Pada saat transaksi jual beli berlangsung, pihak pembeli biasanya akan menerima bukti pembelian dari penjual, contohnya nota. Nota adalah bukti transaksi yang sering digunakan di masyarakat. Bukti transaksi juga termasuk ke dalam dokumen penting yang perlu dikelola dengan baik dalam proses jual beli di perusahaan.
Nota ditujukan agar pengelolaan keuangan dan pembukuan perusahaan dapat dikelola sesuai dengan aslinya. Melalui bukti transaksi juga, tim akuntan perusahaan dapat mencocokkan nominal asli barang dan total nominal yang tertera dalam dokumen tersebut sehingga transaksinya tercatat dengan baik. Untuk mengenal lebih jauh tentang nota, simak artikel ini yang membahas arti, fungsi, komponen penting, jenis, cara membuat, dan perbedaannya dengan faktur.
Apa itu Nota?
Nota adalah salah satu bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual untuk mendokumentasikan transaksi jual beli yang terjadi. Biasanya nota dibuat masih manual atau dicetak menggunakan mesin kasir yang terdiri atas dua rangkap, lembar pertama biasanya diberikan kepada pembeli sebagai bukti transaksi pembelian dan rangkap kedua disimpan oleh penjual sebagai referensi pencatatan penjualan dan persediaan.
Selain sebagai bukti transaksi, nota juga berfungsi sebagai dokumen pertimbangan ketika adanya cacat atau kekurangan barang yang dibeli sehingga bisa digunakan saat proses klaim garansi atau retur barang. Informasi yang termuat di dalam nota juga mempermudah proses pencatatan bagi perusahaan karena detail nominal pembayaran mencakup promo atau diskon tertera di dalamnya.
Baca Juga: Kwitansi: Ciri, Fungsi, Jenis, Contoh, Bedanya dengan Invoice
Mengenal Fungsi Nota dalam Transaksi
Pada umumnya, di dalam bisnis nota memiliki beberapa fungsi yang terdiri atas:
Dokumen Transaksi
Nota berfungsi sebagai bukti sah terjadinya transaksi jual beli antara penjual dan pembeli. Nota dapat digunakan untuk klaim garansi, pengembalian barang, atau keperluan pencatatan keuangan.
Dokumen Referensi Pembukuan
Nota adalah dokumen penting bagi tim akuntan dalam melakukan pencatatan pembukuan untuk melihat nominal asli yang tertera dari setiap barang yang diperjual belikan.
Penghitungan Pajak
Nota juga dapat digunakan untuk menghitung pajak penjualan dan pajak penghasilan
Bukti Koreksi Transaksi atau Retur
Nota menyediakan informasi detail tentang transaksi, seperti nama barang atau jasa, harga, jumlah, dan total pembayaran. Informasi ini dapat digunakan untuk keperluan retur atau verifikasi transaksi bagi kedua belah pihak.
Referensi bagi Pihak Lain
Pada pihak eksternal yang membutuhkan referensi dalam jual beli, nota juga dapat menjadi bahan referensi terkait barang atau harga dari barang tersebut.
Komponen Penting dalam Nota
Untuk diakui sebagai dokumen transaksi yang sah, beberapa hal berikut harus tercantum di dalam keterangan sebuah nota.
- Nama perusahaan atau informasi penjual dan dilengkapi dengan nomor telepon serta alamatnya.
- Informasi tanggal transaksi jual beli yang dilakukan oleh pihak penjual dan pembeli.
- Nomor nota yang sesuai dengan ketentuan dari perusahaan atau penjual.
- Keterangan mengenai jenis-jenis barang yang dibeli.
- Detail mengenai total barang yang dibeli.
- Keterangan harga satuan barang.
- Informasi jumlah nominal pembayaran dari total barang yang dibeli dikali dengan harga satuan.
- Nama pembeli dari barang atau jasa yang disertai dengan tanda tangan pihak penjual dan penerimanya.
- Catatan Tambahan
Jenis-Jenis Nota
Nota dapat dikategorikan ke dalam beberapa jenis, yaitu:
Nota Kontan
Nota kontan adalah jenis nota yang digunakan dalam transaksi jual beli secara tunai dan paling umum digunakan. Nota kontan biasanya banyak digunakan di banyak toko, terlebih toko dengan sistem grosir.
Nota Penjualan
Nota penjualan terdiri atas dua rangkap dan satu salinannya diberikan kepada pihak pembelinya. Nota ini biasanya akan disimpan untuk penghitungan laba saat pencatatan pembukuan.
