Mengirim dan menerima barang sudah menjadi bagian dari kegiatan sehari-hari bagi pelaku usaha, terutama di usaha perdagangan. Untuk menjaga profesionalisme dan membangun kepercayaan pihak-pihak yang berkepentingan, diperlukan surat pengiriman barang sebagai bukti dan informasi resmi mengenai barang yang dikirim.
Surat pengiriman barang berisi detail barang, jumlah, dan kondisi saat dikirim. Anda belum pernah melihat dan membuat dokumen ini? Tenang saja!
Artikel ini akan membahas lengkap mengenai surat pengiriman barang mulai dari pengertian, fungsi, komponen, alur kerja, dan contohnya!
Apa Itu Surat Pengiriman Barang?
Secara umum, surat pengiriman barang adalah dokumen resmi untuk mencatat dan menginformasikan detail pengiriman barang dari pengirim kepada penerima. Surat ini dilampirkan bersama paket yang dikirim, baik untuk individu, bisnis kecil, maupun perusahaan besar.
Surat pengiriman barang menjadi bukti tertulis barang telah dikirim sesuai kesepakatan, mencakup jumlah, jenis, dan kondisi barang (barang sesuai daftar dan permintaan penerima). Dokumen ini menjaga transparansi dan membangun kepercayaan antara pihak pengirim dan penerima barang.
Baca Juga: Kenali Karakteristik dan Jenis Transaksi Perusahaan Dagang
Fungsi Surat Pengiriman Barang
Setelah mengetahui pengertian surat pengiriman barang, Anda perlu memahami berbagai fungsi dokumen ini dalam memastikan kelancaran operasional dan menjaga profesionalisme bisnis.
Berikut penjelasan rinci mengenai beberapa fungsi surat pengiriman barang:
Bukti Resmi Pengiriman Barang
Surat pengiriman barang menjadi bukti resmi barang telah dikirim oleh pengirim dan diterima oleh penerima. Dokumen ini mencatat jumlah, jenis, dan kondisi barang saat dikirim.
Saat ada bukti tertulis, kedua pihak dapat memastikan pengiriman telah dilakukan sesuai kesepakatan. Surat pengiriman barang dapat meminimalisir risiko perselisihan dan memberikan kepastian hukum bila diperlukan.
Baca Juga: Aplikasi Stok Barang Terbaik (Mobile dan Web)
Catatan Rincian Barang
Fungsi penting berikutnya adalah mencatat informasi lebih detail tentang barang yang dikirim, seperti jenis, jumlah, ukuran, kondisi, dan instruksi khusus.
Pencatatan ini membantu penerima melakukan verifikasi barang yang diterima dan memastikan tidak ada kekurangan atau kerusakan. Bagi pengirim, dokumen ini juga berfungsi sebagai alat internal controlling untuk meminimalisir kesalahan pengiriman barang .
Arsip Transaksi dan Pendukung Audit
Surat ini juga berfungsi sebagai arsip penting yang dapat digunakan untuk tujuan administrasi dan audit.
Dokumen ini mencatat seluruh transaksi pengiriman sehingga perusahaan dapat melacak pengiriman dan memverifikasi data dengan mudah. Informasi yang tercatat di dalam surat tersebut bisa digunakan untuk laporan internal, eksternal, atau keperluan audit.
Memudahkan Proses Klaim Jika Ada Kendala
Jika barang mengalami kerusakan, kehilangan, atau tidak sesuai pesanan, surat pengiriman berfungsi sebagai dokumen pendukung utama untuk klaim ke pihak ekspedisi atau asuransi.
Bila Anda memiliki bukti tertulis yang lengkap, proses klaim dapat dilakukan lebih cepat, efisien, dan mengurangi risiko kerugian bagi pengirim maupun penerima.
Profesionalisme dan Kepercayaan Pihak Penerima
Perusahaan yang melampirkan surat pengiriman barang menunjukkan sikap profesional dan transparan kepada penerima. Dokumen tersebut memastikan barang dikirim sesuai prosedur, mulai dari pengecekan jumlah dan jenis barang hingga pencatatan detail pengiriman.
Penerima pun akan lebih percaya karena proses pengiriman dilakukan secara rapi, jelas, dan terorganisir.
Mendukung Koordinasi Internal dan Eksternal
Surat pengiriman barang membantu koordinasi antara departemen internal perusahaan, seperti bagian gudang, logistik, dan penjualan.
Dokumen ini memudahkan komunikasi dengan pihak eksternal, termasuk pelanggan, distributor, atau mitra bisnis. Setiap pihak jadi memiliki catatan pengiriman barang yang jelas dan rinci.
Baca Juga: Komponen & Cara Membuat Jurnal Penyesuaian Persediaan Barang
Komponen Surat Pengiriman Barang
Sebelum membuat surat pengiriman barang, Anda perlu mengetahui komponen yang ada di dalam dokumen pengiriman barang.
Kop Surat
Bagian ini berisi identitas resmi perusahaan pengirim, seperti nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, serta logo perusahaan.
Kop surat berfungsi sebagai tanda dokumen ini dibuat oleh entitas yang sah dan terdaftar secara legal. Kop surat memastikan kredibilitas pengirim barang.
Nomor Surat
Nomor ini berfungsi untuk kebutuhan pengarsipan dan referensi internal perusahaan. Penomoran biasanya mengikuti format tertentu, misalnya mencakup kode divisi, bulan, dan tahun pengiriman.
