Sebagai pebisnis, Anda pasti mengeluarkan biaya untuk berbagai kebutuhan operasional yang mendukung kelancaran aktivitas bisnis, seperti listrik, air, internet, dan sebagainya. Semua pengeluaran ini dikenal dengan istilah beban utilitas. Beban utilitas adalah biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan berbagai layanan yang mendukung aktivitas bisnis Anda.
Beban utilitas perlu dikelola dengan tepat untuk menjaga efisiensi biaya, mendukung keberlanjutan bisnis, dan memaksimalkan keuntungan. Artikel kali ini, MASERP akan membahas lebih lanjut tentang jenis, fungsi, pendekatan, cara pencatatan, dan contoh pencatatan beban utilitas yang perlu diperhatikan oleh setiap pebisnis. Yuk, baca sampai selesai!
Pengertian Beban Utilitas
Beban utilitas adalah jenis pengeluaran rutin yang timbul dari penggunaan layanan dasar yang dibutuhkan untuk menjalankan aktivitas sehari-hari, baik dalam lingkungan rumah tangga maupun operasional bisnis. Pengeluaran ini mencakup biaya listrik, air bersih, gas, layanan internet, telepon, dan bahkan pengelolaan sampah.
Dalam bisnis, beban utilitas adalah bagian dari biaya operasional tetap, karena harus dibayar secara berkala, terlepas dari besar kecilnya volume produksi atau penjualan.
Misalnya, meskipun sebuah pabrik sedang menghentikan produksi sementara, tagihan listrik, air, dan internet tetap berjalan karena sistem tetap aktif untuk mendukung fungsi bisnis yang sifatnya dasar seperti penerangan dan keamanan.
Mengapa penting mengelola beban utilitas? Karena biaya ini bisa menjadi signifikan, terutama pada skala bisnis menengah hingga besar. Pengelolaan yang tidak efisien dapat membebani arus kas dan menurunkan margin keuntungan.
Sebaliknya, strategi penghematan energi, seperti penggunaan lampu hemat daya, pengaturan jam operasional AC, atau investasi pada sistem otomatisasi, bisa membantu perusahaan menekan beban utilitas dan meningkatkan efisiensi.
Secara akuntansi, beban utilitas biasanya dicatat dalam laporan laba rugi sebagai bagian dari “beban usaha” dan perlu diperhatikan saat melakukan analisis keuangan serta perencanaan anggaran tahunan.
Jenis Beban Utilitas
Dalam dunia bisnis dan ekonomi, beban utilitas tidak hanya terbatas pada biaya listrik, air, atau internet, tetapi juga mencakup konsep yang lebih luas tentang nilai kepuasan atau manfaat yang diterima konsumen dari suatu barang atau jasa.
Nilai ini disebut sebagai utility dan dibedakan ke dalam beberapa jenis berdasarkan bagaimana, kapan, dan di mana produk itu disediakan, serta bagaimana konsumen mengakses dan menggunakannya. Berikut penjelasan lengkapnya, ya.
Utilitas dari Kepemilikan Barang (Possession Utility)
Utilitas dari kepemilikan barang fokus pada nilai atau manfaat yang dirasakan konsumen saat mereka memiliki barang atau jasa tersebut secara langsung. Kepemilikan sering memberikan rasa kontrol, kenyamanan, atau bahkan prestige.
Contohnya, seseorang memilih membeli mobil pribadi dibandingkan menggunakan transportasi umum, karena mobil lebih bebas dan fleksibel terhadap waktu dan rute perjalanan. Di sinilah nilai dari kepemilikan memegang peran besar.
Utilitas Berdasarkan Ketepatan Waktu (Time Utility)
Jenis utilitas berdasarkan ketepatan waktu muncul ketika suatu produk atau layanan disediakan tepat saat dibutuhkan oleh konsumen. Manfaat waktu menjadi sangat penting terutama dalam situasi mendesak, di mana pelanggan bersedia membayar lebih demi kecepatan layanan.
Contohnya bisa dilihat pada layanan pengiriman ekspres, baik untuk keperluan logistik bisnis seperti bahan baku produksi, maupun pengiriman langsung ke konsumen akhir. Semakin cepat layanan tersedia, semakin tinggi nilai utilitas waktunya.
Utilitas dari Bentuk atau Kualitas Produk (Form Utility)
Jenis utilitas dari bentuk atau kualitas produk mengacu pada kepuasan yang timbul dari desain, tampilan, atau fungsi suatu produk. Konsumen akan merasa lebih tertarik dan puas jika suatu barang memiliki bentuk yang menarik, berkualitas baik, serta sesuai dengan kebutuhan atau selera mereka.
