Kalau Anda pernah melihat toko retail atau gudang yang selalu memiliki stok barang cukup, tanpa kelebihan atau kekurangan, bisa dipastikan mereka memiliki sistem replenishment yang tepat. Replenishment sangat erat hubungannya dengan manajemen inventory.
Anda baru mendengar istilah replenishment dan ingin mengetahui lebih lanjut untuk membuat proses inventory lebih baik? Artikel ini akan membahas pentingnya replenishment dalam manajemen inventory dan cara membuat sistem replenishment yang efektif. Yuk, dibaca sampai habis!
Apa Itu Replenishment?
Replenishment dalam bahasa Indonesia bisa disebut dengan “pengisian ulang”. Replenishment adalah proses menjaga tingkat stok barang agar selalu berada di level yang optimal. Jadi, replenishment ini tidak hanya sekadar mengisi stok bila sudah habis, tetapi juga memastikan jumlah stok selalu sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Bayangkan saja, Anda memiliki toko online yang menjual produk skincare. Kalau stok moisturizer favorit pelanggan Anda tiba-tiba habis, bisa-bisa mereka pindah ke toko lain. Nah, replenishment ini dapat membuat Anda mengantisipasi hal-hal seperti itu dengan cara mengatur kapan harus pesan barang baru dan berapa banyak yang harus dipesan.
Proses replenishment ini tidak hanya berlaku untuk bisnis retail, tetapi juga manufaktur, grosir, bahkan bisnis jasa yang membutuhkan supply barang pendukung. Bila proses replenishment tepat, Anda bisa memastikan operasional bisnis berjalan lancar tanpa ada gangguan stok dan kehilangan pelanggan.
Jenis-Jenis Replenishment
Anda perlu mengetahui dan memahami bahwa replenishment ada beberapa cara yang bisa dipilih tergantung kebutuhan bisnis. Berikut ini beberapa jenis replenishment yang paling umum:
Manual Replenishment
Manual replenishment adalah cara yang paling tradisional. Anda atau tim kamu harus secara manual mengecek stok yang ada, lalu memutuskan kapan harus pesan barang lagi dan berapa banyak yang harus dipesan.
Manual replenishment cocok untuk bisnis kecil yang volume transaksinya belum terlalu besar. Misalnya, Anda punya toko kelontong kecil, Anda bisa mengecek stok setiap minggu dan pesan barang sesuai kebutuhan.
Tetapi, sistem ini rentan terjadi human error, seperti lupa mengecek stok atau salah hitung jumlah barang. Proses manual juga memakan waktu lebih lama karena pencatatan dan perhitungan stok belum dilakukan digital.
Time-Based Replenishment
Time-based replenishment yaitu proses pengisian ulang berdasarkan jadwal tertentu. Misalnya, setiap minggu atau setiap bulan, Anda pesan barang baru. Ini adalah salah satu cara simpel, tetapi kurang fleksibel karena tidak selalu sesuai dengan permintaan pasar yang bisa saja naik atau turun.
Contohnya, kalau tiba-tiba ada lonjakan permintaan di tengah bulan, stok Anda bisa saja habis sebelum jadwal replenishment berikutnya. Sistem time-based cocok untuk bisnis yang memiliki permintaan stabil dan tidak banyak perubahan tren penjualan.
Demand-Based Replenishment
Demand-based replenishment adalah cara yang lebih canggih karena dilakukan berdasarkan permintaan aktual dari pelanggan. Anda dan tim tidak perlu menebak-nebak permintaan barang, Anda memiliki data historis dan prediksi permintaan untuk mengatur stok.
Misalnya, kalau Anda tahu produk A selalu laris di bulan Desember, Anda bisa siapkan stok lebih banyak di bulan itu. Cara demand-based ini lebih akurat dan dapat mengurangi risiko overstocking atau stockout. Namun, perlu diingat ya, Anda memerlukan data yang lengkap dan akurat mengenai penjualan dan inventory agar prosesnya bisa berjalan dengan baik.
Vendor-Managed Inventory (VMI)
Cara berikutnya adalah vendor-managed inventory yaitu supplier atau vendor mengatur replenishment untuk bisnis Anda. Supplier dan vendor akan mengecek stok dan mengirim barang sesuai kesepakatan. Cara ini cocok untuk Anda yang ingin fokus ke hal lain dan tidak mau pusing mengatur stok barang.
Misalnya, Anda memiliki toko bahan bangunan dan supplier Anda mengirim semen atau cat secara rutin tanpa perlu Anda pesan terlebih dahulu. Sistem vendor-managed inventory membutuhkan kepercayaan tinggi terhadap supplier karena Anda tidak memiliki kontrol penuh atas stok.
Automated Replenishment
Automated replenishment adalah tipe yang paling modern dan efisien. Sistem replenishment otomatis biasanya terintegrasi dengan software ERP atau manajemen inventory. Jadi, begitu stok mencapai level tertentu, sistem langsung mengirim pesanan ke supplier tanpa perlu menghitung stok manual terlebih dahulu.
Misalnya, stok kaos hitam di gudang Anda tinggal 10 pcs, sistem langsung mengirim notifikasi ke supplier untuk mengirim barang baru. Sistem ini dapat mengurangi risiko human error dan membuat proses lebih efisien.
Kenapa Replenishment Penting dalam Manajemen Inventory?
