Jika dianalogikan sebagai mesin, bisnis yang sukses ibarat sebuah mesin yang sering diminyaki dengan baik. Untuk mencapai titik sukses tersebut, tentu mesin harus dirawat dengan baik. Inventory management adalah minyak yang membuat bisnis berjalan lancar. Tanpa sistem inventory management yang jelas, mesin akan terhenti. Bagi sebagian besar bisnis, mereka mengelola persediaan barang menggunakan software inventory untuk tracking inventory dan memberikan insight bisnis.
Software inventory dapat menjadi pertimbangan apabila Anda saat ini sedang running bisnis, berikut ini manfaat yang akan bisnis Anda dapatkan setelah menggunakan software beserta fiturnya!
Manfaat Inventory Software
Produktivitas Meningkat
Proses manajemen inventory yang terorganisir dan sistematis akan membantu Anda dan tim lebih cepat menyelesaikan pekerjaan, tidak memerlukan waktu lama untuk memproses, mengaudit, dan melacak barang dagangan.
Dengan satu software saja, Anda dapat memeriksa jumlah stok di seluruh inventory, melacak apa yang terjual dan apa yang tidak, menemukan informasi supplier, dan terhubung ke aplikasi pembayaran untuk membuat faktur dan pesanan pembelian (purchase order).
Baca Juga: Software Inventory Terbaik: Fitur Inventory MASERP
Profit Meningkat
Software inventory yang Anda gunakan untuk tracking inventory akan memberikan Anda informasi mengenai produk apa yang paling populer di periode ini dan barang apa yang dapat dijual di periode berikutnya.
Dengan memperhatikan inventory dan laporan tracking yang menggambarkan produk apa yang terjual dengan baik atau kurang diminati pasar, Anda dapat memaksimalkan produk terlaris dan mengembangkan kembali produk yang kurang diminati atau membuat promo dan harga diskon.
Insight dari software inventory mengenai barang paling diminati juga dapat menjadi informasi trend pasar yang bisa Anda analisa dan akan memberi Anda profit lebih banyak.
Proses Inventory Lebih Mudah
Software inventory dapat menghemat waktu Anda dan tim karena menyederhanakan proses tracking jumlah beserta biayanya.
Visibilitas pergerakan stok yang jelas akan membantu Anda mengetahui status inventory agar menciptakan proses management inventory yang lebih baik dan akurat.
Tracking inventory yang bersifat otomatis akan meng-update jumlah barang terjual dan barang masuk secara real time, tentu ini akan membuat waktu pemrosesan pesanan dan penjualan menjadi lebih cepat.
Software ini juga dapat membantu Anda dan tim memiliki persediaan dalam jumlah aman, tidak dalam jumlah berlebih maupun tidak kekurangan produk yang dapat membuat pelanggan kecewa.
Mengurangi Aging Stock dan Deadstock
Penggunaan software dapat memudahkan Anda memfilter urutan inventory berdasarkan tanggal untuk mengetahui pesanan mana yang masuk terlebih dahulu dan memeriksa jumlah produk yang tersedia untuk menentukan berapa banyak yang perlu Anda jual.
Mengetahui produk apa yang mendekati tanggal kadaluarsa, terutama untuk produk yang mudah rusak, berarti Anda perlu menjual persediaan lama sebelum menjadi deadstock dan kehilangan uang karena inventory menumpuk.
Sebaiknya, selalu update produk yang sudah ketinggalan zaman agar mengurangi pemborosan dan menggunakan kembali inventaris yang sudah tua untuk menghemat anggaran. Dapat menghindari persediaan sebelum rusak adalah salah satu dari banyak keuntungan management inventory.
Baca Juga: Inventory Control untuk Memenuhi Permintaan Konsumen
Otomatisasi Pekerjaan
Software yang tepat dapat membuat proses management inventory di perusahaan Anda lebih baik, akurasi penghitungan lebih tepat, dan mengurangi human error.
Tim Anda tidak perlu menghitung ulang stok ketika software inventory dapat memberi Anda informasi real-time.
Anda tidak perlu ke gudang untuk memeriksa dan menghitung level inventory tertentu. Sebagai gantinya, buka device Anda dan lihat informasi jumlah persediaan beserta laporannya di manapun Anda berada.
Customer Service Lebih Baik
Salah satu kunci kepuasan pelanggan adalah dapat memberikan yang mereka inginkan, kapan pun mereka menginginkannya.