Misalnya, produk yang dikemas dengan desain menarik atau memiliki fitur fungsional tambahan cenderung lebih diminati meskipun harganya sedikit lebih tinggi. Ini adalah contoh nyata bagaimana penampilan dan kualitas membentuk nilai utilitas.
Utilitas Lokasi atau Ketersediaan Tempat (Place Utility)
Utilitas tempat berkaitan dengan kemudahan akses terhadap barang atau jasa. Ketika produk tersedia di lokasi yang strategis atau mudah dijangkau, konsumen akan merasa lebih puas meskipun harus membayar lebih.
Sebagai contoh, sebuah toko atau kafe yang berlokasi di pinggir jalan raya yang ramai tentu memiliki daya tarik tersendiri, meskipun biaya sewa lokasinya lebih mahal. Hal ini terjadi karena lokasi tersebut memberi nilai tambah dari sisi kenyamanan dan aksesibilitas.
Fungsi Beban Utilitas
Beban utilitas jika dikelola secara efektif, beban utilitas tidak hanya mendukung efisiensi operasional, tetapi berdampak langsung pada keberlanjutan dan profitabilitas jangka panjang.
Berikut ini fungsi dari beban utilitas bagi bisnis Anda, antara lain:
Menunjang Operasional Harian
Listrik, air, dan gas adalah sumber daya utama yang memungkinkan kegiatan bisnis berjalan lancar. Listrik memastikan mesin dan perangkat elektronik berfungsi, air menjaga kebersihan lingkungan kerja, dan gas mendukung proses produksi, terutama untuk usaha di bidang makanan dan minuman.
Mengendalikan Pengeluaran Operasional
Dengan memantau penggunaan utilitas, Anda bisa mengidentifikasi area yang boros dan melakukan efisiensi. Pengendalian ini membantu menyusun anggaran dengan lebih akurat dan dapat memangkas biaya overhead secara signifikan.
Mendorong Produktivitas Karyawan
Kondisi kerja yang nyaman dan layak, seperti pencahayaan cukup, sirkulasi udara yang baik, serta fasilitas toilet yang bersih, turut meningkatkan semangat kerja karyawan. Infrastruktur utilitas yang memadai akan menciptakan lingkungan yang mendukung performa kerja karyawan agar optimal.
Menambah Nilai Aset Properti
Properti bisnis yang dilengkapi sistem utilitas yang efisien dan terawat akan memiliki nilai jual atau sewa yang lebih tinggi. Ini menjadi keuntungan tersendiri jika Anda berencana ekspansi atau menjalin kemitraan.
Mendukung Perencanaan Ekspansi Bisnis
Data penggunaan utilitas bisa digunakan untuk memperkirakan kebutuhan energi di lokasi usaha baru. Ini mempermudah perencanaan biaya dan memastikan operasional cabang baru berjalan dengan lancar sejak awal.
Menjamin Kelangsungan Operasional Bisnis
Cadangan utilitas seperti genset atau sistem backup air dapat mencegah gangguan besar saat terjadi pemadaman atau kendala teknis lainnya. Pemeliharaan rutin juga membantu mengurangi risiko kerusakan yang bisa mengganggu kegiatan usaha.
Mematuhi Regulasi yang Berlaku
Pemanfaatan utilitas yang sesuai regulasi akan menghindarkan bisnis dari risiko sanksi atau denda. Selain itu, penerapan energi ramah lingkungan akan memperkuat citra perusahaan sebagai bisnis yang peduli terhadap keberlanjutan (sustainability).
Menambah Daya Saing
Efisiensi biaya utilitas memungkinkan perusahaan menawarkan harga produk yang lebih kompetitif. Di saat yang sama, image sebagai perusahaan hemat energi dan peduli lingkungan akan semakin diminati oleh konsumen modern.
Pendekatan Utilitas
Dalam ilmu ekonomi, konsep utilitas sering digunakan untuk menggambarkan tingkat kepuasan atau manfaat yang diperoleh seseorang dari mengonsumsi suatu barang atau jasa.
Untuk memahami cara konsumen menilai kepuasan tersebut, para ekonom mengembangkan dua pendekatan utama, yaitu pendekatan kardinal dan pendekatan ordinal. Masing-masing pendekatan ini menawarkan sudut pandang yang berbeda dalam mengukur dan membandingkan utilitas. Berikut penjelasan keduanya.
Pendekatan Kardinal
Pendekatan kardinal adalah utilitas yang dirasakan konsumen tidak bisa dinilai secara eksak menggunakan angka. Meskipun begitu, kepuasan tersebut masih dapat dibandingkan satu sama lain dalam bentuk kualitatif.
