Beberapa tahun lalu, pembayaran umumnya menggunakan yang tunai dan pembukuan manual, cara lama itu biasanya akan menyebabkan masalah salah penagihan dan pembayaran utang yang tertunda. Saat ini, banyak bisnis yang sudah memanfaatkan teknologi seperti pembayaran melalui transfer elektronik, pembayaran dengan debit atau card, bahkan secara cardless menggunakan QR code. Invoicing software memudahkan proses bisnis menjadi lebih mudah dan cepat, terutama proses menghasilkan dan mengumpulkan uang di area penjualan. Kalau Anda ingin memanfaatkan efisiensi dan produktivitas yang ada di software invoice, simak pembahasan lengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Invoicing Software?
Invoicing software adalah tools yang secara otomatis menghasilkan penagihan untuk produk dan jasa yang Anda jual. Tools ini akan memudahkan Anda membuat daftar produk dan jasa beserta biaya terkait dan mengirimkannya ke pelanggan sebagai faktur. Faktur ini biasanya dibuat menggunakan template yang sudah jadi, sebagian besar terlihat profesional, yang membuat prosesnya lebih mudah dan menguntungkan bagi bisnis.
Fungsi Invoicing Software
Umumnya, bisnis kecil atau UMKM tidak memiliki departemen keuangan khusus untuk mengurus utang dagang. Invoicing software dapat membantu mereka dalam membuat invoice dan beberapa proses di bawah ini:
Membuat dan Menyesuaikan Faktur (Invoice)
Saat ini, software invoice online relatif mudah digunakan dan disukai banyak orang daripada harus membuat invoice secara manual dan menuliskannya di nota fisik (kertas). Anda dapat mengaksesnya dari mana saja untuk membuat invoice dan dipersonalisasi sesuai data bisnis Anda. Kalau cara lama, invoice sudah tercetak dan Anda tidak dapat mengganti beberapa keterangan di dalamnya.
Dengan software, Anda bisa mengisi nama pelanggan, jumlah pembelian, total harga, diskon, pajak penjualan dan lain-lain. Anda bisa juga memiliki menggunakan template yang sudah tersedia dan hanya tinggal mengisi kolomnya sesuai data penjualan.
Sebagian besar software menawarkan pilihan kustomisasi dimana Anda dapat memodifikasi elemen invoice seperti menyertakan logo perusahaan Anda. Anda bisa mengimport nama pelanggan dari database dan cukup klik send untuk mengirimkan invoice ke pelanggan agar mereka segera membayar tagihan. Selain itu, Anda juga dapat mengirimkan faktur berulang ke pelanggan secara otomatis untuk keperluan jangka panjang.
Baca Juga: Jangan Tertukar! Ini Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice Biasa!
Memudahkan Penagihan dan Pembayaran
Platform online tidak memerlukan setting tambahan dan bisa membantu Anda memproses pembayaran dengan mudah. Dengan invoicing software, Anda bisa membuat portal online bagi pelanggan yang akan melakukan pembayaran langsung dan Anda juga langsung bisa memproses pembayaran tersebut.
Kelebihan lainnya, Anda dapat menerima pembayaran mata uang asing karena software ini memiliki fitur pembayaran multi currency, termasuk software MASERP. Opsi pembayaran yang beragam juga dapat terintegrasi dengan PayPal atau platform online payment lainnya, begitu juga dengan pembayaran dengan kartu kredit.
Software invoice juga umumnya dapat digunakan multi bahasa, multi currency, dan tax adjustment (penyesuaian pajak. Bagaimana dengan pelanggan yang membayar dengan sistem offline? Tenang saja, karena pembayaran offline pun dapat dilacak di software invoice.
Membuat Laporan
Bagi orang awam, membuat laporan keuangan bisnis bukan hal yang mudah. Ini akan menjadi kendala jika bisnis Anda tidak memiliki karyawan yang memiliki background akuntansi. Nah, invoicing software dapat membantu Anda memonitor keuangan dan invoice mana yang saat ini belum dibayar. Anda bisa membuat laporan dengan otomatis, mengekspor dalam bentuk PDF dan mengirimkan atau membagikan ke pihak yang berkepentingan melalui email.
Anda bisa membuat laporan dan melakukan analisis data untuk mendapatkan insight yang relevan mengenai jumlah invoice terutang, waktu rata-rata pelanggan membayar, jumlah pelanggan yang membayar tepat waktu, dan pelanggan yang telat membayar. Cara ini membuat pekerjaan lebih efisien dan cepat, karena semua database transaksi penjualan dapat dilihat di software.
Software invoice ini dirancang untuk sistem yang terotomatisasi dan hasil perhitungan yang lebih akurat. Kalau bisnis Anda ingin mengirimkan faktur tepat waktu, software ini dapat menangani pekerjaan berulang serta memastikan semua proses teratur dan perhitungannya akurat.
