Bagi bisnis yang sedang berkembang, mengelola pengadaan terkadang menjadi tantangan. Awalnya mungkin hanya berupa keputusan pembelian sederhana, namun seiring waktu dan berkembangnya bisnis berubah menjadi kegiatan kompleks seperti mengelola banyak supplier, mengejar proses approval, dan memilah banyak dokumen faktur. Apakah Anda sedang mengalami kendala dalam mengelola kegiatan kompleks tersebut? Ini saatnya Anda memahami tentang manajemen pengadaan.
Proses pengadaan yang tidak efisien bisa menyebabkan anggaran membengkak yang secara perlahan dapat menggerus anggaran bisnis Anda.
Artikel kali ini akan membahas lengkap mengenai manajemen pengadaan dari fungsi, komponen, dan strategi terbaik untuk diterapkan di bisnis Anda.
Apa Itu Manajemen Pengadaan?
Manajemen pengadaan adalah serangkaian proses untuk memperoleh barang, jasa, atau pekerjaan dari supplier atau vendor eksternal. Tujuannya untuk mengoptimalkan aktivitas operasional bisnis serta menghemat uang, waktu, dan sumber daya.
Proses pengadaan biasanya dimulai dari mengetahui terlebih dahulu kebutuhan perusahaan, yaitu menentukan jenis, jumlah, dan spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan. Selanjutnya, memilih supplier dengan mengevaluasi kualitas supplier, reputasi, harga, dan lama pengiriman. Setelah itu, diperlukan negosiasi kontrak untuk mendapatkan kesepakatan harga, syarat pembayaran, jadwal pengiriman, dan ketentuan lainnya.
Dokumen kontrak juga perlu dikelola dan selalu dipantau untuk memastikan barang atau jasa diterima sesuai kuantitas dan kualitas yang diharapkan, tepat waktu, dan sesuai budget.
Baca Juga: Cara Jitu Menerapkan Supplier Management
Fungsi Manajemen Pengadaan
Manajemen pengadaan berperan dalam meningkatkan efisiensi operasional, mengendalikan biaya, dan memastikan kelancaran alur kerja perusahan. Beberapa fungsi manajemen pengadaan dalam bisnis adalah sebagai berikut.
Menjamin Ketersediaan Barang dan Jasa
Fungsi utama dari manajemen pengadaan adalah memastikan ketersediaan barang dan jasa sesuai kebutuhan operasional perusahaan. Jangan sampai stok kosong atau terjadi keterlambatan pasokan yang bisa mengganggu produktivitas.
Mengapa perlu proses pengadaan yang terstruktur? Agar perusahaan bisa merenakan pembelian berdasarkan data dan proyeksi permintaan, kebutuhan rutin maupun darurat bisa terpenuhi dengan cepat.
Ketersediaan barang yang konsisten juga memperkuat kepercayaan pelanggan terhadap stabilitas perusahaan.
Mengendalikan Biaya Operasional
Manajemen pengadaan yang efektif berperan dalam menekan biaya operasional perusahaan. Negosiasi dengan supplier tentu bisa Anda lakukan untuk mendapatkan harga terbaik tanpa mengurangi kualitas baang atau jasa.
Adanya perbandingan penawaran (vendor selection) membuat pengeluaran lebih transparan dan terukur. Ketika biaya pembelian dapat dikontrol, margin keuntungan perusahaan juga berpeluang meningkat. Fungsi ini sangat relevan bagi perusahaan B2B yang harus menjaga efisiensi dalam supply chain.
Menjaga Kualitas Produk dan Jasa
Selain harga, kualitas barang dan jasa juga menjadi prioritas dalam manajemen pengadaan. Proses evaluasi supplier membantu perusahaan memilih mitra yang mampu menyediakan produk sesuai standar.
Evaluasi ini meminimalisir risiko mendapatkan barang cacat atau layanan tidak memadai. Kualitas barang dan jasa yang konsisten akan berdampak langsung pada kepuasan pelanggan. Bisnis yang menjaga kualitas melalui pengadaan biasanya memiliki reputasi yang lebih baik di pasar.
Membangun Hubungan dengan Supplier
Fungsi lain dari manajemen pengadaan adalah membangun hubungan jangka panjang dengan supplier. Hubungan yang baik dapat meberikan banyak keuntungan seperti prioritas pengiriman, harga khusus, atau akses ke produk baru.
Dalam B2B, kolaborasi dengan supplier tidak hanya sekadar transaksi, tetapi juga mencakup komunikasi, koordinasi, dan kepercayaan.
