Dalam akuntansi, memahami konsep biaya yang masih harus dibayar atau accrued expense adalah hal yang penting, terutama bagi Anda yang menjalankan bisnis atau mengelola keuangan perusahaan. Di artikel ini, kami akan memberikan insight untuk Anda mengenai apa itu accrued expense, contohnya, serta bagaimana cara mencatatnya menggunakan software akuntansi. Yuk, simak sampai habis!
Apa Itu Accrued Expense?
Accrued expense adalah biaya yang sudah terjadi tetapi belum dibayarkan atau dicatat dalam pembukuan. Dalam bahasa Indonesia, istilah ini sering disebut sebagai biaya yang masih harus dibayar.
Konsep ini merupakan bagian dari prinsip akuntansi akrual (accrual basis), di mana transaksi dicatat saat terjadi, bukan saat uang benar-benar berpindah tangan.
Accrued expense sangat penting karena membantu bisnis untuk memiliki gambaran yang lebih akurat mengenai kewajiban keuangan mereka. Tanpa mencatat accrued expense, laporan keuangan bisnis bisa terlihat lebih “sehat” daripada kondisi sebenarnya, kondisi ini menyesatkan stakeholder.
Contoh Accrued Expense dalam Bisnis
Beberapa contoh accrued expense yang sering terjadi dalam bisnis antara lain gaji karyawan, beban (listrik, air, dan internet), bunga pinjaman, dan sewa gedung.
Gaji Karyawan
Gaji karyawan adalah salah satu contoh accrued expense yang paling umum. Misalnya, perusahaan membayar gaji karyawan setiap tanggal 2 bulan berikutnya. Jika periode akuntansi berakhir pada tanggal 31 Desember, tetapi gaji untuk bulan Desember belum dibayarkan, maka gaji tersebut termasuk dalam accrued expense.
Biaya ini harus dicatat sebagai kewajiban karena perusahaan sudah menerima manfaat dari kerja karyawan selama bulan Desember, meskipun pembayarannya belum dilakukan.
Gaji yang masih harus dibayar perlu dicatat agar laporan keuangan lebih akurat dan mencerminkan kewajiban perusahaan secara real-time. Cara ini juga membantu manajemen dalam merencanakan arus kas untuk pembayaran gaji di bulan berikutnya.
Beban Listrik, Air, dan Internet
Beban utilitas seperti listrik, air, dan internet juga sering menjadi contoh accrued expense. Tagihan untuk layanan ini biasanya diterima setelah periode pemakaian.
Misalnya, jika Anda menggunakan listrik selama bulan Desember, tetapi tagihannya baru diterima dan dibayar di bulan Januari, biaya tersebut harus dicatat sebagai accrued expense di akhir Desember.
Pencatatan ini memastikan bahwa laporan keuangan mencerminkan biaya yang sebenarnya terjadi selama periode tersebut, meskipun pembayaran belum dilakukan. Perusahaan dapat menghindari kesalahan dalam pelaporan keuangan dan memastikan kepatuhan terhadap prinsip akuntansi akrual.
Bunga Pinjaman
Bunga pinjaman adalah contoh lain dari accrued expense, terutama jika perusahaan memiliki pinjaman bank dengan pembayaran bunga yang jatuh tempo di akhir periode.
Misalnya, jika bunga pinjaman untuk bulan Desember sudah jatuh tempo tetapi belum dibayarkan, biaya tersebut harus dicatat sebagai accrued expense.
Pencatatan bunga pinjaman penting untuk menunjukkan kewajiban perusahaan kepada bank dan memastikan bahwa laporan keuangan mencerminkan beban bunga yang sebenarnya.
Ini juga membantu perusahaan dalam merencanakan pembayaran bunga di masa depan dan menghindari keterlambatan pembayaran yang bisa berakibat pada denda atau penalti.
Sewa Gedung atau Kantor
Sewa gedung atau kantor juga termasuk dalam accrued expense jika pembayaran sewa belum dilakukan pada akhir periode akuntansi. Misalnya, jika perusahaan menyewa gedung dengan pembayaran sewa setiap bulan, tetapi pembayaran untuk bulan Desember belum dilakukan, biaya sewa tersebut harus dicatat sebagai accrued expense.
Pencatatan ini memastikan bahwa laporan keuangan mencerminkan kewajiban perusahaan terkait sewa gedung, serta membantu perusahaan dalam mengelola arus kas dan memastikan bahwa pembayaran sewa tidak terlambat, karena bisa berakibat pada masalah kontrak atau hubungan dengan pemilik gedung.
