Ketika menjalankan bisnis, Anda pasti kerap menjumpai dokumen bernama surat penawaran harga. Dokumen ini umumnya dibuat secara tertulis oleh supplier, meskipun kadang juga bisa disampaikan secara lisan.
Harga yang tercantum dalam surat penawaran biasanya memiliki batas waktu berlaku tertentu dan tidak dapat diubah setelah disetujui oleh pembeli.
Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai pengertian surat penawaran harga, komponen di dalamnya, cara membuatnya, dan contohnya.
Pengertian Surat Penawaran Harga
Surat penawaran harga adalah dokumen resmi yang dibuat oleh perusahaan atau penyedia jasa untuk menginformasikan kepada calon pembeli mengenai produk atau layanan yang ditawarkan.
Dalam surat penawaran harga, Anda akan menemukan rincian seperti harga satuan, total harga, potongan atau diskon yang berlaku, ketersediaan stok, serta syarat dan ketentuan penjualan lainnya.
Surat penawaran harga juga bisa mencantumkan detail mengenai metode pembayaran, waktu pengiriman, masa berlaku penawaran, hingga kontak yang bisa dihubungi untuk tindak lanjut.
Dokumen ini penting sebagai referensi awal dalam proses negosiasi atau transaksi bisnis antara Anda sebagai penerima penawaran dan pihak penjual.
Baca Juga: Mengenal Jenis dan Komponen Quotation (Surat Penawaran)
Komponen Surat Penawaran Harga
Surat penawaran harga tidak hanya memuat detail harga, dokumen ini juga mencerminkan integritas dan keseriusan Anda dalam menjalin kerja sama bisnis.
Untuk memastikan penawaran Anda diperhatikan dan dipertimbangkan secara positif, pastikan semua komponen penting tercantum di dalamnya secara lengkap dan rapi.
Berikut ini beberapa komponen surat penawaran harga yang perlu Anda ketahui.
Tanggal Surat Penawaran
Tanggal ini menunjukkan kapan surat penawaran dikirimkan ke pihak pembeli. Ini penting sebagai informasi waktu dalam proses transaksi.
Jika penawaran dikirim secara fisik, kemungkinan keterlambatan pengiriman harus dipertimbangkan sehingga Anda disarankan untuk menyesuaikan atau memperpanjang masa berlaku penawaran guna menghindari kendala saat proses pembelian.
Masa Berlaku Penawaran
Komponen ini menjelaskan sampai kapan harga atau ketentuan dalam surat tersebut berlaku. Umumnya, untuk produk yang bersifat fluktuatif seperti bahan baku, masa berlaku cukup singkat (misalnya 7–14 hari).
Sedangkan, untuk jasa proyek, masa berlaku bisa menyesuaikan dengan estimasi waktu pengerjaan. Informasi ini penting agar calon pembeli memahami batas waktu pengambilan keputusan.
Nomor Referensi Penawaran
Setiap penawaran sebaiknya dilengkapi dengan nomor referensi atau kode unik. Tujuannya untuk mempermudah pencatatan, pelacakan arsip, dan menghindari kebingungan jika terdapat penawaran serupa dalam waktu berbeda.
Nomor referensi di surat penawaran juga memudahkan pelanggan Anda untuk mengacu kepada penawaran tertentu saat melakukan pemesanan atau diskusi lanjutan.
Kode atau ID Pelanggan
Apabila perusahaan Anda menggunakan sistem pengelolaan pelanggan (customer database), mencantumkan ID pelanggan akan sangat membantu dalam proses identifikasi dan pencatatan yang lebih tepat.
Cara ini sangat berguna terutama saat Anda melayani banyak pelanggan yang berasal dari lokasi atau sektor bisnis yang serupa sehingga meminimalisir risiko kesalahan data.
Alamat Lengkap Pelanggan
Pastikan Anda mencantumkan alamat resmi pelanggan, terutama jika berkaitan dengan pengiriman barang atau proses penagihan.
Apabila pelanggan berasal dari perusahaan yang memiliki beberapa cabang, arahkan surat penawaran ke unit atau departemen yang sesuai, misalnya “Divisi Pengadaan – PT ABC Cabang Surabaya”, agar surat sampai pada pihak yang tepat.
Uraian Produk atau Layanan yang Ditawarkan
Pada bagian ini, jelaskan secara terperinci mengenai produk atau jasa yang Anda tawarkan dengan menggunakan bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti.
Jika produk yang ditawarkan berupa barang, cantumkan nama produk, merek, spesifikasi teknis, serta jenis kemasannya.
Sedangkan untuk jasa, uraikan lingkup layanan yang diberikan, hasil akhir yang dapat diharapkan oleh pelanggan, serta estimasi waktu pelaksanaan pekerjaan tersebut.
