Selain laporan laba rugi, salah satu laporan yang biasa disusun dan dibuat perusahaan atau sebuah bisnis adalah laporan kas kecil. Seperti apa laporan kas kecil tersebut?
Sebelum Anda melihat dan memahami bentuk dan cara membuat laporan kas kecil, ada baiknya Anda pahami lebih dulu pengertian kas kecil. Setiap bisnis, baik Usaha Kecil dan Menengah (UKM) maupun perusahaan atau bisnis dalam skala besar, pastinya menyadari bahwa manajemen keuangan perusahaan merupakan faktor krusial untuk diperhatikan.
Perusahaan dapat melihat secara jelas mengenai perkembangan bisnis mereka dari besarnya pengeluaran atau pemasukan, dan data-data tersebut hanya dapat dilihat dari hasil pengelolaan keuangan.
Untuk mengelola keuangan perusahaan dengan baik, para staf dari divisi keuangan harus membangun sistem yang tepat dan cocok dengan budaya perusahaan. Ada beberapa cara yang lazim digunakan, mulai dari penggunaan invoice untuk berbagai kebutuhan pada stok dan inventory gudang seperti pengadaan barang dan kebutuhan lainnya.
Selain invoice, petty cash adalah metode lain yang digunakan dalam mengelola keuangan bahkan di perusahaan besar.
Pengertian Kas Kecil
Ketika akan melakukan transaksi bisnis, pebisnis tidak selalu mengeluarkan biaya besar. Bahkan sekalipun nominal uang yang dibayarkan tidak seberapa tetapi jumlah produk yang dibeli kadang sangat banyak.
Sekalipun demikian, transaksi ini harus dicatat dengan benar. Bahkan pembukuan yang dipersiapkan juga harus detail agar akuntan dapat melakukan analisis tanpa kesalahan.
Pembukuan yang berisi catatan transaksi kecil inilah yang disebut kas kecil. Biasanya, nantinya data-data akan menjadi rujukan ketika akan melakukan pembayaran biaya operasi perusahaan.
Esensi dari petty cash atau kas kecil sendiri adalah dana yang dikeluarkan perusahaan dengan jumlah yang relatif kecil. Sesuai dengan namanya, tentunya dana ini akan dikeluarkan untuk pengeluaran-pengeluaran yang nominalnya kecil. Salah satu contoh dana yang termasuk kas kecil adalah dana konsumsi rapat.
Biasanya petty cash dikelola oleh staff keuangan perusahaan yang masih fresh graduate atau pemula. Tujuannya sederhana, agar mereka dapat belajar membuat neraca yang baik dari sistem kalkulasi yang paling sederhana.
Baca Juga: 5 Tahapan Mudah Membuat Neraca Lajur untuk Laporan Keuangan
Manfaat Kas Kecil
Tak sekadar memiliki kas kecil, perusahaan harus memastikan pengelolaan yang baik. Dengan begitu, Anda dapat menarik manfaatnya dengan maksimal. Manfaat itu antara lain:
Lebih Nyaman Pengeluaran Kecil
Kas kecil adalah pilihan yang nyaman untuk kebutuhan pengeluaran yang kecil dan mendadak. Uang tunai lebih tepat bagi pegawai yang hendak melakukan pembelian tanpa mengetahui harga pasti sebelumnya. Nantinya, si pegawai tinggal memberikan uang kembali beserta bukti transaksi kepada pengelola kas kecil itu.
Dalam situasi tertentu, misalnya mengajak klien pergi makan atau mampir ke kedai kopi, kas kecil juga berguna bagi pegawai tanpa perlu merogoh kocek sendiri. Apalagi beberapa merchant tidak menerima pembayaran dengan kartu kredit, misalnya, untuk jumlah yang kecil.
Pemantauan dan Pelacakan Lebih Mudah
Penggunaan kas kecil mesti selalu dilacak dan dipantau. Tapi pemantauan dan pelacakan kas kecil relatif lebih mudah daripada transaksi dengan kartu kredit atau cek, misalnya. Pengelola kas kecil tinggal mengikuti prosedur yang simpel:
- Lihat kebutuhan pembelian
- Ambil uang di tempat penyimpanan
- Catat jumlah uang, kebutuhan, dan pegawai yang membutuhkan
- Minta bukti transaksi kepada pegawai yang bersangkutan
- Berikan catatan ke bagian keuangan/akuntan untuk dibukukan
Pegawai tak perlu membuat laporan atau mengisi formulir macam-macam untuk meminta ataupun mencatat penggunaan kas kecil.
Tak Perlu Reimbursement
Pegawai memang memiliki kewajiban membantu kelangsungan bisnis. Tapi jika pegawai kerap harus menalangi kebutuhan bisnis, lama-lama akan merasa tidak nyaman juga. Apalagi jika proses reimbursement berbelit-belit dan butuh banyak tahap. Belum lagi ada risiko nota pembelian hilang atau rusak yang menghambat pencairan uang karyawan.
