Dalam proses pengadaan, supplier management adalah cara yang tepat untuk mengelola dan meningkatkan interaksi dengan vendor sebagai pihak ketiga yang menyediakan barang atau jasa untuk bisnis Anda. Supplier management diimplementasi dalam sebuah bisnis untuk mencapai nilai maksimum (profit) dan mengantisipasi risiko kegagalan.
Teori mengenai supplier management mungkin akan dinilai rumit bagi orang awam karena di dalamnya menyangkut hubungan dengan supplier, risiko yang akan terjadi, sistem yang berjalan, software yang digunakan, dan masih banyak lagi. Dalam kesempatan ini saya akan memberikan gambaran yang akan mudah dimengerti oleh Anda.
Pengertian Management Supplier
Management supplier adalah kegiatan menemukan, mendapatkan dan mengelola sumber daya dan supplier yang berperan dalam operasi perusahaan Anda. Sebagai pembeli, Anda harus dapat membangun hubungan yang baik dengan supplier.
Management supplier terdiri dari pembelian barang, data, jasa dan resources penting lain yang memungkinkan perusahaan untuk terus beroperasi dan bertumbuh. Management ini merupakan dasar soft skill yang harus dimiliki oleh semua manajer yang terlibat dalam proses purchasing (pembelian) dan supply barang.
Baca Juga: Cara Memilih Supplier yang Berkualitas untuk Perusahaan
Pentingnya Management Supplier
Bagi perusahaan yang perlu mengirimkan produknya ke konsumen, kesuksesannya akan tergantung pada kemampuan untuk mendapatkan, mempertahankan dan bekerja dengan supplier secara efektif agar konsumen mendapatkan produk yang berkualitas serta dikirim tepat waktu dan jumlahnya tepat. Hampir 50% value perusahaan dapat bergantung pada kekuatan hubungan Anda dengan supplier.
Perusahaan yang sudah memiliki supply chain dalam skala global, proses management supplier akan semakin kompleks dan mahal. Kalau perusahaan masih memakai cara manual dalam prosesnya termasuk pencatatan di kertas dan double entry, ini akan membuat proses semakin lambat dan berpeluang terjadi human error.
Untuk menjaga ketahanan dan kecepatan supply chain, Anda perlu memperhatikan hubungan berkelanjutan antara perusahaan dengan supplier dan partnership.
Para leaders supply chain di banyak perusahaan sudah menangani problem manual dengan membuat proses menjadi digital dan modern dengan menggunakan software, dan mereka mendapatkan banyak manfaat antara lain proses verifikasi supplier lebih cepat, tracking lifecycle lebih kuat, database terpusat, dapat berkolaborasi dengan divisi lain seperti keuangan, dan lain-lain.
8 Praktik Terbaik Management Supplier
Pahami Kebutuhan Bisnis
Procurement atau pengadaan bukan hanya mencari kesepakatan harga termurah. Idealnya, pengadaan harus melengkapi strategi perusahaan dengan memanfaatkan aset secara tepat dan cerdas, mengurangi risiko, memastikan supply barang yang tidak terganggu dan berkontribusi pada pertumbuhan pendapatan secara keseluruhan.
Ini dapat berhasil dengan menciptakan komunikasi yang baik antar tim dan memiliki tujuan bisnis yang sama. Setelah tim pengadaan memahami kebutuhan bisnis, mereka dapat menghindari kesalahan strategis dalam memilih supplier baru atau menegosiasikan deals. Target bisnis yang tepat juga akan membantu dalam memprioritaskan dan mengukur kinerja supplier.
Buat dan Kelola Database Supplier
Memiliki database supplier yang detail dan terupdate akan sangat membantu dalam perencanaan, penghematan anggaran, pemilihan vendor baru dan pemeliharaan hubungan supplier yang baik. Sebaiknya siapkan informasi berikut:
- Rincian kontak (nama, alamat, PIC, email, nomor telepon, dll)
- Proposal dan kontrak kerja
- Informasi tentang kemampuan supplier
- Faktur dan data transaksi
- Lokasi supplier dan cakupan pengirimannya
- Data kinerja supplier dan feedback
- Kriteria lain yang penting bagi bisnis Anda.
Segmentasi Supplier
Ini adalah ide yang bagus untuk mengembangkan beberapa kriteria untuk melakukan segmentasi supplier serta membuat prioritas pemilihan berdasarkan parameter tersebut.
Anda dapat mengurutkan supplier berdasarkan ukuran, jenis, potensi value masa depan, kualitas layanan, kecepatan pengiriman, faktor risiko, dan lain-lain. Anda dapat menggunakan The Kraljic Matrix sebagai salah satu cara efektif untuk menerapkan segmentasi supplier.
Setelah membuat segmentasi supplier, Anda dapat memilih supplier yang tepat untuk setiap kondisi, tergantung pada tujuan bisnis Anda.
