ERP atau enterprise resource planning merupakan software penting untuk bisnis dan pengambilan keputusan berbasis data. Semua proses bisnis yang berulang dapat terotomatisasi dengan software ERP. Menggunakan ERP adalah hal yang masuk akal untuk setiap bisnis yang perlu memanfaatkan kemajuan teknologi agar pekerjaan menjadi lebih efisien, meningkatkan kepuasan pelanggan dan menghentikan software lokal yang sudah tidak trend saat ini. SaaS ERP merupakan bagian dari ERP cloud.
Produk software cloud saat diimplementasikan sebagai sistem multi-tenant (banyak penyewa), dikatakan sebagai software-as-a-service. Seperti produk SaaS lainnya, SaaS ERP dikelola oleh vendor software. Ini terutama menggunakan model multi-tenant, yang artinya pelanggan vendor berbagi satu software dan menggunakan infrastruktur yang sama.
Artikel di bawah ini akan mengulas lengkap mengenai software ERP SaaS, dari bagaimana biayanya, implementasinya, apa saja kelebihan dan kekurangannya, dan apa bedanya dengan on-premise ERP? Yuk simak bahasannya di bawah ini!
Biaya SaaS ERP
Seperti namanya, SaaS ERP merupakan layanan berlangganan dimana vendor akan menagih biaya kepada pelanggannya secara bulanan atau tahunan. Anggaran untuk software lebih rendah dengan SaaS ERP. Biaya yang dikeluarkan lebih hemat karena tidak perlu membeli hardware untuk menjalankan sistemnya, bisnis pun tidak perlu tim IT yang besar untuk memelihara dan mengamankan software atau data center untuk menampung data.
Banyak vendor SaaS membebankan biaya per user, sementara ada juga yang menawarkan harga berlevel berdasarkan perusahaan dan sumber daya (resources) yang dibutuhkan. Seiring dengan berkembangnya perusahaan di waktu mendatang, perusahaan akan membutuhkan lebih banyak pengguna (user) dan modul.
Pertimbangan lainnya adalah kecepatan software saat digunakan, sehingga tidak akan mengalami banyak kendala dalam operasional bisnis sehari-hari.
Baca Juga: Lengkap! Harga dan Fitur 7 Software ERP Terbaik di Indonesia
Implementasi SaaS ERP
Umumnya, sistem SaaS ERP akan berjalan lebih cepat dibandingkan harus memulai dari awal dengan software on-premise karena tidak perlu mempersiapkan server atau konfigurasi dengan komputer dan smartphone yang diperlukan untuk mengakses ERP.
Selain itu, untuk integrasi sistem pelengkap seperti CRM jauh lebih mudah dengan sistem berbasis cloud, terlebih lagi jika berasal dari vendor yang sama.
Migrasi data menjadi salah satu tantangan, baik dalam implementasi sistem SaaS baru, berpindah antar sistem SaaS, atau mengintegrasikan software on-premise dengan cloud ERP. Kecuali jika bisnis Anda masih berskala kecil yang data pelanggan dan transaksi keuangannya masih dalam jumlah yang sedikit, Anda bisa menghemat waktu dan tenaga. Kalau Anda berencana untuk menghubungkan sistem yang berbeda, bisa menanyakan mengenai API yang tersedia di sistem ERP vendor.
Baca Juga: 6 Langkah Implementasi ERP Lengkap dan Anti Gagal
Kelebihan SaaS ERP
Ada beberapa alasan mengapa SaaS ERP kian terkenal digunakan banyak perusahaan. Sistem ini menawarkan manfaat cloud ERP di dalamnya. Berikut ini beberapa keuntungan SaaS ERP dibandingkan ERP on-premise:
- Fungsionalitas yang sangat lengkap untuk fungsi bisnis utama seperti akuntansi, inventory, penjualan dan manajemen pelanggan.
- Tidak perlu melakukan konfigurasi server atau membeli infrastruktur tambahan seiring pertumbuhan bisnis.
- Ada upgrade otomatis oleh vendor (biasanya beberapa kali dalam setahun) sehingga semua user juga update dengan fitur terbaru.
- Keamanan data dan pekerjaan user dijamin privasinya.
Kelemahan SaaS ERP
Tidak semua sistem bersifat sempurna, pasti ada kelemahannya. Berikut ini kelemahan dari sistem SaaS ERP bagi beberapa perusahaan:
- Vendor ERP mungkin tidak dapat memfasilitasi perusahaan yang memiliki standar peraturan dan kepatuhan yang ketat atau terlalu spesifik terkait data dan keamanannya.
- Harus ada sedikit modifikasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang unik atau spesifik.
- Biaya berlangganan bulanan bertambah seiring waktu dan akan meningkat seiring pertumbuhan bisnis. Data dan user pun akan bertambah lebih banyak. Biaya ini bersifat biaya operasional dan dapat diprediksi selama perusahaan dapat mengontrolnya.
SaaS ERP dan On-premise ERP
Walaupun ERP on-premise dan SaaS memiliki perbedaan dalam banyak hal, tetapi keduanya memiliki tujuan yang sama yaitu membuat satu database yang terintegrasi dengan seluruh informasi dan proses bisnis.
Tergantung dari jenis bisnisnya, ERP dapat menarik data terkait akuntansi, sumber daya manusia (HRD), manajemen supply chain, penjualan, e-commerce, marketing dan customer relationship management (CRM). Beberapa atau mungkin semua fungsi tersebut adalah bagian dari sistem SaaS itu sendiri.
On-premise ERP diinstal di server milik perusahaan. Perusahaan Anda sebagai pelanggan biasanya akan membayar biaya lisensi satu kali (license subscription) dalam jumlah besar dan biaya maintenance software per tahun.
Keuntungan SaaS lainnya yaitu dapat dihost dan dikelola oleh vendor software. Beberapa software memadukan ERP cloud dan on-premise, atau hybrid seperti MASERP. Kalau internet di kantor Anda mati, Anda tetap dapat mengakses software ERP di kantor karena data tersimpan di server dan akan update otomatis saat internet kembali menyala.
Baca Juga: MASERP: ERP Terbaik dengan Fitur Lengkap dan Terpercaya
Kesimpulan
ERP dikatakan sebagai software-as-a-service adalah ketika produk software cloud diimplementasikan sebagai sistem multi-tenant (banyak penyewa) tetapi masih dalam sistem infrastruktur yang sama. Biaya yang dikeluarkan umumnya per bulan atau per tahun, tergantung dari berapa banyak user dan besar perusahaan.
Beberapa keuntungan dari SaaS ERP antara lain lengkapnya modul fungsionalitas, tidak perlu tambahan infrastruktur, user akan mendapatkan update software terbaru secara berkala dan keamanan data terjamin. Sedangkan kelemahannya kalau perusahaan Anda memiliki peraturan dan kepatuhan yang spesifik mungkin tidak dapat difasilitasi, membutuhkan modifikasi kalau jenis bisnis Anda spesifik dan unik, dan biaya subscription akan bertambah seiring pertumbuhan bisnis.
Sistem ERP membutuhkan investasi yang tidak murah, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional, memakai software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Yang membedakan MASERP dengan vendor lain, MASERP dapat dikustomisasi sesuai dengan bisnis flow perusahaan Anda dan dapat juga diintegrasi dengan software lain. Biarkan software yang beradaptasi dengan bisnis flow Anda, bukan Anda yang mengikuti flow software.
Ingin mengetahui lebih banyak tentang software MASERP? Langsung saja konsultasikan apa yang Anda butuhkan kepada konsultan ahli kami sekarang. Gratis!