Perbedaan Accrued Expense dan Accounts Payable
Seringkali, orang bingung membedakan antara accrued expense dan accounts payable (utang dagang).
Berikut adalah tabel yang menjelaskan perbedaan antara accrued expense dan accounts payable secara jelas dan detail:
| Aspek | Accrued Expense | Accounts Payable |
| Pengertian | Biaya yang sudah terjadi tetapi belum dibayar atau belum ada tagihan/invoice. | Biaya yang sudah terjadi dan sudah ada tagihan/invoice, tetapi belum dibayar. |
| Kapan Dicatat | Dicatat saat biaya terjadi, meskipun belum ada bukti transaksi (invoice). | Dicatat setelah invoice atau tagihan diterima dari vendor/supplier. |
| Contoh | – Gaji karyawan yang belum dibayar. – Beban listrik yang belum diterima tagihannya. | – Tagihan dari supplier untuk pembelian barang. – Tagihan jasa dari vendor. |
| Jenis Transaksi | Biaya operasional yang sudah terjadi tetapi belum ada dokumen pendukung. | Hutang dagang yang timbul dari pembelian barang/jasa dengan invoice resmi. |
| Pencatatan dalam Jurnal | – Debit: Beban (Expense) – Kredit: Utang (Accrued Liability) | – Debit: Beban atau Persediaan – Kredit: Utang Dagang (Accounts Payable) |
| Dokumen Pendukung | Tidak ada invoice/tagihan saat pencatatan. | Ada invoice/tagihan dari supplier/vendor. |
| Waktu Pembayaran | Biasanya dibayar di periode berikutnya setelah biaya terjadi. | Dibayar sesuai tanggal jatuh tempo yang tertera di invoice. |
| Pengaruh pada Laporan Keuangan | Meningkatkan beban (expense) dan kewajiban (liability) di neraca. | Meningkatkan hutang dagang (liability) di neraca. |
| Tujuan Pencatatan | Memastikan biaya yang sudah terjadi tercatat meskipun belum dibayar. | Memastikan hutang dagang yang timbul dari transaksi tercatat dengan benar. |
- Accrued expense lebih berkaitan dengan biaya operasional yang sudah terjadi tetapi belum ada bukti transaksi (seperti gaji karyawan atau tagihan listrik yang belum diterima).
- Accounts payable lebih berkaitan dengan hutang dagang yang timbul dari pembelian barang atau jasa dengan invoice resmi dari supplier atau vendor.
Kenapa Accrued Expense Penting untuk Bisnis?
Mengapa Anda perlu memperhatikan accrued expense? Berikut beberapa alasan utamanya:
Akurasi Laporan Keuangan
Accrued expense memastikan bahwa semua biaya yang sudah terjadi, meskipun belum dibayarkan, tercatat dalam laporan keuangan. Ini membuat laporan keuangan lebih akurat dan mencerminkan kondisi keuangan perusahaan yang sebenarnya.
Tanpa mencatat accrued expense, laba bersih bisa terlihat lebih tinggi daripada yang sebenarnya, yang dapat menyesatkan stakeholder. Akurasi laporan keuangan penting untuk mengambil keputusan bisnis yang tepat.
Kepatuhan terhadap Prinsip Akuntansi
Mencatat accrued expense adalah bagian dari prinsip akuntansi akrual, yang mengharuskan pendapatan dan biaya dicatat saat terjadi, bukan saat uang diterima atau dibayarkan.
Kepatuhan terhadap prinsip akuntansi penting untuk memastikan bahwa bisnis Anda memenuhi standar akuntansi yang berlaku. Jika tidak, bisnis Anda bisa dianggap tidak transparan atau bahkan melanggar regulasi keuangan.
Manajemen Kas Lebih Baik
Accrued expense perlu dicatat agar Anda dapat mengetahui kewajiban keuangan yang akan datang dan merencanakan arus kas dengan lebih baik. Ini membantu menghindari situasi di mana bisnis kekurangan dana untuk membayar kewajiban yang jatuh tempo.
Manajemen kas yang baik juga memungkinkan Anda mengalokasikan dana secara lebih efisien untuk operasional bisnis atau investasi. Dengan demikian, risiko likuiditas dapat diminimalisir.
Transparansi bagi Investor dan Kreditur
Laporan keuangan yang terdapat catatan accrued expense menunjukkan transparansi dan profesionalisme dalam mengelola keuangan bisnis. Investor dan kreditur akan lebih percaya pada bisnis yang memiliki laporan keuangan yang akurat dan lengkap.
