Perusahaan tidak ingin kehilangan pelanggan karena produk yang dicari tidak tersedia. Cara menghitung safety stock yang tepat melindungi Anda dari permintaan yang berubah-ubah, lead time atau perkiraan persediaan yang tidak akurat. Mari kita ambil contoh Covid-19 yang sangat berdampak pada manajemen supply chain yang menyebabkan kerugian besar bagi banyak bisnis.
Panic buying memperburuk keadaan, banyak rak-rak di toko kosong ketika awal pandemi. Adanya permintaan besar-besaran, mengakibatkan terjadinya kekurangan produk untuk dibeli konsumen.
Nah, agar pelanggan Anda tidak kecewa karena ternyata persediaan barang di toko Anda habis, di artikel kali ini saya akan menjelaskan bagaimana cara mudah menghitung safety stock. Yuk disimak sampai habis!
Bagaimana Menjaga Safety Stock?
Tidak semua barang membutuhkan safety stock dalam level yang sama. Sebagai manager inventory, kita harus mengidentifikasi kekecewaan pelanggan atas ketidaktersediaan produk. Informasi ini akan membantu dalam menilai persediaan barang dalam level berbeda.
Sejak munculnya sistem just-in-time inventory, banyak perusahaan memesan persediaan dalam jumlah kecil secara teratur. Konsep just-in-time inventory adalah perusahaan dapat menghilangkan semua tempat penyimpanan dan hanya memesan persediaan yang cukup untuk kurun waktu hari atau minggu. Persediaan barang akan dikirim setiap beberapa hari sekali.
Tetapi, banyak perusahaan tidak dapat menggunakan sistem just-in-time karena lokasi supplier jaraknya terlalu jauh dan persediaan sulit untuk dikirim. Perusahaan seperti ini menggunakan sistem safety stock.
Dalam sistem inventory, perusahaan membeli lebih banyak persediaan daripada perkiraan yang akan dijual. Kelebihan persediaan disebut safety stock. Ini memastikan perusahaan tidak akan kehabisan persediaan selama musim tertentu seperti lebaran atau diskon akhir tahun.ย
Safety stock adalah cara yang tepat untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, tetapi berbahaya bagi arus kas bisnis. Mengapa? Pelanggan selalu senang karena toko tidak pernah kehabisan produk yang paling laris.
Safety stock membantu memenuhi permintaan pelanggan ketika supply chain atau supplier gagal mengirimkan barang tepat waktu. Misalnya, sebuah toko roti sedang menunggu suppliernya mengirimkan bahan mentah seperti susu, gula, soda kue, cokelat, dll. Jika supplier tidak datang, toko roti akan gagal mengirimkan roti atau kue ke pelanggannya.
Ini dapat menimbulkan risiko, pelanggan dapat beralih ke toko kompetitor. Jika toko roti telah mempertahankan safety stock, cara tersebut dapat berhasil selama satu atau dua hari tanpa mengecewakan pelanggannya sampai dapur terisi kembali.
Baca Juga: Management Inventory: Definisi, Tujuan, dan Model Inventorynya
Bagaimana Cara Menghitung Safety Stock?
Untuk mendapatkan manfaat dari menyimpan safety stock, Anda perlu mengetahui berapa banyak stock yang harus disimpan karena terlalu banyak safety stock dapat menyebabkan biaya penyimpanan yang lebih tinggi.
Nah, jika safety stock terlalu sedikit bisa menyebabkan tidak adanya penjualan karena barang yang dicari pelanggan tidak tersedia. Penggunaan rumus akan membantu menghitung jumlah safety stock yang optimal untuk bisnis Anda.
Setiap metode penghitungan safety stock menggunakan detail yang sedikit berbeda, tetapi semuanya mengharuskan Anda untuk mengetahui lead time, yaitu waktu antara dimulainya pesanan dan selesainya proses pengiriman.
Ada beberapa metode yang berbeda untuk menghitung safety stock:
- General formula
- Fixed safety stock
- Time-based calculation
- Rumus Heizer Render
- Metode Greasley
General Formula
Safety stock dihitung dengan mengalikan maximum daily usage (jumlah maksimum unit yang terjual dalam satu hari) dengan maximum lead time (waktu terlama yang dibutuhkan supplier untuk mengirimkan barang), kemudian dikurangi average daily usage (jumlah rata-rata unit yang terjual dalam sehari) dan average lead time (waktu rata-rata yang dibutuhkan oleh supplier untuk mengirimkan stok).
