Semakin bertumbuhnya perusahaan, maka akan semakin banyak kebutuhan dan proses yang perlu dijalankan secara efisien untuk mengelola semua informasi yang dikumpulkan oleh berbagai departemen dalam satu aplikasi. Aplikasi ERP adalah solusi yang tepat untuk Anda dalam mengatur dan menyederhanakan semua data yang dikumpulkan oleh berbagai departemen Anda di perusahaan.
Tetapi nyatanya, masih banyak orang yang masih awam dengan ERP sehingga banyak yang belum mengenalnya. Untuk membantu Anda memahami apa itu aplikasi ERP dari cara kerja, jenis hingga implementasinya, yuk simak penjelasan di bawah ini!
Cara Kerja ERP
Cara kerja aplikasi ERP adalah sederhana secara teori. Ini merupakan software yang menyatukan berbagai departemen di perusahaan dengan menyimpan semua datanya di dalam satu tempat. Umumnya, ERP memiliki setting untuk hak aksesnya, sehingga Anda tidak perlu takut data bocor ke pihak yang tidak memiliki tanggung jawab dengan data tersebut.
Dashboard aplikasi ERP yang canggih dapat menyajikan laporan bisnis termasuk keuangan secara visual sehingga Anda bisa mudah menganalisanya. Semua departemen atau user memasukkan data ke dalam aplikasi ERP dalam format yang sudah ditentukan. Data ini disimpan dalam database terpusat di mana aplikasi akan melakukan berbagai fungsi analitik di dalamnya.
Kalau pimpinan Anda ingin memeriksa kualitas penjualan oleh departemen sales, mereka bisa melakukannya hanya dengan beberapa klik. Kalau HR ingin mengawasi attrition rate, aplikasi ERP adalah yang akan menghasilkan laporan untuk setiap tim.
Data yang tersimpan di lokasi terpusat, dapat menghindari double input pekerjaan dan human error. Untuk membuat proses bisnis semakin lancar, ERP dapat terintegrasi dengan aplikasi pihak ketiga. User dapat mengakses semua informasi dan progres kerja dari dashboard untuk membuat keputusan dan memecahkan masalah dengan cepat.
Contoh singkatnya: ketika pelanggan mengajukan pertanyaan untuk memesan barang secara grosir, detailnya akan disinkronkan dengan departemen produksi, inventory, gudang dan mitra pengiriman untuk memverifikasi kemampuan dalam memenuhi pesanan tersebut.
Dengan ERP, Anda juga dapat memeriksa perkiraan pajak untuk menghitung harga pesanan. Faktur proforma dibuat berdasarkan perhitungan ini, dan tim penjualan dapat meneruskan data tersebut ke prospek. Seluruh proses dipantau dan butuh penyesuaian untuk menjaga produksi dan pengiriman tetap pada jalurnya dengan bantuan input yang dihasilkan oleh aplikasi ERP.
Baca Juga: 9 Modul Penting yang Wajib Ada di Sistem ERP Perusahaan Anda
Jenis ERP
ERP On-Premise
ERP on-premise atau bisa disebut juga ERP legacy merupakan aplikasi ERP yang dipasang di server perusahaan. ERP ini mengharuskan user untuk menginstal semua hardware yang diperlukan dan menjaga kondisi operasinya juga. Anda juga harus memiliki tim IT internal yang dapat melakukan maintenance dan minor troubleshooting. Kalau ada update atau kendala besar, perusahaan Anda perlu menunggu tim vendor ERP tiba untuk memperbaiki sistem untuk dapat berfungsi kembali.
ERP Cloud
ERP cloud menggunakan software sebagai model arsitektur servisnya di mana semua penyimpanan dan pemrosesan data dipasang di satu lokasi untuk setiap perusahaan di bawah arsitektur multi-tenant. ERP cloud memerlukan keamanan yang mutakhir karena data perusahaan Anda tersimpan di luar lokasi perusahaan. Data yang dimiliki perusahaan Anda bisa saja bersifat rahasia dan berisi kekayaan intelektual bisnis yang sangat dijaga keamanannya, jadi pastikan vendor ERP cloud Anda dapat terpercaya dan memiliki reputasi yang baik.
ERP cloud memiliki harga relatif terjangkau dibandingkan ERP on-premise, karena bisa digunakan di banyak lokasi dalam satu lisensi. Update sistem ERP-nya pun berada di sisi server, maintenance dan troubleshooting dilakukan oleh vendor sehingga Anda tidak memerlukan proses yang rumit, tidak memakan waktu lama dan menghemat biaya bagi kedua belah pihak.
ERP Hybrid
ERP hybrid menjadi semakin populer karena membantu mengatasi masalah keamanan data yang ada di ERP cloud. Dengan ERP cloud, data rahasia milik perusahaan dapat disimpan di server Anda, dan data lainnya dikumpulkan lalu disinkronkan dengan server cloud. ERP ini mendistribusikan antara dua infrastruktur, tetapi pengguna (user) dapat mengontrol dan mengelola data ERP secara terpusat.
Baca Juga: Lengkap! Harga dan Fitur 7 Software ERP Terbaik di Indonesia
Alasan Kegagalan Implementasi ERP
Sumber Daya (Resources) Langka
Alokasi sumber daya dan dispensasi waktu adalah faktor kunci yang berkontribusi pada keberhasilan dalam implementasi ERP. Pastikan Anda merencanakan secara komprehensif untuk berbagai kemungkinan dan memiliki sumber daya yang tersedia setiap saat.