Transparansi dalam laporan keuangan dapat meningkatkan peluang mendapatkan pendanaan atau investasi tambahan. Kredibilitas bisnis Anda di mata stakeholder juga akan meningkat.
Cara Mencatat dan Contoh Accrued Expense di Pembukuan atau Laporan Keuangan
Mencatat accrued expense (biaya yang masih harus dibayar) dalam pembukuan atau laporan keuangan adalah salah satu cara untuk memastikan akurasi dan transparansi keuangan bisnis.
Berikut adalah penjelasan lengkap tentang cara mencatat dan contoh accrued expense dalam bentuk tabel.
Langkah-Langkah Mencatat Accrued Expense
- Identifikasi Biaya yang Masih Harus Dibayar
Pertama, identifikasi biaya-biaya yang sudah terjadi tetapi belum dibayar atau belum diterima tagihannya. Contohnya adalah gaji karyawan, tagihan listrik, atau bunga pinjaman. - Buat Jurnal Akuntansi
Buat jurnal akrual untuk mencatat biaya tersebut. Jurnal ini akan mencatat biaya sebagai beban (expense) dan kewajiban (liability). - Input ke Pembukuan atau Software Akuntansi
Masukkan jurnal tersebut ke dalam pembukuan manual atau software akuntansi. Pastikan jurnal ini tercatat di periode akuntansi yang benar. - Rekonsiliasi Saat Pembayaran Dilakukan
Ketika biaya tersebut dibayarkan, buat jurnal pembalik untuk menghapus kewajiban dan mencatat pengeluaran kas. - Tampilkan dalam Laporan Keuangan
Pastikan accrued expense tercermin dalam laporan keuangan, terutama di neraca (sebagai kewajiban) dan laporan laba rugi (sebagai beban).
Contoh Accrued Expense dalam Bentuk Tabel
Berikut adalah contoh pencatatan accrued expense untuk gaji karyawan yang belum dibayar di akhir periode akuntansi:
Tabel 1: Jurnal Accrued Expense (Gaji Karyawan)
| Tanggal | Akun | Debit (Rp) | Kredit (Rp) | Keterangan |
| 31 Des 2023 | Beban Gaji | 50.000.000 | Mencatat gaji karyawan Desember yang belum dibayar | |
| 31 Des 2023 | Utang Gaji | 50.000.000 | Kewajiban gaji yang masih harus dibayar |
Penjelasan:
- Beban Gaji dicatat sebagai debit karena ini adalah biaya yang sudah terjadi.
- Utang Gaji dicatat sebagai kredit karena ini adalah kewajiban yang harus dibayar di masa depan.
Tabel 2: Jurnal Pembayaran Gaji (Januari 2024)
| Tanggal | Akun | Debit (Rp) | Kredit (Rp) | Keterangan |
| 5 Jan 2024 | Utang Gaji | 50.000.000 | Mengurangi kewajiban gaji yang sudah dibayar | |
| 5 Jan 2024 | Kas/Bank | 50.000.000 | Mencatat pengeluaran kas untuk pembayaran gaji |
Penjelasan:
- Utang Gaji dikurangi (debit) karena kewajiban sudah dilunasi.
- Kas/Bank dikurangi (kredit) karena uang keluar untuk membayar gaji.
Tabel 3: Pengaruh Accrued Expense pada Laporan Keuangan
Neraca (Per 31 Desember 2023)
| Akun | Debit (Rp) | Kredit (Rp) |
| Aset | ||
| Kas/Bank | 100.000.000 | |
| Kewajiban | ||
| Utang Gaji | 50.000.000 | |
| Ekuitas | ||
| Laba Ditahan | 50.000.000 |
Laporan Laba Rugi (Desember 2023)
| Akun | Debit (Rp) | Kredit (Rp) |
| Pendapatan | 200.000.000 | |
| Beban Gaji | 50.000.000 | |
| Laba Bersih | 150.000.000 |
Penjelasan:
- Di neraca, Utang Gaji muncul sebagai kewajiban sebesar Rp 50.000.000.
- Di laporan laba rugi, Beban Gaji mengurangi laba bersih sebesar Rp 50.000.000.