Nomor surat membantu proses pelacakan dokumen menjadi lebih terstruktur, terutama jika diperlukan pengecekan di waktu mendatang.
Tanggal Surat
Tanggal di surat menunjukkan tanggal pembuatan dan pengiriman surat. Informasi ini penting untuk mencatat waktu pengiriman dan mengatur jadwal penerimaan barang.
Tanggal surat juga menjadi referensi dalam komunikasi bisnis atau penyelesaian masalah terkait proses pengiriman.
Nama dan Alamat Penerima
Nama dan alamat penerima perlu dicantumkan secara lengkap dan jelas untuk memastikan barang dikirim ke tujuan yang benar.
Informasi ini biasanya meliputi nama penerima, nama perusahaan (jika ada), alamat lengkap, kode pos, dan nomor telepon. Kesalahan pada bagian ini dapat mengakibatkan keterlambatan atau salah kirim barang.
Perihal Surat
Bagian ini berisi ringkasan singkat mengenai tujuan surat, misalnya “Pemberitahuan Pengiriman Barang” atau “Konfirmasi Pengiriman Pesanan”. Perihal surat memudahkan penerima untuk segera memahami maksud dokumen tanpa perlu membaca seluruh isinya terlebih dahulu.
Rincian Pesanan Barang
Bagian ini berisi daftar detail barang yang dikirim yang mencakup nama produk, jumlah unit, spesifikasi, ukuran, warna, dan harga per unit.
Rincian ini membantu penerima memeriksa kesesuaian barang yang datang dengan pesanan awal dan meminimalisir risiko kesalahan pengiriman.
Metode Pengiriman
Metode pengiriman dapat berupa jasa kurir, ekspedisi darat, laut, atau udara. Jika tersedia, cantumkan nomor resi atau tracking number agar penerima bisa memantau status barang secara real-time.
Jangan lupa, sertakan estimasi waktu kedatangan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai jadwal penerimaan barang.
Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Tanda tangan basah atau digital, lengkap dengan nama terang dan jabatan pengirim, berfungsi sebagai bukti otorisasi resmi atas pengiriman barang.
Tanda tangan menegaskan barang telah dikirim sesuai rincian yang tercantum dalam surat. Komponen ini juga menunjukkan tanggung jawab pengirim terhadap keakuratan informasi dan kondisi barang.
Alur Kerja Surat Pengiriman Barang
Alur kerja surat pengiriman barang berlangsung secara sistematis mulai dari penerbitan hingga penyimpanan arsip. Berikut tahapan lengkapnya, ya.
- Penerbitan surat pengiriman barang dilakukan oleh petugas ekspedisi atau vendor sebagai persyaratan resmi untuk mengangkut barang. Dokumen ini memuat detail barang yang akan dikirim dan diberikan kepada supir kendaraan.
- Barang dikirim oleh pihak pengirim dengan disertai surat pengiriman barang yang berfungsi sebagai bukti transaksi. Dokumen ini juga menjadi konfirmasi resmi atas produk yang dimuat di dalam kendaraan.
- Pembuatan surat pengiriman barang dalam tiga rangkap dengan fungsi yang berbeda, yakni:
- Rangkap pertama (putih) diberikan kepada pembeli atau penerima. Setelah itu, dibawa kembali oleh pihak pengirim untuk dijadikan dokumen pendukung pembuatan invoice.
- Rangkap kedua (merah) disimpan oleh penerima sebagai bukti barang telah diterima dalam kondisi baik dan sesuai pesanan.
- Rangkap ketiga berfungsi sebagai arsip bagi pihak vendor. Dokumen ini juga dapat diserahkan kepada supervisor gudang untuk keperluan laporan dan pencatatan transaksi.
Contoh Surat Pengiriman Barang
Berikut adalah beberapa contoh surat pengiriman barang yang dapat dijadikan acuan untuk pembuatan dokumen serupa.
Kesimpulan
Surat pengiriman barang adalah dokumen resmi yang memuat detail barang yang diangkut dan berfungsi sebagai bukti legalitas selama proses distribusi barang.
Petugas ekspedisi dapat menunjukkannya kepada petugas berwenang saat pemeriksaan di jalan sehingga pengiriman barang dapat berjalan lancar tanpa hambatan.
Petugas berwenang biasanya akan mencocokkan informasi di surat pengiriman barang dengan muatan yang dibawa.
Pencatatan persediaan barang dan laporan keuangan dengan metode manual akan memakan waktu dan energi yang bisa menghambat produktivitas dan efisiensi perusahaan Anda.
Fitur Inventory Management di MASERP memudahkan Anda melacak tingkat dan nilai persediaan setiap hari dengan menggunakan metode biaya rata-rata.
Fitur Quantity Minimum akan memberikan warning kepada Anda apabila persediaan fisik sudah berada pada jumlah di bawah Qty Min yang sudah disetting.
Laporan mutasi barang juga dapat digunakan untuk menganalisa trend kebutuhan persediaan untuk perencanaan persediaan di bulan-bulan yang ramai seperti pada saat Hari Raya.
Bagi perusahaan manufaktur yang identik dengan produksi massal dan persediaan barang yang banyak, fitur Batch Number pada MASERP bisa memudahkan Anda membedakan barang yang baru diproduksi hari ini dengan barang produksi hari sebelumnya sehingga tidak mengalami double produksi.
Anda bingung menentukan harga pokok produksi (HPP)? Formula Bill of Material pada MASERP membantu Anda menentukan HPP sementara dan final.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