Kurang Pengalaman
Menerapkan ERP merupakan ide yang sangat baik, begitu juga dengan memiliki seseorang di tim Anda yang tahu apa yang mereka butuhkan dan akan dilakukan. Jika tidak ada seorang pun di tim Anda yang pernah menjadi bagian dari tim implementasi ERP sebelumnya, Anda dapat menyewa konsultan eksternal atau konsultan dari pihak vendor ERP yang dapat membantu Anda melalui berbagai proses implementasi ERP.
Manajemen Tidak Terkendali
Pastikan tim ERP dipimpin oleh manajer proyek yang tidak hanya terampil, tetapi juga berkepala dingin dan memiliki komitmen pada proyek yang sedang dijalankan oleh perusahaan Anda. Proyek dapat berjalan lebih baik kalau tim yang di dalamnya juga berpengalaman. Pilihkan orang-orang yang berpengalaman dan berkompetensi di bidangnya untuk proyek implementasi ERP agar mereka memahami kebutuhannya.
Cara Menghindari Kegagalan Implementasi ERP
Ada beberapa hal yang dapat dilakukan perusahaan untuk memastikan implementasi ERP berhasil dilakukan.
Mengumpulkan Resource Terbaik Anda
Saat menyusun tim untuk implementasi ERP, pastikan Anda memilih kandidat yang tepat untuk setiap peran dalam penggunaan ERP. Proyek implementasi ERP ini merupakan hal penting untuk keberlangsungan dan pertumbuhan perusahaan Anda. Jadi, siapkan tim terbaik Anda untuk melakukan riset, presentasi dengan vendor, free trial dan proses lainnya agar ERP yang Anda pilih dapat meningkatkan ROI perusahaan.
Komunikasi yang Jelas
Software penting seperti ERP di semua perusahaan tidak dapat diimplementasi tanpa menjaga komunikasi dengan semua stakeholders secara terus menerus. Tim implementasi aplikasi ERP adalah tim yang harus terdiri dari semua pengguna atau departemen dan mereka harus selalu aktif berkomunikasi serta memiliki tujuan yang sama.
Otomatisasi Keuntungan Anda
Salah satu keuntungan terbesar dari otomatisasi proses bisnis adalah mengurangi kesalahan manusia (human error) secara signifikan. Proses migrasi database perusahaan secara manual sering kali menyebabkan banyak ketidakakuratan. Tetapi, Anda dapat dengan mudah mengotomatiskan transfer data setelah Anda melakukan setting untuk migrasinya. Proses ini akan menghemat banyak waktu dan membuat database Anda menjadi jauh lebih efisien.
Lakukan Trial Aplikasi ERP
Kalau ada cara menuju implementasi ERP yang sukses, itu pasti sudah melalui pengujian atau trial yang tepat untuk proses dan kebutuhan bisnis Anda. Lakukanlah pengujian modul ERP yang akan Anda pilih dalam berbagai skenario dan kondisi bisnis yang berbeda. Lacak semua bug dan error yang ada di aplikasi ERP.
Bahkan setelah implementasi ERP, mintalah user untuk memberikan feedback dan terus perbaiki bug yang mereka temui. Hanya dengan trial semua modul, Anda bisa menciptakan implementasi ERP yang hampir sempurna.
Baca Juga: MASERP: ERP Terbaik dengan Fitur Lengkap dan Terpercaya
Kesimpulan
Dengan aplikasi ERP, data perusahaan Anda tersimpan di lokasi terpusat, dapat menghindari double input pekerjaan dan human error. User dapat mengakses semua informasi dan progres kerja dari dashboard untuk membuat keputusan dan memecahkan masalah dengan cepat.
Ada tiga jenis ERP yang perlu Anda ketahui yaitu ERP cloud, ERP on-premise dan ERP hybrid. Ketiganya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Penggunaannya pun dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis industri perusahaan.
Tiga faktor yang menyebabkan implementasi aplikasi ERP adalah gagal antara lain resources yang tidak tersedia, tim yang kurang berpengalaman dan manajemen yang tidak terkendali. Lalu, cara menghindari kegagalan tersebut dapat dilakukan dengan mengumpulkan resources terbaik Anda, selalu berkomunikasi dengan jelas, otomatisasi keuntungan dan lakukan trial untuk memastikan aplikasi ERP cocok dengan kebutuhan bisnis Anda.
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan mahal, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software akuntansi MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
Dengan fitur Report Center di MASERP, Anda bisa mencatat dan membuat 300+ laporan yang meliputi laba rugi, arus kas, neraca dan lain-lain.
MASERP dapat dipasang di server kantor atau di cloud. Kelebihan pemasangan di server kantor, Anda bisa menggunakan program walaupun internet mati.
Takut data bocor? Jangan khawatir! Anda bisa mengontrol siapa saja yang boleh membuat dan mengedit transaksi dan laporan perusahaan, jadi tidak setiap orang bisa melihat data yang bukan tanggung jawabnya.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Yang membedakan MASERP dengan vendor lain, MASERP dapat dicustom sesuai dengan bisnis flow perusahaan Anda dan dapat juga diintegrasi dengan software lain. Biarkan software yang beradaptasi dengan bisnis flow Anda, bukan Anda yang mengikuti flow software.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan apa yang Anda butuhkan kepada konsultan ahli kami sekarang. Gratis!