Mengurangi Risiko Supply Chain
Manajemen pengadaan yang terencana juga berfungsi sebagai pengendali risiko dalam supply chain. Risiko seperti fluktuasi harga, keterlambatan pengiriman, atau kegagalan supplir dapat diminimalisir dengan strategi diversifikasi vendor. Anda sebaiknya memiliki beberapa supplier alternatif agar tidak bergantung pada satu sumber.
Analisis risiko pengadaan juga membantu perusahaan menyiapkan cara mitigasi dari awal. Perusahaan yang proaktif dalam mengelola risiko akan lebih tahan terhadap ketidakpastian pasar dan ini diperlukan untuk menjaga stabilitas operasional jangka panjang.
Mendukung Keberlanjutan dan Kepatuhan Regulasi
Pengadaan juga berperan dalam mendukung keberlanjutan dan kepatuhan hukum. Perusahaan harus memastikan pemasoknya mematuhi regulasi yang berlaku, termasuk standar lingkungan dan etika kerja. Vendor yang bertanggung jawab juga dapat membuat perusahaan memiliki citra positif di mata pelanggan dan mitra bisnis.
Kebijakan procurement yang berkelanjutan juga membantu perusahaan memenuhi standar ESG (Environmental, Social, Governance) untuk menarik investor dan mitra B2B yang peduli pada aspek keberlanjutan. Manajemen pengadaan bukan hanya soal biaya, tetapi juga tanggung jawab sosial dan reputasi.
Baca Juga: Apa Itu Restock? Jenis dan Cara Mengaturnya
Komponen Manajemen Pengadaan
Manajemen pengadaan bukan sekadar kegiatan membeli barang atau jasa. Proses ini melibatkan berbagai komponen untuk memastikan perusahaan memperoleh produk berkualitas, tepat waktu, dan sesuai anggaran. Di bawah ini terdapat beberapa komponen manajemen pengadaan beserta penjelasannya.
Perencanaan dan Strategi
Perencanaan merupakan langkah awal dalam manajemen pengadaan. Tahap ini meliputi penetapan persyaratan pengadaan, termasuk spesifikasi barang atau jasa, jumlah yang dibutuhkan, dan waktu pengiriman.
Perusahaan juga menentukan strategi yang paling efektif, seperti lelang, kontrak jangka panjang, atau pembelian langsung. Perencanaan yang baik membantu mengurangi risiko kekurangan stok dan membuat alur pengadaan leih efisien.
Identifikasi dan Evaluasi Supplier
Tahap ini melibatkan identifikasi dan evaluasi supplier terbaik untuk menemukan vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Prosesnya mencakup Request for Proposal (RFP), perbandingan penawaran, dan analisis reputasi serta kemampuan supplier. Pemilihan pemasok yang tepat dapat memastikan kualitas barang atau jasa, harga kompetitif, dan pelayanan yang dapat diandalkan.
Negosiasi dan Pengelolaan Kontrak
Manajemen kontrak mencakup negosiasi dan pengelolaan kontrak dengan pemasok. Tujuannya untuk memastikan persyaratan yang jelas, standar kinerja yang terukur, dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.
Kontrak yang baik menjadi pedoman bagi kedua pihak dan mengurangi risiko sengketa, keterlambatan, atau adanya biaya tambahan.
Pelaksanaan dan Pengawasan Pengadaan
Eksekusi pengadaan mencakup pengawasan seluruh proses pembelian dan pengiriman barang atau jasa. Tahap ini memastikan pesanan dipenuhi tepat waktu, kualitas sesuai standar, dan setiap langkah pengadaan terdokumentasi dengan baik.
Pemantauan kinerja supplier secara berkala membantu Anda mengetahui masalah lebih awal dan melakukan tindakan perbaikan.
Pengelolaan Hubungan dengan Supplier
Membangun hubungan jangka panjang dengan supplier juga merupakan bagian dari manajemen pengadaan. Hubungan yang baik membuat pengiriman bisa lebih cepat, mendorong kolaborasi, dan membuka peluang untuk negosiasi harga atau layanan tambahan. Komunikasi rutin dan evaluasi kinerja supplier juga perlu dilakukan agar kerja sama berjalan lancar dan saling menguntungkan.
Pengendalian Risiko dan Kepatuhan
Komponen ini memastikan semua kegiatan pengadaan mematuhi peraturan perundang-undangan serta kebijakan internal perusahaan. Manajemen risiko meliputi mengenali potensi risiko terkait biaya, kualitas, ketersediaan, dan keandalan pemasok.