Replenishment itu seperti jantungnya manajemen inventory. Tanpa sistem replenishment yang baik, bisnis Anda dapat menghadapi banyak masalah. Ini dia beberapa alasan kenapa replenishment itu penting banget:
Tidak Ada Lagi Stok Kosong (Stockout)
Stok kosong seperti mimpi buruk untuk bisnis apa pun. Pelanggan dapat kecewa dan berpindah ke kompetitor kalau Anda tidak memiliki stok yang mereka cari.
Kalau Anda memiliki toko online, stok yang selalu tersedia dapat menambah kepercayaan pelanggan dan membuat mereka balik lagi untuk berbelanja (repeat order). Stok kosong juga bisa membuat Anda kehilangan revenue yang seharusnya bisa didapatkan.
Menghindari Overstocking
Selain stok kosong, overstocking juga dapat membuat bisnis rugi. Barang yang tidak laku bisa kadaluarsa atau rusak, apalagi kalau produknya memiliki masa kadaluarsa seperti makanan atau obat-obatan.
Replenishment memudahkan Anda mengatur stok agar tidak ada stok terlalu banyak di gudang. Bila stok dapat dikelola dengan cara yang tepat, Anda dapat mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kerugian karena banyak barang yang tidak terjual.
Optimalisasi Biaya
Fakta menarik lainnya mengenai pentingnya replenishment dalam bisnis yaitu Anda dapat mengurangi biaya penyimpanan dan transportasi. Anda tidak perlu menyewa gudang yang terlalu besar atau sering mengirim barang karena stok selalu dalam nilai aman.
Kalau Anda dapat mengelola replenishment dengan baik, Anda dapat memesan barang dalam jumlah yang lebih besar sekaligus, yang biasanya lebih murah dari segi biaya pengiriman.
Kepuasan Pelanggan Meningkat
Pelanggan senang kalau barang yang mereka cari selalu tersedia. Anda bisa memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih konsisten bila dapat mengimplementasikan sistem replenishment yang tepat.
Misalnya, Anda punya toko elektronik, pelanggan pasti bakal senang kalau produk yang mereka cari selalu ready stock. Ini dapat meningkatkan loyalitas pelanggan dan membuat mereka balik lagi buat berbelanja.
Data-Driven Decision Making
Replenishment yang baik biasanya memakai data untuk mengambil keputusan. Jadi, Anda tidak hanya menebak-nebak lagi, tapi benar-benar mengerti kapan harus memesan dan berapa banyak barang yang dipesan. Data history dan prediksi permintaan memudahkan Anda mengambill keputusan yang lebih akurat dan mengurangin risiko kesalahan.
Tips Terbaik untuk Replenishment Inventory
Nah, sekarang Anda sudah memahami apa itu replenishment dan kenapa itu penting. Tapi, gimana cara membuat sistem replenishment yang efektif? Ini dia tips-tipsnya:
Pakai Software ERP
Software ERP (Enterprise Resource Planning) dapat menjadi solusi terbaik untuk mengelola replenishment. Sistem ERP dapat mengotomatisasi banyak proses, mulai dari mengecek stok hingga mengirim pesanan ke supplier.
Sistem ERP membantu menghemat waktu kerja dan membuat kerja lebih efisien. Sistem ERP memiliki fitur yang mendukung inventory seperti multi gudang, notifikasi stok habis, analisa data inventory, laporan inventory, dan masih banyak lagi.
Analisis Data Historis
Data adalah kunci untuk replenishment yang efektif. Analisis data penjualan dan permintaan sebelumnya membuat prediksi kebutuhan stok di masa depan. Semakin akurat datanya, semakin baik replenishment-nya. Bila Anda mengetahui produk tertentu selalu laris di musim tertentu, Anda dapat menyiapkan stok lebih banyak di periode tersebut.
Tentukan Safety Stock
Safety stock adalah stok tambahan yang disiapin untuk jaga-jaga kalau ada lonjakan permintaan atau delay pengiriman. Tentukan safety stock yang sesuai dengan karakteristik bisnis Anda. Misalnya, Anda menjual produk musiman, safety stock yang lebih besar bisa membantu Anda mengatasi lonjakan permintaan.
Jalin Hubungan Baik dengan Supplier
Supplier yang reliable itu penting untuk proses replenishment. Pastikan Anda memiliki hubungan baik dengan supplier agar proses pengiriman barang selalu lancar. Jika ada masalah dengan pengiriman, supplier yang baik akan memberikan solusi cepat untuk mengatasi masalah itu.
Monitor dan Evaluasi Berkala
Replenishment inventory bukan sesuatu yang statis. Selalu monitor dan evaluasi sistem Anda secara berkala. Apakah masih efektif? Apa ada yang perlu diimprovisasi? Jangan ragu untuk membuat perubahan jika diperlukan. Misalnya, Anda menemukan pola permintaan yang berubah, Anda bisa adjust sistem replenishment sesuai dengan perubahan itu.
Kesimpulan
Replenishment tidak hanya sekadar mengisi stok, tetapi juga tentang mengatur inventory agar bisnis Anda dapat berjalan lebih efisien dan efektif. Sistem replenishment yang tepat dapat menghindari masalah bisnis seperti stok kosong atau overstocking, sekaligus meningkatkan kepuasan pelanggan.
Nah, bila saat ini Anda mencari cara replenishment lebih gampang, pertimbangkan untuk memakai software ERP seperti MASERP. Sistem ERP bakal membantu Anda mengotomatisasi banyak proses, dari mengatur stok hingga pesanan ke supplier. Jadi, Anda bisa fokus ke hal-hal lain yang lebih penting untuk perkembangan bisnis.
Segera konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dan dapatkan demo fitur MASERP dengan konsultan ahli kami sekarang dengan klik gambar di bawah ini, gratis!
