Pernahkah Anda mengalami masalah stok yang tidak sesuai atau barang datang dalam kondisi rusak? Banyak kasus seperti ini ternyata berawal dari proses penerimaan barang yang kurang tepat. Receiving gudang adalah salah satu tahap paling penting dalam manajemen inventaris, karena menjadi langkah pertama yang dilakukan sebelum barang disimpan dan didistribusikan.
Jika tahap ini tidak dilakukan dengan benar, dampaknya bisa memengaruhi seluruh alur kerja gudang dan bahkan merugikan perusahaan secara finansial.
Secara umum, receiving gudang adalah proses yang dilakukan oleh tim warehouse untuk memeriksa dokumen pengiriman, mengecek kondisi fisik barang, dan memastikan jumlahnya sesuai dengan pesanan. Mengingat kompleksitasnya, perusahaan perlu menerapkan sistem yang efisien untuk menghindari kesalahan dan mengakibatkan kerugian bisnis.
Untuk itu, penting bagi perusahaan menggunakan sistem manajemen stok yang terintegrasi agar proses receiving bisa berjalan lebih cepat, akurat, dan efisien.
Artikel ini akan membahas receiving gudang, mulai dari pengertian, jenis-jenisnya, SOP-nya, hingga metriknya. Yuk, baca sampai selesai!
Apa itu Receiving Gudang?
Receiving gudang adalah proses penerimaan barang yang dilakukan oleh staf gudang dalam sistem manajemen logistik perusahaan. Tahap ini melibatkan kegiatan verifikasi, pencatatan, serta pengaturan stok barang yang masuk dan keluar dari gudang.
Proses receiving memiliki banyak tahapan,sehingga rentan terjadi kesalahan seperti pencatatan yang tidak akurat, ketidaksesuaian barang dengan pesanan, hingga kesalahan dalam pengiriman.
Kesalahan-kesalahan tersebut dapat berdampak pada efektivitas biaya dan menurunkan efisiensi operasional bisnis, khususnya dalam pengelolaan inventaris perusahaan.
Untuk meminimalisir risiko tersebut, perusahaan sebaiknya menggunakan sistem atau aplikasi stok barang. Dengan bantuan sistem yang terstruktur, proses receiving dapat dilakukan secara lebih rapi dan efisien.
Setiap barang yang masuk bisa tercatat dengan akurat sehingga mempermudah pelacakan stok dan mempercepat alur kerja di gudang.
Kesalahan Dalam Penerimaan Barang di Gudang
Kesalahan yang paling sering terjadi dalam proses receiving gudang antara lain barang yang diterima tidak sesuai deskripsi, terdapat cacat atau kerusakan, jumlah barang tidak sesuai dengan pesanan, hingga barang yang hilang dalam pengiriman. Masalah-masalah ini tentu akan memengaruhi kelancaran rantai pasok (supply chain) perusahaan.
Dampaknya tidak hanya terbatas pada kerugian finansial. Jika kesalahan receiving terjadi berulang kali, reputasi perusahaan bisa terancam.
Loyalitas pelanggan dapat menurun, biaya operasional membengkak akibat penanganan keluhan, dan hubungan baik dengan pemasok bisa terganggu, bahkan berisiko kehilangan kontrak kerja sama.
Agar hal ini tidak terjadi, diperlukan penanganan yang cepat dan tepat terhadap setiap kesalahan dalam proses receiving. Pengecekan ulang yang konsisten, prosedur kerja yang jelas, serta koordinasi antartim yang solid merupakan langkah penting untuk meminimalisir risiko kesalahan.
Dengan sistem kerja yang rapi dan teliti, perusahaan dapat menjaga stabilitas operasional serta kepercayaan pelanggan dan mitra bisnis.
Baca Juga: Kenali Rincian Job Desc dan Contoh KPI Staff Gudang
Jenis Receiving Gudang
Dalam sistem manajemen gudang, proses receiving tidak dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa jenis receiving yang umum diterapkan, tergantung pada asal barang dan prosedur yang menyertainya. Setiap jenis receiving gudang memiliki tujuan dan langkah kerja yang berbeda, berikut penjelasannya lengkapnya.
Receiving Gudang Barang Lokal
Receiving barang lokal adalah proses penerimaan barang dari pemasok dalam negeri. Prosedur ini tergolong lebih sederhana, sebab tidak melalui tahapan bea cukai.
Pemeriksaan dimulai dari pengecekan kondisi fisik barang untuk memastikan tidak ada kerusakan. Setelah itu, staf gudang mencocokkan barang yang diterima dengan informasi pada purchase order.
