuntansi seperti MASERP adalah pilihan terbaik.
Berikut cara umum membuat buku kas harian:
- Buat format standar buku kas biasanya memiliki kolom: tanggal, keterangan, pemasukan, pengeluaran, saldo.
- Langsung catat setiap kali ada uang masuk atau keluar. Contoh: 3 Juli 2025 ada penjualan tunai produk A senilai Rp500,000.
- Hitung dan update saldo harian. Saldo hari ini = Saldo kemarin + pemasukan – pengeluaran hari ini.
- Simpan bukti transaksi seperti nota, invoice, atau bukti transfer untuk validasi catatan.
- Setiap akhir pekan atau akhir bulan, periksa kembali catatan Anda. Cek apakah ada yang kurang atau perlu disesuaikan.
- Kalau Anda tidak mau ribet, banyak software akuntansi lokal seperti MASERP yang sudah menyediakan fitur buku kas otomatis.
Contoh Buku Kas Harian Toko Kelontong dan Fashion
Agar Anda semakin kebayang, ini dia contoh sederhana buku kas harian untuk dua jenis bisnis toko kelontong dan fashion.
Contoh Buku Kas Harian Toko Kelontong
| Tanggal | Keterangan | Masuk (Rp) | Keluar (Rp) | Saldo (Rp) |
| 1 Juli 2025 | Saldo awal | 1.000.000 | ||
| 1 Juli 2025 | Penjualan tunai | 500.000 | 1.500.000 | |
| 1 Juli 2025 | Pembelian barang (tunai) | 300.000 | 1.200.000 | |
| 2 Juli 2025 | Pembayaran listrik | 150.000 | 1.050.000 | |
| 2 Juli 2025 | Penjualan rokok dan snack | 700.000 | 1.750.000 |
Contoh Buku Kas Harian Bisnis Fashion
| Tanggal | Keterangan | Masuk (Rp) | Keluar (Rp) | Saldo (Rp) |
| 1 Juli 2025 | Saldo awal | 5.000.000 | ||
| 1 Juli 2025 | Penjualan tunai dress | 1.200.000 | 6.200.000 | |
| 1 Juli 2025 | Beli kain & aksesoris (tunai) | 800.000 | 5.400.000 | |
| 2 Juli 2025 | Bayar gaji penjahit harian | 500.000 | 4.900.000 | |
| 2 Juli 2025 | Penjualan tunik | 850.000 | 5.750.000 |
Kesimpulan
Buku kas harian memang terlihat sederhana, tetapi fungsinya besar banget untuk menjaga kesehatan finansial bisnis Anda. Apapun jenis bisnisnya (ritel, fashion, kuliner, atau jasa) kas harian hukumnya wajib untuk dicatat kalau Anda ingin bisnis tumbuh dengan sehat.
Kalau Anda masih mencatat manual dan sering lupa dengan transaksi keuangan, sudah waktunya upgrade ke software akuntansi MASERP yang memiliki fitur lengkap untuk semua departemen di perusahaan.
Software MASERP memiliki fitur dan modul lengkap seperti penjualan, pembelian, customer, supplier, persediaan barang, aset tetap, multi cabang, multi gudang, keuangan, akuntansi, laporan keuangan, dan masih banyak lagi.
Harga software ERP MASERP tersedia dalam pilihan on premise dan subscribe, segera hubungi konsultan ahli kami untuk mendapatkan solusi bisnis dan demo fitur MASERP. Klik gambar di bawah ini sekarang dan atur jadwal meeting.
