Apa itu warehouse? Warehouse dan logistik adalah dua industri yang berkembang pesat dalam beberapa tahun belakangan ini dan menjadikan bisnis ini memiliki kebutuhan tinggi untuk merekrut banyak pekerja.
Bagi Anda yang tertarik untuk masuk dalam industri ini atau sedang mencari kerja di gudang dan perlogistikan, pastikan Anda tahu peran, tugas, serta berbagai istilah dan seluk-beluk lainnya mengenai warehouse dan logistik.
Dalam artikel ini, kami telah merangkum beberapa peran gudang dan logistik, serta hal penting lainnya yang perlu Anda ketahui.
Pengertian Warehouse
Secara lebih spesifik, apa itu warehouse bisa dijelaskan sebagai bagian dari sistem logistik sebuah bisnis atau perusahaan. Warehouse sebagai tempat menyimpan barang seperti bahan baku, bahan setengah jadi atau produk jadi. Warehouse juga berguna untuk memberikan informasi mengenai status, ketersediaan dan kondisi barang.
Baca Juga: Tipe Software Gudang dan Rekomendasi Terbaik untuk Anda!
Warehouse penting untuk mengkoordinasikan proses distribusi produk supaya tidak terjadi ketidakseimbangan antara permintaan dan penawaran. Oleh karena itu, warehouse erat kaitannya dengan proses sourching, produksi dan distribusi. Gudang sebagai fasilitas yang digunakan untuk menyimpan bahan dan produk sementara.
Fungsi Warehouse
Fungsi warehouse antara lain untuk penyimpanan barang, proteksi dari kerusakan dan pencurian, sortasi dan pengemasan, distribusi, dan pusat data persediaan. Berikut penjelasan singkat dari tiap fungsi warehouse:
Penyimpanan Barang
Fungsi utama warehouse adalah sebagai tempat penyimpanan barang sebelum didistribusikan ke pasar atau pelanggan.
Perusahaan dapat menjaga stok tetap tersedia di gudang sesuai permintaan. Penyimpanan yang teratur membantu mengurangi risiko kekurangan barang saat permintaan meningkat.
Warehouse juga mempermudah pengaturan stok dalam jumlah besar agar tidak menumpuk di area produksi. Proses supply chain pun lebih efisien dan terkontrol.
Fungsi Proteksi
Warehouse berfungsi melindungi produk dari kerusakan, pencurian, hingga perubahan cuaca yang dapat memengaruhi kualitas barang. Sistem keamanan seperti CCTV dan kontrol suhu, barang bisa dijaga dengan lebih baik. Proteksi ini sangat penting untuk produk sensitif, seperti obat-obatan, makanan, atau barang elektronik.
Gudang juga biasanya memiliki prosedur untuk meminimalisir risiko kerugian akibat faktor eksternal. Perusahaan dapat memastikan barang tetap dalam kondisi baik hingga sampai ke konsumen.
Sortasi dan Pengemasan
Warehouse menjadi pusat untuk melakukan sortasi dan pengemasan produk sesuai kebutuhan distribusi. Proses ini memudahkan perusahaan dalam memastikan barang yang dikirim sesuai standar kualitas. Pengemasan di gudang juga membantu mempercepat proses distribusi karena barang sudah siap kirim.
Adanya area khusus untuk sortasi di gudang, perusahaan bisa mengurangi kesalahan pengiriman. Ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan karena barang yang diterima lebih rapi dan sesuai pesanan.
Mendukung Distribusi
Fungsi warehouse berikutnya adalah mendukung kelancaran distribusi barang ke berbagai tujuan. Gudang memungkinkan perusahaan mengatur jadwal pengiriman sesuai permintaan pasar.
Warehouse juga membantu mengurangi biaya distribusi dengan konsolidasi pengiriman dalam jumlah besar. Dampaknya, perusahaan dapat menjaga kepercayaan pelanggan karena pengiriman menjadi lebih andal.
Pusat Data Persediaan
Warehouse juga berfungsi sebagai pusat data persediaan yang memberikan informasi akurat tentang jumlah stok. Data ini sangat penting untuk mendukung pengambilan keputusan dalam perencanaan produksi maupun distribusi.
Adanya sistem yang terintegrasi, perusahaan bisa mengetahui barang yang cepat habis atau menumpuk. Informasi persediaan juga membantu menghindari kerugian akibat kelebihan stok atau kekurangan stok. Akhirnya, warehouse menjadi elemen strategis dalam pengelolaan supply chain modern.
