Bagi Anda yang menjalankan bisnis atau sering melakukan transaksi jual beli, pasti sudah tidak asing lagi dengan nota penjualan. Dokumen ini biasanya diberikan setiap kali transaksi selesai dilakukan dan memuat informasi penting seperti nama barang, jumlah, dan harga. Salah satu jenis nota penjualan yang umum digunakan adalah nota kontan.
Nota kontan dipakai langsung pembayaran yang dilakukan secara tunai. Agar Anda lebih memahami tentang nota kontan, mulai dari pengertian, fungsi, hingga cara membuatnya dengan mudah dan tepat, simak artikel ini sampai selesai!
Pengertian Nota Kontan
Nota kontan merupakan bukti pembayaran yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli setiap kali transaksi dilakukan secara tunai. Pembayaran bisa langsung dilakukan tanpa harus menunggu tanggal jatuh tempo.
Berbeda dengan nota kredit atau debit yang biasanya terkait dengan transaksi utang piutang, nota kontan menunjukkan bahwa pembayaran sudah selesai pada saat transaksi berlangsung.
Dalam nota kontan, tercantum detail transaksi yang wajib diserahkan oleh penjual saat pembeli melunasi barang atau jasa yang dibeli secara langsung.
Karena pembayaran dilakukan secara tunai, nota ini juga dikenal sebagai nota tunai. Setelah diterima, nota kontan ini dapat dicatat dalam jurnal kas keluar sebagai bukti pengeluaran uang.
Seperti nota lainnya, nota kontan harus dibuat minimal dalam dua rangkap. Salinan asli diberikan kepada pembeli, sedangkan salinan lainnya disimpan oleh penjual sebagai arsip dan bahan pencatatan.
Fungsi Nota Kontan
Nota kontan memegang peranan penting sebagai bukti transaksi sekaligus tools pengelola keuangan yang efektif. Berikut beberapa fungsi utama nota kontan yang wajib Anda ketahui.
Bukti Transaksi Pembayaran Resmi
Nota kontan merupakan dokumen resmi yang diterbitkan saat pembeli membayar secara tunai. Dokumen ini menjadi bukti kuat bahwa pembayaran sudah dilakukan dan diterima, sehingga kedua pihak, penjual dan pembeli, memiliki kesepakatan yang tercatat secara jelas.
Dengan bukti ini, risiko perselisihan mengenai jumlah pembayaran atau barang yang dibeli dapat diminimalisir.
Dasar Pencatatan Keuangan yang Akurat
Nota kontan menjadi dasar dari pencatatan kas masuk pada pembukuan bisnis. Setiap transaksi tunai yang terjadi dicatat berdasarkan nota ini sehingga laporan keuangan yang dihasilkan benar-benar menggambarkan kondisi keuangan bisnis. Hal ini juga memudahkan pengelolaan keuangan dan evaluasi performa usaha secara berkala.
Pengelolaan dan Kontrol Stok Barang
Setiap kali terjadi transaksi penjualan tunai, nota kontan membantu mencatat keluar masuknya barang secara detail.
Data jumlah barang yang terjual dan jenisnya tercatat dengan rapi sehingga penjual bisa mengecek stok barang secara real-time. Bisnis dapat menghindari masalah kehabisan stok atau penumpukan barang yang tidak terjual.
Dokumen Pendukung Pelaporan Pajak
Nota kontan berfungsi sebagai dokumen resmi dalam perhitungan dan pelaporan pajak, seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
Nota ini memastikan bahwa setiap penjualan tunai sudah tercatat secara legal dan benar sehingga memudahkan pelaku usaha dalam memenuhi kewajiban pajak dan menghindari masalah hukum terkait perpajakan.
Alat Verifikasi dalam Proses Audit
Dalam audit keuangan, baik internal maupun eksternal, nota kontan menjadi salah satu dokumen utama yang digunakan auditor untuk memverifikasi transaksi yang terjadi.
Dokumen ini membantu memastikan bahwa semua penerimaan kas sudah tercatat dengan benar dan sesuai dengan transaksi yang sesungguhnya sehingga laporan keuangan bisa dipercaya.
Pengelolaan Arus Kas Bisnis
Nota kontan memberikan gambaran jelas tentang pemasukan kas secara langsung. Informasi dari nota ini membantu pelaku usaha memantau arus kas masuk, merencanakan kebutuhan dana operasional, dan menjaga keseimbangan keuangan bisnis. Dengan pengelolaan arus kas yang baik, bisnis bisa berjalan lancar tanpa kendala likuiditas.
Komponen Nota Kontan
Bukti transaksi merupakan salah satu faktor penting yang mendukung keberhasilan bisnis.
Saat membuat nota kontan sebagai bukti pembayaran, ada beberapa bagian penting yang harus tercantum agar dokumen tersebut lengkap dan sah. Komponen-komponen nota tersebut, antara lain:
- Logo dan nama perusahaan yang mengeluarkan nota, beserta alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi.
- Nomor nota sebagai identitas transaksi.
- Tanggal transaksi dilakukan.
- Jenis barang atau produk yang dibeli.
- Jumlah barang yang dibeli.
- Harga per satuan barang.
- Total keseluruhan harga yang harus dibayarkan.