Artinya, Anda bisa mengatakan bahwa pilihan A memberikan lebih banyak kepuasan dibanding pilihan B, tapi Anda tidak bisa menentukan seberapa besar perbedaan kepuasannya secara numerik. Pendekatan ini menekankan bahwa utilitas bersifat subyektif dan tidak selalu dapat diukur secara kuantitatif.
Sebagai contoh, ketika seseorang memilih antara minum teh atau kopi di pagi hari, ia mungkin merasa lebih puas dengan kopi, tapi tidak bisa menyatakan bahwa kopi memberi dua kali lipat kepuasan dibanding teh.
Pendekatan Ordinal
Berbeda dengan pendekatan kardinal, pendekatan ordinal memungkinkan tingkat kepuasan konsumen diukur secara numerik. Dalam pendekatan ini, tingkat utilitas dari konsumsi barang atau jasa dinyatakan dalam angka tertentu menggunakan satuan seperti “util”.
Melalui pendekatan ordinal, konsumen dapat menyusun preferensi mereka dalam urutan tertentu berdasarkan kepuasan yang dirasakan. Meskipun angka digunakan, angka tersebut bukan untuk menunjukkan besaran absolut, melainkan urutan preferensi.
Contohnya, jika seseorang memberikan skor 20 util untuk makan pizza dan 15 util untuk burger, dapat disimpulkan bahwa pizza lebih disukai. Namun, angka tersebut tidak menunjukkan bahwa kepuasan dari pizza 5 unit lebih besar secara mutlak dan ini hanya menunjukkan urutan preferensi.
Cara Pencatatan Beban Utilitas ke Jurnal
Untuk memastikan pencatatan keuangan yang akurat, beban utilitas harus dicatat dengan benar dalam jurnal akuntansi.
Berikut adalah cara untuk mencatat beban utilitas secara tepat:
Identifikasi Jenis Beban Utilitas yang Dikeluarkan
Langkah pertama dalam pencatatan beban utilitas adalah mengidentifikasi jenis-jenis beban yang relevan dengan aktivitas perusahaan. Ini bisa mencakup berbagai jenis biaya seperti listrik, air, gas, biaya internet, serta biaya pembuangan sampah.
Setiap jenis beban ini harus dipisahkan untuk memudahkan pencatatan dan pengelolaan keuangan yang lebih efisien.
Hitung Total Biaya Utilitas
Setelah mengidentifikasi jenis beban utilitas, langkah berikutnya adalah menghitung jumlah biaya yang dikeluarkan pada periode akuntansi tertentu. Biasanya, jumlah ini dapat diperoleh dari tagihan utilitas yang diterima dari penyedia layanan.
Pastikan jumlah biaya yang dicatat mencakup semua jenis beban yang digunakan selama periode tersebut, baik yang masih dalam proses pembayaran atau yang sudah dilunasi.
Susun Jurnal Umum
Setelah biaya dihitung, susun jurnal umum untuk pencatatan transaksi ini. Dalam jurnal umum, beban utilitas akan dicatat sebagai debit, karena pada umumnya beban ini akan meningkat.
Contoh pencatatan dalam jurnal umum adalah sebagai berikut:
- Debit: Beban Utilitas (jumlah total beban yang dikeluarkan)
- Kredit: Kas (jumlah yang sudah dibayar)
Pencatatan ini membantu memastikan bahwa biaya operasional tercatat dengan benar pada laporan keuangan.
Susun Jurnal Penyesuaian
Setelah mencatat beban utilitas dalam jurnal umum, Anda perlu membuat jurnal penyesuaian di akhir periode akuntansi untuk mencocokkan beban yang sebenarnya terpakai dengan jumlah yang tercatat.
Jurnal penyesuaian ini digunakan untuk memastikan bahwa beban utilitas yang belum dibayar atau yang digunakan selama periode tersebut tercatat dengan benar. Berikut contoh pencatatan jurnal penyesuaian:
- Debit: Beban Utilitas (untuk menyesuaikan dengan penggunaan aktual)
- Kredit: Hutang Utilitas (untuk mencatat utang yang belum dibayar pada periode tersebut)
Jurnal penyesuaian ini penting untuk memastikan bahwa laporan keuangan mencerminkan keadaan yang sebenarnya, dengan mencatat biaya yang sesuai dengan periode yang relevan.
Posting ke Buku Besar
Langkah terakhir adalah memposting jurnal umum ke buku besar untuk memastikan setiap akun yang terkait terupdate dengan benar. Buku besar adalah tempat utama untuk menyusun laporan keuangan dan menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menganalisis keuangan perusahaan.
