Apakah saat ini Anda sedang menjalankan bisnis retail dengan banyak cabang? Proses audit retail adalah salah satu cara efektif untuk memantau semua performa toko retail Anda. Audit toko membantu Anda memberikan insight mengenai keefektifan tampilan toko, menjaga persediaan barang tetap terkendali, dan lain-lain.
Artikel kali ini akan memberitahu Anda mengenai audit retail mengapa perlu dilakukan di bisnis retail Anda beserta tahapan sederhananya.
Pentingnya Proses Audit Retail
Berbeda dengan audit keuangan, audit retail mempertimbangkan berbagai faktor yang lebih luas mengenai bisnis Anda.
Biasanya hanya melihat ke mana uang hilang, Anda dapat melihat alasan mengapa uang itu hilang. Ini membantu Anda mengatasi masalah sebelum berdampak parah pada keuntungan bisnis.
Tidak jarang proses audit terlihat seperti cara jadul (jaman dulu) untuk memeriksa bisnis retail Anda apakah sudah sesuai prosedur atau belum. Semakin banyak channel penjualan yang Anda miliki, proses operasional pun pasti semakin kompleks. So, Anda juga harus memahami seberapa jauh bisnis Anda berkembang sampai saat ini.
Menurut para owner retail yang skalanya sudah sangat besar, proses audit adalah bagian penting dari bisnis retail. Saat pedagang retail sudah banyak yang menjelajah ke omnichannel, di mana pembeli terbiasa dengan sistem click dan collect, maka di kondisi seperti ini Anda perlu mementingkan pengalaman pembeli saat berbelanja di toko online maupun offline. Pastikan mereka mendapatkan pengalaman terbaik agar dapat menjadi pelanggan tetap.
86% pelanggan mengatakan bahwa mereka akan membelanjakan lebih banyak uang untuk suatu produk dengan pengalaman pelanggan yang baik. Dengan audit retail, Anda dapat menganalisis pengalaman pelanggan selama seluruh journey di dalam toko. Misalnya, Anda dapat menentukan berapa lama mereka menemukan barang yang dibutuhkan dan seberapa membantu staf Anda.
Sudahkah toko Anda memiliki SKU (stock keeping unit) yang akurat dan selalu diupdate? Pemberian nomor atau kode pada produk di toko Anda merupakan bagian dari manajemen persediaan barang, tujuannya agar produk yang Anda jual selalu berada di angka persediaan aman untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
Bagaimana kalau persediaan di toko Anda selalu kurang bahkan kosong? Ini akan berdampak pada pengalaman berbelanja pembeli, mereka akan kecewa jika produk yang dicari tidak ada dan akan berpaling ke kompetitor Anda. Nah, audit ini yang dapat menjadi cara untuk memeriksa apakah pelanggan sudah mendapatkan pengalaman terbaik atau belum.
Hasil dari proses audit toko bukan hanya angka monitoring, Anda sebagai pedagang retail juga dapat menentukan strategi mengembangkan penjualan berikutnya, serta menjadi kesempatan belajar untuk bekerja dengan karyawan untuk memperbaiki bisnis secara keseluruhan.
Baca Juga: Retail Adalah Pemasaran Produk yang Perlu Anda Ketahui
10 Hal yang Anda Harus Tahu Tentang Audit Retail
- Audit retail bertujuan untuk menilai kinerja toko atau cabang toko yang bisa dilakukan oleh tim internal bisnis atau pihak eksternal. Sebagian bisnis retail yang tidak memiliki tim audit atau keterbatasan dana untuk memakai jasa audit, audit dapat dikerjakan oleh manager retail dan karyawan.
- Proses audit retail biasanya termasuk pemeriksaan tata letak, pemilihan produk, penetapan harga, dan layanan pelanggan tergantung pada apa yang Anda audit. Anda juga dapat menyertakan analisis data penjualan, informasi keuangan, aspek keselamatan dan keamanan toko retail.
- Audit retail sering dipakai untuk mengetahui bagian yang perlu diperbaiki dalam bisnis retail Anda. Perbaikan ini dapat mencakup masalah manajemen persediaan barang, penetapan harga, layanan pelanggan, ekspansi bisnis, dan masih banyak lagi.
- Audit retail dapat dilakukan secara berkala (tahunan, tiga bulan sekali) atau sesuai kebutuhan seperti ketika menyelesaikan masalah tertentu. Banyak pemilik bisnis retail menggunakan proses audit dan hasilnya sebagai cara penyusunan strategi selanjutnya.
- Audit retail dapat digunakan untuk menilai kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, peraturan industri dan persyaratan hukum. Ini dapat meliputi evaluasi kepatuhan toko terhadap peraturan kesehatan dan keselamatan, praktik karyawan dan kebijakan lingkungan. Audit kesehatan, keselamatan dan keamanan dapat membuat karyawan toko dan manager waspada terhadap risiko dan ancaman.
- Audit retail dapat melibatkan penggunaan software dan tools khusus untuk mengumpulkan dan menganalisis data. Software yang dapat dipakai antara lain ERP, warehouse software, point of sales dan feedback pelanggan. Auditor akan melihat history data apakah ada pola tertentu atau anomali.
Baca Juga: ERP Retail: 8 Fitur ERP yang Dibutuhkan Bisnis Retail
- Audit retail mungkin melibatkan pembelanja misterius, yaitu individu yang disewa untuk mengunjungi toko dan menilai berbagai aspek pengalaman berbelanja, termasuk layanan pelanggan, ketersediaan produk dan penampilan toko.