Jumlah Barang atau Volume Pekerjaan
Sertakan jumlah barang atau besaran volume pekerjaan yang Anda tawarkan. Contohnya, “80 bungkus snack box lengkap isi makanan” atau “Pembuatan video promosi berdurasi 2 menit”.
Detail ini membantu pelanggan menghitung kebutuhan mereka dengan tepat serta memperkirakan biaya secara akurat.
Keterangan Tambahan atau Instruksi Khusus
Jika ada persyaratan atau kondisi tertentu, Anda bisa menuliskannya dalam bagian ini. Contohnya:
- Harga ini berlaku khusus untuk pemesanan minimal 100 unit.
- Harga sudah termasuk ongkos kirim area Jabodetabek, di luar wilayah akan dikenakan biaya tambahan.
Ketentuan Pembayaran dan Lainnya
Jelaskan secara rinci metode pembayaran yang tersedia, termasuk termin pembayaran seperti misalnya uang muka (DP) sebesar 50% dan pelunasan dilakukan setelah barang atau jasa diterima.
Cantumkan juga ketentuan penting lainnya seperti denda apabila terjadi keterlambatan pembayaran serta kebijakan pengembalian barang atau retur.
Penyampaian informasi ini sejak tahap awal, Anda dapat meminimalkan potensi kesalahpahaman dan membantu proses transaksi berjalan lebih lancar dan transparan.
Informasi Kontak Penanggung Jawab
Sertakan informasi kontak berupa nama, jabatan, serta nomor telepon atau alamat email dari pihak yang dapat dihubungi oleh calon pelanggan.
Cara ini penting untuk menjaga kelancaran komunikasi apabila dibutuhkan penjelasan lebih lanjut, klarifikasi, atau tindak lanjut lainnya.
Pihak yang bertanggung jawab dapat berasal dari divisi penjualan, tim pemasaran, atau manajer proyek, tergantung pada struktur organisasi Anda.
Lampiran Tambahan (jika ada)
Anda juga dapat menyertakan dokumen pendukung seperti katalog produk, foto, brosur, contoh kontrak, atau portofolio proyek sebelumnya.
Lampiran tersebut akan memperkuat penawaran Anda sekaligus mempermudah calon pelanggan dalam membuat keputusan.
Baca Juga: Bill of Quantities (BoQ): Fungsi, Komponen, dan Contoh
Cara Membuat Surat Penawaran Harga
Menyusun surat penawaran harga membutuhkan perhatian khusus agar kesan yang disampaikan terlihat serius dan profesional, serta dapat membangun rasa percaya pelanggan.
Berikut adalah cara membuat surat penawaran yang efektif, baik bagi individu maupun perusahaan:
Berikan Judul Surat yang Tepat dan Relevan
Judul surat sebaiknya secara jelas mencerminkan pokok isi dokumen. Umumnya, judul tersebut ditulis pada bagian “Hal”, seperti contoh: “Hal: Penawaran Harga Jasa Konsultasi IT”.
Judul juga dapat diletakkan di kop surat dengan ukuran font yang lebih besar agar terlihat lebih menonjol dan mudah dikenali oleh penerima.
Tuliskan Data Penerima Secara Lengkap
Pastikan untuk mencantumkan nama lengkap penerima, alamat lengkap, alamat email, serta nomor telepon yang aktif.
Informasi ini penting agar surat sampai ke pihak yang berwenang dan menunjukkan kesan profesional sekaligus menghargai etika komunikasi bisnis.
Cantumkan Identitas Pengirim dengan Detail dan Jelas
Data pengirim perlu dicantumkan secara lengkap, termasuk nama perusahaan, alamat kantor, nomor telepon, alamat email resmi, serta kontak tambahan seperti website atau akun media sosial bisnis. Ini memudahkan penerima untuk melakukan komunikasi lanjutan atau meminta klarifikasi.
Sertakan Tanggal dan Tempat Pembuatan Surat
Mencantumkan tanggal dan tempat pembuatan surat merupakan aspek penting dalam pengelolaan dokumen.
Tanggal ini berperan sebagai acuan waktu pengiriman dan masa berlaku penawaran, sehingga penerima dapat memastikan keabsahan serta relevansi isi surat.
Gunakan Kalimat Pembuka yang Menarik dan Informatif
Mulailah surat dengan pengenalan singkat tentang perusahaan atau bisnis Anda. Jelaskan jenis usaha yang dijalankan, keunggulan yang dimiliki, serta layanan utama yang mampu memberikan manfaat dan nilai tambah bagi calon pelanggan.
Pembukaan yang tepat akan membantu meningkatkan ketertarikan dan kepercayaan penerima terhadap penawaran Anda.
Jelaskan Detail Produk atau Jasa yang Ditawarkan
Bagian ini menjadi inti dari surat penawaran Anda. Jelaskan secara menyeluruh mengenai produk atau layanan yang Anda tawarkan, mencakup beberapa aspek penting seperti di bawah ini.
