Sebagai suatu fasilitas yang tetap, gudang dirancang untuk membantu mencapai target tingkat pelayanan yang baik dengan total biaya yang paling rendah. Gudang juga menjadi sebuah sistem logistik dari sebuah perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan menyediakan informasi mengenai status serta kondisi material/produk yang disimpan sampai barang tersebut diminta sesuai dengan jadwal produksi. Maka dari itu perlu sekali adanya manajemen stok pada bisnis.
Tahu kan kalau stok barang adalah salah satu unsur aktiva lancar yang ada di neraca? Maka dari itu manajemen stok barang adalah jenis aktiva produktif yang punya keterkaitan langsung dengan pendapatan perusahaan, yang sering disebut biaya persediaan, atau istilah kerennya inventory cost.
Inventory cost merupakan biaya persediaan barang yang meliputi persediaan periode sebelumnya. Biayanya berupa biaya saat proses pemesanan barang, biaya pengiriman barang yang dipesan, biaya penerimaan barang, dan biaya pembayaran barang yang dipesan kepada pihak supplier dan sebagainya.
Langkah-Langkah Manajemen Stok Barang
Meski terlihat mudah untuk dilakukan, pada kenyataannya tidak sedikit usaha-usaha yang masih bingung untuk menerapkannya. Terdapat dasar-dasar yang perlu dikuasai agar pengelolaan stok barang dapat berjalan lancar. Berikut adalah teknik dasar sekaligus langkah pengelolaan barang yang penting untuk dikuasai.
Penyimpanan
Dalam melakukan manajemen stok barang, tempat penyimpanan yang memadai adalah prioritas utama. Tempat penyimpanan ini dapat berupa etalase, rak barang maupun gudang atau ruangan khusus. Sebelum mengatur barang, sebaiknya persiapkan dahulu tempat yang akan digunakan untuk menyimpannya. Akan lebih baik jika tempat penyimpanan tersebut sudah dikategorikan berdasar jenis-jenis barang tertentu.
Data Forecasting
Forecasting adalah langkah penting yang perlu dilakukan setelah data keluar-masuk barang dicatat dengan baik. Kegiatan ini pada dasarnya meliputi perkiraan jumlah stok persediaan barang yang dibutuhkan dalam periode tertentu.
Forecasting menjadi bagian penting dari strategi pengelolaan barang, terlebih jika jenis barang yang dimiliki sangat beraneka macam. Data hasil forecasting harus mampu memberikan perencanaan spesifik tentang jadwal pembelian persediaan dan kapan barang tertentu perlu keluar dari penyimpanan. Agar tidak terjadi kekurangan maupun kelebihan barang. Stabilitas usaha juga dapat terjaga.
Kode Barang
Pengkodean ini sangat penting dan menjadi salah satu cara mengelola stok barang yang harus diterapkan. Dengan memberikan kode untuk setiap barang, persediaan barang dapat terus terpantau, karena selalu diketahui barang nomor kode berapa yang telah keluar. Penggantiannya pun dapat semakin efektif.
Pemisahaan Stok Baru dan Lama
Pemisahan stok baru dan lama ini akan sangat membantu dan memudahkan ketika ingin melakukan pencatatan stok barang. Stok yang lama bisa didahulukan untuk segera dikeluarkan dan terjual. Salah satu cara untuk membedakannya adalah dengan menyediakan tempat khusus bagi stok lama dan baru agar tidak bercampur satu sama lain.
Pemeriksaan Barang Sebelum Disimpan
Pengecekan barang sebelum masuk ke penyimpanan berfungsi untuk penyaringan kualitas barang. Apakah ada barang-barang yang cacat atau tidak sesuai dengan kondisi semestinya. Apabila menemukan barang-barang semacam ini sebaiknya beri tanda atau pisahkan ke tempat penyimpanan lain. Akan lebih baik jika barang yang rusak atau cacat tidak dijual pada pelanggan demi mempertahankan kredibilitas usaha.
Pencatatan Stok Opname Secara Berkala
Istilah stock opname merujuk pada kegiatan yang dilakukan untuk mendata dan menghitung jumlah barang yang benar-benar sedang dimiliki. Data ini umumnya mencerminkan jumlah fisik dari barang tertentu. Data stok fisik ini kemudian dapat dibandingkan dengan data jumlah barang dari pencatatan lain.
Pencatatan yang Akurat
Daftar stok barang merupakan salah satu informasi penting yang harus dapat diketahui setiap saat. Cara mengelola stok barang agar memiliki data yang kredibel dan selalu update adalah dengan mempersiapkan catatan barang seakurat mungkin. Ketika mengatur stok di gudang penyimpanan misalnya, perlu seseorang yang bertugas melakukan pencatatan barang yang masuk dan keluar.
Program atau aplikasi tertentu juga dapat digunakan untuk membantu kegiatan pencatatan ini agar lebih akurat dan sistematis. Data ini nanti dapat digunakan untuk melihat kapan suatu barang perlu ditambah atau perlu segera terjual demi kelancaran usaha.
Kesimpulan
Manajemen stok barang untuk toko memang tidak bisa dianggap gampang. Untuk itu, penting sekali untuk menghadirkan sistem yang sudah terintegrasi di setiap lini agar bisa menghindari risiko penyimpanan barang yang terlalu lama, terlalu banyak ataupun terlalu sedikit.
Mengelola dan memonitor manajemen stok merupakan hal penting bagi bisnis perusahaan dagang. Jangan sampai persediaan barang salah input dan malah menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan Anda dapat menggunakan software ERP seperti MASERP yang dapat mengintegrasikan hampir semua departemen di perusahaan seperti gudang, penjualan, pembelian, manufaktur, keuangan, pajak, dan masih banyak lagi.
Anda tidak akan kehabisan persediaan lagi saat berjualan karena di MASERP terdapat fitur warning untuk persediaan yang sudah mencapai nilai minimum. Selain itu, Anda dapat mengetahui produk best-selling dan product line yang paling memberikan profit besar dengan chart yang ada di dashboard MASERP. MASERP dapat melacak tingkat persediaan setiap waktu dengan metode biaya rata-rata.
Untuk mengetahui lebih banyak mengenai MASERP, segera booking konsultasi gratis dengan konsultan ahli kami dan ceritakan kebutuhan bisnis Anda, sekarang!
