Dalam bisnis, purchase quotation berada dalam proses pembelian. Umumnya, apabila supplier memiliki harga tetap, tidak perlu ada penawaran harga. Purchase quotation adalah dokumen yang diberikan supplier kepada pembeli untuk menawarkan barang atau jasa dengan harga tertentu dan dalam kondisi tertentu.
Quotation digunakan untuk memberi tahu calon pembeli berapa harga barang atau jasa sebelum mereka berkomitmen untuk membeli. Apabila Anda memiliki banyak transaksi pembelian setiap harinya, pasti akan kewalahan jika harus membuatnya secara manual. Salah satu solusinya adalah menggunakan sistem yang dapat mengefisiensikan proses tersebut. MASERP memiliki fitur purchase request dan purchase quotation untuk memudahkan Anda menjalankan aktivitas pembelian dari supplier. Simak detailnya di bawah ini!
Pengertian Purchase Quotation
Purchase quotation adalah dokumen yang berisi informasi pembelian yang dibuat oleh vendor atau supplier untuk barang atau jasa yang nantinya ingin Anda beli. Dokumen ini berisi informasi harga yang ditawarkan dari supplier.
Anda dapat membuat purchase quotation ketika ingin membeli barang dan mengirimnya ke vendor. Ketika Anda sudah menerima informasi dari vendor mengenai harga dan tanggal pengiriman, Anda dapat memasukkan informasi ini ke dalam purchase quotation. Dengan cara ini, Anda dapat menyimpan history proses pengadaan secara lengkap dalam sistem.
Apabila semua informasi harga dari beberapa vendor sudah Anda peroleh, Anda dapat memilih vendor dengan harga penawaran yang terbaik untuk lanjut ke pesanan pembelian (purchase order).
Penggunaan quotation membantu Anda mengurangi biaya yang tidak dibutuhkan, meningkatkan kualitas barang yang Anda beli karena Anda memiliki perbandingan kualitas barang dari beberapa vendor, dan membuat pengiriman barang menjadi lebih cepat dan tepat waktu.
Dengan mengirimkan quotation ke klien, supplier sudah memiliki komitmen untuk harga yang ditawarkan. Quotation sangat berbeda dari estimasi harga, karena estimasi tidak bersifat mengikat. Karena quotation bersifat mengikat, maka quotation harus mempertimbangkan semua biaya yang berhubungan dengan barang atau jasa tersebut dan dihitung dengan markup agar bisnis dapat memperoleh keuntungan.
Informasi di quotation umumnya lebih detail, termasuk pajak/PPN, biaya material, tenaga kerja, dan lain-lain. Termasuk juga waktu kapan jasa akan selesai atau kapan barang akan dikirimkan.
Quotation juga memiliki jangka waktu berlakunya (setelah jangka waktu berakhir, quotation baru akan dibuat lagi), serta perubahan harga karena penyesuaian pada faktur asli.
Baca Juga: Perbedaan Purchase Order (PO) dan Purchase Quotation (PQ)
Modul Supplier dan Pembelian di MASERP
Fitur permintaan pembelian (purchase request), penawaran pembelian (purchase quotation) dan pesanan pembelian (purchase order) berada di modul Supplier dan Pembelian. Modul ini dibutuhkan oleh berbagai industri yang memiliki supplier sebagai bagian dari bisnisnya untuk pengadaan barang. Bisnis manufaktur dan distribusi pun membutuhkan modul ini.
Fitur Purchase Request
Transaksi permintaan pembelian (purchase request) dibuat sebelum penawaran pembelian (purchase quotation) dan biasanya hanya untuk keperluan internal saja. Apabila dokumen ini sudah terbit, sifatnya tidak mempengaruhi persediaan barang. Perlu Anda ketahui, belum tentu barang-barang yang diminta di permintaan pembelian akan dipesan semua di pesanan pembelian (purchase order).
Untuk membuat purchase request, Anda dapat klik “+Tambah” lalu dapat mengisi field di dokumen tersebut.
- No. otomatis: dibuat di Master Auto Number.
- No. permintaan: nomor transaksi yang diperlukan.
- Tanggal permintaan: tanggal saat Anda menginput permintaan pembelian.
- Departemen: pilih departemen yang membutuhkan.
- Gudang: pilih gudang yang akan menjadi tempat barang tersebut diterima.
- Kode barang: pilih kode barang yang akan dibuat purchase request-nya.
- Nama barang: field ini akan terisi otomatis setelah Anda memilih kode barang di poin sebelumnya.
