Untuk para pekerja sepertinya sudah cukup familiar dengan istilah reimbursement. Kegiatan reimbursement adalah kegiatan yang dilakukan sebagai bentuk klaim atas dana yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan.
Saat melakukan reimbursement maka karyawan dipersilahkan untuk mencatat apa saja yang menjadi pengeluaran yang menggunakan dana pribadi untuk kepentingan bisnis perusahaan.
Namun tentu saja perusahaan pun memiliki kebijakan dalam melakukan reimbursement yaitu untuk transportasi, klaim kesehatan, dan masih banyak lagi yang lainnya. Ini dilakukan tentu saja untuk tetap menjaga stabilitas ekonomi perusahaan.
Akan tetapi setiap karyawan memiliki anggaran yang berbeda untuk reimbursement tergantung dari posisi atau jabatannya. Intinya secara garis besar, reimbursement adalah untuk mengganti uang karyawan yang digunakan untuk kepentingan perusahaan itu sendiri.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini mari kita bahas lengkap mengenai reimbursement dan juga cara mengelolanya dengan baik.
Apa Itu Reimbursement?
Mungkin diantara Anda masih ada yang belum tahu mengenai reimbursement. Reimbursement adalah kompensasi yang diberikan oleh perusahaan untuk biaya yang sudah dikeluarkan oleh karyawan. Bisa dibilang reimbursement adalah uang ganti rugi atas pengeluaran pribadi karyawan.
Saat ada kebutuhan pengeluaran dan itu sifatnya untuk kepentingan perusahaan, maka diharuskan untuk menggunakan uang pribadi terlebih dahulu.
Setelah itu, nantinya pihak karyawan bisa mengajukan reimbursement kepada perusahaan. Namun hal ini tentu saja dengan beberapa persyaratan seperti harus ada bukti pembayaran, invoice, dan yang lainnya.
Apa Saja yang Bisa di Reimburse?
Tidak seluruh uang karyawan yang digunakan pribadi bisa di-reimburse oleh perusahaan. Tentu saja perusahaan memiliki kebijakannya masing-masing untuk hal ini. Maka dari itu, ada baiknya setiap karyawan perlu tahu mengenai kebijakan tersebut jika akan melakukan pengajuan reimbursement.
Nah, berikut ini adalah jenis-jenis pengeluaran yang bisa diajukan untuk reimbursement. Yuk, lihat ada apa saja!
Biaya Pengganti untuk Operasional Bisnis
Penggantian biaya bisnis biasanya bisa diajukan untuk reimbursement kepada pihak perusahaan. Contohnya seperti biaya pulsa untuk menghubungi klien, perlengkapan kantor, biaya kursus atau program pelatihan, dan masih banyak yang lainnya.
Jangan lupa untuk mencantumkan data yang lengkap saat mengajukan reimbursement seperti misalnya tanggal pengeluaran, total biaya, serta keterangan pengeluarannya digunakan untuk apa saja.
Biaya Perjalanan Bisnis
Biasanya karyawan pada jabatan tertentu akan diminta untuk melakukan perjalanan bisnis. Nah, dalam melakukan perjalanan bisnis tersebut tentunya Anda akan mengeluarkan uang untuk tiket pesawat, biaya transportasi, serta akomodasi lainnya selama dalam perjalanan bisnis.
Kondisi seperti ini bisa Anda ajukan untuk reimbursement kepada pihak perusahaan. Namun, ada juga perusahaan yang tidak menerapkan jenis reimbursement ini karena mereka biasanya sudah memberikan tunjangan transportasi kepada karyawannya.
Biaya Kesehatan
Beberapa perusahaan juga menyediakan fasilitas kesehatan untuk karyawannya untuk biaya kesehatan, perawatan, atau obat-obatan.
Tapi ada juga yang memberikannya berupa tunjangan BPJS atau asuransi kesehatan kepada para karyawannya.
Baca Juga : Payroll Adalah Sistem Modern untuk Penggajian Karyawan
Bagaimana Cara Mengajukan Reimbursement?
Setelah Anda tahu apa saja jenis dari reimbursement itu, lalu bagaimana tahap untuk mengajukannya? Berikut ini adalah tips untuk mengajukan reimbursement.
Persiapkan Dokumen yang Diperlukan
Langkah pertama yang perlu kamu lakukan adalah mempersiapkan semua dokumen yang diperlukan sebelum mengajukan reimbursement. Dokumen tersebut bisa berupa bukti pembayaran, invoice, dan lainnya.
