Struktur organisasi perusahaan sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan karena dapat membantu memperjelas fungsi di setiap divisi dan hubungan antar divisi agar bisa lebih fokus pada tujuan perusahaan yang ingin dicapai.
Struktur tersebut membantu operasional perusahaan berjalan lebih efisien dan lebih efektif karena hierarkinya jelas. Apa saja fungsi dan jenis struktur organisasi perusahaan? Apa saja elemen yang dibutuhkan? Temukan jawabannya di artikel ini!
Pengertian Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur oganisasi perusahaan adalah sebuah diagram visual yang berisi komponen penyusun perusahaan yang menggambarkan apa yang dilakukan karyawan, kepada siapa karyawan bertanggung jawab dan bagaimana keputusan dibuat dalam perusahaan.
Dalam diagram struktur organisasi berisi kedudukan, fungsi, tanggung jawab, hak dan kewajiban dari tiap departemen secara jelas agar perusahan dapat berfungsi secara optimal dan operasionalnya dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Struktur organisasi menentukan bagaimana informasi mengalir antar level dalam perusahaan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Semakin banyak produk yang Anda kembangkan dan individu yang Anda pekerjakan, diagram struktur organisasi memudahkan Anda memimpin dan menjalankan perusahaan.
Fungsi Struktur Organisasi Perusahaan
Setelah mengetahui pengertiannya, Anda juga perlu tahu banyak kegunaan yang akan diperoleh jika perusaaan Anda menggunakan struktur organisasi, diantaranya:
Struktur organisasi membantu karyawan baru untuk mengenal dan mempelajari tentang manajemen dan departemen di perusahaan Anda.
Struktur oganisasi yang buruk dapat mengakibatkan ambiguitas peran kerja, kurang percaya pada tim dan atasan, suasana kerja yang kaku dan pengambilan keputusan yang lambat.
Elemen Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi yang baik tidak hanya mendefinisikan fungsi, hierarki, peran dan tanggung jawab tetapi juga menyelaraskan tujuan organisasi dalam tim.
Struktur organisasi membantu Anda menentukan elemen kunci bagaimana bisnis Anda akan berjalan dan bagaimana peran setiap individu di perusahaan. Elemen kunci tersebut antara lain:
Chain of Command
Chain of command memiliki definisi bagaimana tugas dan otoritas didelegasikan dan pekerjaan disetujui dalam suatu perusshaan.
Tingkat manajemen teratas memberikan intruksi kepada tim bawah dan semua karyawan di tiap divisi atau departemen.
Dengan struktur organisasi, Anda dapat menentukan berapa banyak individu yang harus dimiliki divisi atau deprtemen tertentu dan kejelasan tentang strukur pelaporan dalam perusahaan.
Contohnya, siapa yang akan mendelegasikan tugas? Bagaimana sebuah masalah, permintaan dan proposal dikomunikasikan dalam divisi tersebut?
Kelebihan elemen ini adalah dapat meningkatkan produktivitas karena performa karyawan langsung dimonitor oleh supervisor.
Selain itu komunikasi, penyelesaian masalah dan konflik akan lebih jelas karena langsung dari supervisor.
Struktur organisasi ini tidak cocok untuk perusahaan besar karena control manajemennya sangat ketat.
Karena setiap divisi saling ketergantungan, pengambilan keputusan juga menjadi lambat dan mengurangi inisiatf karyawan.
Span of Control (Rentang Manajemen)
Span of control perusahaan dapat mewakili dua hal yaitu siapa saja tim yang berada di bawah supervisor dan tugas apa saja yang menjadi tanggung jawab divisi atau departemen tersebut.
Jika tugas dalam tiap divisi atau departemen lebih banyak, makan span control akan menjadi lebih luas.
Ini bergantung pada aspek lokasi geografis, kemampuan tim dan atasan, kompleksitas tugas dan lain-lain.
Span of control memungkinkan perusahaan hanya memiliki sedikit manajer dan lebih banyak bawahan, tetapi tugas manajer menjadi lebih banyak atau over loaded jika kondisinya seperti itu.
Rentang manajemen yang terlalu luas akan membuat perhatian manajer terbagi dan stafnya menjadi kurang mendapat bimbingan.
Kalau span of control tidak sesuai, bisa mengganggu produktivitas dam efisiensi perusahaan.Sentralisasi mengacu pada struktur perusahaan di mana otoritas perencanaan dan pengambilan keputusan dialokasikan kepada satu orang atau manajemen teratas.
Sentralisasi
Sentralisasi kurang efisien digunakan perusahaan yang memiliki banyak poyek dan anak peusahaan. Tetapi sentralisasi dapat mengurangi duplikasi tugas suatu divisi atau departemen.
Sebuah perusahaan yang terdesentralisasi yaitu ketika ada perencanaan dan pengambilan keputusan atau wewenangan yang diserahkan oleh pimpinan ke departemen di bawahnya.