Dengan menggunakan data periode 12 bulan, Anda dapat menghitung rata-rata penjualan harian. Misalnya, 12.000 penjualan setahun adalah 1.000 per bulan dan 33 per hari. Anda dapat melihat penjualan maksimum yang Anda miliki dalam satu hari adalah 40 di bulan Juni. (1.200/30 hari).
Dari 10 pengiriman yang Anda terima tahun ini, rata-rata lead time adalah 35 hari dengan lead time maksimal 40 hari. Setelah Anda memiliki angka-angkanya, cukup masukkan ke dalam rumus dan Anda akan memiliki perhitungan safety stock.
Fixed Safety Stock
Fixed safety stock adalah metode yang digunakan oleh perencana produksi. Cara menghitung safety stock yaitu menentukan jumlah persediaan aman yang harus dijaga dari penggunaan harian maksimum selama periode waktu tertentu, tetapi tanpa menggunakan formula tertentu. Nilai untuk fixed safety stock umumnya tetap, tidak berubah kecuali perencana produksi memutuskan untuk mengubahnya.
Level fixed safety stock bahkan dapat disetting ke nol untuk barang yang ingin Anda hapus secara bertahap. Tetapi, jika tiba-tiba ada lonjakan permintaan untuk barang dengan safety stock yang sangat sedikit, Anda tidak dapat memenuhi pesanan tersebut.
Time Based Calculation
Cara menghitung safety stock ini dilakukan selama periode waktu tertentu, berdasarkan perkiraan masa depan untuk produk tersebut. Metode ini mencakup kombinasi permintaan aktual dari pesanan penjualan dan permintaan yang diperkirakan berdasarkan metode statistik.ย
Cara ini tidak dapat memprediksi ketidakpastian bisnis, Anda perlu membawa terlalu banyak persediaan yang tidak diinginkan jika produk Anda terjual lebih lambat dari yang diperkirakan.
Rumus Heizer & Render
Rumus Heizer & Render sangat ideal ketika ada variasi pasokan yang signifikan di pihak supplier Anda. Ini menggunakan standar deviasi dari distribusi lead time, memberi Anda gambaran yang lebih akurat mengenai lead time dan seberapa sering Anda menangani pengiriman yang terlambat. Namun, itu tidak memperhitungkan perubahan permintaan.
Safety stock dihitung dengan mengalikan faktor layanan yang Anda inginkan (skor Z) dengan standar deviasi dalam waktu tunggu (๐๐๐ฟ๐) yang merupakan level dan frekuensi perbedaan waktu tunggu rata-rata dari waktu tunggu sebenarnya.
Skor Z juga disebut faktor layanan yang diinginkan, cara untuk memutuskan seberapa yakin Anda ingin memiliki persediaan yang cukup. Ini adalah nilai yang Anda pilih agar Anda tidak menghadapi kehabisan persediaan.
Skor yang lebih rendah berarti Anda akan memiliki peluang lebih tinggi menghadapi kehabisan stok. Misalnya, jika Anda memilih skor Z 2,33, ada kemungkinan 99% bahwa Anda tidak akan menghadapi kehabisan stok.
Metode Greasley
Metode Greasley memperhitungkan lead time dan fluktuasi permintaan, memberikan cara yang lebih akurat untuk menghitung safety stock. Tetapi, tidak memperhitungkan stok yang masih dalam produksi dan belum siap dijual.
Menggunakan rumus Greasley, safety stock dihitung dengan mengalikan rata-rata dem (Davg) (permintaan rata-rata adalah jumlah total bahan yang dibutuhkan setiap hari selama periode tetap) dengan faktor layanan yang diinginkan (skor Z) dan standar deviasi dalam lead time (๐๐ฟ๐).
Contoh Cara Menghitung Safety Stock
Lala Kids Toys sedang mencoba menentukan jumlah safety stock rata-rata yang dibutuhkan untuk toko mainan mereka. Pertama, mereka menghitung deviasi standar lead time persediaan mereka. Estimasi waktu persediaan untuk restock adalah 7 hari.