Jenis-Jenis Warehouse
Public Warehouse
Public warehouse adalah gudang yang dapat digunakan oleh berbagai perusahaan dengan sistem sewa. Jenis gudang ini cocok untuk bisnis kecil hingga menengah yang belum mampu membangun gudang sendiri.
Public warehouse biasanya menawarkan harga fleksibel, membantu perusahaan mengurangi investasi awal. Namun, kelemahan public warehouse adalah keterbatasan kontrol terhadap fasilitas karena digunakan bersama.
Private Warehouse
Private warehouse dimiliki dan dioperasikan oleh perusahaan untuk kebutuhan internal. Gudang jenis ini memberikan kontrol penuh terhadap sistem penyimpanan dan distribusi. Biasanya digunakan oleh perusahaan besar yang memiliki volume barang tinggi.
Keuntungan utamanya adalah fleksibilitas dalam pengaturan stok dan keamanan barang. Namun, biaya pembangunan dan perawatan private warehouse cukup besar sehingga tidak cocok untuk semua skala bisnis.
Bonded Warehouse
Bonded warehouse adalah gudang yang digunakan untuk menyimpan barang impor dengan pajak yang ditunda hingga barang keluar. Jenis gudang ini biasanya berada di bawah pengawasan pemerintah atau otoritas bea cukai.
Keuntungannya, perusahaan dapat menunda pembayaran pajak sambil menunggu barang dijual kembali. Bonded warehouse sangat bermanfaat untuk perusahaan yang bergerak di bidang ekspor-impor. Gudang ini membantu mengurangi beban modal kerja karena pembayaran pajak tidak dilakukan di awal.
Distribution Center
Distribution center merupakan gudang modern yang lebih fokus pada kecepatan distribusi daripada penyimpanan jangka panjang. Gudang ini dilengkapi teknologi otomatisasi untuk mempercepat proses pengiriman barang.
Distribution center banyak digunakan oleh perusahaan e-commerce atau ritel besar yang membutuhkan pengiriman cepat. Keunggulannya adalah kemampuan mendukung layanan same-day delivery atau next-day delivery.
Cold Storage Warehouse
Cold storage warehouse adalah gudang dengan fasilitas penyimpanan suhu dingin. Jenis ini digunakan untuk produk yang membutuhkan kondisi tertentu, seperti makanan beku, sayuran segar, atau farmasi. Pengaturan suhu dan kelembaban gudang mendukung kualitas produk dapat terjaga lebih lama.
Cold storage sangat penting bagi industri yang bergantung pada kesegaran produk. Meskipun biaya operasionalnya lebih tinggi, gudang ini mampu mencegah kerugian besar akibat kerusakan barang.
Kendala yang Sering Ditemui Saat Mengelola Warehouse
Kesalahan Pencatatan Stok
Salah satu kendala umum dalam warehouse adalah kesalahan pencatatan stok. Hal ini bisa menyebabkan perusahaan mengalami kelebihan barang (overstock) atau kekurangan barang (stockout). Kesalahan sering terjadi karena pencatatan manual yang rawan human error.
Akibatnya, laporan persediaan tidak akurat dan memengaruhi keputusan bisnis. Untuk mengatasinya, banyak perusahaan mulai beralih ke sistem digital seperti Warehouse Management System (WMS).
Keterlambatan Distribusi
Keterlambatan distribusi sering menjadi masalah karena pengelolaan alur barang tidak efisien. Ini biasanya disebabkan tata letak gudang yang kurang optimal atau proses administrasi yang berbelit.
Keterlambatan juga bisa terjadi akibat minimnya integrasi antara warehouse dengan sistem transportasi. Dampaknya, kepuasan pelanggan menurun karena barang tidak tiba sesuai waktu yang dijanjikan. Koordinasi yang baik sangat dibutuhkan dalam mengelola distribusi.
Biaya Operasional Tinggi
Warehouse membutuhkan biaya operasional yang cukup besar, terutama untuk gudang berskala besar. Biaya meliputi tenaga kerja, perawatan fasilitas, hingga utilitas seperti listrik dan pendingin. Jika tidak dikelola dengan baik, biaya ini bisa membebani profit perusahaan.
Banyak perusahaan kesulitan menemukan keseimbangan antara efisiensi biaya dan kualitas layanan. Strategi efisiensi energi dan otomasi proses bisa menjadi solusi untuk menekan biaya operasional.
Masalah Keamanan Barang
Keamanan barang di warehouse menjadi tantangan besar, terutama pada gudang dengan nilai persediaan tinggi. Risiko pencurian, kerusakan, atau kehilangan sering terjadi jika sistem pengawasan kurang memadai. Ini dapat menyebabkan kerugian finansial signifikan bagi perusahaan.
Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan perlu menerapkan CCTV, akses terbatas, hingga sistem barcode. Investasi di bidang keamanan akan meningkatkan kepercayaan pelanggan dan mitra bisnis.
Sulitnya Adopsi Teknologi
Banyak perusahaan masih kesulitan beradaptasi dengan teknologi warehouse modern. Faktor penyebabnya adalah keterbatasan anggaran atau sumber daya manusia yang belum terbiasa. Akibatnya, pengelolaan warehouse masih manual dan memakan waktu lama.
Tanpa teknologi, kesalahan pencatatan dan keterlambatan distribusi lebih sering terjadi. Perusahaan perlu melakukan pelatihan dan adopsi bertahap agar transisi ke sistem digital lebih mudah.
Strategi Mengelola Warehouse
Menggunakan Warehouse Management System (WMS)
Salah satu strategi penting dalam mengelola warehouse adalah menggunakan Warehouse Management System (WMS). Sistem ini membantu perusahaan mencatat stok, melacak pergerakan barang, hingga mengintegrasikan data dengan sistem ERP.
Perusahaan dapat mengurangi kesalahan manual dan meningkatkan efisiensi operasional. Proses seperti penerimaan barang, penyimpanan, dan pengiriman bisa dipantau secara real-time. Hasilnya, manajemen warehouse menjadi lebih akurat, cepat, dan terkontrol.
Optimalkan Tata Letak Gudang
Tata letak gudang yang baik dapat mempercepat alur pergerakan barang. Rak, lorong, dan area penyimpanan harus diatur agar staf mudah menemukan produk. Tata letak yang efisien juga membantu memaksimalkan kapasitas gudang tanpa menambah biaya operasional.
Bila di gudang ada alur yang jelas, waktu yang dibutuhkan untuk mengambil atau menyimpan barang bisa dikurangi. Ini mendukung kecepatan distribusi dan mengurangi potensi keterlambatan.
Melatih dan Memberdayakan Staf
Sumber daya manusia tetap menjadi elemen penting dalam pengelolaan warehouse. Staf gudang perlu dilatih agar memahami prosedur operasional standar serta mampu menggunakan teknologi modern. Pelatihan ini membantu mengurangi kesalahan kerja dan meningkatkan produktivitas.
Pemberdayaan staf juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih disiplin dan profesional. Tim yang terlatih menjadi pendukung pengelolaan warehouse dapat berjalan lebih efisien.
Audit Stok Secara Rutin
Audit stok secara berkala adalah strategi yang tidak boleh dilewatkan. Dengan audit, perusahaan dapat memastikan jumlah barang sesuai dengan catatan sistem. Proses ini juga membantu menemukan perbedaan stok lebih cepat sebelum menimbulkan kerugian besar.
Audit stok yang rutin meningkatkan transparansi dan kepercayaan antar divisi. Data hasil audit bisa digunakan untuk merencanakan kebutuhan barang di masa depan.
Memanfaatkan Teknologi IoT dan Barcode/RFID
Teknologi modern seperti IoT, barcode, dan RFID sangat membantu dalam meningkatkan akurasi pengelolaan warehouse. Barcode dan RFID mempermudah proses pelacakan barang mulai dari masuk hingga keluar gudang. IoT dapat digunakan untuk memantau kondisi gudang, seperti suhu dan kelembaban, agar barang tetap terjaga kualitasnya.
Teknologi ini membantu perusahaan meminimalisir kesalahan dan meningkatkan efisiensi kerja. Investasi pada teknologi modern akan menghasilkan pengelolaan warehouse yang lebih cerdas dan kompetitif.
Kesimpulan
Itulah pembahasan singkat mengenai warehouse. Warehouse merupakan sistem pergudangan atau logistik yang digunakan oleh perusahaan untuk menyimpan dan menyediakan barang. Memiliki berbagai fungsi dan jenis menjadikannya sesuatu yang sangat penting untuk perusahaan yang berkutat dalam industri warehouse dan retail.
Jika perusahaan Anda sedang membutuhkan software yang dapat membantu kegiatan operasional sebuah warehouse gunakan software ERP memang memerlukan investasi yang lumayan mahal, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
Takut data bocor? Jangan khawatir! Anda bisa mengontrol siapa saja yang boleh membuat dan mengedit transaksi dan laporan perusahaan, jadi tidak setiap orang bisa melihat data yang bukan tanggung jawabnya.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan apa yang Anda butuhkan kepada konsultan ahli kami sekarang. Gratis!