Keputusan dan wewenang harus diimplementasikan dan dipertanggungjawabkan kepada pimpinan atau atasannya.
Kelebihan dari desentralisasi adalah inisiatif dan kompetisi yang tinggi antar karyawan sehingga bisa meningkatkan kinerja mereka.
Kekurangannya bisa berupa duplikasi pekerjaan yang dibebankan pada individu dan dapat mengakibatkan biaya yang keluar menjadi tinggi.
Struktur yang jelas dapat mengurangi konflik internal, memudahkan mencapai target perusahaan dan memotivasi karyawan karena ada jenjang karir yang jelas.
Spesialisasi
Banyak perusahaan besar yang membagi fungsi berdasarkan area khusus.
Setiap karyawan di area khusus tersebut mendapatkan tugas berbeda dengan karyawan di area lain.
Spesialisasi akan menghasilkan divisi atau departemen terkecil dalam perusahaan untuk mengelompokkan sejumlah perkerjaan menjadi satu tim.
Spesialisasi dapat meningkatkan kualitas produk perusahaan, kepuasan kerja dan produktivitas sehingga individu atau divisi dapat lebih fokus pada tujuan perusahaan di tiap area.
Formal dan Informal
Organisasi formal menekankan pada tujuan, visi dan misi perusahaan, hierarki dan hubungan, wewenang dan tanggung jawab, metode kerja dan penugasan kepada individu sesuai aturan dan prosedur tertulis.
Organisasi formal akan membuat suasana perusahaan terasa kaku dan formal.
Organisasi informal menekan pada tanggung jawab pekerjaan yang dirancang berdasarkan keterampilan dan preferensi individu terlepas dari divisi atau departemen tempat dia bekerja.
Dalam organisasi informal, tidak ada spesialisasi yang bisa didalami oleh karyawan dan setiap perubahan peran dan wewenang juga tidak bisa diterima dengan mudah.
Departementalisasi
Departementalisasi adalah cara perusahaan melakukan koordinasi peran dan tugas yang telah dikelompokkan secara horizontal.
Struktur organisasi ini membagi fungsi organisasi menjadi beberapa departemen berbeda sesuai spesialisasi pekerjaan atau tanggung jawab sehingga tugas dapat ditangani oleh tim khusus.
Dalam departemen yang kaku hampir tidak ada interaksi antara tim lain dan setiap tim bekerja sesuai bidang spesialisasinya.
Tetapi jika departemen yang tergolong santai atau longgar, tim dapat bebas berinteraksi satu sama lain dan dapat berkerjasama unuk tugas bersama.
Pembagian Kerja
Setiap individu dalam tim tidak dapat melakukan seluruh tugas yang rumit.
Agar bisa fokus mencapai tujuan maka diperlukan pemilihan dan pembagian tugas kepada setiap individu.
Spesialisasi pembagian tugas akan membuat karyawan lebih mudah berkembang dan mendalami bidang pekerjaan tersebut.
Hierarki
Hierarki adalah garis wewenang yang tidak terputus dari bagian paling atas struktur organisasi sampai ke tingkatan paling bawah.
Garis wewenang ini menjelaskan hubungan antara pihak yang melaporkan tanggung jawab dan yang menerima laporan tersebut.
Pendelegasian wewenang dari atasan ke bawahan harus jelas agar tidak terjadi miskomunikasi dan dapat terawasi dengan baik.
Koordinasi
Untuk mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien, perusahaan harus menyatukan dn menyesuaikan tujuan dan kegiatan kerja pada tiap divisi atau departemen.
Koordinasi vertikal berupa kegiatan pengarahan dan penyatuan kerja pada divisi atau departemen di bawah wewenang dan tanggung jawab pemberi koordinasi.
Koordinasi horizontal dilakukan pada bagian struktur organisasi yang mempunyai level sama dalam mencapai seluruh tujuan perusahaan.
Jenis Struktur Organisasi Perusahaan
Sebelum mengetahui apa saja jenis organisasi yang biasa ditemukan dalam sebuah perusahaan, Anda perlu mengetahui perbedaan spektrum struktur organisasi mekanik dan organik.
Struktur mekanik sering disebut struktur birokasi karena memiliki rentang kendali yang sempit, tersentralisasi, spesialisasi dan formalitas yang tinggi.
Struktur mekanik menggunakan standar dan praktik khusus untuk mengatur setiap keputusan yang dibuat perusahaan.
Ini membuat kreativitas individu dan ketangkasan yang dibutuhkan perusahaan untuk mengikuti perubahan pasar menjadi terhalang
Struktur organik dikenal sebagai struktur datar. Struktur ini memiliki rentang kendali yang luas, deentralisasi, spesialisasi rendah dan departemen yang longgar.
