Purchase order adalah biasa kita ketehaui dengan dokuman yang dibuat dalam menunjukan barang yang akan dibeli. Dokumen PO ini biasanya berisi informasi mengenai jumlah dan jenis barang yang dipesan oleh pelanggan, nama merek, SKU, ataupun nomer model tertentu harga per unit, tanggal pengiriman, lokasi pengiriman, alamat tagihan, hingga ketentuan pembayaran.
Dengan membuat purchase order, maka pelanggan telah berkomitmen untuk membeli barang/jasa sesuai kesepakatan dengan penjual. Jadi, PO adalah bukti pemesanan barang dari penjual kepada pelanggan. Kemudian, barang tersebut dikirimkan di masa mendatang. Sistem purchase order ini biasa diterapkan dalam bisnis. Berikut penjelasan mengenai purchase order.
Apa Itu Purchase Order (PO)?
PO atau purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli untuk diberikan kepada penjual. Dokumen tersebut memuat daftar barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli.
Dokumen PO juga berfungsi sebagai kontrak terkait barang atau jasa yang akan dibeli oleh pembeli. Karena pembeli umumnya menerima barang setelah mengirim PO dan sebelum menerima tagihan, maka dokumen ini berperan dalam melindungi penjual dari risiko barang tidak dibayar.
Baca Juga: Mengenal PO dan Rekomendasi Software Purchase Order
Fungsi Purchase Order
Banyak usaha kecil atau menengah yang memilih tidak menggunakan PO sebab menilai pembuatan purchase order adalah memperlambat alur transaksi. Alasan lainnya, pemilik merasa mempunyai hubungan dekat dengan vendor sehingga tidak dibutuhkan dokumen resmi seperti PO.
Akan tetapi, langkah tersebut cukup berisiko dan menyulitkan bisnis dalam jangka panjang. Saat sebuah usaha sudah makin berkembang, permasalahan mungkin muncul akibat kurang detail atau tidak terdokumentasinya pemesanan barang.
Walaupun pembuatan PO terasa rumit, tetapi dokumen pemesanan tersebut akan memberikan jaminan keamanan dari penipuan. Selain itu, kamu bisa mengamankan stok barang dengan harga yang diinginkan.
Untuk memahami lebih lanjut terkait pentingnya PO, mari simak detail fungsi purchase order bagi bisnis berikut ini:
Menghindari Kekeliruan Pesanan
Misalnya, kamu menerima kiriman pesanan barang, tetapi ternyata tidak sesuai dengan yang diharapkan. Sayangnya, kamu tidak memiliki dokumen tertulis yang dapat dijadikan rujukan untuk memeriksa kesesuaian pesanan tersebut.
Bayangkan repot dan sulitnya membereskan kekeliruan tersebut sebab bukan tidak mungkin vendor mengklaim barang tersebut sudah sesuai dengan pesanan yang kamu sampaikan secara lisan.
Mencegah Pesanan Ganda
Seperti yang telah disebutkan, PO berisi informasi terkait pesanan secara detail. Hal ini tentunya bermanfaat untuk mencocokkan dan mendata pesanan, terutama bila kamu memesan barang yang beragam dalam jumlah banyak.
Dengan adanya PO, kamu dapat memeriksa barang mana yang sudah dipesan dan dari pemasok mana. Jadi, kamu bisa mencegah risiko adanya pesanan ganda untuk barang yang sama.
Melacak Pesanan Masuk
Berkat informasi detail tentang pesanan barang yang tercantum di PO, kamu jadi bisa melacak pesanan yang sudah masuk. Kamu dapat memastikan jumlah pesanan sesuai, jenis barang tepat, harga sesuai perjanjian, dan seterusnya.
Dengan kata lain, PO juga berfungsi sebagai dokumen hukum untuk menyelesaikan perselisihan atau gap dalam transaksi. Hasilnya, inventori pun terkelola dengan baik.
Keuntungan dan Kekurangan PO
Purchase order adalah untuk melacak inventaris dan riwayat pembelian. Ditambah lagi, pembeli bisa memesan barang terlebih dahulu tanpa harus langsung membayar.
Pengiriman dengan PO juga cenderung lebih cepat, karena purchase order membantu menjadwalkan pengiriman saat pembeli membutuhkannya. Demikian pula untuk penjual, purchase order dapat membantu mereka untuk melacak inventaris, pesanan berulang, dan banyak lagi.