Waktu aktual untuk empat pengiriman yang mereka terima pada kuartal penjualan ini adalah 10 hari, 6 hari, 8 hari dan 11 hari. Perusahaan kemudian menghitung varians antara dua waktu yang menghasilkan kumpulan data berikut: 3, -1, 1 dan 4.
Dengan menggunakan data ini, mereka menghitung standar deviasi dalam lead time mereka. Pertama, mereka menjumlahkan kumpulan data (3 + -1 + 1 + 4 = 7) dan kemudian membagi angka tersebut dengan jumlah nilai dalam kumpulan data (7/4), membuat varians waktu rata-rata 1,75.
Kemudian, mereka menambahkan perbedaan rata-rata dengan perkiraan waktu restock 7 hari, yang sama dengan 8,75 hari, standar deviasi.
Setelah mereka memiliki standar deviasi dari lead time, mereka menghitung biaya permintaan rata-rata mereka. Lala Kids Toys membeli inventory baru untuk toko mereka setiap dua minggu, jadi mereka harus menghitung permintaan mereka setiap dua minggu.
Selama dua minggu pertama bulan Juli, mereka menjual 1.200 unit persediaan. Membagi angka itu dengan jumlah hari dalam dua minggu (14), jumlah rata-rata unit yang terjual per hari adalah 85,7.
Terakhir, mereka perlu memutuskan tingkat layanan apa yang akan mereka berikan untuk pelanggan mereka. Perusahaan memutuskan untuk memberikan tingkat layanan 87% karena mereka ingin membantu pelanggan mereka sebanyak mungkin tanpa menghabiskan terlalu banyak untuk persediaan ekstra. Melihat tabel distribusi normal, mereka menemukan bahwa nilai terjemahan 87% kira-kira 1,13.
Mereka sekarang memasukkan semua nilai yang ditemukan ke dalam persamaan safety stock: Z x LT x D, atau 1,13 x 8,75 x 85,7 = 847,4 unit safety stock.
Baca Juga:
Kesimpulan
Dalam sistem inventory, perusahaan membeli lebih banyak persediaan daripada perkiraan yang akan dijual atau disebut safety stock. Ini memastikan perusahaan tidak akan kehabisan persediaan selama musim tertentu.
Jika safety stock terlalu sedikit bisa menyebabkan tidak adanya penjualan karena barang yang dicari pelanggan tidak tersedia. Beberapa cara menghitung safety stock antara lain general formula, fixed safety stock, time-based calculation, rumus Heizer Render dan metode Greasley.
Untuk mengurangi risiko kerugian akibat salah pencatatan persediaan atau keuangan, Anda sebaiknya mengunakan software akuntansi dan manufaktur modern yang terintegrasi seperti MASERP.
Software ERP yang sudah terintegrasi dengan fitur persediaan barang ini membantu Anda menghasilkan laporan inventaris, pelacakan otomatis dan mengidentifikasi unit yang mengalami peningkatan. Sistem ini membantu pengelolaan persediaan di setiap toko dan gudang.
Pencatatan persediaan barang dan laporan keuangan dengan metode manual akan memakan waktu dan energi yang bisa menghambat produktivitas dan efisiensi perusahaan Anda.
Fitur Inventory Management di MASERP memudahkan Anda melacak tingkat dan nilai persediaan setiap hari dengan menggunakan metode biaya rata-rata.
Fitur Quantity Minimum akan memberikan warning kepada Anda apabila persediaan fisik sudah berada pada jumlah di bawah Qty Min yang sudah disetting.
Laporan mutasi barang juga dapat digunakan untuk menganalisa trend kebutuhan persediaan untuk perencanaan persediaan di bulan-bulan yang ramai seperti pada saat Hari Raya.
Bagi perusahaan manufaktur yang identik dengan produksi massal dan persediaan barang yang banyak, fitur Batch Number pada MASERP bisa memudahkan Anda membedakan barang yang baru diproduksi hari ini dengan barang produksi hari sebelumnya sehingga tidak mengalami double produksi.
Anda bingung menentukan harga pokok produksi (HPP)? Formula Bill of Material pada MASERP membantu Anda menentukan HPP sementara dan final.
Untuk mengetahui lebih banyak tentangย softwareย MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami. Gratis!