- Jenis produk atau layanan: sebutkan secara spesifik kategori dan tipe produk atau jasa, agar penerima dapat memahami secara tepat apa yang Anda tawarkan.
- Spesifikasi teknis dan fitur unggulan: buat detail karakteristik teknis, fitur khusus, atau komponen utama yang membuat produk atau layanan Anda berbeda dan berkualitas.
- Manfaat dan nilai tambah untuk pelanggan: jelaskan bagaimana produk atau jasa tersebut akan memberikan keuntungan, solusi, atau peningkatan bagi kebutuhan dan masalah pelanggan.
Cantumkan Harga dan Syarat Penawaran
Harga harus dijelaskan secara detail dan transparan agar mudah dipahami oleh calon pelanggan. Sebaiknya gunakan format daftar atau tabel untuk menyajikan informasi harga beserta informasi pendukung sebagai berikut:
- Jumlah minimum pemesanan: informasikan batas minimal order yang diperlukan agar calon pelanggan dapat menyesuaikan kebutuhan mereka.
- Perkiraan waktu pengiriman atau durasi pelaksanaan: sertakan estimasi waktu mulai dari proses pemesanan hingga pengiriman produk atau penyelesaian jasa, sehingga pelanggan memiliki gambaran waktu yang realistis.
- Metode pembayaran dan termin: jelaskan cara pembayaran yang diterima, seperti transfer bank, kartu kredit, atau pembayaran tunai, serta aturan terkait termin pembayaran, misalnya pembayaran di muka (DP) dan pelunasan.
- Biaya tambahan: informasikan biaya tambahan yang mungkin berlaku, seperti ongkos kirim, biaya instalasi, pajak, atau biaya administrasi lainnya.
- Ketentuan garansi dan layanan after sales: berikan detail mengenai jaminan produk atau layanan, termasuk masa garansi dan prosedur klaim garansi serta layanan after sales yang tersedia untuk mendukung pelanggan setelah transaksi selesai.
Beri Penutup yang Mendorong Tindakan
Tutup surat dengan kalimat yang mengundang penerima untuk segera menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau ingin membahas detail lebih lanjut.
Contohnya: “Kami siap membantu dan menjawab segala kebutuhan Anda. Jangan ragu untuk menghubungi kami di kontak yang tersedia.” Sertakan pula ucapan terima kasih atas kesempatan dan perhatian yang diberikan kepada penawaran Anda.
Sertakan Lampiran Pendukung (Jika Diperlukan)
Jika ada, lampirkan dokumen pendukung seperti katalog, brosur, contoh kontrak, atau portofolio yang dapat membantu calon pelanggan memahami lebih baik penawaran Anda.
Tanda Tangan dan Nama Jelas Pengirim
Surat harus ditandatangani oleh orang yang berwenang, seperti pemilik, manajer, atau direktur perusahaan. Untuk pengiriman surat elektronik, gunakan tanda tangan digital yang sah agar surat memiliki kekuatan hukum dan kredibilitas.
Contoh Surat Penawaran Harga
Berikut ini adalah contoh surat penawaran harga yang tepat dan sesuai standar, lengkap dengan struktur serta komponen penting yang wajib ada di dalamnya.
Surat ini bisa menjadi panduan agar Anda dapat membuat penawaran harga secara profesional dan jelas kepada calon pelanggan atau mitra bisnis.
Contoh Surat Penawaran Harga Bisnis F&B
PT Rasa Indonesia Makmur
Jl. Kuliner No. 77, Jakarta 10230
Telp: (021) 8888 8888
Email: [email protected]
Website: www.rasaindonesiamakmur.co.id
Jakarta, 27 Mei 2025
Kepada YTH
Pimpinan Hotel Grand Nyaman
Jl. Melati Raya No. 99
Jakarta Selatan
Perihal: Penawaran Harga Paket Catering
Dengan hormat,
Kami dari PT Rasa Indonesia Makmur ingin menawarkan jasa layanan catering premium untuk kebutuhan hotel dan acara Anda. Kami memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun dalam menyediakan makanan berkualitas tinggi untuk berbagai jenis acara.
Berikut rincian harga paket yang kami tawarkan:
| Paket | Menu | Harga per pax | Minimal Order |
|---|---|---|---|
| Paket A | Nasi Liwet Komplit + Air Mineral | Rp 35.000 | 100 pax |
| Paket B | Nasi Box Ayam Bakar + Es Teh | Rp 45.000 | 100 pax |
| Paket VIP | Buffet Prasmanan + Dessert | Rp 85.000 | 150 pax |
Harga sudah termasuk pengantaran area Jakarta dan peralatan saji untuk buffet.
