Definisi Onboarding Karyawan Beserta Manfaat & Tipsnya

Tugas Human Resource (HR) tidak hanya sebatas mencari kandidat karyawan baru dan mewawancarainya, hingga ia menjadi bagian dari perusahaan. Tapi, kegiatan onboarding karyawan juga termasuk tanggung jawab HR. Apa itu onboarding?

Jadi, ketika sudah ada kandidat karyawan yang resmi bekerja di sebuah perusahaan, tim HR tidak langsung melepasnya begitu saja. HR pastinya harus mengurus segala kebutuhan karyawan baru, seperti menyiapkan kontrak kerja, ID card, komputer, ruang kerja dan lainnya. 

Hal yang paling terpenting, setelah itu HR harus melakukan kegiatan onboarding karyawan, agar karyawan bisa lebih mudah dalam menyesuaikan diri. Adapun, persiapan yang dilakukan oleh HR seperti yang sudah disebutkan di atas, juga termasuk proses onboarding karyawan.

Agar bisa lebih paham, terutama bagi para HRD pemula, mari simak lebih dalam pengertian onboarding karyawan, beserta manfaatnya baik untuk perusahaan atau karyawan, dan tips dalam melaksanakannya. 

Definisi Onboarding Karyawan

Jadi, kegiatan onboarding karyawan adalah proses yang dilakukan setelah kandidat karyawan resmi diterima bekerja di sebuah perusahaan. 

Sederhananya, onboarding merupakan suatu proses yang dijalankan seorang karyawan baru untuk bisa menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja, jenis pekerjaan, orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan tersebut, hingga budaya kerja serta cara komunikasi, di sebuah perusahaan dengan cepat dan lancar. 

Nah, di dalam proses inilah tim HR bertanggung jawab untuk membantu karyawan tersebut. Karena, dalam proses onboarding ini, bisa memberikan manfaat baik untuk karyawan hingga perusahaan, jika dilakukan dengan baik. 

Intinya onboarding karyawan bisa disebut sebagai proses atau momen perkenalan baik perkenalan tentang perusahaan kepada karyawan, begitupun sebaliknya. Dalam proses onboarding karyawan juga, HR harus melakukan kegiatan tersebut dengan strategi khusus.

Dalam melakukan onboarding karyawan memang tidak mudah, karena butuh waktu berhari-hari bahkan minggu untuk membantu karyawan dalam proses penyesuaian diri. 

Baca Juga: Rekomendasi 5 Software HRIS Terbaik di Indonesia 2022 (Dilengkapi Fitur)

Sehingga, di sini tim HR sangat berperan demi keberhasilan proses tersebut. Untuk durasi proses onboarding karyawan sendiri, tergantung bagaimana kemampuan karyawan terkait dalam menyesuaikan diri, hingga strategi yang digunakan tim HR. 

Jika strategi kurang tepat, ditambah karyawan sulit dalam menyesuaikan diri dengan pekerjaan dan lingkungan, maka proses ini bisa berlangsung lebih lama, bahkan hingga beberapa bulan. 

Pasalnya, tidak sedikit tim HR yang merasa kesulitan untuk membuat karyawannya nyaman dengan lingkungan perusahaan. Karena membuat karyawan bisa menyesuaikan diri dengan banyak hal baru itu secara cepat, cukup sulit.

Parameter Keberhasilan Onboarding Karyawan

Buat apa sih dilakukan onboarding karyawan? Biarkan saja karyawan menyesuaikan diri secara mandiri! Kalau karyawan tidak nyaman dengan budaya perusahaan, suruh resign saja! 

Eits! Tidak semudah itu. Pasalnya, mencari hingga merekrut karyawan baru adalah hal yang cukup menguras tenaga, pikiran, dan biaya. Sehingga ketika sudah ada kandidat yang sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka harus dimanfaatkan sebaik mungkin. 

Perusahaan khususnya HR bertanggung jawab untuk membuat karyawan merasa nyaman, betah, hingga dihargai. Pasalnya, jika karyawan sudah nyaman dan loyal dengan perusahaan, maka mereka bisa lebih produktif dalam bekerja dan bisa memberikan keuntungan untuk perusahaan itu sendiri. 

Nah, salah satu parameter keberhasilan dari kegiatan onboarding karyawan ini adalah, jika karyawan mampu bertahan sekurang-kurangnya satu tahun di tempat bekerja atau perusahaan tersebut.

Pasalnya, tidak sedikit karyawan yang baru saja diterima bekerja, namun ia sudah merasa tidak nyaman, karena berbagai faktor dan alasan. Akhirnya, ia tidak mampu untuk bertahan di kantor tersebut dalam waktu lama (misalnya setelah probation atau 3 bulan) dan memilih resign. 

