Jika Anda ingin menjalankan bisnis usaha dagang, maka Anda perlu mengetahui usia dari persediaan yang Anda miliki agar tidak usang dan mengganggu kelancaran penjualan. Anda perlu memahami pengertian inventory aging dan cara menghitungnya. Persediaan yang usang akhirnya tidak bisa dijual, Anda bisa mengantisipasi dari jauh-jauh hari lewat inventory aging yang tepat. Berikut penjelasan lengkap mengenai inventory aging!
Pengertian Inventory Aging
Inventory aging merupakan sebuah proses pengelompokan dan analisis persediaan stok barang berdasarkan usia atau durasi stok barang tersebut berada dalam gudang.
Umumnya, inventory aging akan menghitung stok barang sejak tanggal inbound atau diproduksi hingga batas akhir usia pakai.
Penuaan usia pakai stok barang menjadi perhatian penting bagi perusahaan karena stok barang tersebut akan mengalami penurunan nilai seiring waktu yang disebabkan oleh beberapa faktor, seperti kerusakan, perubahan tren, atau kedaluwarsa.
Inventory aging penting dalam manajemen gudang karena dapat memberikan gambaran mengenai efektivitas penjualan maupun alur stok barang dalam gudang.
Tujuan Inventory Aging
Menghindari Barang Kadaluarsa atau Rusak
Inventory aging membantu Anda mengetahui sudah berapa lama barang disimpan di gudang. Ini penting kalau Anda menjual produk yang memiliki masa kedaluwarsa, seperti makanan, minuman, atau obat-obatan.
Semakin lama barang disimpan di gudang, semakin besar risiko rusak atau tidak layak jual. Bahkan untuk produk non-konsumsi seperti elektronik atau fashion, barang bisa kehilangan nilai jual karena modelnya sudah ketinggalan zaman.
Ketika Anda mengetahui umur stok, Anda bisa mengambil tindakan cepat agar barang tetap layak jual dan tidak mengakibatkan rugi bagi bisnis.
Menentukan Strategi Penjualan
Slaah satu tujuan inventory aging adalah Anda bisa menyusun strategi penjualan yang lebih efisien. Misalnya, barang yang sudah lebih dari 90 hari di gudang dapat dimasukkan ke program diskon atau flash sale.
Anda juga bisa membuat bundling produk agar stok lama cepat laku. Cara ini bisa membantu mempercepat perputaran barang dan menghindari penumpukan stok.
Inventory aging bisa menjadi senjata andalan tim marketing untuk mengatur promo.
Evaluasi Pengelolaan Stok
Inventory aging dapat menjadi tools untuk mengevaluasi seberapa baik tim Anda mengelola stok.
Kalau ada banyak barang yang tidak bergerak selama berbulan-bulan, mungkin Anda perlu review lagi proses pembelian atau prediksi permintaan.
Bisa jadi, Anda terlalu sering membeli barang yang ternyata tidak laku di pasar. Data ini membantu Anda lebih selektif dalam restock dan mengurangi pemborosan.
Bila stok dikelola dengan efisien, gudang menjadi lebih rapi dan biaya operasional bisa ditekan.
Membantu Cash Flow Tetap Sehat
Barang yang terlalu lama disimpan sebenarnya membuat uang “macet” di gudang. Kalau tidak segera dijual, Anda tidak bisa mengubahnya menjadi uang tunai untuk operasional bisnis lainnya.
Inventory aging membantu Anda dan tim fokus menjual stok lama terlebih dahulu sebelum membeli yang baru, ini menjaga agar arus kas tetap lancar dan Anda tidak kehabisan dana untuk kebutuhan penting lainnya.
Pengambilan Keputusan Lebih Akurat
Inventory aging menyediakan data real time yang bisa menjadi dasar untuk pengambilan keputusan. Misalnya, Anda bisa mengetahui produk mana yang perputarannya lambat dan sebaiknya tidak dibeli lagi dalam waktu dekat.
Anda juga bisa menentukan kapan waktu yang tepat untuk cuci gudang atau menghapus barang dari katalog. Tanpa laporan ini, keputusan sering hanya berdasarkan intuisi, yang bisa berisiko salah.
Mengurangi Biaya Penyimpanan
Semakin lama barang berada di gudang, semakin besar biaya penyimpanannya. Ini termasuk biaya sewa gudang, tenaga kerja, listrik, bahkan risiko kerusakan atau kehilangan.