- Quantity: jumlah barang yang dibutuhkan.
- U/M (unit): satuan barang yang akan dibeli.
- Tanggal perlu: tanggal barang tersebut diperlukan, agar pengiriman tidak melewati waktu tersebut.
Semua permintaan pembelian yang sudah Anda buat akan tersimpan di Daftar Permintaan Pembelian, dengan fitur ini Anda dapat menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi kerja karena Anda hanya perlu mencari dokumen permintaan pembelian di satu tempat saja. Di fitur ini, Anda dapat memilih permintaan pembelian berdasarkan nomor permintaan dan tanggal permintaan.
Fitur Purchase Quotation
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, purchase quotation adalah dokumen yang berisi daftar barang pembelian lebih detail karena sudah memiliki informasi harga beli, syarat bayar, jumlah barang dan harga, hingga ongkos angkut yang nantinya perlu dibayarkan.
Beberapa keuntungan dari pembuatan purchase quotation secara digital adalah Anda tidak perlu lagi mencari dokumen di tumpukan kertas, Anda dapat menghemat waktu karena tidak perlu double input (sudah mengisi data master terlebih dahulu), Anda mengetahui history data, lebih aman karena ada hak akses dan hak approval, dan masih banyak lagi.
- Departemen: pilih departemen yang melakukan pembelian.
- Proyek: pilih proyek yang memerlukan pembelian barang ini.
- Supplier: pilih supplier yang diinginkan, daftar supplier ini dibuat di Master Supplier.
- No. purchase request: pilih daftar permintaan pembelian yang sudah dibuat sebelumnya.
- No. purchase quotation: isi dengan nomor purchase quotation yang dibutuhkan.
- Tanggal quotation: pilih tanggal saat Anda menginput purchase quotation.
- Syarat bayar: berisi syarat bayar berupa cash maupun kredit (dalam hari, minggu maupun bulan).
- Alamat pengiriman: isi dengan alamat tujuan pengiriman secara lengkap.
- Kode barang: pilih kode barang yang akan dibuat purchase quotation-nya.
- Quantity: jumlah barang yang akan dipesan.
- U/M: berisi satuan barang yang dipesan ke supplier.
- Harga beli: wajib diisi untuk mendapatkan patokan perbandingan harga dari tiap supplier.
- Discount: discount untuk tiap barang, dapat berupa persentase atau diskon per barang.
- Jumlah: total harga untuk tiap barang setelah diberikan diskon. Otomatis terisi setelah Anda mengisi quantity dan harga beli.
- Diskon 1 dan 2: diskon untuk transaksi pembelian.
- Ongkos angkut: nilai ongkos angkut barang yang dibeli.
Perbandingan Purchase Quotation
Salah satu keunggulan MASERP adalah dapat membandingkan purchase quotation yang Anda dapatkan dari supplier untuk mendapatkan harga beli terbaik. Caranya adalah:
- Tarik nomor purchase request, maka akan keluar data purchase quotation beserta harga yang akan dibandingkan dengan purchase quotation lainnya di sistem MASERP.
- Setelah itu, klik “Harga Terendah” dan akan otomatis muncul harga yang paling murah setelah dibandingkan. Checklist dapat dilakukan secara manual dan dapat juga dipilih lebih dari satu sesuai dengan kebutuhan user.
Baca Juga: Rekomendasi Software Supplier Management Terlengkap
Kesimpulan
MASERP merupakan software ERP yang sudah melayani ribuan perusahaan sejak tahun 1984, tidak hanya modul pembelian saja yang ada di dalamnya, tetapi juga berbagai modul yang dibutuhkan oleh operasional perusahaan sehari-hari seperti penjualan, keuangan, inventory, aset tetap, manufaktur, project management, pajak, 300+ laporan keuangan siap cetak, chart progress bisnis Anda, dan masih banyak lagi.
Dengan menggunakan software ERP, perusahaan Anda tidak perlu lagi membeli software berbeda untuk tiap departemen karena semuanya sudah berada dalam satu sistem. Semua data pun terpusat dan saling terintegrasi, sehingga tidak memakan waktu lama untuk mencari data yang dibutuhkan antar departemen. Kegiatan kerja yang berulang pun bisa terotomatisasi sehingga karyawan akan merasa lebih efisien dan produktif.
Apakah Anda penasaran dengan software MASERP? Segera hubungi dan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda sekarang dengan konsultan ahli kami dengan klik gambar di bawah ini. Konsultasi tidak dipungut biaya alias gratis!