Perusahaan juga menyiapkan rencana mitigasi untuk mengurangi dampak negatif, menjaga kelancaran operasional, dan menghindari pengeluaran tidak terduga.
Kendala Manajemen Pengadaan
Dalam praktiknya, manajemen pengadaan sering menghadapi berbagai kendala yang dapat memengaruhi efisiensi, biaya, dan kelancaran operasional perusahaan.
Beberapa kendala yang umum ditemui dalam manajemen pengadaan, yakni:
Keterbatasan Sumber Daya
Perusahaan mungkin menghadapi keterbatasan tenaga ahli, anggaran, atau teknologi untuk menjalankan proses pengadaan secara optimal. Ini dapat menyebabkan keterlambatan dalam pemilihan supplier, negosiasi kontrak, atau pengawasan pengiriman.
Pemilihan Supplier yang Tidak Tepat
Kesalahan dalam menilai kemampuan dan reputasi pemasok dapat mengakibatkan kualitas barang atau jasa yang diterima tidak sesuai standar, keterlambatan pengiriman, atau adanya biaya tambahan.
Proses Administrasi yang Rumit
Prosedur pengadaan yang terlalu kompleks atau birokratis dapat memperlambat alur kerja. Proses administrasi yang rumit juga menimbulkan hambatan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan tepat waktu.
Risiko Hukum dan Kepatuhan
Tidak mematuhi peraturan perundang-undangan atau kebijakan internal dapat menimbulkan sanksi, sengketa kontrak, atau risiko reputasi bagi organisasi.
Ketidakpastian Pasokan dan Harga
Fluktuasi harga, gangguan suppluy chain, atau keterbatasan stok dari pemasok dapat memengaruhi anggaran dan jadwal pengadaan. Oleh karena itu, perusahaan harus menyiapkan rencana kontinjensi.
Kendala-kendala tersebut perlu Anda pahami agar dapat membuat strategi pengadaan yang lebih efektif demi meminimalisir risiko dan untuk memastikan proses pengadaan berjalan dnegan lancar.
Proses Manajemen Pengadaan
Manajemen pengadaan adalah proses untuk memastikan organisasi memperoleh barang dan jasa dengan cara yang efektif, efisien, dan tepat sasaran.Yuk, simak proses pengadaan di bawah ini!
Menentukan Kebutuhan Perusahaan
Langkah awal dalam manajemen pengadaan adalah menilai dan mendefinisikan kebutuhan barang atau jasa. Tahap ini mencakup analisis kebutuhan bisnis, penetapan jumlah dan spesifikasi produk, serta pemahaman tujuan dari pengadaan tersebut.
Menentukan kebutuhan dengan jelas membantu perusahaan menghindari pembelian yang tidak diperlukan. Langkah ini juga memastikan ketersediaan sumber daya yang tepat untuk mendukung kelancaran operasional.
Mencari dan Menyeleksi Pemasok
Setelah kebutuhan ditentukan, perusahaan perlu mencari supplier atau vendor yang potensial. Tahap ini memerlukan analisis untuk menemukan supplier tepercaya yang mampu memenuhi standar kualitas, harga, dan waktu pengiriman. Sistem manajemen pengadaan dapat membantu mempermudah proses ini dengan menyediakan data kinerja supplier dan otomatisasi pencarian vendor.
Mengajukan Permintaan Penawaran
Setelah calon pemasok teridentifikasi, langkah berikutnya adalah meminta mereka untuk memberikan penawaran melalui Request for Proposal (RFP) atau tender.
Dokumen ini menjelaskan secara rinci kebutuhan, harapan, dan persyaratan organisasi. Supplier kemudian mengajukan proposal yang mencakup harga, jadwal pengiriman, serta syarat dan ketentuan lainnya. Tahap ini juga memastikan proses pengadaan berlangsung secara transparan dan kompetitif.
Evaluasi Penawaran dan Pemilihan Supplier
Proposal yang diterima akan dievaluasi berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan, seperti kualitas produk, biaya, ketentuan pengiriman, dan reputasi pemasok.
Tujuannya adalah memilih supplier yang memberikan nilai terbaik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Evaluasi yang cermat membantu meminimalkan risiko dan memastikan supplier yang dipilih memenuhi standar yang diinginkan.
Negosiasi dan Penetapan Kontrak
Setelah supplier dipilih, perusahaan dapat melanjutkan tahap negosiasi kontrak. Negosiasi meliputi penentuan harga, jadwal pengiriman, standar kualitas, ketentuan pembayaran, serta penalti atau insentif terkait kinerja.