Jika hal tersebut terjadi, yang akan dipusingkan tentu saja bagian HR, karena mereka harus mencari, menyeleksi, hingga mengurus semua proses rekrutmen dari awal. Tidak hanya tenaga yang keluar percuma, tapi biaya dan waktu juga jadi terbuang begitu saja. 

Manfaat Proses Onboarding Karyawan

  • Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengetahui semua informasi tentang perusahaan. Mulai dari visi, misi, hingga value perusahaan sampai karyawan mengerti dan menerapkan.
  • Menjadikan proses atau momen yang tepat bagi karyawan baru, untuk memahami pekerjaan, tanggung jawab, goals, hak, report line, hingga mengenal lebih dalam tim di divisinya.
  • Memberikan keyakinan kepada karyawan di masa onboarding ini, karena mayoritas karyawan baru menggunakan masa atau proses ini, untuk menentukan atau memutuskan, apakah ia akan melanjutkan bekerja di tempat baru atau tidak. Adapun, hal yang dilihat dari masa krusial tersebut selain hak karyawan adalah, motivasi kerja, produktivitas, hingga kinerja yang yang dilakukan.
  • Bisa membantu karyawan baru untuk lebih berbaur dengan lingkungan, menumbuhkan sikap engage dari karyawan kepada perusahaan. Adapun tujuannya adalah untuk menurunkan tingkat turnover karyawan di perusahaan tersebut.

Tips Jitu Melakukan Proses Onboarding Karyawan

  1. Siapkan waktu khusus untuk onboarding, seperti 3 hari pertama, atau satu minggu pertama. 
  2. Kenalkan semua hal terkait perusahaan, mulai dari visi misi perusahaan, budaya, jam kerja, hak hingga kewajiban karyawan. 
  3. Jadikan ajang perkenalan tim di setiap divisi, untuk mengenal satu sama lain, agar lebih memudahkan karyawan ketika ingin melakukan kerjasama
  4. Gunakan jasa trainer untuk karyawan jumlah besar, karena mengurus satu karyawan untuk bisa menyesuaikan diri tidak semudah itu, apalagi jika jumlahnya banyak seperti di pabrik dan lainnya. 
  5. Lakukan pendekatan dengan cara yang mengasyikkan, karena cara yang kaku akan membuat karyawan sulit untuk berbaur. Misalnya ngobrol sambil makan siang bersama, buat acara yang menarik, dan lainnya
  6. Ikut sertakan karyawan baru dalam berbagai kegiatan, seperti ketika ada meeting, brainstorming, pemecahan masalah, dan lainnya, agar karyawan merasa kehadirannya penting dan bermanfaat.  
  7. Memantau beban kerja dalam masa onboarding, agar karyawan bisa menjangkau tanggung jawabnya dengan baik. Disarankan jangan berikan beban yang terlalu berat, karena akan membuatnya tidak nyaman. Berikan pekerjaan secara bertingkat, sesuai step-step, karena karyawan juga butuh waktu dan jam terbang untuk membiasakan diri dengan beban pekerjaannya sendiri. 
  8. Mengetahui ekspektasi karyawan ketika bekerja, dengan tujuan agar karyawan merasa lebih dihargai, tidak ada yang ditutup-tutupi, saling terbuka, dan komunikasi antara karyawan dan perusahaan lancar.  

Kesimpulan

Jadi, dalam proses onboarding karyawan, tim HR harus berupaya agar karyawan bisa merasa nyaman bekerja dalam waktu yang lama, sejak mereka bergabung. Karena, jika strategi dalam proses tersebut dilakukan dengan baik, maka bisa membantu mengurangi tingkat turnover.

Menggunakan software ERP merupakan salah satu investasi terbaik bagi perusahaan karena dengan mengimplementasikannya, Anda bisa mengelola dan memonitor berbagai data dan transaksi dari tiap departemen dan cabang perusahaan dan tidak meninggalkan team on boarding untuk implementasi programnya.

Umumnya, software ERP terdiri dari berbagai modul utama seperti keuangan, persediaan barang, penjualan, manufaktur, dan lain-lain. Begitu juga dengan MASERP, dapat memfasilitasi hampir seluruh proses bisnis, multi-gudang, multi-company dan multi-currency.

Selain after sales yang unggul, karena Anda akan mendapatkan layanan training, support dan maintenance, MASERP juga menerima modifikasi fitur dan laporan bisnis sesuai dengan workflow perusahaan Anda.

Ingin mengetahui lebih lanjut mengenai MASERP? Segera konsultasikan kendala dan kebutuhan perusahaan Anda sekarang dengan konsultan ahli kami. Gratis!

New call-to-action