Baca Juga: Komponen Laporan Keuangan Laba Rugi, Neraca dan Arus Kas
Meminimalisir Telat Pembayaran
Software yang tepat dapat membantu menyederhanakan proses penagihan dan pembuatan invoice Anda dan memungkinkan Anda untuk mendapatkan dan menerima pembayaran tepat waktu.
Dengan menjaga data dan memiliki penjadwalan penagihan yang teratur, Anda dapat memperoleh pembayaran tepat waktu dan meningkatkan profitabilitas bisnis.
Meminimalisir Pembayaran yang Terlewat
Dengan memantau dan melacak komitmen penagihan Anda secara akurat, Anda memastikan bahwa Anda tidak ketinggalan mengumpulkan pembayaran apa pun yang akan menghasilkan laba positif.
Menjaga Profesionalitas
Sistem penagihan dan pembuatan faktur yang baik dapat membantu meningkatkan reputasi perusahaan. Anda sebagai user dapat menyesuaikan logo dan format desain untuk dokumen pembayaran dan faktur. Dengan begitu, perusahaan Anda akan terlihat profesional di mata pelanggan dan supplier.
Mengotomatisasi Proses Kerja
Pernah Anda melakukan pekerjaan berulang mengisi invoice dan masih menghitung manual menggunakan kalkulator? Saat bisnis Anda menggunakan software invoice, proses akuntansi dan keuangan menjadi lebih sederhana dan dapat membuat pekerjaan penting yang dilakukan berulang menjadi otomatis.
Selain itu, perusahaan Anda dapat menghemat pengeluaran biaya dengan mengurangi staf di departemen faktur. Karyawan Anda akan menghemat waktu untuk melakukan follow up dan mengejar pembayar yang terlambat. Dengan begitu, kondisi arus kas perusahaan bisa berada di nilai positif karena faktur terbayar tepat waktu dan meningkatkan hubungan pelanggan dalam memperbaiki dan menyelesaikan masalah.
Meningkatkan Keamanan
Invoicing software yang baik memiliki fitur keamanan level tinggi untuk memastikan bahwa seluruh proses penagihan hingga pembayaran dilindungi dari hacker atau scamming. Ini relatif lebih aman daripada menggunakan cara manual dan mengirimkannya sebagai lampiran email.
Baca Juga: Software Keuangan Terbaik: 8 Fitur Penting Ini Wajib Ada!
Membuat Invoice dengan MASERP
Salah satu invoicing software terbaik yang bisa menjadi solusi untuk permasalahan bisnis Anda adalah MASERP. Di dalam program MASERP, Anda dapat melakukan penjualan dengan tiga cara yaitu penjualan dari sales order (SO), penjualan dari surat jalan (SJ), atau penjualan langsung.
Sebelumnya sudah dijelaskan, invoice digital sifatnya fleksibel, Anda bisa melakukan penyesuaian field di dalamnya. Begitu juga di MASERP, Anda dapat melengkapi field nama customer/perusahaan, nomor faktur, tanggal faktur, syarat bayar, tanggal jatuh tempo pembayaran, gudang, nama salesman, jurnal penjualan, U/M atau satuan barang, diskon (dalam bentuk persen atau nominal) atau diskon keseluruhan, ongkos angkut dan nomor PO customer. Berikut ini tampilannya:
Kesimpulan
Invoicing software memiliki berbagai fungsi dan manfaat bagi sebuah bisnis antara lain membuat dan menyesuaikan faktur (invoice), memudahkan penagihan dan pembayaran, membuat laporan keuangan, meminimalisir telat pembayaran dan pembayaran yang terlewat, mengotomatisasi proses kerja dan meningkatkan keamanan, dan masih banyak lagi.
Berkembangnya teknologi saat ini yang serba digital, dalam transaksi dan faktur pun bisa dialihkan menjadi digital, Anda bisa gunakan software akuntansi modern seperti MASERP. MASERP memiliki modul dan fitur lengkap seperti penjualan, pembelian, keuangan, manufaktur, distribusi, aset tetap, karyawan, inventory, pajak, 300+ laporan siap cetak dan masih banyak lagi. Software ini dapat dipasang di server kantor atau di cloud. Kelebihan pemasangan di server kantor, Anda bisa menggunakan program walaupun internet mati.
Yang membedakan MASERP dengan vendor lain, MASERP dapat dicustom sesuai dengan bisnis flow perusahaan Anda dan dapat juga diintegrasi dengan software lain. Biarkan software yang beradaptasi dengan bisnis flow Anda, bukan Anda yang mengikuti flow software.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan apa yang Anda butuhkan kepada konsultan ahli kami sekarang. Gratis!