Negosiasi yang baik penting untuk melindungi kepentingan perusahaan dan memastikan kesepakatan yang saling menguntungkan. Kontrak kemudian difinalisasi dan ditandatangani kedua belah pihak.
Pengiriman dan Pengawasan
Dengan kontrak yang telah disepakati, supplier mulai mengirimkan barang atau jasa sesuai ketentuan. Selama tahap ini, penting untuk memantau pengiriman agar barang atau jasa sesuai kualitas, kuantitas, dan jadwal yang ditetapkan.
Pemantauan kinerja suplier secara berkelanjutan memungkinkan organisasi menangani masalah seperti keterlambatan atau ketidaksesuaian dengan cepat.
Penyelesaian dan Penutupan Pengadaan
Setelah barang atau jasa diterima sesuai standar, tahapan selanjutnya yaitu pembayaran yang akan diproses sesuai kontrak. Proses pengadaan kemudian ditutup, termasuk menyelesaikan administrasi seperti memberikan feedback (umpan balik) pada supplier dan meninjau kinerja mereka. Informasi ini akan berguna sebagai referensi untuk pengadaan berikutnya.
Strategi Terbaik Manajemen Pengadaan
Manajemen pengadaan yang efektif perlu penerapan strategi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi, mengendalikan biaya, dan membangun hubungan yang kuat dengan pemasok.
Berikut ini beberapa strategi terbaik untuk meningkatkan proses manajemen pengadaan.
Perencanaan Pengadaan yang Matang
Strategi pengadaan yang baik dimulai dari perencanaan yang terstruktur. Perusahaan perlu menetapkan kebutuhan secara jelas, termasuk jenis barang atau jasa, jumlah, spesifikasi, dan waktu pengiriman.
Perencanaan yang matang membantu menghindari kekurangan stok, memastikan ketersediaan sumber daya, dan mengoptimalkan alokasi anggaran.
Pemilihan dan Evaluasi Supplier yang Tepat
Memilih supplier yang tepat adalah salah satu strategi utama. Perusahaan perlu mengevaluasi reputasi, kualitas produk atau jasa, harga, kemampuan pengiriman, dan kepatuhan terhadap standar.
Dengan pemilihan yang cermat, perusahaan dapat membangun kemitraan jangka panjang, meningkatkan keandalan pasokan, dan memperoleh nilai terbaik dari setiap kontrak.
Negosiasi Kontrak yang Efektif
Negosiasi yang baik memastikan persyaratan kontrak jelas, termasuk harga, jadwal pengiriman, kualitas, dan tanggung jawab masing-masing pihak.
Strategi ini membantu mengurangi risiko sengketa, keterlambatan, dan biaya tambahan. Cara ini dilakukan untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan standar internal organisasi.
Pemanfaatan Teknologi Pengadaan
Untuk meningkatkan proses manajemen pengadaan, bisa menggunakan sistem digital atau software manajemen pengadaan. Strategi ini memungkinkan organisasi mampu melacak pesanan, memantau kinerja supplier, menganalisis pengeluaran, dan membuat laporan secara otomatis. Teknologi juga memudahkan pengambilan keputusan berbasis data dan mengurangi human error.
Manajemen Hubungan Supplier yang Proaktif
Membangun komunikasi rutin dan hubungan yang kuat dengan supplier merupakan strategi untuk menjaga keandalan pengiriman dan kualitas barang atau jasa.
Hubungan yang baik ini untuk mendapatkan prioritas layanan, diskon khusus, atau solusi cepat ketika terjadi kendala dalam pengadaan.
Baca Juga: Rekomendasi Software Supplier Management Terlengkap
Kesimpulan
Manajemen pengadaan bukan hanya membantu perusahaan menekan biaya, tetapi juga memastikan operasional berjalan lebih efisien dan terkontrol.
Komponen manajemen pengadaan meliputi perencanaan kebutuhan hingga evaluasi kinerja, perusahaan dapat mengurangi risiko, meningkatkan transparansi, serta membangun hubungan jangka panjang dengan vendor yang tepat.
Namun, tanpa dukungan sistem yang memadai, proses ini sering kali memakan waktu dan rawan kesalahan. Oleh karena itu, penggunaan software ERP menjadi solusi untuk mempercepat alur kerja, memperkuat pengendalian biaya, dan memaksimalkan keuntungan bisnis.
Sistem ERP memang memerlukan investasi yang lumayan, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
Software ERP MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