Karena nota kontan berfungsi sebagai bukti pembayaran dari penjual kepada pelanggan, dokumen ini biasanya dibuat dalam dua rangkap.
Nota asli akan diberikan kepada pembeli, sedangkan salinannya disimpan oleh penjual untuk keperluan pencatatan dan arsip.
Cara Membuat Nota Kontan
Agar proses pencatatan menjadi lebih efisien dan akurat, penting bagi Anda untuk mengetahui cara membuat nota kontan dengan benar. Anda dapat menggunakan Microsoft Excel untuk membuat nota kontan ini. Berikut ini beberapa langkah yang bisa Anda lakukan ketika membuat nota kontan.
Memasukkan Kode Produk
Di kolom kode produk, Anda dapat mengetik langsung nomor kode barang sesuai dengan daftar produk yang sudah Anda buat sebelumnya.
Kode produk mempermudah pencatatan dan pengecekan produk tanpa perlu menuliskan nama produk secara lengkap.
Menuliskan Nama Barang
Pada kolom nama barang, Anda perlu memasukkan nama produk secara manual. Jika ingin lebih praktis, gunakan rumus VLOOKUP agar nama barang muncul otomatis berdasarkan kode produk yang dimasukkan.
Contohnya: =IFERROR(VLOOKUP(C10, ‘DATA BARANG’!$3:$D$100, 2, FALSE), “”). Jangan lupa untuk mengisi jumlah barang yang terjual di kolom jumlah.
Mengisi Harga Per Unit
Di kolom harga satuan, Anda bisa menggunakan rumus Excel untuk mengambil harga sesuai kode produk agar lebih cepat dan akurat. Ini membantu menghindari kesalahan penulisan harga.
Menghitung Total Harga per Barang
Kolom total harga dihitung dengan mengalikan jumlah barang dengan harga satuan. Gunakan rumus, seperti =D10*E10 (asumsi D10 adalah jumlah barang dan E10 adalah harga satuan).
Kemudian, untuk menghitung keseluruhan total, gunakan =SUM(F10:F16). Rumus ini menjumlahkan semua total harga per produk sehingga mudah dan efisien.
Menghitung Harga Setelah Diskon
Jika ada potongan harga, buat kolom diskon yang berisi nilai potongan, lalu hitung total pembayaran setelah diskon dengan rumus =F17 – G17.
Jika tidak ada diskon, Anda cukup gunakan rumus penjumlahan total harga saja.
Contoh Nota Kontan
Penjual yang profesional selalu menyediakan nota penjualan sebagai bukti transaksi guna memberikan kenyamanan dan kepercayaan kepada konsumen.
Dengan adanya bukti tersebut, respon positif dari pelanggan akan meningkat dan berpotensi menambah jumlah konsumen baru.
Lalu, seperti apa bentuk nota kontan yang umum digunakan dalam penjualan? Berikut ini contoh nota kontan yang sering dipakai sebagai referensi.
Kesimpulan
Dalam setiap transaksi, penjual wajib memberikan bukti transaksi kepada pembeli. Bukti ini merupakan salah satu faktor penting yang mendukung kesuksesan bisnis.
Bukti transaksi tersebut dikenal dengan istilah nota kontan. Nota kontan berfungsi sebagai dokumen resmi yang memiliki kekuatan hukum bagi pembeli, terutama jika produk yang dibeli mengalami kerusakan sebelum digunakan.
Dengan menyediakan nota kontan, pelanggan akan merasa lebih nyaman dan percaya, sehingga mereka cenderung kembali membeli produk yang Anda tawarkan.
Pemilik bisnis dapat memanfaatkan nota kontan sebagai bahan untuk pemeriksaan ulang dan analisis bisnis agar usaha dapat terus berkembang ke depannya.
Sekarang ini untuk mempermudah Anda dalam mencatat nota penjualan dan juga mencatat laporan keuangan, maka Anda bisa menggunakan software akuntansi dari MASERP. Tidak hanya untuk pencatatan transaksi penjualan atau laporan keuangan, MASERP juga bisa membantu Anda untuk mengelola bisnis yang dijalani.
Apalagi MASERP juga sudah dilengkapi dengan banyak fitur modul seperti persediaan barang, manufaktur, multi gudang, aset tetap, supplier, pembelian, dan penjualan. Sehingga ini nantinya bisa memudahkan Anda dalam mengatur dan mengelola kegiatan bisnis.
Anda tidak perlu lagi melakukannya secara manual yang bisa memungkinkan adanya kesalahan. Hanya dengan menginput beberapa data yang diperlukan, maka Anda bisa langsung mendapatkan laporan keuangan yang praktis, akurat, dan cepat.
Hal ini tentu saja akan memudahkan proses kegiatan akuntansi di perusahaan, sehingga semuanya bisa tertata dengan rapi, detail, dan baik. Jika laporan keuangan dibuat dengan baik, maka itu bisa digunakan dan dibaca sebagai bahan evaluasi untuk perkembangan perusahaan kedepannya.
Software akuntansi MASERP bisa menjadi pilihan yang terbaik untuk segala kebutuhan akuntansi usaha Anda. Jika ingin mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi dan kebutuhan perusahaan Anda kepada konsultan ahli kami dengan klik gambar di bawah ini. Gratis!