Ini dapat membantu memberdayakan karyawan untuk berkembang sebagai professional dan membuat tenaga kerja perusahaan lebih kuat dalam jangka panjang.
Beberapa tim dapat memiliki tanggung jawab kepada satu orang dan mengerjakan proyek berdasarkan kemampuan tim.
Di bawah ini beberapa struktur organisasi perusahaan yang lebih spesifik:
Struktur Fungsional
Struktur ini paling umum digunakan oleh sebagian besar perusahaan skala kecil dan menengah dengan SDM yang masih terbatas.
Dalam strukur ini organisasi dibagi berdasarkan tugas dan akivitas menjadi departemen produksi, pemasaran, personalia, keuangan, penjualan, IT dan lain-lain.
Departemen ini memiliki staf sendiri untuk melakukan peran dan tugas yang berbeda.
Biasanya disebut dengan struktur organisasi birokrasi karena memecah perusahaan berdasarkan spesialisasi tenaga kerjanya pada tiap departemen.
Dalam organisasi ini ada dua peran pekerjaan yaitu manejer dan staf.
Otoritas manajer langsung memberi pengawasan dan instruksi kepada bawahan dalam rantai vertikal.
Manajer memiliki otoritas langsung kepada staf.
Otoritas staf memberikan wewenang kepada spesialis untuk mendukung dan meningkatkan efisiensi kerja anggota staf yang lain.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan memiliki dua deprtemen yaitu departemen quality control dan departemen produksi. Staf departemen quality control memiliki wewenang atas staf departemen produksi untuk memberikan dukungan terkait dengan pemeliharaan dan memastikan kualitas produk di tahap produksi lolos uji kualitas.
Struktur fungsional membuat fungsi manajemen menjadi lebih baik dan meningkatkan efisiensi kerja.
Struktur Divisi atau Multidivisi
Struktur ini banyak digunakan oleh perusahaan besar yang memiliki banyak produk, banyak wilayah atau mengerjakan banyak proyek berbeda dengan tim terpisah.
Perusahaan yang menggunakan struktur ini mengelompokkan organisasi berdasarkan wilayah geografis, produk, proyek atau kombinasi antara ketiganya.
Dalam struktur organisasi divisi berbasis produk atau proyek, semua akivitas produksi, pemasaran, pembelian, quality control dan yang lainnya berada di bawah pengawasan kepala departemen.
Strategi pemasaran dan produk yang ditawarkan akan disesuaikan dengan kebutuhan konsumen di wilayah atau area tersebut.
Tiap divisi perusahaan memiliki fungsi dan sumber daya yang berbeda pada tiap produk, proyek atau anak perusahaan di wilayah berbeda sehingga pengambilan keputusan bisa berlangsung cepat dan bisa meningkatkan akuntabilitas perusahaan.
Banyaknya divisi yang dibentuk bisa menimbulkan konflik terutama masalah alokasi anggaran.
Struktur Flatarchy
Struktur ini banyak digunakan di banyak start-up. Struktur ini menyamaratakan setiap bagian (hierarki) dan garis wewenang serta memberikan banyak hak dan kewajiban kepada karyawan.
Perusahaan yang menggunakan struktur flatarchy cenderung bergerak cepat dalam implementasi tugasnya.
Struktur Matriks
Strukur organisasi matriks dibentuk untuk mengerjakan proyek yang sedang dijalankan perusahaan.
Dalam struktur ini manajer proyek bertugas menyelesaikan proyeknya dan bertanggung jawab kepada pemimpin yang biasanya adalah direktur utama. Karyawan akan melapor ke kepala fungsional dan kepala proyek.
Misalnya anggota tim HR akan melapor kepada manajer HR untuk proyek rekruitmen pengembangan software dan melapor ke kepala HR untuk tugas fungsional tim mereka.
Kelebihan dari struktur organisasi matriks, keputusan bersifat desentralisasi dan karyawan bisa mengembangkan spesialisasi pada bidang mereka.
Sedangkan kekurangannya mudah menimbulkan konflik dan membuat anggaran operasional perusahaan meningkat.
Struktur Proyek
Struktur organisasi proyek bersifat sementara dan dikembangkan untuk memenuhi beberapa proyek perusahaan.
Tim yang terdapat di dalamnya memiliki anggaran, waktu dan tenaga kerja khusus selama proyek berlangsung sampai selesai. Setelah proyek selesai, tenaga kerja kembali ke departemen masing-masing.
Sebagai contoh dalam perusahaan IT yang memiliki banyak proyek untuk merancang dan mengembangkan software.
Tim di luar IT bisa saja terlibat dalam perencanaan, perancangan, pengembagan dan pengujian software.
Kelebihan struktur organisasi seperti ini adalah tim dapat fokus pada tujuan utama serta eksekusi dan tanggung jawab yang tidak terlalu over loaded.