Nota Kredit
Nota kredit adalah nota yang diberikan saat terjadinya pengurangan piutang akibat adanya penurunan harga barang ataupun saat adanya kesalahan pengiriman barang.
Nota Debit
Nota debit adalah jenis nota yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual sebagai bukti pemberitahuan bahwa barang yang diterima tidak sesuai atau terdapat kekurangan dan meminta pengurangan nilai transaksi.
Baca Juga: Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice Biasa
Cara Membuat Nota
Untuk membuat nota bagi toko atau gerai, Anda dapat menggunakan cara manual dengan mengisi berbagai informasi ke dalam nota ataupun menggunakan aplikasi pengelola administrasi toko berbasis cloud yang membantu pengelolaan administrasi secara lebih efektif dan cepat.
Berikut adalah step dalam membuat nota yang perlu Anda ketahui:
Siapkan Template Nota
Siapkan template nota yang akan digunakan dan memuat berbagai kolom untuk komponen-komponen penting di dalam nota.
Tulis Keterangan Toko/Perusahaan
Anda harus menulis informasi mengenai nama, alamat, dan nomor telepon.
Tambahkan Nomor Nota
Isikan nomor yang telah disesuaikan oleh perusahaan sebagai nomor nota untuk memudahkan identifikasi dan pencatatan.
Isi Tanggal Transaksi
Anda wajib untuk mengisi tanggal setiap transaksi ke dalam nota, hal tersebut untuk memudahkan pencatatan keuangan ataupun pelacakan persediaan.
Isi Rincian Barang atau Jasa
Dalam nota tulislah deskripsi yang detail mengenai barang atau jasa yang diperjual belikan mencakup jumlah, harga per unit, serta total harganya.
Hitung Total Pembayaran
Hitung seluruh barang atau jasa beserta dengan promo atau diskonnya dan totalkan keseluruhan harga barang-barang tersebut.
Tambah Informasi Pembeli
Informasi mengenai pembeli wajib Anda cantum yang mencakup nama, alamat pembeli, serta informasi kontak jika diperlukan.
Tulis Metode Pembayaran
Jangan lupa cantumkan keterangan mengenai metode pembayaran yang digunakan oleh pembeli.
Berikan Tanda Tangan dan Cap
Berikan tanda tangan dan cap perusahaan sebagai bukti yang sah.
Kenali Perbedaan Faktur dan Nota
Tidak sedikit orang yang masih mengira jika faktur dan nota adalah dokumen transaksi yang sama, padahal keduanya memiliki beberapa perbedaan yang signifikan. Berikut penjelasan lebih detailnya.
Nota
- Nota biasanya dibuat atau dikeluarkan ketika transaksi telah selesai dan pembayaran diterima oleh penjual.
- Bisa digunakan dalam transaksi tunai dan ritel.
- Nota berfungsi sebagai bukti pembayaran dan pencatatan transaksi
Faktur
- Faktur biasanya dikeluarkan sebelum pembayaran dilakukan dan menjadi dokumen permintaan pembayaran.
- Berfungsi sebagai tagihan bagi pembeli untuk melakukan pembayaran
- Biasanya banyak digunakan untuk pembelian secara kredit.
Kesimpulan
Dengan perannya sebagai bukti transaksi, alat kontrol persediaan, dan referensi akuntansi, dapat disimpulkan nota menjadi dokumen yang penting dalam transaksi jual beli dan memerlukan pengelolaan yang baik untuk memastikan setiap transaksi terdokumentasi dengan baik dan transparan.
Untuk pengelolaan bisnis yang lebih efisien, Anda tidak perlu lagi mengelola berbagai transaksi perusahaan secara manual, dengan beralih ke software akuntansi segala pengelolaan administrasi keuangan dapat dikelola secara real-time dan akan lebih menghemat budget perusahaan.
Berkembangnya teknologi saat ini yang serba digital, dalam transaksi dan kiwtansi pun bisa dialihkan menjadi digital, Anda bisa gunakan software ERP modern seperti MASERP.
MASERP memiliki modul purchasing yang di dalamnya terdapat fitur perbandingan purchase quotation untuk membandingkan harga antar supplier, fitur purchase order, multi level approval berdasarkan nominal, faktur pembelian yang bisa disesuaikan dengan quantity terima barang dan link ke inventory dan AP.
Anda bisa mencustom software MASERP sesuai bisnis flow Anda. Segera konsultasikan kendala dan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami sekarang. Gratis!
