Work order (WO) merupakan dokumen formal baik dalam bentuk kertas maupun digital, yang menjelaskan permintaan kerja beserta persetujuannya. Work order dapat diajukan untuk proses maintenance, tergantung dari jenis bisnis, industri dan fasilitas yang dikelola. Bagi Anda yang berkecimpung di dunia manufaktur atau pabrik, pasti tidak asing dengan istilah WO ini.
Dalam sehari, bisa saja Anda harus membuat atau menerima lebih dari satu WO, belum lagi harus berkoordinasi dengan divisi lain. Jika semua itu dikerjakan dengan manual pasti akan memakan waktu dan tidak efisien.
Salah satu solusinya adalah menggunakan software agar Anda dapat mengecek history kerja dan tracking progress kerja tim. Sudahkah Anda menemukan software yang tepat untuk bisnis manufaktur Anda?
Apa Itu Work Order di Industri Manufaktur?
Work order (WO) adalah permintaan untuk memproduksi sejumlah produk tertentu. WO dapat dibuat dibuat di sistem planning seperti ERP (enterprise resources planning).
WO dapat berisi mengenai siapa yang memberikan wewenang kerja, scope kerja, kepada siapa ditugaskan dan apa hasil yang diharapkan. WO dapat memberikan kekuatan pada tim Anda, memindahkan pekerjaan dari titik A ke titik B.
WO dikelompokkan berdasarkan produk dan ditugaskan ke line produksi tertentu di pabrik. WO berisi rincian pekerjaan dan operation. Operation dalam WO adalah pekerjaan yang dapat dieksekusi di bagian produksi. Untuk memproduksi setiap jenis produk, perlu dilakukan urutan tugas.
WO membantu semua orang di perusahaan dari manager sampai teknisi mengatur, menetapkan, memprioritaskan, melacak dan menyelesaikan tugas mereka.
Apabila dilakukan dengan baik, WO akan memberikan informasi, membagikannya dan menggunakan informasi tersebut untuk menyelesaikan pekerjaan seefisien mungkin.
Baca Juga: Pentingnya Work Order dalam Perusahaan Manufaktur
Siapa yang Menggunakan Work Order?
Hampir semua industri menggunakan work order dari manufaktur, properti, layanan medis, hingga perusahaan SaaS (Software as a Service). WO dapat membentuk proses kerja yang baik karena dapat menyederhanakan dan menyelesaikan tugas secara efisien.
Misalnya perusahaan servis komputer memakai WO untuk mengelola permasalahan yang berhubungan dengan pelanggan, teknologi dan pengeluaran keuangan. Work order tidak hanya dibuat oleh teknisi atau karyawan Anda, tetapi bisa saja berasal dari pelanggan Anda.
Misalnya bisnis yang bergerak di bidang maintenance properti, pelanggan yang memiliki kendala AC rusak dapat melakukan request work order ke perusahaan untuk memperbaiki permasalahan AC-nya.
Apa Itu Proses Work Order?
Pelanggan menelepon Anda sebagai supervisor di perusahaan software akuntansi, pelanggan meminta dibuatkan fitur baru untuk proses bisnisnya. Maka Anda dapat membuat formulir WO yang di dalamnya terdapat data nama pelanggan, info tugas yang akan dilakukan, kebutuhan pelanggan dan informasi lainnya.
Selanjutnya, Anda melakukan konfirmasi ke tim product development, apakah mereka bersedia dan mampu membuatnya atau tidak. Apabila tim menyanggupi pekerjaan tersebut, WO yang sudah dibuat dapat diberikan ke tim development.
Setelah beberapa waktu, tim berhasil menyelesaikan pekerjaan, membuat dokumen timeline dan mengisi formulir penyelesaian WO.
Dengan cara tersebut, perusahaan Anda akan lebih mudah untuk menyelesaikan permasalahan pelanggan, meningkatkan kepuasan mereka dan sukses menyelesaikan WO.
3 Cara Membuat Proses Work Order Menjadi Lebih Baik
Salah satu keuntungan memiliki WO yang detail dan jelas adalah dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. Bayangkan jika WO yang dibuat tidak jelas, Anda dan perusahaan dapat kehilangan waktu dan uang.
Jadi, memang penting bagi perusahaan dalam memahami cara membuat proses kerja yang lebih baik untuk mengurangi risiko dan menyederhanakan work flow. Apa saja cara yang dapat dilakukan?
Investasi di Software
Berinvestasi di software work order akan memberikan Anda kemudahan untuk mengelola proses kerja menjadi lebih efisien. Dengan software, karyawan dapat mengirim WO dalam hitungan detik. Anda pun tidak perlu bersusah payah membuat dan menjadwalkan WO.
Dengan software WO, Anda akan mengelola data, mendelegasikan dan melakukan approval di dalam satu sistem.
