Procurement adalah bagian penting dan transaksional dalam perusahaan selama perdagangan masih berjalan. Proses pemilihan dan pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan untuk operasional sehari-hari perusahaan harus dilakukan secara hati-hati dan tepat. Procurement (pengadaan) bertujuan untuk mendapatkan supplier yang dibutuhkan dengan biaya terendah, karena pengadaan dapat berdampak langsung pada keuntungan.
Untuk mengetahui lebih banyak mengenai procurement beserta jenis, tahapan umum dan perbedaannya dengan purchasing (pembelian), yuk baca artikel di bawah ini sampai habis!
Apa Itu Procurement?
Pengadaan adalah proses mendapatkan atau membeli barang atau jasa, untuk mendukung operasi harian dan tujuan bisnis seperti produksi barang. Pengadaan umumnya berhubungan dengan dengan permintaan jasa atau pembelian barang, dan umumnya dalam skala besar.
Perusahaan dapat berada di kedua sisi proses pengadaan sebagai pembeli atau penjual. Ketika dikelola secara efisien dan dilakukan dengan baik, ini dapat membantu meningkatkan profitabilitas bisnis Anda.
Procurement adalah tahapan penting dalam supply chain, karena membantu perusahaan menemukan supplier yang dapat menyediakan barang dan jasa dengan harga bersaing yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Misalnya, jika perusahaan membutuhkan supplier atau vendor baru untuk software ERP, proses pengadaan membantu perusahaan memilih vendor yang memenuhi semua persyaratan bisnis dengan harga yang wajar.
Mendapatkan biaya terendah adalah salah satu aspek penting dalam meningkatkan proses pengadaan. Tetapi, penting juga untuk mendapatkan vendor yang menyediakan barang dan jasa berkualitas yang dibutuhkan perusahaan dan memiliki kapasitas serta reputasi yang baik.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Banyak yang menganggap pengadaan (procurement) adalah kegiatan yang sama dengan pembelian (purchasing), padahal keduanya memiliki fungsi yang berbeda dari mulai tugas, orang yang terlibat di dalamnya dan tujuannya.
Pengadaan adalah proses mengidentifikasi, mengurangi, memilih dan memperoleh barang atau jasa yang cocok dari vendor pihak ketiga melalui pembelian langsung, penawaran, atau proses tender sembari memastikan pengiriman tepat waktu dengan kualitas dan kuantitas yang sesuai.
Proses pengadaan end-to-end meliputi:
- Melakukan survey market
- Menemukan, membuat daftar dan memilih supplier yang tepat
- Melakukan negosiasi dengan supplier
- Mencatat kebutuhan internal
- Membuat pesanan pembelian (purchase order)
- Meminta proposal dan memeriksa quotation
- Menerima barang dan memeriksa kualitasnya
- Mengelola kontrak supplier
- Mendapatkan persetujuan faktur dan memenuhi persyaratan pembayaran
- Menjaga hubungan yang baik dengan supplier
Berbeda dengan pengadaan, pembelian adalah sejumlah fungsi yang berhubungan dengan perolehan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pembelian adalah bagian kecil dari fungsi pengadaan. Proses ini mencakup aktivitas seperti memesan, mempercepat, menerima, dan memenuhi pembayaran.
Apa saja yang mencakup proses pembelian?
- Mendapatkan permintaan pembelian (purchase request)
- Meminta proposal dan memeriksa quotation
- Menerima produk atau jasa yang sudah dibeli
- Mengecek kualitas barang yang dikirim
- Melakukan pembayaran ke vendor
Baca Juga: ERP Procurement dan Manfaatnya untuk Bisnis Anda!
Jenis Procurement
Ada tiga jenis pengadaan di perusahaan dimana tim dapat merencanakan, menyusun strategi dan menentukan biaya. Berikut ini penjabaran singkatnya:
Direct Procurement (Pengadaan Langsung)
Sebuah perusahaan yang mendapatkan barang berwujud seperti mesin dan bahan mentah untuk membuat produknya sendiri maka dinamakan pengadaan langsung. Pembelian jasa untuk keperluan manufaktur atau pabrik juga ke dalam jenis pengadaan langsung.
Proses pengadaan langsung melibatkan supplier yang sudah dikontrak dengan perusahaan dan staff pengadaan. Proses ini tentunya diharapkan akan membuat efisiensi, kinerja, dan profitabilitas perusahaan menjadi lebih baik.
Indirect Procurement (Pengadaan Tidak Langsung)
Tidak seperti pengadaan langsung, pengadaan tidak langsung hanya berfokus pada persediaan atau jasa yang dibutuhkan perusahaan agar berfungsi dengan baik. Pengadaan tidak langsung adalah ketika perusahaan membeli barang yang diperlukan untuk menjalankan operasional perusahaan, barang dan jasa ini tidak berhubungan dengan proses produksi suatu produk atau jasa.
Proses pengadaan tidak langsung meliputi barang dan jasa yang akan digunakan perusahaan secara internal, seperti peralatan kantor, biaya perjalanan, sumber daya manusia, layanan IT, layanan marketing, dan lain-lain.
Service Procurement (Pengadaan Layanan)
Mirip dengan pengadaan tidak langsung, pengadaan layanan adalah pembelian layanan internal atau eksternal untuk tujuan bisnis. Jenis pengadaan ini meliputi mempekerjakan pekerja sementara, konsultan, vendor jangka pendek, atau penyedia layanan maintenance. Perusahaan Anda juga dapat menggunakan jenis pengadaan ini untuk acara, seminar, iklan, layanan perbaikan, konsultan, dan lain-lain.