Inventory aging menghindari stok menumpuk, barang-barang yang sudah terlalu lama bisa segera dijual atau dipindahkan supaya gudang lebih efisien.
Hasilnya, biaya penyimpanan bisa ditekan dan Anda tidak rugi hanya karena barang disimpan terlalu lama.
Baca Juga: Pengertian Inventory Turnover, Manfaat, dan Cara Perhitungannya
Tips Manajemen Stok untuk Menghindari Inventory Aging
Agar stok tidak tersimpan lama di gudang dan malah menimbulkan kerugian, ada beberapa tips manajemen stok yang bisa Anda terapkan. Yuk, simak tips-tips berikut!
Gunakan Sistem FIFO (First In, First Out)
Siste FIFO adalah salah satu prinsip dasar dalam manajemen stok. Barang yang pertama kali masuk ke gudang, harus jadi yang pertama kali keluar untuk dijual.
Sistem FIFO memastikan barang yang lama tidak tertimbun dan rusak di rak gudang. Cara ini sangat penting terutama untuk produk yang memiliki masa kedaluwarsa seperti makanan, obat, atau kosmetik.
Implementasinya bisa dilakukan dengan menata barang berdasarkan tanggal masuk atau pakai sistem barcode otomatis.
Lakukan Stok Opname Secara Berkala
Jangan malas untuk mengecek barang secara fisik di gudang. Stok opname atau pengecekan fisik bisa membantu Anda mengetahui kondisi sebenarnya dari barang-barang Anda.
Terkadang sistem di komputer menampilkan masih ada stok, tetapi kenyataannya barangnya rusak atau hilang. Dengan rutin melakukan stok opname, Anda bisa segera mengetahui barang mana yang sudah lama mengendap dan harus diprioritaskan untuk dijual.
Idealnya, lakukan stok opname minimal sebulan sekali, tergantung skala bisnismu.
Pantau Pergerakan Stok Lewat Software
Kalau bisnis Anda udah mulai berkembang, saatnya tinggalkan cara manual pakai Excel. Gunakan software manajemen inventory yang bisa melacak umur barang, pergerakan stok, dan peringatan stok lama.
Sistem inventory membantu Anda dan tim mengetahui barang mana yang mulai aging dan langsung mengambil tindakan.
Beberapa software bahkan bisa memberi notifikasi otomatis bila ada barang yang sudah lebih dari 90 atau 180 hari di gudang.
Analisis Tren Penjualan Secara Berkala
Jangan asal restock! Coba lihat lagi data penjualan Anda dalam 3–6 bulan terakhir. Barang apa yang cepat laku? Barang apa yang lambat perputarannya?
Memahami tren penjualan membantu Anda membuat keputusan pembelian yang lebih tepat. Hindari membeli stok dalam jumlah besar untuk barang yang penjualannya lambat, supaya tidak menambah inventory aging di gudang.
Buat Promo untuk Barang yang Sudah Lama
Kalau ada barang yang sudah kelamaan disimpan, jangan ragu untuk memberikan promo atau diskon. Bisa juga dibuat program bundling, beli 2 gratis 1, atau flash sale.
Tujuan promo penjualan adalah untuk mempercepat perputaran stok lama dan memberi ruang di gudang untuk produk baru. Lebih baik untung sedikit atau balik modal, daripada barangnya tidak terjual sama sekali.
Batasi Minimum dan Maksimum Stok
Tentukan batas minimal dan maksimal untuk setiap jenis barang. Kalau terlalu banyak beli barang sekaligus, risiko aging jadi lebih tinggi. Tetapi kalau terlalu sedikit, bisa kehabisan stok saat permintaan tinggi.
Dengan menetapkan batasan ini, Anda bisa menjaga keseimbangan stok agar selalu cukup dan tidak sampai menumpuk terlalu lama.
Lakukan Forecasting atau Perkiraan Kebutuhan
Gunakan data history penjualan untuk memperkirakan kebutuhan stok di masa depan. Misalnya, Anda tahu bahwa produk A selalu laku keras di bulan Ramadan, maka Anda bisa mulai stok secukupnya sebelum bulan itu tiba.
Sebaliknya, hindari stok berlebihan di bulan-bulan yang permintaan cenderung sepi. Forecasting yang baik membantu Anda lebih bijak mengelola stok dan menghindari penumpukan.