Tingkatkan Keahlian Tim
Penting juga untuk melakukan peningkatan potensi pada tim pengadaan dan menyusun rencana untuk meningkatkan kompetensi individu. Ini dapat dilakukan dengan menyiapkan program training internal, membiayai kursus dan menciptakan lingkungan positif yang akan mendorong tim untuk berbagi pengetahuan dan saling membantu.
Tentukan Tanggung Jawab Tiap Anggota Tim
Management supplier adalah hal kompleks yang memerlukan keterlibatan banyak pembuat keputusan atau meminta tim lain untuk berpartisipasi dalam sebagian proses, ini menjadi peran dan tanggung jawab menjadi tidak jelas. Pengambilan keputusan dapat terhambat oleh urutan pelaporan yang tidak jelas. Sebaiknya, siapkan alur pelaporan yang jelas dan ringkas serta alur kerja yang transparan.
Setiap anggota tim harus menyadari tanggung jawab dan level keterlibatan mereka harus dikomunikasikan dengan baik. Ini dapat membantu memastikan kelancaran operasi dan menghindari konflik internal. Cara lain, dapat juga dengan memetakan alur kerja dan tanggung jawab, sehingga Anda dapat mengevaluasi kapasitas tim.
Terapkan Sistem Management Supplier
Menggunakan teknologi dan otomatisasi proses kerja dapat membantu membangun proses yang efisien dan meminimalkan gap komunikasi.
Misalnya, dalam software ERP yang memiliki modul pembelian seperti MASERP, tim pengadaan dapat mengajukan permintaan pembelian dan membuat pesanan pembelian yang akan secara otomatis dikirimkan ke supplier yang sesuai.
Selain itu, dengan MASERP Anda dapat:
- Menyimpan informasi supplier
- Menyimpan dan mengelola faktur dan data transaksi
- Mengontrol anggaran dan membuat laporan.
Memantau, Mengontrol dan Menilai Kinerja Supplier
Kunci untuk membangun hubungan yang baik dan jangka panjang dengan supplier adalah dalam mengelola kinerja mereka. Sistem evaluasi yang transparan dan terstruktur menyajikan objektivitas hubungan supplier Anda dan mengurangi risiko.
Ini juga dapat membantu memberikan feedback yang tepat waktu kepada supplier dan mendorong mereka untuk melakukan perubahan dan meningkatkan layanan.
Salah satu cara terbaik untuk menganalisis kinerja supplier adalah dengan membuat kartu skor supplier yang menggabungkan elemen-elemen berikut:
- Keselarasan dengan tujuan bisnis
- Penyelarasan dengan kepatuhan dan kebijakan
- Daftar persyaratan untuk supplier
- Metriks untuk mengukur kinerja.
Baca Juga: Mengenal PO dan Rekomendasi Software Purchase Order
Nilai Risiko dan Perbaikannya
Gangguan supply chain selalu menjadi faktor penting untuk diperhitungkan, tetapi lockdown dan COVID-19 membawa ketidakpastian dalam potensi risiko. Oleh karena itu, sebaiknya lakukan identifikasi faktor-faktor yang berpotensi mengganggu di awal dan buat daftar menurut level keparahannya. Pastikan tim Anda tahu bagaimana bertindak dalam keadaan tersebut dan dapat membuat keputusan yang cepat dan tepat.
Ide bagus untuk mengembangkan program penilaian risiko supplier dan memberi tahu mereka daftar ini. Misalnya, SpendMatters mengusulkan untuk memasukkan komponen berikut ke dalam program ini.
Kesimpulan
Praktik terbaik supplier management adalah perlu memahami kebutuhan bisnis, membuat dan mengelola database supplier, segmentasi supplier, meningkatkan keahlian tim dengan training internal, menentukan tanggung jawab tim, menerapkan sistem manajemen supplier, memantau dan menilai kinerja supplier, serta menilai risiko yang akan ditemui dan cara memperbaikinya.
Apabila perusahaan masih memakai cara manual dalam prosesnya termasuk pencatatan di kertas dan double entry, ini akan membuat proses semakin lambat dan berpeluang terjadi human error. Anda daapat mempertimbangkan untuk memakai software ERP seperti MASERP.
Dengan menggunakan software ERP, perusahaan Anda tidak perlu lagi membeli software berbeda untuk tiap departemen karena semuanya sudah berada dalam satu sistem. Semua data pun terpusat dan saling terintegrasi, sehingga tidak memakan waktu lama untuk mencari data yang dibutuhkan antar departemen. Kegiatan kerja yang berulang pun bisa terotomatisasi sehingga karyawan akan merasa lebih efisien dan produktif.
Apakah Anda penasaran dengan software MASERP? Segera hubungi dan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda sekarang dengan konsultan ahli kami dengan klik gambar di bawah ini. Konsultasi tidak dipungut biaya alias gratis!
