Quality Management System atau QMS adalah kemampuan perusahaan dalam menjaga mutu produk atau jasa yang ditawarkan. Apakah Anda sudah menerapkan QMS di perusahaan? Seberapa penting QMS bagi perusahaan dan bagaimana cara efektif untuk meningkatkan QMS? Mari kita simak pembahasannya di bawah ini!
Apa Itu QMS?
Quality Management System atau QMS adalah kemampuan suatu organisasi dalam menjaga kualitas mutu dari jasa atau barang yang mereka jual ke konsumen. Salah satu sistem manajemen mutu yang sangat populer dan paling banyak diterapkan di seluruh dunia adalah sistem manajemen mutu yang dikeluarkan oleh International Standard Organization (ISO). ISO menetapkan standar untuk sistem manajemen mutu dengan seri 9001, sehingga dikenal dengan sebutan ISO 9001.
Baca Juga: ISO 55001: Memahami Manajemen Aset Strategis
Prinsip Dasar Quality Management System
Fokus Pelanggan
Prinsip ini berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan, bahkan melampaui harapan pelanggan.
Kepemimpinan
Prinsip kepemimpinan bertujuan untuk menetapkan dan menentukan tujuan, arah, serta menciptakan kondisi dimana orang-orang terlibat untuk mencapai sasaran organisasi.
Keterlibatan Orang
Keterlibatan orang dari semua tingkatan merupakan hal terpenting untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam menciptakan dan memberikan nilai.
Pendekatan Proses
Hasil yang konsisten dapat tercapai lebih efektif, apabila aktivitas-aktivitas dapat dimengerti dan dikelola sebagai rangkaian proses yang saling terkait serta berfungsi sebagai sistem yang utuh.
Peningkatan
Setiap organisasi harus berfokus pada upaya perbaikan atau peningkatan untuk mencapai kesuksesan.
Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti
Setiap pengambilan keputusan harus berdasarkan analisis dan evaluasi data untuk mencapai hasil yang diharapkan.
Manajemen Hubungan
Menjaga hubungan yang baik dengan pihak-pihak berkepentingan sangat penting untuk mempertahankan kesuksesan, seperti supplier dan sebagainya.
Manfaat Quality Management
- Membantu organisasi mencapai konsistensi yang lebih besar dalam tugas dan aktivitas yang terlibat dalam produksi produk dan layanan.
- Meningkatkan efisiensi dalam proses, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan penggunaan waktu dan sumber daya lainnya.
- Membantu meningkatkan kepuasan pelanggan.
- Memungkinkan bisnis untuk memasarkan bisnis mereka secara efektif dan mengeksploitasi pasar baru.
- Mempermudah bisnis untuk mengintegrasikan karyawan baru, dan dengan demikian membantu bisnis mengelola pertumbuhan dengan lebih mulus.
- Memungkinkan bisnis untuk terus meningkatkan produk, proses, dan sistem mereka.
Pendekatan Proses QMS
Menentukan Proses
Proses perlu didefinisikan dan dijelaskan secara rinci agar meminimalisir kesalahan atau kebingungan di tengah proses. Menentukan apa saja dan bagaiman proses di awal akan memberikan kemudahan dalam mencapai hasil yang diinginkan.
Menetapkan dan Mengukur Input dan Output dari Proses
Input dari suatu proses berasal dari sumber daya manusia (SDM), energi dan bahan. Output terdiri dari produk jadi atau jasa.
Memperkirakan Potensi Risiko, Hasil dan Efek
Hal ini menyangkut bagaimana pelanggan, supplier dan stakeholders dipengaruhi oleh proses di setiap tahap yang sudah ditentukan.
Kesimpulan
Quality Management System atau QMS adalah serangkaian kegiatan yang berupa perencanaan, pengendalian dan pengawasan untuk mempertahankan mutu produk atau jasa yang diinginkan untuk memuaskan pelanggan. Contoh dari sistem manajemen mutu adalah ISO 9001.
Tujuannya adalah untuk memastikan produk atau jasa yang ditawarkan memenuhi strandar yang sudah ditetapkan dan dapat memenuhi ekpektasi pelanggan.
Perencanaan, peningkatan, kontrol dan jaminan mutu atau kualitas adalah komponen utama dalam proses manajemen mutu. Prinsip ini sesuai ISO 9001:205 antara lain fokus pada pelanggan, kepemimpinan, melibatkan karyawan, pendekatan pada proses, improvisasi, pengambilan keputusan berdasarkan data dan manajemen hubungan dengan para stakeholders.
Elemen penting meliputi penentuan proses, penetapkan dan pengukuran input dan output, penetapan posisi berbagai fungsi organisasi, perkiraan potensi risiko dan hasil, penetapan tanggung jawab, penentuan stakeholders dan sumber daya.
Salah satu cara untuk membuat pelanggan puas adalah dengan selalu mengirimkan barang pesanan tepat waktu dan sesuai pesanan.
Anda harus menggunakan fitur stock control pada software ERP dan manufaktur MASERP agar bisa melacak apakah barang sudah dikirim atau barang apa saja yang belum dikirim.
Selain itu, Anda juga akan merasakan kemudahan melacak tingkat dan nilai stock setiap hari agar tidak terjadi kesalahan yang bisa menyebabkan anggaran membengkak.
Jangan sampai kesalahan dan waktu pengiriman barang yang terlalu lama menghilangkan loyalitas pelanggan terhadap perusahaan atau bisnis Anda.
