Dunia digital berkembang sangat cepat, maka informasi yang dihasilkan pun semakin banyak. Informasi-informasi ini tentunya menjadi aset paling berharga bagi berbagai kalangan, termasuk perusahaan. Di dunia industri, penggunaan data entry adalah hal pertama yang wajib untuk dilakukan.
Karena pencatatan data dapat memberikan segudang manfaat untuk perusahaan, mulai dari kerapihan kinerja perusahaan, terjadinya kemajuan perusahaan dalam waktu singkat, hingga membludaknya profit perusahaan.
Dengan demikian, kehadiran seorang data entry menjadi kunci utama kemajuan perusahaan. Pekerja ini tidak lain adalah mereka yang berperan dalam melakukan input dan merapikan data. Meskipun sekilas terlihat sebagai profesi yang mudah, data entry sangat dibutuhkan dan dicari banyak perusahaan.
Definisi Data Entry
Data entry adalah istilah yang cukup luas karena mencakup sejumlah pekerjaan, dikutip dari The Balance Careers. Profesi data entry meliputi banyak pekerjaan mulai dari pemrosesan data elektronik, pengetikan, pengolah kata, dan transkrip.
Data entry adalah jenis pekerjaan klerikal yang melibatkan penggunaan berbagai proses seperti mengetik dan merekam suara lalu memasukkan datanya ke komputer. Biasanya seseorang yang berperan sebagai data entry bekerja di industri seperti ritel, transportasi, keuangan, dan layanan kesehatan.
Akan tetapi, sebagian besar perusahaan sebenarnya memerlukan seorang data entry karena dianggap memiliki tugas dasar untuk menjalankan fungsi kantor sehari-hari.
Dari keterangan di atas, bisa disimpulkan bahwa data entry adalah pekerjaan untuk memasukkan data yang diperoleh dari berbagai sumber ke sistem komputer milik perusahaan. Setiap data yang dimasukkan tersebut biasanya mendetail dan bahkan ada pula yang sifatnya rahasia. Itulah mengapa untuk menjadi seorang data entry harus memiliki integritas yang tinggi dan dapat dipercaya.
Baca Juga: Jenis, Elemen dan Komponen Database Management System
Tanggung Jawab Data Entry
Meskipun tanggung jawab utama pekerjaan data entry adalah memasukkan data ke dalam sistem, setiap perusahaan memberikan kebijakan yang berbeda untuk tugas hariannya. Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab pekerja data entry:
- Menyiapkan, memilah, dan memilih dokumen sebelum dimasukkan ke dalam sistem
- Memasukkan data ke dalam sistem perusahaan
- Memastikan keakuratan data masukan
- Mengamati dan mencocokkan perbedaan data yang ada dalam sistem dan kertas dokumen
- Menginformasi user terkait data apabila diminta dari berbagai divisi
- Mengelola dokumen data dengan rutin dan rapi
- Membuat laporan rutin
- Mengenali dan mengontrol kesalahan pada data masukan dan menuntaskannya dengan metode tertentu
- Menyiapkan backup data untuk mengantisipasi masa depan
- Menguji pembaharuan sistem penyimpanan data dan database perusahaan
Jenis Pekerjaan Data Entry
Pekerjaan data entry terbagi menjadi dua macam, yaitu data entry remote dan data entry in-house. Keduanya memiliki keunggulannya masing-masing, berikut ini penjelasan lebih detailnya:
Data Entry Remote
Sekarang, pekerjaan data entry tidak perlu dilakukan di kantor. Disebabkan pekerjaannya yang fleksibel dan mengandalkan komputer, data entry bisa dilakukan secara remote dan freelance. Data entry remote memiliki keunggulannya sendiri, antara lain:
- Tugas bisa dikerjakan dan diselesaikan di mana pun.
- Bebas memilih jam kerja sendiri.
- Gaji diberikan berdasarkan jenis proyek yang diselesaikan, bukan menggunakan sistem upah per jam.
- Berpotensi mendapatkan banyak penghasilan lantaran bisa mengikuti berbagai proyek sekaligus.
Data Entry in-house
Data entry in-house merupakan pekerjaan yang dilakukan secara full time di sebuah perusahaan. Sama seperti data entry remote, data entry in-house memiliki keunggulannya sendiri, seperti:
- Mendapatkan penghasilan tetap yang terjamin.
- Memperoleh berbagai tunjangan.
- Berkesempatan mendapatkan bonus apabila performa pekerjaan bagus dan terus meningkat.
- Mendapatkan relasi sesama data entry dan lingkungan kerja yang menyenangkan dan mendukung.
Tugas Data Entry
Data entry umumnya menjadi bagian dari pekerjaan administrator. Ia bertanggung jawab memroses informasi lewat pengambilan data dari formulir, rekaman suara, maupun sumber data lain. Kemudian data itu dimasukkan ke dalam sistem komputer. Tidak cukup sampai memasukkan saja, tetapi juga harus memastikan akurasi penyimpanan data.