Pastikan akun beban utilitas dan hutang utilitas memiliki saldo yang sesuai dengan jumlah yang tercatat dalam jurnal.
Contoh Pencatatan Beban Utilitas
Agar Anda lebih memahami lagi tentang pencatatan beban utilitas, berikut ini contoh yang bisa Anda lihat.
Rincian Beban Utilitas pada bulan Desember 20xx
- Listrik Rp1.200.000
- Air Rp400.000
- Gas Rp250.000
- Internet Rp150.000
Jurnal umum dan jurnal penyesuaiannya adalah sebagai berikut.
Jurnal Umum untuk Pembayaran Beban Utilitas yang Sudah Dibayar pada Desember 20xx
Pada bulan Desember, PT Lancar Makmur membayar beban utilitas untuk bulan Desember. Pembayaran ini mencakup tagihan listrik, air, gas, dan internet yang sudah diterima.
| Tanggal | Akun | Debit | Kredit |
| 30 Des 20xx | Beban listrik | Rp1.200.000 | |
| Beban air | Rp400.000 | ||
| Beban gas | Rp250.000 | ||
| Beban internet | Rp150.000 | ||
| Kas | Rp2.000.000 |
Jurnal Penyesuaian untuk Mengakui Beban Utilitas yang Belum Dibayar pada Desember 20xx
Pada akhir bulan Desember, PT Lancar Makmur perlu melakukan penyesuaian untuk mencatat beban utilitas yang sudah digunakan meskipun tagihan belum diterima, sesuai dengan prinsip akrual.
| Tanggal | Akun | Debit | Kredit |
| 31 Des 20xx | Beban listrik | Rp1.200.000 | |
| Beban air | Rp400.000 | ||
| Beban gas | Rp250.000 | ||
| Beban internet | Rp150.000 | ||
| Hutang Usaha | Rp2.000.000 |
Jurnal umum Ini mencatat pembayaran beban utilitas yang telah dilakukan, seperti listrik, air, gas, dan internet pada bulan Desember 20xx. Sedangkan, jurnal penyesuaian akan mencatat beban utilitas yang digunakan meskipun tagihan belum diterima.
Ini sesuai dengan prinsip akrual yang mengharuskan perusahaan untuk mengakui beban pada periode yang sesuai dengan penggunaan, bukan saat pembayaran dilakukan.
Dengan pencatatan ini, laporan keuangan PT Lancar Makmur akan mencerminkan beban yang sebenarnya digunakan selama bulan Desember 20xx, meskipun pembayaran dilakukan setelah periode tersebut.
Kesimpulan
Beban utilitas adalah pengeluaran yang berhubungan dengan layanan utilitas publik yang diperlukan untuk mendukung kelancaran operasional, baik dalam konteks rumah tangga maupun bisnis. Layanan ini mencakup berbagai kebutuhan dasar yang memungkinkan kegiatan sehari-hari berlangsung dengan lancar.
Untuk rumah tangga, beban utilitas mencakup pengeluaran untuk air, listrik, gas, dan pemeliharaan. Beban ini diperlukan agar rumah tangga dapat berfungsi dengan baik dan efisien. Sebagai contoh, biaya untuk listrik yang digunakan untuk penerangan dan peralatan rumah tangga adalah bagian dari beban utilitas.
Sementara itu, untuk konteks bisnis, beban utilitas mencakup biaya yang terkait dengan operasional perusahaan, seperti biaya listrik, air, gas, pemeliharaan mesin, atau biaya perbaikan alat produksi. Biaya-biaya ini penting untuk mendukung kelancaran produksi dan pelayanan dalam bisnis.
Pencatatan transaksi dan laporan keuangan secara manual, tentu saja akan menyulitkan Anda karena akan menghabiskan waktu dan rentan terjadi human error.
Untuk menghindari dua hal tersebut, sebaiknya Anda menggunakan software ERP yang sudah terintegrasi dengan hampir semua departemen di perusahaan seperti MASERP.
MASERP merupakan software ERP yang sudah terintergrasi dengan banyak fungsi bisnis seperti penjualan, pembelian, keuangan, akuntansi, persediaan barang, gudang, supplier, customer, manufaktur dan lain-lain.
MASERP akan memudahkan Anda mencatat, memantau dan membuat laporan keuangan sepeti arus kas dan laba rugi perusahaan secara otomatis dan kapan saja tanpa harus menunggu rugi atau negatif.
Pencatatan dan pengawasan laporan keuangan harus dilakukan secara rutin untuk memastikan cash flow perusahaan selalu positif.
Segera konsultasikan kendala yang sedang Anda hadapi dan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dengan klik gambar di bawah ini. Gratis!