Kami siap mengatur sesi test food gratis untuk memastikan kualitas rasa. Bila Bapak/Ibu tertarik, mohon hubungi kami melalui kontak terlampir.
Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Dina Ahmad
Marketing Manager
PT Rasa Indonesia Makmur
Contoh Surat Penawaran Harga Bisnis Properti
PT Properti Hebat
Jl. Kemang Raya No. 66, Jakarta Selatan
Telp: (021) 7788 6677
Email: [email protected]
Jakarta, 27 Mei 2025
Kepada YTH
Bapak/Ibu Calon Investor
di Tempat
Perihal: Penawaran Harga Unit Apartemen Jasmine Residence
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami dari PT Properti Hebat ingin menawarkan unit apartemen eksklusif di proyek Jasmine Residence yang terletak strategis di pusat Kota Bekasi.
Berikut adalah harga penawaran untuk tipe unit kami:
| Tipe Unit | Luas | Harga Mulai | Cicilan KPR |
|---|---|---|---|
| Studio | 24 m² | Rp 450.000.000 | Mulai Rp 3,2 juta/bulan |
| 1BR | 36 m² | Rp 670.000.000 | Mulai Rp 4,8 juta/bulan |
| 2BR | 48 m² | Rp 950.000.000 | Mulai Rp 6,7 juta/bulan |
Promo bulan ini:
– Booking fee hanya Rp 5 juta
– Gratis biaya KPA dan AJB
– Furnished untuk 20 pembeli pertama
Kami lampirkan brosur dan denah unit. Bila Bapak/Ibu berminat melihat show unit, silakan hubungi kami untuk jadwal bertemu.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
Andi Christian
Sales Executive
PT Peoperti Hebat
Contoh Surat Penawaran Harga Jasa (Cleaning Service)
CV Beresih Pisan
Jl. Karya Bersih No. 11, Bandung
Telp: (022) 7000 1122
Email: [email protected]
Bandung, 27 Mei 2025
Kepada YTH
Manajer Operasional
PT Teknologi Terdepan
Jl. Teknologi No. 55
Bandung
Perihal: Penawaran Jasa Cleaning Service Kantor
Dengan hormat,
Kami dari CV Beresih Pisan mengajukan penawaran jasa kebersihan kantor untuk PT Teknologi Terdepan. Kami memiliki tenaga kerja berpengalaman dan peralatan modern untuk menjaga lingkungan kerja tetap bersih dan sehat.
Berikut adalah rincian harga jasa kami:
| Paket | Layanan | Frekuensi | Harga Bulanan |
|---|---|---|---|
| Basic | Pembersihan harian ruangan kantor 300 m² | 5 hari/minggu | Rp 5.500.000 |
| Premium | Termasuk kaca, toilet, pantry, area publik | 6 hari/minggu | Rp 7.200.000 |
Seluruh harga sudah termasuk alat, bahan pembersih, dan supervisi berkala.
Kami siap mengadakan presentasi langsung serta kunjungan survey tanpa biaya. Untuk info lebih lanjut, silakan hubungi kami.
Demikian penawaran ini kami sampaikan, semoga dapat menjalin kerja sama yang saling menguntungkan.
Hormat kami,
Rizky Putra
Business Development
CV Beresih Pisan
Kesimpulan
Surat penawaran harga biasanya menjadi dokumen resmi pertama yang diterima oleh calon pelanggan dari Anda. Hal ini membuat surat penawaran menjadi cara untuk memberikan kesan pertama yang positif. Pastikan surat penawaran Anda dibuat dengan profesional, sopan, jelas, dan informatif.
Pembuatan quotation atau penawaran, baik itu pembelian maupun penjualan umumnya menjadi kegiatan yang rutin dalam jual beli.
Sebuah perusahaan perlu memiliki sistem yang dapat mengelola dokumen penawaran ini agar rapi dan teratur.
Umumnya software akuntansi memiliki fitur ini, Anda dapat membuat penawaran secara digital, mencetak atau mengirimkannya ke calon pelanggan dalam bentuk digital, dan menyimpannya di satu tempat.
MASERP yang merupakan software ERP dengan accounting sebagai basenya dapat membantu Anda dalam mengotomatisasi pembuatan quotation, kenapa? Karena di awal Anda sudah membuat Master Customer beserta gudang yang memiliki persediaan barang yang akan dijual.
Pembuatan quotation dengan MASERP akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja, karena dapat terintegrasi dengan berbagai departemen di perusahaan Anda seperti pembelian, penjualan, inventory, manufaktur, dan masih banyak lagi.
Dengan MASERP, Anda dapat menghemat budget karena hampir semua departemen dapat menggunakannya dalam satu software.
Apakah Anda memiliki kendala dengan software yang sekarang digunakan? Segera hubungi konsultan ahli kami untuk mendapatkan solusi dan demo software MASERP dengan klik gambar di bawah ini, gratis!
