Aspek komunikasi di dalam perusahaan menjadi hal yang sangat penting untuk dijaga. Terlebih dalam dunia bisnis yang terus berkembang sekarang ini, komunikasi yang efisien merupakan kunci kemudahan Anda dan tim dalam menjalankan bisnis. Private Automatic Branch Exchange (PABX) adalah salah satu teknologi yang memiliki peran penting dalam memfasilitasi komunikasi bisnis.
Dengan fungsinya sebagai sistem komunikasi yang memungkinkan organisasi untuk mengatur dan mengelola panggilan internal dan eksternal, PABX membantu tim di dalam perusahaan untuk berkomunikasi secara efisien, menghemat biaya, dan meningkatkan produktivitas karyawan. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara lebih detail pengertian PABX, jenis, fitur yang ditawarkan, fungsi, cara kerja, serta perbedaan antara PBX, PABX, dan IP PABX.
Apa itu PABX?
PABX (Private Automatic Branch Exchange) adalah sistem telekomunikasi yang dirancang khusus untuk memfasilitasi komunikasi internal dan eksternal di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Konsep dasar dari PABX adalah menghubungkan sejumlah telepon internal ke satu sistem pusat yang mengatur dan mengarahkan panggilan secara otomatis.
Dengan PABX memungkinkan pengguna di dalam organisasi untuk saling berkomunikasi tanpa perlu melewati jaringan telepon umum. Dengan demikian, panggilan antar karyawan atau departemen dapat dilakukan secara langsung dan efisien.
Selain itu, PABX juga memungkinkan akses ke berbagai fitur tambahan yang meningkatkan produktivitas dan efisiensi, seperti panggilan konferensi, penerusan panggilan, voice mail, dan lain sebagainya.
Salah satu keunggulan utama dari PABX adalah kemampuannya untuk mengelola panggilan secara otomatis menggunakan teknologi digital. Misalnya, ketika panggilan masuk, PABX dapat memutuskan apakah panggilan tersebut harus diteruskan ke telepon internal tertentu, departemen yang relevan, atau ke nomor eksternal tertentu berdasarkan aturan yang telah ditentukan sebelumnya.
Jenis PABX
Dengan memilih jenis PABX yang tepat dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas komunikasi di dalam organisasi. PABX memiliki beberapa jenis dengan karakteristik dan keunggulannya masing-masing, berikut penjelasannya.
PABX Analog
PABX analog adalah jenis PABX yang pertama muncul di pasaran yang menggunakan sinyal analog untuk mentransfer panggilan. Sistem ini umumnya lebih sederhana dan lebih murah dibandingkan dengan jenis PABX lainnya. Walaupun tergolong paling murah, kualitas suara PABX analog ini sudah cukup mumpuni dengan standar harga yang ada.
PABX Digital
Menggunakan sinyal digital untuk mentransfer panggilan, memberikan kualitas suara yang lebih baik dan lebih banyak fitur tambahan. PABX digital memungkinkan pengguna untuk melakukan panggilan lebih cepat dan memiliki kontrol yang lebih baik atas panggilan yang masuk dan keluar. Selain itu, konfigurasi jenis PABX ini juga lebih mudah.
PABX Hybrid
Kombinasi dari sistem analog dan digital, memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam integrasi dengan infrastruktur telekomunikasi yang sudah ada. PABX hybrid memungkinkan pengguna untuk memanfaatkan keunggulan dari kedua teknologi, seperti kualitas suara yang baik dari PABX digital dan kemampuan untuk menggunakan peralatan analog yang sudah ada.
IP PABX (Internet Protocol Private Automatic Branch Exchange)
IP PABX adalah jenis PABX yang menggunakan jaringan internet (IP) untuk mentransfer panggilan. IP PABX memanfaatkan infrastruktur jaringan yang sudah ada, sehingga lebih mudah diimplementasikan dan lebih hemat biaya dalam jangka panjang. Selain itu, IP PABX juga memungkinkan integrasi dengan aplikasi dan layanan berbasis internet lainnya, seperti video conference.
PABX Virtual
PABX virtual menjadi solusi PABX yang berbasis cloud, sehingga tidak memerlukan perangkat keras fisik. Semua fungsi PABX dijalankan di cloud, memungkinkan akses dari mana saja dengan koneksi internet. Virtual PABX sering kali lebih fleksibel dan mudah dikelola daripada PABX konvensional, tetapi memerlukan biaya langganan bulanan.
Baca Juga: Software: Tipe, Cara Kerja Serta Perbedaan Saas dan On Premise
Apa Saja Fitur PABX?
PABX menawarkan beragam fitur yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam komunikasi bisnis suatu perusahaan. Berikut adalah beberapa fitur utamanya.
Panggilan Internal
PABX memungkinkan komunikasi antar karyawan di dalam organisasi tanpa biaya tambahan. Dengan adanya fitur ini, karyawan dapat berkomunikasi secara langsung dengan rekan kerja mereka tanpa perlu menggunakan layanan telepon umum.
Konferensi Telepon (Conference Calling)
Fitur ini memungkinkan beberapa pihak untuk terlibat dalam panggilan telepon yang sama. Dengan demikian, rapat atau diskusi bisnis dapat dilakukan secara efisien tanpa perlu bertemu secara fisik.
Penerusan Panggilan (Call Forwarding)
Fitur ini memungkinkan pengguna untuk meneruskan panggilan masuk ke nomor lain, baik itu nomor internal maupun eksternal. Misalnya, saat seorang karyawan sedang tidak berada di tempat kerja, panggilan ke nomor meja kerjanya dapat diarahkan secara otomatis ke nomor ponselnya.