- Hasil audit retail biasanya disajikan dalam sebuah laporan yang meliputi rekomendasi perbaikan dan rencana untuk mengimplementasikan perbaikan tersebut. Platform audit retail yang baik memiliki jalur komunikasi terbuka untuk melacak tindakan tindak lanjut dan perbaikan.
- Audit retail bisa mahal karena melibatkan investasi waktu dan sumber daya yang signifikan. Tetapi juga dapat memberikan insight yang berharga dan membantu mendorong peningkatan kinerja dalam bisnis. Biaya besar biasanya dalam menyiapkan sistem audit retail di tempat pertama. Setelah karyawan belajar untuk diaudit, lebih mudah melibatkan mereka dengan penilaian mandiri dan jenis audit retail lain.
- Audit retail hanyalah salah satu tools yang digunakan oleh bisnis retail untuk menilai kinerja toko. Tools dan teknik lain yang dapat digunakan termasuk survei pelanggan, riset pasar, sistem POS, dan sistem tracking pengunjung.
Cara Melakukan Proses Audit Retail
Setelah mengetahui pentingnya proses audit, lalu bagaimana Anda bisa menjamin kalau audit yang selama ini dilakukan sudah benar? Prosedur berikut ini dapat menjadi gambaran proses audit toko bagi pemula.
Deskripsikan Tujuan
Langkah awal adalah menentukan tujuan utama dari proses audit yang akan dilakukan, apakah karena ada masalah yang muncul atau memang audit rutin. Apakah Anda mau mengetahui seberapa cepat transaksi keluar masuk produk di gudang? Apakah Anda ingin memantau kompetitor?
Tuliskan dengan tepat apa yang ingin Anda lihat dan ukur melalui audit dan tetapkan nilai angka atau kualitatif untuk setiap metrik sebagai parameter keberhasilan.
Buat Kriteria Audit
Selanjutnya, tentukan pertanyaan untuk audit dan jawaban yang dapat diterima. Apakah Anda akan menggunakan pertanyaan “ya atau tidak”, meminta tanggapan tertulis dari responden, atau menggunakan skala seperti 1-5? Hindari pertanyaan asal-asalan, buat pertanyaan yang dapat membantu meningkatkan bisnis Anda (kinerja brand, kompetitor, dan lain-lain).
Jadwalkan Waktu Audit
Setelah Anda mengetahui apa yang ingin didapatkan dari audit retail, saatnya untuk langsung bertindak. Proses audit sebaiknya dibuat jadwal agar ada koordinasi dengan pihak toko atau divisi yang akan diaudit.
Kumpulkan Data dan Foto
Pastikan tim audit mengumpulkan data sesuai dengan tujuan dan kriteria yang telah disusun. Anda dapat menandai beberapa pertanyaan penting sebagai pertanyaan yang wajib dijawab.
Jangan lupa sertakan foto audit untuk menggambarkan apa yang terjadi di retail pada waktu tersebut, untuk mendorong akuntabilitas dan kepatuhan. Selanjutnya, Anda dan tim sebaiknya menggunakan tools untuk mengumpulkan data dan memiliki cara untuk menganalisa dan mengoptimalkan data tersebut.
Evaluasi Hasil
Setelah audit selesai, atur data Anda dalam format yang mudah dipahami. Nilai angka dapat digambarkan secara grafik, sedangkan catatan dapat ditandai dengan warna tertentu. Hasil yang sudah dicapai dibandingkan dengan KPI yang telah Anda tentukan sebelumnya.
Lakukan Perbaikan
Setelah menganalisis temuan audit, jalankan apa yang perlu dilakukan dalam jangka pendek. Misalnya, Anda menemukan bahwa SKU barang tertentu performanya lebih buruk daripada yang lain dan memutuskan untuk segera menariknya dari rak.
Keputusan bisnis jangka panjang dapat dibuat setelah Anda mengumpulkan data dalam jangka waktu yang lebih lama.
Baca Juga: 9 Manfaat dan Fitur Software Persediaan Barang MASERP
Ulangi Proses Audit
Setelah melakukan beberapa audit retail, Anda dapat menyesuaikan proses audit sesuai kebutuhan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Melakukan audit secara teratur akan memudahkan bisnis Anda cepat menyesuaikan diri dengan landscape retail yang terus berubah.
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas, hasil dari proses audit toko bukan hanya angka monitoring, tetapi juga dapat menentukan strategi penjualan berikutnya, menjadi kesempatan belajar untuk bekerja dengan karyawan untuk memperbaiki bisnis secara keseluruhan.
Proses audit sebaiknya dilakukan dengan persiapan yang baik, agar mendapatkan hasil data yang tepat dan akurat. Sebagai bisnis retail, pasti tidak terlepas dari manajemen persediaan barang yang pasti juga berhubungan dengan supplier, pembelian dan penjualan.
Untuk memudahkan proses audit, bisnis retail Anda sebaiknya menggunakan software ERP seperti MASERP yang memiliki banyak modul dan fitur seperti supplier dan pembelian, customer dan penjualan, persediaan barang, cash dan bank, berbagai laporan bisnis dan masih banyak lagi.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.
MASERP memiliki fitur Barcode Scanner untuk penerimaan barang, surat jalan dan penjualan produk yang bisa membantu meningkatkan kecepatan dan keakuratan kinerja Anda.
Dengan fitur Serial Number dan Batch Number di MASERP, Anda bisa melacak expiry date demi menjaga kualitas produk. Fitur Quantity Minimum akan memberikan warning kepada Anda apabila persediaan fisik sudah berada pada jumlah di bawah Qty Min yang sudah disetting.
MASERP dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
MASERP dapat dicustom sesuai dengan bisnis flow Anda. Segera konsultasikan dengan konsultan ahli kami sekarang. GRATIS!