Dokumen pendukung seperti faktur dan surat jalan juga diperiksa untuk memastikan keabsahan pengiriman. Apabila semua sudah sesuai, barang akan disimpan di lokasi penyimpanan yang telah ditentukan dalam gudang.
Receiving Gudang Barang Impor
Berbeda dari barang lokal, receiving untuk barang impor memerlukan prosedur tambahan yang melibatkan pihak bea cukai.
Setelah barang tiba dari luar negeri, pemeriksaan dokumen seperti bill of lading dan faktur komersial dilakukan terlebih dahulu oleh pihak otoritas.
Baru setelah dokumen dinyatakan lengkap dan pembayaran bea masuk diselesaikan, barang dapat diproses lebih lanjut oleh tim gudang.
Di gudang, pemeriksaan kualitas dan kuantitas dilakukan untuk memastikan barang sesuai dengan pesanan. Jika hasil pengecekan memenuhi standar, barang akan disimpan di area gudang yang telah ditentukan.
Tugas Staff Receiving Gudang
Dalam sistem manajemen gudang, bagian receiving memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional logistik.
Tidak hanya bertugas menerima barang, staf di bagian ini juga bertanggung jawab untuk memastikan setiap barang yang masuk telah sesuai dengan dokumen pemesanan dan berada dalam kondisi yang baik.
Berikut ini adalah sejumlah tugas penting yang harus dijalankan oleh staf receiving gudang, antara lain:
Menerima Barang
Langkah pertama dalam proses receiving adalah menerima barang dari pemasok. Staf gudang bertanggung jawab untuk mengecek kelengkapan dokumen, seperti faktur dan surat jalan.
Selain itu, mereka juga perlu memastikan bahwa jenis serta jumlah barang yang diterima sudah sesuai dengan yang tercantum dalam purchase order. Proses ini menjadi langkah awal proses yang menentukan kelancaran dan ketepatan pengelolaan stok selanjutnya.
Memeriksa Kualitas Barang
Setelah barang diterima, langkah selanjutnya adalah memeriksa kondisi fisiknya. Pemeriksaan ini bertujuan untuk mendeteksi ada barang yang cacat, rusak, atau tidak layak jual.
Dalam beberapa kasus, pengujian tambahan juga dilakukan untuk memastikan bahwa produk yang diterima telah memenuhi standar mutu yang ditetapkan oleh perusahaan. Tahap ini sangat penting untuk menjaga kualitas produk yang akan disimpan atau didistribusikan.
Mencatat Informasi dan Dokumentasi
Pencatatan penerimaan barang sebaiknya dilakukan secara digital agar integrasi data dapat berlangsung secara real-time. Kini, banyak perusahaan yang telah beralih ke sistem ERP (Enterprise Resource Planning) atau WMS (Warehouse Management System) untuk mengelola proses ini. Dengan sistem tersebut, semua informasi yang masuk bisa dilacak dengan mudah dan akurat.
Pencatatan ini mencakup informasi seperti tanggal penerimaan, jumlah barang, nama pemasok, dan hasil pemeriksaan. Selain itu, dokumen fisik maupun digital harus disimpan dengan rapi sebagai arsip yang dapat diakses kembali bila diperlukan, terutama saat terjadi audit atau pengecekan stok.
Mengelompokkan dan Menyimpan Barang
Barang yang telah lolos verifikasi wajib langsung disusun ke dalam rak penyimpanan yang sudah ditentukan berdasarkan kategori atau rotasi penggunaannya. Misalnya, barang dengan masa kedaluwarsa dekat, akan diletakkan di bagian depan (FIFO/ First In First Out).
Penempatan ini tidak bisa dilakukan sembarangan, karena harus mengikuti sistem pengelompokan barang yang berlaku di perusahaan, baik berdasarkan jenis, ukuran, atau frekuensi perputaran stok barang.
Penataan gudang akan mendukung efisiensi kerja, mempermudah proses pencarian barang saat dibutuhkan, membantu dalam menjaga keamanan, dan efisiensi ruang penyimpanan.
Menjalin Komunikasi dengan Tim Lain
Agar proses receiving berjalan lancar dan terintegrasi, staf gudang perlu menjalin komunikasi aktif dengan tim lainnya, seperti bagian pengadaan, distribusi, hingga keuangan.
Mereka harus melaporkan jika ada perbedaan antara dokumen dan barang fisik, atau jika ditemukan kerusakan barang. Selain itu, kerja sama dengan tim inventaris juga diperlukan untuk memperbarui stok secara real-time sehingga data yang tercatat selalu akurat.