Reimbursement mungkin tetap ada untuk hal-hal tertentu yang tidak bisa di-cover oleh kas kecil. Misalnya ongkos isi bahan bakar kendaraan kantor yang habis ketika dipakai di tengah jalan. Tidak mungkin pegawai yang membawa kendaraan itu ke kantor dulu untuk meminta uang, baru membeli bensin.
Alternatif Bisnis/Korporat
Pengeluaran perusahaan akan lebih mudah dikelola jika ada kartu bisnis/korporat sebagai alat pembayaran. Bila setiap pegawai memegang kartu ini, mereka bisa langsung membeli sesuatu yang dibutuhkan untuk keperluan kerja. Kartu ini bisa berbentuk debit ataupun kredit.
Tagihan atau sumber dana tersambung langsung dengan perusahaan tanpa campur tangan dompet pribadi karyawan. Namun tidak semua perusahaan bisa mendapatkan kartu ini dengan mudah, terutama UMKM.
Metode Pencatatan Kas Kecil
Untuk mengelola setiap unsur manajemen finansial perusahaan diperlukan metode-metode khusus. Tanpa terkecuali yang terkait dengan pencatatan petty cash. Pencatatan kas kecil juga membutuhkan metode-metode atau cara-cara pencatatan tertentu. Ini dia metode-metode tersebut:
Metode Tetap
Metode pencatatan kas kecil yang pertama adalah metode tetap atau istilah akuntansi-nya disebut Imprest Fund System. Maksud dari metode ini adalah sebuah pembukuan petty cash yang jumlah nominalnya selalu sama.
Hal ini biasanya terjadi akibat jumlah dana yang dikeluarkan dengan dana yang dimasukkan sama. Karena itu, saldo kas di dalam petty cash jumlahnya selalu tetap.
Metode Fluktuasi
Metode Fluktuasi adalah metode pencatatan kas kecil yang jumlah nominalnya selalu berubah. Tentunya ini merupakan metode kebalikan dari metode pencatatan petty cash yang pertama yaitu Imprest Fund System atau metode tetap.
Metode fluktuasi terjadi karena adanya ketimpangan antara pengeluaran dengan pemasukan. Yang mana jumlah uang yang dikeluarkan dengan deposit dana tidak sama. Bisa lebih banyak saldo daripada dana yang dikeluarkan atau sebaliknya.
Cara Mengelola Kas Kecil
Dalam membuat dan melakukan pencatatan kas kecil, ternyata diperlukan cara khusus untuk mengelolanya dengan tepat. Langkah-langkah dalam mengelola kas kecil, yaitu:
- Menetapkan batas saldo kas kecil, kamu dapat menggunakan metode kas kecil yang sudah dijelaskan di atas.
- Menentukan kasir kas kecil atau orang yang bertanggung jawab dalam pendistribusian uang kas kecil.
- Pengisian kembali kas kecil sesuai dengan batas saldo yang telah ditetapkan. Jika saldo kas kecil minim, kasir harus mengajukan permohonan pengisian kembali pada Financial Controller.
- Penggunaan kas kecil. Kasir hanya bisa melakukan pembayaran atas pembelian yang sudah disetujui oleh Financial Controller. Setelahnya, kasir harus membuat bukti pengeluaran yang ditandatangani oleh penerima dana.
Jurnal kas kecil dalam laporan kas kecil pada dasarnya sama dengan jurnal lain dalam keuangan bisnis atau perusahaan. Semuanya membutuhkan data transaksi yang akurat, pencatatan yang rapi dan teliti, agar tidak ada kesalahan dalam pembukuan.
Setelah memahami bahwa kas kecil adalah transaksi atau pengeluaran dalam jumlah yang tidak terlalu besar, selayaknya saat ini kamu sudah bisa lebih cermat dalam memilih dan memilah jenis-jenis transaksi untuk dicatat.
Kesimpulan
Setelah kita memahami petty cash atau kas kecil yang tenyat merupakan satu unsur yang harus ada dalam bentuk pembukuan keuangan yang sangat penting bagi perusahaan. Jika pencatatan kas kecil nya bagus, maka otomatis pengelolaan seluruh kas dalam bisnis Anda juga bagus.
Pembuatan laporan keuangan secara manual, tentu saja akan menyulitkan Anda karena akan menghabiskan waktu dan rentan terjadi human error. Untuk memudahkan hal tersebut, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti MASERP yang bisa terintegrasi dengan fungsi bisnis lain seperti manufaktur, distribusi, penjualan, pembelian dan lain-lain.
MASERP akan memudahkan Anda mencatat, memantau dan membuat laporan keuangan seperti arus kas dan laba rugi perusahaan secara otomatis dan kapan saja tanpa harus menunggu rugi atau negatif. Dengan fitur Report Center di MASERP, Anda bisa mencatat dan membuat 300+ laporan yang meliputi laba rugi, neraca, penjualan dan lain-lain.
Pencatatan dan pelaporan manual tentu saja akan memakan banyak waktu dan memiliki peluang besar terjadinya human error. Ini akan menghambat efisiensi dan produktivitas perusahaan Anda.
Anda bisa mencustom software MASERP sesuai bisnis flow perusahaan. Segera konsultasikan dengan konsultan ahli kami sekarang, gratis!