Selain itu, dokumentasi dengan purchase order akan mengikat pembeli untuk membayar setelah pesanan dipenuhi, sehingga memberikan ketenangan pikiran dan keamanan hukum kepada penjual. Sementara dari segi kekurangannya, PO bisa menambah dokumen tidak perlu jika pembelian yang dilakukan berada dalam kuantitas kecil.
Prosedur Pembuatan PO atau Pre Order
Selain memiliki format tersendiri, prosedur pembuatan PO juga tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa tahap pembuatan purchase order, antara lain:
- Daftar Permintaan
Sebelum pembelian dilakukan, permintaan internal perlu dibuat dan disetujui. Setelah persetujuan diterima pada tahap ini dari tim terkait, maka proses pembuatan pesanan pembelian dapat dimulai.
- Pembuatan Pesanan
Setelah permintaan disetujui, pembeli memulai komunikasi dengan vendor dan menyetujui spesifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan, harga, dan persyaratan pengiriman lainnya.
Pesanan pembelian kemudian dibuat yang menyebutkan semua detail yang disepakati.
- Konfirmasi/Persetujuan
Saat proses pesanan pembelian sedang berlangsung, vendor meninjau pesanan untuk memastikan semua detail telah didiskusikan. Jika semuanya sudah siap, vendor menerima pesanan. Mereka juga dapat menolak pesanan jika ada perbedaan, atau menandai masalah apa pun.
- Pengajuan
Karena salah satu tujuan mengikuti proses pesanan pembelian adalah untuk merampingkan pembelian, cara ini merupakan praktik yang baik bagi pembeli untuk mencatat atau mengajukan pesanan pembelian untuk referensi di masa mendatang.
- Pengiriman
Sebagai langkah selanjutnya dari proses pemesanan pembelian, vendor kemudian akan mengirimkan barang dan pembeli bisa memverifikasi apakah kualitas dan spesifikasinya sesuai dengan yang dibahas. Pemeriksaan kualitas ini membantu mengidentifikasi kekurangan apa pun sehingga vendor dapat segera diberi tahu.
- Penutup
Ini adalah langkah terakhir dalam proses pemesanan pembelian. Setelah pembeli puas dengan pesanan, pesanan pembelian dikirim untuk penutupan. Vendor lalu mengajukan faktur yang disetujui oleh tim keuangan pembeli. Setelah pembayaran diproses, pesanan ditutup untuk mengakhiri proses pesanan pembelian.
Kesimpulan
Ketika kamu menerima pesanan dan ternyata itu tidak sesuai dengan harapan, tetapi kamu tidak memiliki dokumen yang dapat digunakan sebagai rujukan.
Hal ini bisa menimbulkan salah paham antara kamu dengan pihak pemasok. Hubungan bisnis Anda dengan pemasok juga bisa terganggu. Risiko ini kecil kemungkinan terjadi bila kamu menggunakan purchase order (PO).
PO penting bagi bisnis sebab dokumen ini berisi informasi mengenai pesanan secara detail. Ini sangat berguna terutama jika kamu memesan barang yang berbeda dalam jumlah banyak. PO juga berperan sebagai kontrak antara kamu dengan pemasok sekaligus acuan ketika ada masalah yang timbul, misalnya jumlah pesanan yang tidak sesuai.
Sebagai solusi, perusahaan Anda dapat menggunakan software purchase order seperti MASERP. MASERP merupakan software ERP yang sudah melayani ribuan perusahaan sejak tahun 1984, tidak hanya modul pembelian saja yang ada di dalamnya, tetapi juga berbagai modul yang dibutuhkan oleh operasional perusahaan sehari-hari seperti penjualan, keuangan, inventory, aset tetap, manufaktur, project management, pajak, 300+ laporan keuangan siap cetak, chart progress bisnis Anda, dan masih banyak lagi.
Dengan menggunakan software ERP, perusahaan Anda tidak perlu lagi membeli software berbeda untuk tiap departemen karena semuanya sudah berada dalam satu sistem. Semua data pun terpusat dan saling terintegrasi, sehingga tidak memakan waktu lama untuk mencari data yang dibutuhkan antar departemen. Kegiatan kerja yang berulang pun bisa terotomatisasi sehingga karyawan akan merasa lebih efisien dan produktif.
Apakah Anda penasaran dengan software MASERP? Segera hubungi dan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda sekarang dengan konsultan ahli kami dengan klik gambar di bawah ini. Konsultasi tidak dipungut biaya alias gratis!