Anda dapat menyimpan produk paling populer berkat software inventory, warning stock saat nilai persediaan sudah mendekati nilai terendah pun dapat Anda lihat di notifikasi HP. Anda dapat melihat jumlah yang tersedia saat ini dan segera memesan produk dengan ke supplier yang tersedia di database software.
Membuat pelanggan loyal? Sediakanlah produk yang banyak dicari di rak toko dan gudang karena pelanggan tahu akan mendapatkan apa yang mereka butuhkan. Itu membuat mereka menghargai bisnis Anda dan akan terus kembali lagi untuk membeli produk yang mereka cari.
Oleh karena itu, software inventory dapat membantu Anda mempertahankan pelanggan dan mendatangkan pelanggan baru.
Menghindari Kehabisan Stock
Software inventory membantu bisnis Anda menghadapi berbagai kondisi seperti kehabisan stok yang dapat mempengaruhi penawaran dan permintaan barang. Stock-out terjadi ketika ada permintaan tak terduga terhadap stok tertentu, sehingga menyebabkan produk terjual habis.
Warning saat stok mnim, informasi inventory yang bersifat real time dan jumlah persediaan yang dapat update secara otomatis adalah fitur yang akan membantu Anda menyesuaikan diri dengan penawaran, permintaan pasar dan pelanggan Anda.
Tracking Pengeluaran Lebih Akurat
Tracking pengeluaran merupakan bagian esensial dari setiap departemen dalam bisnis, tidak terkecuali inventory. Software inventory dapat menyajikan laporan untuk menghitung total penjualan, total pajak, dan berbagai informasi keuangan lainnya seperti nilai inventory real time, untuk membantu tracking biaya dan pendapatan bisnis.
Laporan inventory dan pengeluaran ini akan memberikan manfaat dalam hal audit dan akuntansi inventory bisnis Anda.
Fitur Utama Software Inventory
Banyak produk software inventory yang ada saat ini, memilih salah satu yang tepat untuk bisnis Anda bisa jadi sangat mendebarkan karena ini bisa menjadi pembelian mahal yang akan berpengaruh pada setiap aspek bisnis Anda.
Itulah penting untuk memahami berbagai fitur software inventory dan di bawah ini adalah daftar sembilan fitur utama yang harus ada di software Anda.
Tracking Inventory
Fungsi utama software inventory adalah untuk membantu Anda memahami dan tracking level persediaan barang pada satu waktu.
Anda perlu memahami berapa unit setiap SKU yang ada saat ini dan posisinya dalam sistem manajemen supply chain. Itu juga perlu menunjukkan pergerakan stok seperti stok di antara gudang, dalam perjalanan dari supplier atau dipegang oleh pedagang grosir.
- Level stock: Apakah Anda memiliki stok aman sehingga pelanggan dapat membeli produk itu? Anda memerlukan nilai level stok yang bersifat real-time untuk menghindari kehabisan stok dan backorder.
- Penjualan dan pengembalian: Cara Anda menjual barang dapat menjadi salah satu faktor pelanggan Anda loyal pada brand Anda. Software inventory yang Anda pakai saat ini tentu saja harus dapat memfasilitasi manajemen pemesanan, termasuk cara pengembalian barang jika tidak sesuai atau ada case lain.
- Sinkronisasi: Jika Anda memiliki beberapa channel penjualan seperti grosir, e-commerce, website, dan lainnya, maka Anda perlu menyederhanakan level stok sehingga dapat memahami kondisi bisnis dan mendapatkan data yang akurat.
- Tracking stok masuk: Untuk membuat pengalaman pelanggan yang menyenangkan, pasti Anda ingin stok selalu tersedia untuk dijual segera, terutama bila itu produk yang akan release dalam waktu dekat.
- Tracking komponen: Bila saat ini Anda sedang running bisnis manufaktur, pasti membutuhkan tools yang dapat dipakai untuk tracking komponen produksi atau raw material, terutama jika produk tersebut berasal dari supplier atau grosir yang berbeda.
- Tracking kemasan: Jika Anda memiliki kemasan khusus untuk produk tertentu, Anda perlu melakukan tracking, karena produk tidak dapat dikirim tanpa kemasan yang sesuai.