Software akan menyajikan data yang transparan sehingga dapat memberikan informasi lebih detail ke manager Anda seperti bagaimana progress WO, perubahan, update dan mengetahui apakah sudah selesai atau belum.
Baca Juga: MASERP: ERP Terbaik dengan Fitur Lengkap dan Terpercaya
Gunakan Mobile Device untuk Menyelesaikan Work Order
Memakai tools yang dapat dipakai di smartphone dan tablet memudahkan tim Anda membuat dan tracking WO kapan saja dan dari mana saja. Ini tentu akan menghemat waktu tim Anda tanpa perlu membuka komputer di kantor. Mereka pasti akan lebih efisien dan produktif.
Kumpulkan Data dan Buat Prioritas Work Order
Data atau informasi yang salah tidak akan membantu Anda menyelesaikan tugas dengan baik karena pasti data tersebut tidak bisa diolah atau diproses. Sebagai contoh, karyawan Anda ada yang meminta proses produksi dan manager produksi mendapatkan data yang salah, tentu ini akan membuang waktu dan biaya.
Anda pasti tahu bahwa tidak mungkin mengelola semua WO sekaligus. Jadi pastikan buat prioritas WO sesuai dengan waktu yang sudah dijadwalkan agar tidak menimbulkan kerugian.
Fitur Work Order di MASERP
MASERP sebagai software enterprise yang memiliki fitur work order sangat dibutuhkan oleh bisnis manufaktur. Fitur ini terintegrasi dengan persediaan barang, gudang, sales order, dan customer. Anda dapat membuatnya langsung di awal proses produksi dan melalui sales order.
Salah satu keunggulan dari penggunaan software ERP adalah Anda tidak perlu lagi melakukan double input. Di form WO MASERP pun, juga seperti itu. Ketika Anda sudah membuat BoM sebelumnya, maka saat memilih kode BoM akan langsung terisi otomatis semua kolomnya di WO.
Agar dapat melihat history maupun progress dokumen WO, Anda perlu mengisi tanggal WO saat dibuat, selain itu juga mencegah WO melebihi deadline.
Anda dapat mengakses fitur Work Order di modul Manufacturing, lalu klik +Tambah untuk dapat membuat dokumen work order (WO) baru.
Anda ingin membuat WO tetapi belum membuat BoM? Jangan khawatir, Anda tetap bisa membuat WO, sekalipun Anda tidak ingin menarik salah satu BoM yang sudah ada.
Anda dapat mengosongkan kode BoM, mengisi tanggal dan quantity WO. Ketika menambahkan item baru, isikan dengan tipe barang, gudang, kode barang dari item bahan baku/bahan setengah jadi, quantity WO dan satuan barang tersebut.
Di MASERP, Anda dapat membuat WO berdasarkan Sales Order (SO). Jika Anda membuat atau memproduksi barang berdasarkan pesanan, maka fitur ini sangat cocok untuk Anda gunakan. Berikut cara membuat WO dari SO:
Baca Juga: Software Inventory Terbaik: Fitur Inventory MASERP yang Terintegrasi
Kesimpulan
Kegiatan produksi di perusahaan manufaktur umumnya dapat berjalan lancar dan efisien karena mereka menggunakan software yang membantu dalam operasional sehari-hari. Dari mulai pencatatan, pengelolaan dan pelaporan bahan baku sampai barang jadi dapat diolah menggunakan satu software saja yaitu software ERP.
MASERP sebagai salah satu vendor ERP sejak 1984 memiliki berbagai modul yang saling terintegrasi, salah satunya modul manufaktur.
Tidak hanya dapat diandalkan oleh perusahaan manufaktur, MASERP juga dapat digunakan oleh berbagai industri seperti distributor, perkebunan, food and beverage, dan masih banyak lagi.
Penggunaan software ERP untuk perusahaan tentu saja akan mendapatkan banyak keuntungan walaupun Anda harus mengeluarkan banyak anggaran di awal. Anda tidak perlu lagi membeli software untuk tiap departemen karena ERP sudah terintegrasi dengan departemen lain, software ERP memiliki fitur hak akses sehingga tidak semua user dapat mengakses semua fitur di dalamnya, Anda dapat memonitor dan menginput data di mana saja dan kapan saja tanpa perlu buka komputer kantor, pembuatan laporan pun cepat karena tinggal pilih laporan dan tanggal yang Anda inginkan, dan masih banyak lagi.
Yang membedakan MASERP dengan vendor lain adalah MASERP dapat dicustom sesuai dengan workflow bisnis Anda. Apabila Anda memiliki kendala dan ingin beralih ke software ERP, segera hubungi konsultan ahli kami untuk mendapatkan solusi dan demo program MASERP. Free konusltasi!