Tahapan Procurement
Proses procurement adalah hal yang tidak bisa disamaratakan antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, karena kebutuhannya juga berbeda. Tetapi sebagai gambaran, Anda dapat melihat daftar di bawah ini:
Identifikasi Kebutuhan Barang dan Jasa
Pertama, bisnis harus mengetahui persyaratannya untuk produk atau jasa yang dibutuhkan untuk proses produksi atau kegiatan operasional lainnya. Barang atau jasa yang dibutuhkan mungkin belum pernah dibeli sebelumnya, pembelian kembali atau menambah stok barang yang sudah ada, atau perpanjang langganan (subscription).
Tahapan ini umumnya perlu mencari tahu detail mengenai apa yang dibutuhkan perusahaan misalnya spesifikasi bahan, jenis dan karakteristik jasa, nomor suku cadang, dan lain-lain. Untuk memudahkan tahap ini, lakukanlah komunikasi dan berkonsultasi dengan departemen yang mengurus pembelian untuk mendapatkan kepastian barang yang dibutuhkan tiap departemen.
Kirim Permintaan Pembelian (Purchase Request)
Permintaan pembelian menginformasikan perusahaan (biasanya melalui manager departemen, staf pembelian atau tim keuangan) bahwa ada kebutuhan beserta spesifikasi seperti harga, timeline yang dibutuhkan, kuantitas dan hal penting lain untuk diproses oleh tim pembelian.
Departemen yang mengawasi pembelian selanjutnya dapat menyetujui atau menolak. Jika disetujui, tim pengadaan dapat melanjutkan dengan memilih vendor dan melakukan pembelian.
Memilih Supplier atau Vendor
Setelah daftar pembelian dibuat sesuai persyaratan dan disetujui, selanjutnya dalam tahap procurement adalah menemukan vendor terbaik dan mengajukan permintaan penawaran (request for quotation). Staff pembelian akan mengirimkan permintaan penawaran, kemudian membandingkannya antar vendor.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika memilih vendor adalah biaya, reputasi vendor, kecepatan, kualitas dan keandalan. Tidak sedikit perusahaan yang juga memperhatikan tanggung jawab sosial dari vendor atau supplier yang mereka pilih misalnya tanggung jawab terhadap lingkungan.
Baca Juga: Cara Memilih Supplier yang Berkualitas untuk Perusahaan
Negosiasi Harga
Untuk memudahkan Anda membandingkan tiap supplier, sebaiknya Anda memiliki tiga penawaran dari supplier dan periksa secara teliti. Lakukan negosiasi untuk mendapatkan keuntungan sebagai pembeli dan jangan lupa untuk membuat persyaratan tertulis agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan ketika kontrak sudah berjalan.
Membuat Pesanan Pembelian (Purchase Order)
Sama seperti daftar permintaan pembelian, ketika membuat pesanan pembelian pun Anda harus buat sedetail mungkin mengenai barang atau jasa yang dibutuhkan. Supplier akan mengecek apakah barang tersedia atau tidak, dan segera mengirimkan ke alamat Anda.
Menerima dan Memeriksa Barang
Ketika barang pesanan sudah tiba, pastikan pemeriksaan dilakukan dengan detail apakah ada kesalahan atau kerusakan atau tidak. Apakah barang sampai sesuai dengan kuantitas yang dipesan di dalam pesanan pembelian, apakah kualitasnya baik atau tidak, itu semua jangan sampai terlewat.
Lakukan Pencocokan Dokumen dan Mengatur Pembayaran
Untuk memastikan utang dagang perusahaan tidak merusak cashflow atau tidak salah nominal pembayaran. Caranya adalah dengan membandingkan dokumen pesanan pembelian dengan tanda terima pesanan dan faktur (invoice). Lakukan pembayaran setelah semua pesanan sesuai dan nilai invoice juga tepat.
Perusahaan harus memiliki proses pembayaran sesuai dengan jumlah faktur dan tanggal jatuh tempo. Faktur harus selalu dibayar tepat waktu, agar tidak merusak hubungan baik dengan supplier atau vendor.
Pencatatan
Penting untuk menyimpan catatan untuk semua proses procurement, mulai dari permintaan pembelian, negosiasi harga, faktur, kuitansi, dan segala sesuatu yang berhubungan. Catatan ini dapat menjadi alasan dan membantu perusahaan menyusun ulang barang dengan harga yang tepat di waktu mendatang, serta membantu proses audit dan penghitungan pajak. Catatan yang jelas dan akurat membantu menyelesaikan selisih saldo atau persediaan.
Baca Juga: Rekomendasi Software Supplier Management Terlengkap
Kesimpulan
Procurement adalah proses mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk dapat menjalankan operasional dan tujuan bisnis. Procurement berbeda dengan purchasing, sederhananya, purchasing yang akan melakukan pembayaran ke vendor. Ada tiga jenis pengadaan yaitu direct, indirect dan services.
Proses pengadaan maupun pembelian memang cukup rumit apalagi jika bisnis Anda sudah memiliki banyak produk dan setiap hari memproduksi ribuan barang dan transaksi. Apabila semua data beserta dokumen tersebut diproses secara manual tentu akan memakan waktu dan tidak efisien. Untuk memudahkan pengelolaan proses pengadaan dan pembelian, sebaiknya Anda menggunakan software ERP seperti MASERP yang di dalamnya memiliki kedua modul tersebut.
Semua data pun terpusat dan saling terintegrasi, sehingga tidak memakan waktu lama untuk mencari data yang dibutuhkan antar departemen. Kegiatan kerja yang berulang pun bisa terotomatisasi sehingga karyawan akan merasa lebih efisien dan produktif.
Apakah Anda penasaran dengan software MASERP? Segera konsultasikan kebutuhan Anda dengan konsultan kami sekarang!