ERP Procurement dan Manfaatnya untuk Bisnis Anda!

Enterprise resource planning (ERP) merupakan sistem yang mengintegrasikan berbagai bagian bisnis ke dalam satu tempat yang aman dan terpusat. Para manager procurement (pengadaan) dengan akses yang tepat dapat memanfaatkan ERP procurement dengan sejumlah data dan sumber daya yang membantu meningkatkan efisiensi proses pengadaan, menurunkan biaya, dan menemukan status kontrak atau pesanan apa pun hanya dengan beberapa klik. Ketahui bagaimana ERP dapat membantu bagian procurement dan manfaatnya bagi bisnis Anda dengan membaca artikel di bawah ini!

Bagaimana Proses Procurement (Pengadaan) di ERP?

Sistem ERP adalah software yang menyatukan banyak fungsi bisnis termasuk akuntansi, manajemen pesanan, manajemen inventaris, dan manajemen sumber daya manusia. Tentu saja termasuk fungsi pengadaan di bisnis.

Suksesnya proses pengadaan dalam sebuah bisnis melibatkan operasional, keuangan, logistik, supply chain, dan hubungan vendor. Dengan proses pengadaan ERP, Anda dapat melihat informasi yang berhubungan dengan bagian tersebut dan bagian lain dari bisnis dengan mudah di satu lokasi terpusat.

Apa contoh pengadaan? Pengadaan dapat melibatkan pembelian simple atau kontrak pembelian yang lebih kompleks, termasuk melakukan pembelian satu kali dari vendor utama, memesan persediaan untuk produksi, atau membeli software yang dibutuhkan bisnis Anda.

Agar semuanya tetap teratur, tim pengadaan dapat menggunakan sistem ERP untuk memasukkan detail penawaran dan pesanan serta melacak pesanan pembelian atau purchase order (PO). Banyak proses pengadaan ini diotomatisasi oleh sistem ERP.

Anda dapat menyimpan daftar vendor dan supplier, mengotomatiskan permintaan penawaran, melacak penawaran saat penawaran masuk, dan menganalisisnya untuk membantu Anda membuat keputusan pengadaan.

Setelah Anda menerima penawaran, sistem ERP procurement akan melacak setiap PO terkait, pesanan penjualan, faktur, pengiriman, dan pembayaran. Anda bahkan dapat melihat persediaan barang yang ada untuk merencanakan pesanan di masa mendatang, menetapkan batas pesanan otomatis, dan menyimpan produk atau bahan yang masuk tanpa perlu menghabiskan waktu tambahan dalam prosesnya.

Setelah Anda menggunakan modul ERP procurement, menghubungi bagian akuntansi mengenai keterlambatan pembayaran karena vendor karena informasi yang Anda butuhkan tersedia di dashboard.

Baca Juga: Rekomendasi Software Supplier Management Terlengkap

Manfaat ERP Procurement untuk Bisnis Anda

Beberapa hambatan yang menjadi tekanan pada proses pengadaan di perusahaan umumnya meliputi kurangnya pasokan bahan baku, masalah pada perdagangan global, dan tingginya ekspektasi pelanggan.

Salah satu ciri perusahaan mampu berkembang pesat adalah dapat menyadari dan mengimplementasikan teknologi dalam model bisnisnya. Perusahaan harus mampu meningkatkan visibilitas dan memberikan informasi melalui teknologi yang dapat berkolaborasi seperti ERP untuk membuat proses pengadaan dalam supply chain berjalan optimal, selain itu juga memudahkan dalam pengambilan keputusan.

Di bawah ini beberapa cara perusahaan manufaktur memakai ERP untuk dapat membuat proses pengadaan menjadi lebih optimal dan lebih unggul dari kompetitor.

Transparansi dalam Pembelian

Pembelian yang dilakukan di luar proses pengadaan yang ditentukan termasuk dalam pembelian gelap. Ini dapat terjadi jika seseorang dengan penanggung jawab sebagai divisi pembelian ceroboh melaporkan pengeluaran dengan benar. Pengeluaran yang tidak terkendali seperti itu akhirnya bisa membuat keuangan bisnis membengkak.

Ketika pembelian barang tidak sesuai dengan rencana pengeluaran atau persediaan bahan baku, akan menyebabkan hilangnya kontrol pada pendapatan dan ini menjadi tantangan bagi perusahaan.

ERP membantu produsen untuk dapat mengontrol, menetapkan batasan serta mencegah pencegah pengeluaran yang berlebihan. Misalnya di modul utang (account payable), dapat otomatis terintegrasi dengan manager yang bertanggung jawab pada urusan utang tersebut. Data yang tersaji adalah real time dan transparan, perhitungan pun sudah otomatis dari master data yang sudah diinput sehingga mengurangi risiko penipuan dan adanya anomali pada data.

Memudahkan Supplier Memenuhi Penawaran dan Permintaan

Salah satu tantangan yang dihadapi produsen adalah menerapkan manajemen supplier secara efektif. Hal ini disebabkan proses yang rumit dan melibatkan pencarian supplier yang tepat dan kemudian dapat melacak output vendor sembari memastikan pasokan barang konsisten dan berkualitas tinggi untuk memenuhi permintaan.

Gangguan supply chain yang berkelanjutan tentu menjadi hambatan bagi bisnis Anda, Anda perlu membuat strategi pengadaan dengan mempelajari dan memahami kondisi pasar secara teliti, Anda dapat mengenali vendor baru untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, memangkas biaya atau menjalankan operasional secara efisien.