Voice Mail
Voice mail memungkinkan pengguna untuk meninggalkan pesan suara ketika penerima panggilan tidak dapat menjawab. Pesan suara yang ditinggalkan akan disimpan dalam kotak suara yang dapat diakses oleh penerima panggilan kapan pun mereka tersedia.
Grup Panggilan (Hunt Groups)
Fitur ini memungkinkan panggilan masuk dialihkan secara otomatis ke sekelompok ekstensi yang telah ditentukan sebelumnya. Ini berguna dalam situasi di mana ada beberapa staf yang memiliki tanggung jawab yang sama dan panggilan harus dialihkan secara bergantian di antara mereka.
Fitur-fitur tersebut memberikan fleksibilitas dan kemudahan dalam mengelola komunikasi bisnis, memastikan bahwa panggilan-panggilan dapat ditangani dengan efisien dan profesional di dalam organisasi. Dengan begitu perusahaan dapat meningkatkan kualitas layanan pelanggan, kolaborasi internal, dan efisiensi operasional secara keseluruhan.
Kenali Fungsi PABX bagi Perusahaan
Fungsi utama dari penggunaan PABX adalah sebagai alat atau media telekomunikasi perusahaan dan sistem yang mengatur sambungan telepon masuk dan keluar. Selain itu, terdapat fungsi lainnya, yaitu.
- Alat untuk menghemat anggaran telepon untuk pusat dan seluruh cabang usaha (VPN).
- Sebagai internal communication perusahaan.
- Pengelolaan target penerima telepon di tiap bagian secara otomatis (DISA).
Cara Kerja PABX
Sistem kerja PABX adalah dengan menghubungkan semua telepon dalam sebuah organisasi ke satu sistem pusat yang mengontrol dan mengatur panggilan. Ketika panggilan masuk, PABX menentukan apakah panggilan tersebut harus dialihkan ke telepon internal atau eksternal berdasarkan sistem yang telah ditetapkan. PABX juga menyediakan akses ke berbagai fitur tambahan seperti transfer panggilan dan voice mail.
Perbedaan PBX, PABX, dan IP PABX
Selain PABX dan IP PABX, mungkin Anda juga pernah mendengar istilah PBX? Lalu, apakah sama? Meskipun berfungsi sebagai penghubung saluran telepon ke nomor telepon utama dan sering digunakan secara bergantian, PBX, PABX, dan IP PABX memiliki perbedaan, yaitu.
PBX (Private Branch Exchange)
PBX adalah sistem telekomunikasi yang menghubungkan sejumlah telepon di dalam sebuah lokasi atau kantor ke jaringan telepon umum dan memungkinkan panggilan internal antar pengguna PBX tersebut.
Sistem yang digunakan untuk mengarahkan panggilan adalah manual atau semi-otomatis. Pada sistem ini, operator PBX akan meneruskan panggilan ke ekstensi yang tepat.
Untuk mentransfer panggilan, PBX menggunakan telepon analog dan sinyal analog dan biasanya digunakan untuk perusahaan dengan skala bisnis besar atau jumlah karyawan yang yang besar.
PABX (Private Automatic Branch Exchange)
PABX menggunakan sistem otomatis untuk mengarahkan panggilan ke ekstensi yang tepat berdasarkan nomor yang dipanggil dan aturan yang telah ditetapkan sebelumnya. Untuk jenisnya bisa berupa analog atau digital tergantung jenis sistem yang digunakan oleh perusahaan. Untuk konfigurasi dan integrasi, PABX lebih fleksibel dibandingkan PBX yang masih tergolong sistem tradisional.
IP PABX (Internet Protocol Private Automatic Branch Exchange)
Dengan menggunakan jaringan internet (IP), IP PABX menggunakan teknologi VoIP (Voice over Internet Protocol) sebagai sistem untuk mentransfer panggilan. Keuntungan dari IP PABX yaitu lebih mudah untuk diintegrasikan dengan sistem komputer atau bisnis lainnya dan memungkinkan adanya penambahan fitur seperti panggilan video.
Selain itu, IP PABX lebih murah karena tidak memerlukan perangkat tambahan, memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah menambah atau mengurangi jumlah ekstensi, dan memperluas fungsi sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka.
Kesimpulan
Setelah mengetahui lebih dalam mengenai PABX dan perbedaannya dengan PBX serta IP PABX, Anda dapat mengoptimalkan sistem telekomunikasi di perusahaan untuk membantu meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kemampuan komunikasi bisnis Anda secara keseluruhan.
Dalam era di mana komunikasi yang cepat dan efisien sangat penting, PABX tetap menjadi salah satu solusi terdepan untuk mendukung kebutuhan komunikasi bisnis modern.
Untuk menunjang komunikasi yang baik dalam perusahaan, internal ataupun eksternal, Anda dapat menggunakan software ERP. Komunikasi berperan penting bagi pengembangan bisnis dan membuat rencana atau plan keuangan untuk biaya-biaya yang akan dikeluarkan.
Penting untuk mengkomunikasikan mengenai biaya apa saja yang akan keluar dalam hal pengembangan produk baru. Sebisa mungkin Anda harus membuatnya dengan jelas agar tahu berapa yang dibutuhkan dan ke mana saja aliran dana biaya untuk pengembangan produk atau jasa yang akan dilakukan.
Jika mungkin terlalu sulit untuk bisa membuat perencanaan keuangan, maka Anda bisa menggunakan MASERP, software akuntansi untuk membuatnya.
Software ini dilengkapi dengan banyak fitur dan juga sudah terintegrasi dengan banyak fungsi bisnis lainnya seperti keuangan, manufaktur, dan juga masih banyak lagi.
Software akuntansi MASERP bisa menjadi pilihan yang terbaik untuk segala kebutuhan akuntansi usaha Anda. Jika ingin mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