Dampak Inventory Aging Bagi Bisnis
Inventory aging dampaknya bisa cukup serius dan berujung kerugian besar. Berikut ini adalah beberapa dampak negatif inventory aging yang perlu Anda waspadai:
Kerugian Finansial
Stok yang terlalu lama di gudang berpotensi rusak, basi, atau kedaluwarsa. Kalau sudah begitu, barang tidak bisa dijual dan Anda kehilangan modal.
Bahkan kalau pun masih bisa dijual, biasanya Anda harus memberi diskon besar supaya cepat laku.
Artinya, margin keuntungan Anda akan turun drastis atau bahkan rugi. Semakin banyak barang yang aging, semakin besar potensi kerugian yang harus ditanggung bisnis Anda.
Cash Flow Tersendat
Inventory aging membuat dana terjebak dalam bentuk barang yang belum terjual. Uang yang seharusnya bisa dipakai untuk belanja stok baru, membayar gaji, atau operasional lainnya jadi tertahan.
Ini bisa membuat arus kas bisnis tersendat, terutama kalau Anda mengandalkan perputaran uang yang cepat. Padahal cash flow adalah nyawa dari bisnis, kalau cash flow macet, bisa bahaya.
Jadi, semakin banyak stok mati, semakin sulit juga Anda mengatur keuangan harian.
Biaya Penyimpanan Membengkak
Barang yang lama tersimpan di gudang tidak hanya diam, tetapi juga makan tempat dan biaya. Semakin lama barang disimpan, semakin besar biaya gudang, listrik, tenaga kerja, dan pemeliharaan yang Anda keluarkan.
Bahkan Anda bisa sampai harus sewa ruang tambahan karena gudang terlalu penuh. Semua itu bikin biaya operasional naik tanpa menghasilkan pemasukan yang sepadan. Akhirnya, margin keuntungan Anda jadi makin tipis.
Nilai Produk Turun
Produk yang terlalu lama di gudang bisa kehilangan nilai jualnya. Misalnya, produk fashion yang udah ketinggalan tren, atau barang elektronik yang sudah digantikan model terbaru. Meski belum rusak, pelanggan cenderung memilih produk yang lebih up to date.
Akibatnya, Anda harus menjual dengan harga yang lebih murah dari rencana awal. Ini tentu berdampak langsung ke penurunan profit bisnis.
Gangguan Operasional
Inventory aging bisa membuat gudang penuh dan susah dikelola. Barang-barang lama bisa menumpuk dan menutupi stok baru, sehingga proses picking dan packing jadi lebih lama.
Karyawan gudang juga bisa bingung mencari produk karena tata letaknya tidak efisien. Ini bisa menyebabkan keterlambatan pengiriman, kesalahan pesanan, atau bahkan stok yang nyangkut dan tidak terdeteksi. Operasional jadi kurang produktif dan bikin pelayanan ke pelanggan terganggu.
Risiko Kehilangan Kepercayaan Konsumen
Kalau pelanggan menerima produk yang sudah hampir expired, atau dalam kondisi kurang layak karena kelamaan disimpan, mereka bisa kecewa.
Kepercayaan konsumen terhadap brand pun bisa menurun. Dalam jangka panjang, hal ini bisa menurunkan loyalitas pelanggan dan bahkan memicu ulasan negatif di media sosial atau marketplace.
Padahal, membangun reputasi butuh waktu lama, tapi kehilangan kepercayaan bisa terjadi dalam sekejap. Inventory aging, kalau nggak dikendalikan, bisa merusak nama baik bisnis kamu.
Kesimpulan
Inventory aging merupakan salah satu indikator penting dalam pengelolaan gudang.
Dengan melihat durasi produk yang tersimpan di dalam gudang, perusahaan dapat mengetahui tingkat permintaan pasar, kebutuhan dalam gudang, serta ketahanan kualitas produk yang tersimpan.
Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk dapat mengelola dan melakukan monitoring secara real time pada pengelolaan gudang.
Fitur Inventory Management di MASERP memudahkan Anda melacak tingkat dan nilai persediaan setiap hari dengan menggunakan metode biaya rata-rata.
Fitur Quantity Minimum akan memberikan warning kepada Anda apabila persediaan fisik sudah berada pada jumlah di bawah Qty Min yang sudah disetting.
Laporan mutasi barang juga dapat digunakan untuk menganalisa trend kebutuhan persediaan untuk perencanaan persediaan di bulan-bulan yang ramai seperti pada saat Hari Raya.
Anda bingung menentukan harga pokok produksi (HPP)? Formula Bill of Material pada MASERP membantu Anda menentukan HPP sementara dan final.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