ERP menawarkan visibilitas yang detail mengenai bagaimana dan di mana persediaan barang berada, pekerjaan yang sedang dalam proses, dan juga dapat menginformasikan kepada Anda apabila ada permasalahan di operasional perusahaan.

Visibilitas juga membantu Anda menemukan supplier sekunder sebagai alternatif untuk mendapatkan bahan jika supplier utama Anda berisiko mengalami kekurangan atau penundaan. Dengan supplier cadangan atau lebih banyak vendor dalam supply chain Anda, Anda dapat mengoptimalkan level produksi Anda.

ERP menawarkan kemampuan seperti portal supplier yang memungkinkan vendor Anda memeriksa pesanan, pembayaran, dan mempermudah kolaborasi dalam satu sistem. Selain itu, request for proposal (RFP) memungkinkan supplier merespons perubahan kebutuhan dengan lebih cepat dan dapat membantu menetapkan ekspektasi supply chain.

Produsen dapat menggunakan ERP untuk mengatur perjanjian pasokan dan menerapkan kebijakan dengan mengotomatiskan pemilihan supplier dalam proses pengadaan. 

Mengambil Keputusan dari Satu Sumber Data

Dengan ERP, produsen dapat menggunakan data real time beserta fitur pelaporan dari berbagai aspek manufaktur. Para karyawan yang sudah diberikan hak akses pada data tertentu memiliki kontrol terhadap data yang relevan dan akurat sehingga mereka dapat membuat keputusan dalam melacak pergerakan produk dan menggunakan data di ERP untuk meningkatkan efisiensi dalam operasional pabrik.

Data di sistem ERP dapat diintegrasikan ke dalam sistem dan tools digital seperti AI untuk memprediksi potensi gangguan dan membantu tim pengadaan memahami tren dan prakiraan. 

Insight dari ERP ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi biaya, dan membantu mengelola level persediaan barang supplier dan pengiriman produk.

Proses pengadaan di perusahaan Anda perlu dikelola dengan baik karena akan membuat hubungan Anda sebagai produsen dengan para supplier menjadi selaras dan mampu beradaptasi dengan permintaan pelanggan yang terus berkembang.

Sayangnya, beberapa perusahaan biasanya memiliki sistem lama yang tidak memungkinkan mereka berkolaborasi dengan supplier dan tidak mempersiapkan diri untuk beradaptasi dengan keadaan pasar.

Sistem ERP adalah sistem penting yang akan membuat proses pengadaan menjadi lebih efisien karena akan membantu membuat skalabilitas perusahaan di masa depan.

Baca Juga: Cara Memilih Supplier yang Berkualitas untuk Perusahaan

Modul dan Fitur ERP Procurement

Pekerjaan utama dalam procurement berasal dari modul procurement dan beberapa modul lain yang berhubungan erat dengan proses procurement. Berikut ini modul dasar di ERP yang berhubungan dengan procurement:

Keuangan

Modul keuangan dan akuntansi membantu Anda tracking biaya yang berhubungan dengan procurement dan utang dagang (AP) untuk membayar invoice. ERP dapat secara otomatis mencocokkan purchase order dengan faktur dan tracking pemenuhan untuk mengotomatiskan pembayaran berdasarkan peraturan dan kebijakan perusahaan.

Manufaktur

Jika perusahaan Anda memproduksi barang jadi, Anda bisa mendapatkan insight tentang material requirement program (MRP) dan tracking status work in progress untuk memastikan tim manufaktur mendapatkan apa yang dibutuhkan tepat waktu.

Manajemen Inventory

Manajemen inventory membantu Anda track apa yang ada di rak, baik yang masuk maupun yang keluar, dan berapa banyak cash yang disimpan dalam bentuk inventory. Nilai persediaan barang yang kurang atau bahkan kosong, akan membuat pelanggan Anda kecewa karena tidak dapat menemukan apa yang mereka butuhkan.

Manajemen Pesanan

Modul ini melacak pesanan mulai dari pembuatan dan penerimaan pesanan hingga pengiriman. Hal ini dapat menghemat banyak waktu tim procurement, karena siapa pun yang memiliki akses dapat memeriksa status pesanan untuk memastikan produk sudah diproses dan sudah terkirim.

Manajemen Supply Chain

Hubungan supply chain sangat penting dalam procurement. Dengan modul ini, Anda dapat tracking barang dan persediaan di semua supply chain. Ini juga berisi detail pesanan dan informasi lain yang diperlukan seperti biaya dan waktu pengiriman.

Kesimpulan

Apabila perusahaan masih memakai cara manual dalam prosesnya termasuk pencatatan di kertas dan double entry, ini akan membuat proses semakin lambat dan berpeluang terjadi human error. Anda daapat mempertimbangkan untuk memakai software ERP seperti MASERP.

Dengan menggunakan software ERP, perusahaan Anda tidak perlu lagi membeli software berbeda untuk tiap departemen karena semuanya sudah berada dalam satu sistem. Semua data pun terpusat dan saling terintegrasi, sehingga tidak memakan waktu lama untuk mencari data yang dibutuhkan antar departemen. Kegiatan kerja yang berulang pun bisa terotomatisasi sehingga karyawan akan merasa lebih efisien dan produktif.

Apakah Anda penasaran dengan software MASERP? Segera konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda sekarang dengan konsultan kami!