Pastikan bukti-bukti tersebut jangan sampai hilang sampai kamu akan mengajukan reimbursement. Oh iya, pastikan juga jika dokumen tersebut asli dan bukan salinan palsu. Simpan semua dokumen tersebut dengan rapi agar saat dibutuhkan mudah dicari.
Jangan Menunda Reimbursement
Seringkali Anda lupa untuk mengajukan reimbursement dan hal ini perlu dihindari. Sebaiknya lakukan proses reimbursement secepat mungkin dan tidak berlama-lama. Hal ini penting karena perusahaan tentu saja memiliki prosedur yang lama untuk memproses pengajuan dari karyawan lainnya.
Untuk itu jangan menunda-nunda pengajuan, apalagi sampai melewati batas waktu yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Jika dilakukan secepatnya, maka ini bisa juga untuk meminimalisir hilangnya bukti pembayaran Anda.
Memahami Syarat dan Prosedur Reimbursement
Seperti yang sempat dibahas di atas, Anda perlu memahami syarat dan prosedur perusahaan Anda dalam hal reimbursement. Cari tahu syaratnya dan apa saja ketentuannya, setelah itu barulah mengajukan reimbursement.
Cek Kembali Apa yang Akan Diajukan
Lakukan pengecekan ulang sebelum Anda mengajukan reimbursement. Jangan lupa juga untuk menghitung ulang dan pastikan tidak ada yang terlewat. Hindari juga double bukti klaim yang sifatnya tidak berkaitan dengan operasional perusahaan.
Hitung Pengembalian Dana yang Sudah Dibayar
Setelah proses reimbursement Anda disetujui dan dibayarkan oleh perusahaan, coba hitung kembali dana tersebut. Jika jumlahnya kurang, maka Anda bisa meminta kepada pihak perusahaan dengan disertai bukti pembayaran yang ada.
Cara Mengelola Reimbursement Perusahaan
Berikut ini adalah cara mengelola reimbursement yang bisa diterapkan pada perusahaan.
Membuat Kebijakan Proses Penggantian Biaya
Buat kebijakan yang mudah untuk bisa diikuti oleh para karyawan dan juga mudah dalam penyampaiannya. Ini termasuk syarat, prosedur, dan jangka waktu dari tanggal dilakukannya transaksi sampai proses pengajuan.
Buatlah kebijakan secara detail agar karyawan tahu hal-hal apa saja yang bisa di-reimburse dan mana yang tidak.
Menentukan Biaya Apa Saja yang Bisa Diklaim
Buat kebijakan secara terperinci dan detail mengenai apa saja biaya yang bisa diklaim dan yang tidak.
Menetapkan Kebijakan Tanggal Pengajuan
Dengan adanya kebijakan ini, sebaiknya tentukan tanggal pengajuan paling lambat atau mengajukan klaim paling lambat seminggu sebelum penggantian dana. Sehingga cara ini bisa memberikan waktu kepada perusahaan untuk mengecek bukti klaim dan memastikan karyawan sudah mengikuti aturan tersebut.
Saat buktinya kurang lengkap, maka bisa langsung diinformasikan agar dana tersebut bisa diproses.
Bayar Penggantian dalam Jangka Waktu Tertentu
Jangan lupa untuk memberikan informasi yang jelas kepada karyawan mengenai waktu untuk menerima pembayaran. Berikan juga informasi pembayarannya, baik itu secara tunai, transfer, atau cek.
Hal ini dilakukan agar seluruh prosesnya bisa berjalan dengan baik dan lancar.
Kesimpulan
Demikian penjelasan lengkap mengenai reimbursement. Berdasarkan apa yang sudah dibahas, bisa disimpulkan jika reimbursement adalah suatu pemberian kompensasi yang diberikan oleh pihak perusahaan untuk pengeluaran yang dikeluarkan secara pribadi oleh karyawan.
Baik karyawan atau perusahaan harus sama-sama melakukan bukti pencatatan reimbursement secara transparan dan lengkap. Hal ini dilakukan agar nantinya pencatatan keuangan bisa dilakukan secara rapi.
Untuk membantu Anda melakukan pencatatan keuangan sampai membuat laporan keuangan, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari MASERP.
Menggunakan software akuntansi ini akan memudahkan Anda dalam proses akuntansi, seperti klaim biaya, laporan laba rugi, sampai dengan laporan keuangan. Untuk itulah software akuntansi seperti ini sangat diperlukan untuk membuat aktivitas bisnis Anda di perusahaan menjadi lancar.
Jika ingin mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
Baca Juga : Mengenal Leadership Skill