Kekurangannya adalah ada pekerjaan yang tertunda kalau proyeknya berlangsung dalam waktu yang lama.
Struktur Hybrid
Ketika perusahaan bergabung untuk memenuhi tujuan dan menghasilkan keuntungan bersama, ini dikenal dengan organisasi hybrid.
Ini merupakan kombinasi antara struktur organisasi fungsional dan proyek.
Banyak perusahaan multinasional menggunakan strukur organisasi ini karena memiliki kantor pusat di suatu negara dan juga memiliki banyak kantor di berbagai negara.
Para kepala perusahaan di tiap negara akan melaporkan tanggung jawab kepada CEO kantor pusat.
Baca Juga: Types of Organizational Structure
Jabatan dalam Organisasi Perusahaan
Setelah mengetahui jenis struktur organisasi, Anda wajib tahu apa saja jabatan yang ada dalam bagan diagram struktur organisasi. Jumlah jabatan dalam struktur organisasi disesuaikan dengan skala perusahaan dan ketersediaan sumber daya. Berikut ini jabatan umum yang sering ditemui:
Dewan Direksi
Dewan direksi bertanggung jawab menentukan seluruh wewenang dan kebijakan perusahaan termasuk visi dan misi perusahaan.
Dewan direksi memegang kendali penuh mengenai tujuan dan perkembangan perusahaan.
Biasanya terdiri dari seorang direktur utama, enam orang direktur dan tiga orang wakil direktur.
Rapat direksi diadakan tiga kali dalam setahun untuk mengevaluasi kinerja operasional dan keuangan perusahaan.
Direktur Utama
Direktur utama berurusan langsung dengan CEO perusahaan dan memimpin seluruh komite eksekutif perusahaan.
Direktur utama melaksanan tugas dan tanggung jawab yang diberikan oleh dewan direksi perusahaan dengan standar etika daan hukum.
Direktur
Sebagai pemimpin perusahaan, direktur bertugas menyusun kebijakan operasional jangka pendek. Selain itu juga menetapkan prosedur beserta target tujuan untuk manajer di bawahnya.
Dalam sebuah perusahaan biasanya terdapat direktur keuangan, direktur personalia atau HRD dan lain-lain.
Direktur keuangan melakukan pengawasan operasional keuangan perusahaan, memastikan cashflow keuangan sehat dan bertanggungjawab dalam segala urusan keuangan perusahaan.
Direktur personalia atau HRD bertanggung jawab terhadap sumber daya manusia (SDM) perusahaan termasuk pengembangan karyawan dan segala administrasi karyawan.
Manajer
Tugas umum seorang manajer adalah melakukan pengarahan tentang keputusan, kebijaksanaan, supervisi serta merancang organisasi dan pekerjaan divisi atau staff di bawahnya agar dapat mencapai tujuan perusahaan.
Manajer dalam sebuah perusahaan biasanya terdiri dari manajer personalia atau HRD, pemasaran dan lain-lain.
Manajer personalia atau HRD melakukan segala proses rekruitmen karyawan yang dibutuhkan perusahaan.
Selain itu juga menangani berbagai hal tentang perizinan, promosi, mutasi, demosi dan PHK karyawan.
Manajer pemasaran bertugas membuat rencana strategi pemasaran yang efektif, melakukan riset pasar dan kompetitor.
Seluruh manajer wajib melaporkan hasil kerja secara berkala ke direktur terkait.
Kesimpulan
Membuat struktur organisasi perusahaan bergantung pada ukuran bisnis, struktur, sifat bisnis dan sumber daya yang tersedia.
Struktur organisasi perusahaan sangat bermanfaat untuk memudahkan Anda mencapai tujuan perusahaan dengan menempatkan sumber daya manusia yang kompeten pada tiap posisi yang diperlukan.
Ketika Anda sudah membuat struktur organisasi yang tepat untuk perusahaan, jangan lupa untuk memastikan segala prosesnya berjalan baik.
Selain sumber daya manusia yang kompeten, perusahaan juga wajib memiliki kondisi keuangan yang sehat agar operasional berjalan baik.
Anda dapat menggunakan software akuntansi modern untuk mengelola keuangan perusahaan tidak bocor dan laporan keuangan tercatat dengan baik seperti MASERP.
MASERP menyediakan software yang dapat Anda modifikasi secara spesifik sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
Nantinya Anda akan menemukan banyak kemudahan dalam proses pencatatan administrasi dan akuntansi keuangan perusahaan dengan MASERP.
Efisiensi dan efektifitas akan membawa dampak baik bagi perusahaan Anda, salah satunya meningkatkan profit perusahaan atau bisnis.
Apakah Anda sudah siap mendapatkan banyak profit?
Tunggu apa lagi? Klik gambar di bawah ini untuk konsultasi gratis dengan konsultan ahli kami!