Berikut ini 6 tanggung jawab data entry yang perlu diketahui.
Mengumpulkan Data dan Memasukan Informasi ke Database
Mengumpulkan informasi dari beragam sumber itu mudah, tetapi memasukkannya ke database jelas butuh waktu khusus.
Memastikan Akurasi Data
Pada tugas ini jelas bahwa memasukkan informasi tak sekadar mengetik, tetapi juga perlu ketelitian dalam mengecek apakah info yang diketik sudah tepat, benar, dan sesuai sumbernya.
Memperbarui Database Jika Diperlukan
Ini juga jadi tanggung jawab petugas data entry dalam mengenali mana data yang perlu diperbarui maupun direvisi.
Melakukan Backup Informasi Secara Rutin
Meski sudah tersimpan dalam sistem, tidak ada jaminan 100% data itu akan aman. Hal-hal tidak terduga bisa saja menyerang sistem pangkalan data perusahaan, seperti virus, serangan siber, atau kerusakan hardware yang berujung pada kehilangan data.
Maka, petugas data entry juga bertanggung jawab mem-backup semua data yang sudah dimasukkan ke media lain, seperti external hard disk atau folder cadangan di cloud system, menjaga berbagai data penting perusahaan.
Mencari Data Secara Cepat
Ada kalanya perusahaan membutuhkan data lama untuk diolah kembali. seorang data entry harus mampu mencari data yang dimaksud secara cepat.
Skills Diperlukan Data Entry
Peran data entry biasanya didapatkan dari jenjang pendidikan sarjana bahasa Inggris, Matematika, Teknik Komputer Informatika dan beberapa dari jenjang pendidikan administrasi.
Di perusahaan, fungsi dari data entry ini sangat penting untuk dapat meminimalisir beban administrasi, memangkas biaya, dan memastikan bila sumber data berasal dari sumber-sumber yang penting. Oleh sebab itu, perusahaan harus memilih seorang data entry yang detail dan teliti. Selain itu, skills lain yang diperlukan oleh seorang data entry adalah:
Komunikasi
Anda harus tahu bila, petugas data entry nantinya akan terlibat di dalam dan di luar tim karena itu, sebaiknya mereka memiliki skills dalam menulis dan verbal yang baik.
Kemampuan Pengetikan yang Cepat
Tidak hanya cukup sampai di sana, seseorang untuk menjadi data entry juga perlu memiliki skills mengetik yang cepat. Pasalnya mereka harus memasukkan entry data dengan jumlah yang besar dalam kurun waktu yang singkat. Mereka juga harus merasa nyaman dengan perangkat yang mereka gunakan seperti keyboard, mouse, scanner dan lain-lain. Rata-rata perusahaan menginginkan pegawai data entry dapat mengetik sekitar 30 hingga 40 kata dalam satu menit.
Pengetahuan Perangkat Lunak
Skills lainnya yang dibutuhkan oleh data entry adalah memiliki pengalaman atas perangkat lunak dasar seperti Spreadsheet, Microsoft Word, dan database.
Konsentrasi Tinggi
Jenis pekerjaan data entry adalah pekerjaan yang akan terus menerus serta menghabiskan banyak waktu dengan tugas yang sama. Oleh sebab itu, pekerjaan ini mengharuskan mereka memiliki konsentrasi yang tinggi, ketelitian dan kesabaran yang besar.
Kesimpulan
Penjelasan di atas tentang data entry adalah suatu pekerjaan di mana penanggung jawabnya diharuskan memasukkan data ke dalam sistem, memastikan keamanan dan kelengkapan data pada database, dan memvalidasi kesesuaian antara data keluaran dengan database yang telah ada.
Beberapa fungsi sistem database, antara lain adalah memungkinkan perusahaan untuk mengubah data, menjamin keamanan dan integrasi data perusahaan, mempermudah perbaikan terhadap kesalahan data, mendukung performa kerja menjadi lebih baik.
Bentuk dari penerapan sistem manajemen database adalah menggunakan suatu aplikasi yang terintegrasi dengan berbagai kumpulan basis data dalam perusahaan. Salah satunya adalah software ERP yang kita kenal, yaitu MASERP.
Layaknya berfungsi sebagai database management system, MASERP secara langsung dapat mengolah data pada database untuk tujuan pembuatan laporan keuangan perusahaan.
Perusahaan juga akan dengan mudah membuat pencatatan aktivitas keuangan lain menjadi lebih efektif . Berbicara soal manajemen data, dengan dukungan teknologi dan fitur canggih dari MASERP, perusahaan dapat mengakses data-data real time yang diperlukan di mana saja dan kapan saja.
Perusahaan juga dapat langsung melakukan evaluasi terhadap data dan informasi yang ada dan mengambil strategi yang tepat untuk bisnis.
Nah, penasaran bukan? Silakan hubungi konsultan ahli kami untuk mengetahui keistimewaan software MASERP, sekarang!