- Tracking perpindahan stok: Anda perlu memahami di mana stok berada terutama jika berpindah antar gudang dan mengetahui berapa banyak stok yang ada di pedagang grosir, distributor atau mitra retail, sehingga Anda dapat mendorong mereka untuk membeli lebih banyak stok ketika tingkat stok mereka rendah.
Kategori Produk
Beberapa produk akan terjual lebih cepat dibandingkan produk lainnya, jadi Anda perlu memberikan jenis inventory yang berbeda ke dalam kategori yang berbeda.
Produk A akan menjadi produk yang paling cepat terjual, sedangkan produk B dan C akan menjadi produk yang paling lama terjual.
Dengan klasifikasi ini, Anda dapat mengatur waktu refill produk yang berbeda untuk setiap kategori, sehingga tidak perlu memiliki waktu refill yang berbeda untuk setiap SKU. Ini juga akan membantu dalam penempatan stok di gudang, karena barang-barang yang terjual lebih cepat akan disimpan dalam satu rak.
Anda dapat membuat kategori produk berdasarkan style atau jenis produk.Cara ini akan membantu tim gudang ketika mencari stok di gudang.
Membuat kategori produk adalah cara efektif untuk mengelola stok bisnis dan software inventory yang baik akan membantu Anda lebih mudah membuat kategori produk seperti ini.
Barcode dan Tagging
Scan barcode adalah cara paling efisien untuk menginput data produk yang masuk dan keluar gudang. Ini akan menghemat waktu Anda dan tim, meningkatkan inventory control dan mengurangi human error saat memasukkan data produk ke dalam sistem.
Barcode biasanya berbentuk nomor seri universal yang membantu mengintegrasikan produk dengan sistem. Tetapi, terkadang Anda memerlukan barcode alternatif, terutama yang menggunakan sistem pihak ketiga. Software inventory yang baik sebaiknya memiliki fitur scna barcode untuk membantu Anda dan tim mengelola persediaan.
Warning Notifikasi
Ketika persediaan mulai menipis, Anda perlu mendapatkan notifikasi dari sistem untuk melakukan restock.
Sistem manajemen gudang yang baik akan mengatur sistem warning untuk memberitahu Anda ketika stok mencapai level tertentu. Software yang lebih canggih akan menggunakan kecepatan penjualan untuk memprediksi level stok yang rendah dan mengirimkan warning ketika ada pertanda akan kehabisan stok.
Setelah ada warning, laporan reorder point dapat dibuat otomatis sehingga Anda dapat membuat pesanan pembelian untuk dikirim ke supplier.
Laporan reorder menghemat banyak waktu karena dapat melihat dengan tepat apa yang perlu dipesan ulang, kapan dan berapa jumlahnya tanpa saya harus melakukan banyak analisis yang memakan waktu.
Kesimpulan
Untuk mengurangi risiko kerugian akibat salah pencatatan persediaan atau keuangan, Anda sebaiknya mengunakan software akuntansi dan manufaktur modern yang terintegrasi seperti MASERP.
Software ERP yang sudah terintegrasi dengan fitur persediaan barang ini membantu Anda menghasilkan laporan inventaris, pelacakan otomatis dan mengidentifikasi unit yang mengalami peningkatan. Sistem ini membantu pengelolaan persediaan di setiap toko dan gudang.
Pencatatan persediaan barang dan laporan keuangan dengan metode manual akan memakan waktu dan energi yang bisa menghambat produktivitas dan efisiensi perusahaan Anda.
Fitur Inventory Management di MASERP memudahkan Anda melacak tingkat dan nilai persediaan setiap hari dengan menggunakan metode biaya rata-rata.
Fitur Quantity Minimum akan memberikan warning kepada Anda apabila persediaan fisik sudah berada pada jumlah di bawah Qty Min yang sudah disetting.
Laporan mutasi barang juga dapat digunakan untuk menganalisa trend kebutuhan persediaan untuk perencanaan persediaan di bulan-bulan yang ramai seperti pada saat Hari Raya.
Bagi perusahaan manufaktur yang identik dengan produksi massal dan persediaan barang yang banyak, fitur Batch Number pada MASERP bisa memudahkan Anda membedakan barang yang baru diproduksi hari ini dengan barang produksi hari sebelumnya sehingga tidak mengalami double produksi.
Anda bingung menentukan harga pokok produksi (HPP)? Formula Bill of Material pada MASERP membantu Anda menentukan HPP sementara dan final.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