Menjaga Kebersihan dan Keamanan Area Gudang
Area penerimaan barang wajib dijaga kebersihannya untuk menghindari kontaminasi, terutama bila barang yang diterima berupa produk makanan, obat-obatan, atau barang sensitif lainnya.
Staf receiving juga harus memastikan bahwa prosedur keselamatan kerja diterapkan selama proses bongkar muat, seperti menggunakan APD (Alat Pelindung Diri) dan penerapan SOP keselamatan kerja wajib dilakukan oleh seluruh tim gudang.
Melaporkan Masalah secara Cepat dan Tepat
Apabila ditemukan kendala selama proses penerimaan, seperti barang tidak sesuai pesanan, dokumen tidak lengkap, atau kerusakan fisik, staf gudang wajib segera melaporkannya kepada atasan atau manajer terkait.
Pelaporan yang cepat akan membantu perusahaan untuk segera melakukan tindakan, baik dalam bentuk retur ke pemasok maupun penggantian barang sehingga tidak mengganggu alur operasional lainnya.
SOP Penerimaan Barang di Gudang
Dalam aktivitas penerimaan barang di gudang, perusahaan perlu menetapkan SOP (Standard Operating Procedure) yang terstruktur dan mudah dipahami. SOP ini berfungsi sebagai panduan operasional bagi tim penerima barang agar proses berjalan terstruktur, efisien, dan minim kesalahan.
Dengan penerapan SOP yang terstruktur, proses receiving gudang menjadi lebih terkontrol, membantu mengurangi potensi human error, meningkatkan akurasi pencatatan, dan mendukung kepuasan pelanggan secara keseluruhan.
Di bawah ini terdapat empat langkah SOP receiving gudang yang umum diterapkan di Indonesia.
Pemeriksaan Dokumen (Pre-Receiving)
Sebelum barang diturunkan dari kendaraan, tim penerima akan memverifikasi dokumen terkait, seperti tanggal pengiriman, nomor purchase order, identitas sopir pengirim, dan nama petugas gudang yang bertugas.
Jika ditemukan ketidaksesuaian antara dokumen dan barang yang datang, tim segera menghubungi pihak pemasok untuk klarifikasi. Pemeriksaan juga mencakup syarat pengiriman, agar tim memahami tanggung jawab masing-masing pihak dalam proses serah terima barang.
Proses Unloading Barang
Setelah dokumen diverifikasi, tahap berikutnya adalah unloading atau proses menurunkan barang dari kendaraan ke dalam gudang. Selama proses ini, staf gudang harus memastikan penanganan barang dilakukan dengan hati-hati guna mencegah kerusakan.
Selain itu, barang yang datang perlu dicek satu per satu untuk memastikan semuanya telah sampai sesuai daftar pengiriman. Setelah unloading selesai, area sekitar harus dirapikan untuk menjaga kebersihan dan keamanan kerja.
Pemeriksaan Fisik dan Kualitas Barang (Incoming Inspection)
Tahapan ini bertujuan untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam purchase order. Pemeriksaan meliputi verifikasi kode produk atau SKU, penghitungan jumlah unit, serta pengecekan kondisi fisik dan kualitas barang.
Jika ditemukan kerusakan atau perbedaan, staf harus mencatatnya dan segera melapor kepada atasan untuk ditindaklanjuti. Proses ini membantu menjaga konsistensi standar kualitas perusahaan terhadap setiap produk yang masuk ke gudang.
Proses Penyimpanan Barang (Putaway)
Setelah barang dinyatakan sesuai, langkah selanjutnya adalah putaway atau penempatan barang ke lokasi penyimpanan. Produk-produk tersebut akan diberi barcode, diklasifikasikan berdasarkan jenis, ukuran, atau SKU, lalu dimasukkan ke dalam sistem manajemen inventaris.
Penempatan barang yang rapi dan sistematis akan memudahkan proses pencarian dan pengambilan barang di kemudian hari. Dengan demikian, efisiensi gudang meningkat, dan risiko kehilangan barang bisa diminimalisir.
Apa Saja Metrik Penerimaan Barang di Gudang?
Dalam proses manajemen gudang, menerima barang dari pemasok dibutuhkan sistem yang terukur agar proses penerimaan berjalan efisien dan akurat. Di sinilah peran metrik penerimaan barang menjadi penting, yaitu sebagai indikator kinerja untuk menilai seberapa baik proses penerimaan dilakukan. Berikut beberapa metrik penting yang umum digunakan dalam proses ini, antara lain:
Time to Receive (Waktu Penerimaan Barang)
Metrik ini digunakan untuk mengukur durasi waktu yang dibutuhkan oleh tim gudang sejak barang datang hingga barang tersebut selesai diperiksa, dicatat, dan siap disimpan.