Contoh Accrued Expense untuk Tagihan Listrik
Misalnya, perusahaan menggunakan listrik di bulan Desember, tetapi tagihannya baru diterima di Januari. Berikut pencatatannya:
Tabel 4: Jurnal Accrued Expense (Tagihan Listrik)
| Tanggal | Akun | Debit (Rp) | Kredit (Rp) | Keterangan |
| 31 Des 2023 | Beban Listrik | 10.000.000 | Mencatat beban listrik Desember yang belum dibayar | |
| 31 Des 2023 | Utang Listrik | 10.000.000 | Kewajiban tagihan listrik yang masih harus dibayar |
Tabel 5: Jurnal Pembayaran Tagihan Listrik (Januari 2024)
| Tanggal | Akun | Debit (Rp) | Kredit (Rp) | Keterangan |
| 10 Jan 2024 | Utang Listrik | 10.000.000 | Mengurangi kewajiban tagihan listrik | |
| 10 Jan 2024 | Kas/Bank | 10.000.000 | Mencatat pengeluaran kas untuk pembayaran listrik |
Ringkasan proses pencatatan accrued expense:
- Saat biaya terjadi (belum dibayar):
- Debit: Beban (misalnya, Beban Gaji atau Beban Listrik).
- Kredit: Kewajiban (misalnya, Utang Gaji atau Utang Listrik).
- Saat pembayaran dilakukan:
- Debit: Kewajiban (misalnya, Utang Gaji atau Utang Listrik).
- Kredit: Kas/Bank.
- Tampilan di laporan keuangan:
- Neraca: Kewajiban (liability) bertambah.
- Laporan laba rugi: Beban (expense) mengurangi laba bersih.
Cara Mencatat Accrued Expense dalam Software Akuntansi
Sekarang, mari kita bahas bagaimana cara mencatat accrued expense menggunakan software akuntansi. Software akuntansi membantu proses ini menjadi lebih mudah dan efisien. Berikut langkah-langkahnya:
- Identifikasi Accrued Expense
Pertama, identifikasi biaya-biaya yang termasuk dalam accrued expense. Misalnya, gaji karyawan yang belum dibayar atau tagihan listrik yang belum diterima.
- Buat Jurnal Akuntansi
Setelah mengidentifikasi, buat jurnal akuntansi untuk mencatat biaya tersebut. Berikut contoh jurnalnya:
– Debit: Beban Gaji (Salary Expense)
– Kredit: Utang Gaji (Salary Payable)
Contoh: Jika gaji karyawan untuk bulan Desember sebesar Rp 50 juta belum dibayar, jurnalnya adalah:
Debit: Beban Gaji Rp 50.000.000
Kredit: Utang Gaji Rp 50.000.000
- Input Data ke Software Akuntansi
Masukkan jurnal tersebut ke dalam software akuntansi yang Anda gunakan. Kebanyakan software akuntansi modern sudah dilengkapi dengan fitur untuk mencatat accrued expense secara otomatis. Pastikan Anda memilih menu yang tepat, seperti Accrued Expense atau Biaya Masih Harus Dibayar.
- Rekonsiliasi Saat Pembayaran Dilakukan
Ketika biaya tersebut akhirnya dibayarkan, lakukan rekonsiliasi dalam software akuntansi. Misalnya, saat gaji dibayarkan di bulan Januari, Anda akan membuat jurnal:
Debit: Utang Gaji Rp 50.000.000
Kredit: Kas/Bank Rp 50.000.000
- Generate Laporan Keuangan
Setelah semua transaksi dicatat, Anda bisa menghasilkan laporan keuangan seperti laporan laba rugi dan neraca. Pastikan accrued expense tercermin dengan benar dalam laporan tersebut.
Kesimpulan
Contoh accrued expense meliputi gaji karyawan, beban (listrik, air, dan internet), bunga pinjaman, dan sewa gedung. Accrued expenses perlu dicatat agar laporan keuangan lebih akurat, patuh terhadap prinsip akuntansi, memiliki manajemen kas yang lebih baik, dan transparansi bagi investor dan kreditur.
Mengelola keuangan dan akuntansi dalam bisnis bukan hal yang mudah dan seringkali terjadi kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan. Untuk menghindari kesalahan tersebut dan membuat proses pengelolaan keuangan bisnis lebih efisien, Anda perlu berinvestasi dalam software keuangan seperti MASERP.
MASERP memiliki beragam modul yang dapat memudahkan proses kerja Anda dan tim antara lain manufaktur, pembelian, penjualan, persediaan barang, keuangan dan akuntansi, project management, aset tetap, pajak, 300+ laporan siap cetak, dan masih banyak lagi. Anda tidak perlu membeli software berbeda untuk tiap departemen.
MASERP menawarkan layanan hybrid cloud, Anda bisa memasang software di server kantor atau di cloud. Software tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati. Dengan database SQL server, MASERP kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang software MASERP yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli kami dengan klik gambar di bawah ini. Gratis!