Time to receive membantu perusahaan memastikan bahwa proses penerimaan berjalan cepat dan tidak menghambat operasional. Makin lama waktu yang dibutuhkan, potensi keterlambatan distribusi dan biaya tambahan juga bertambah besar.
Tahapan prosesnya mencakup:
- Pemeriksaan jumlah dan kondisi barang (validasi stok)
- Pencatatan data barang ke dalam sistem inventaris
- Penempatan barang ke lokasi penyimpanan
Rumus:
Time to Receive = Waktu Validasi + Waktu Pencatatan + Waktu Penyimpanan
Putaway Time (Waktu Penempatan Barang)
Putaway time mengukur seberapa cepat barang yang telah diterima dapat ditempatkan ke area penyimpanan di gudang.
Tujuan metrik ini untuk menilai efisiensi tata kelola ruang penyimpanan. Makin cepat barang tersusun rapi di tempat yang tepat, tentunya akan mudah diakses oleh tim saat barang tersebut dibutuhkan.
Tahapan dalam metrik ini, yakni:
- Waktu yang dibutuhkan untuk mengambil barang dari area penerimaan
- Waktu transportasi barang menuju lokasi penyimpanan
- Waktu yang digunakan untuk menyusun barang di rak sesuai kategori
Rumus:
Putaway Time = Waktu Pengambilan + Waktu Transportasi + Waktu Penyimpanan
Supplier Quality Index (SQI)
SQI digunakan untuk mengevaluasi kinerja pemasok berdasarkan kualitas barang dan layanan yang mereka berikan. Ini bukan hanya soal kualitas fisik barang, tapi juga mencakup kecepatan respons dan akurasi pengiriman.
Manfaat penerapan SQI, yaitu:
- Memastikan perusahaan hanya bekerja sama dengan pemasok yang andal.
- Mengurangi risiko kerusakan atau salah pengiriman barang.
- Menjadi bahan pertimbangan untuk memperpanjang atau mengakhiri kontrak kerja sama.
Komponen yang dinilai dalam SQI, antara lain:
- Kualitas barang: Apakah sesuai spesifikasi dan standar perusahaan.
- Tindakan korektif: Seberapa cepat dan efektif pemasok memperbaiki kesalahan.
- Responsivitas: Kecepatan dalam menanggapi keluhan atau pertanyaan.
- Ketepatan pengiriman: Barang datang tepat waktu dan dalam kondisi baik.
- Sistem manajemen mutu: Apakah pemasok memiliki sistem kontrol kualitas internal.
- Postur komersial: Menilai fleksibilitas harga, pembayaran, dan layanan tambahan.
Contoh formula sederhana SQI:
SQI = (W1 × Q) + (W2 × AC) + (W3 × R) + (W4 × D) + (W5 × S) + (W6 × PC)
Keterangan:
- W = Bobot penilaian
- Q = Kualitas barang
- AC = Tindakan korektif
- R = Respons cepat
- D = Ketepatan pengiriman
- S = Sistem manajemen mutu
- PC = Postur komersial
Sebagai catatan khusus, bobot penilaian dapat disesuaikan sesuai dengan prioritas masing-masing perusahaan.
Kesimpulan
Receiving gudang adalah proses penerimaan barang dalam sistem manajemen persediaan yang bertujuan untuk memastikan barang yang datang sesuai pesanan, baik dari jumlah maupun kondisi fisiknya.
Proses ini sangat penting, terutama bagi bisnis yang bergerak di bidang perdagangan barang dalam jumlah besar, karena barang yang dikirim sering kali menempuh perjalanan panjang dan berisiko mengalami kerusakan.
Melalui proses ini, tim gudang akan memeriksa dokumen pembelian, memverifikasi kondisi fisik barang, dan mencatatnya ke dalam sistem inventaris.
Software ERP memang memerlukan investasi yang lumayan mahal, tetapi jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh bagi operasional bisnis, menggunakan software ERP MASERP adalah solusi terbaik dalam mengoptimalkan proses ini.
Takut data bocor? Jangan khawatir! Anda bisa mengontrol siapa saja yang boleh membuat dan mengedit transaksi dan laporan perusahaan, jadi tidak setiap orang bisa melihat data yang bukan tanggung jawabnya.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan apa yang Anda butuhkan kepada konsultan ahli kami sekarang. Gratis!
