Kali ini Saya akan membahas mengenai fungsi akuntan dan software akuntansi. Yuk, mari simak lebih lanjut.

Saat ini, telah banyak perusahaan yang menjual software akuntansi dengan berbagai fitur yang berbeda-beda.

Namun apa fungsi akuntan ditengah maraknya software akuntansi?

Apakah para akuntan hanya melakukan data entry saja?

Sesungguhnya, fungsi utama seorang akuntan bukanlah menjurnal atau menyusun laporan keuangan namun fungsi itu seharusnya dilaksanakan oleh seorang clerk (atau bookkeeper untuk perusahaan kecil menengah) tentunya masih dengan pengawasan seorang akuntan.

Namun, masih banyak para akuntan yang masih ikut menangani pekerjaan-pekerjaan seperti itu. Dua faktor penyebabnya adalah

  • Pertama, skill akuntan pemula memang belum memungkinkan untuk menangani pekerjaan di luar urusan menjurnal dan menyusun laporan keuangan. Ini tidak bisa dihindari, karena untuk mampu menjalankan fungsi-fungsi yang lebih lanjut (advance), siapapun butuh proses pembelajaran yang kadang memakan waktu cukup lama.
  • Kedua, masih terbatasnya ruang (baca: lapangan pekerjaan) yang memungkinkan seorang akuntan bisa menjalankan fungsi di luar menjurnal dan menyusun laporan keuangan. Ini yang memprihatinkan; sudah lulus sarjana akuntansi sejak puluhan tahun lalu namun masih—terpaksa—harus menjalankan fungsi-fungsi clerical.

Bagaimanapun juga harus disadari, bahwa automatisasi selalu lebih cost-effective dibandingkan manual, dan tugas itu telah dilaksanakan oleh software akuntansi secara efektif—dengan pengawasan seorang akuntan yang relatif minimal.

Jika fungsi clerical seperti menjurnal dan menyusun laporan keuangan telah diambil oleh software akuntansi, lalu fungsi apa yang dijalankan oleh seorang akuntan?

Dalam artikel kali ini, saya mengutip dari salah satu sumber mengenai fungsi-fungsi utama akuntan yang sampai saat ini belum bisa diambil-alih oleh software akuntansi

Fungsi Validasi

Fungsi utama Akuntan yang tak bisa dan takkan pernagh bisa diambil-alih oleh software akuntansi adalah proses validasi transaksi.

Contoh :

Ketika seorang AP Clerk melakukan input pembayaran (payment) atas Nota Tagihan dari PT. Sukses Makmur senilai Rp 20 juta, software akuntansi akan langsung mengurangi Utang atau Accounts Payable (AP) PT. ABC sekaligus mengurangi saldo Kas sebesar Rp 20 juta, secara otomatis. Namun software tidak tahu apakah payment itu valid atau tidak. Asal sudah diinput, maka software mangasumsikan itu telah melalui proses validasi.

Di sinilah fungsi Akuntan (AP Accountant dalam contoh ini) dibutuhkan, yakni melakukan validasi, yakni memeriksa kelengkapan bukti pendukung (Nota Tagihan, Resi Penerimaan Barang yang telah ditandatangani oleh petugas yang berwenang, tembusan Purchase Order yang telah diotorisasi) dan membandingkan angka AP pada sistem dengan yang tertera dalam nota tagihan dan dokumen pendukung, sebelum pembayaran dijalankan.

Fungsi Analisa

Software akuntansi tidak bisa menganalisa. Dalam siklus proses akuntansi, pekerjaan yang melibatkan aktivitas analisa ada di 2 titik, yaitu:

  • Sebelum masuk ke dalam system (software akuntansi).

Analisa dilakukan terhadap nota dan bukti pendukung lain sebelum diinput ke dalam system (software), untuk menentukan akun yang sesuai. Fungsi ini harus dilakukan oleh seseorang tidak oleh seorang akuntan, melainkan oleh clerk atau data entry staff yang melakukan input transaksi.

Melakukan penghitungan fisik barang keluar/masuk lalu membandingkannya dengan jumlah yang tertera di nota sebelum input dilakukan tergolong proses analisa yang tidak bisa dilakukan oleh software. Namun tidak harus dilakukan oleh akuntan, cukup oleh pegawai pengiriman dan receiving.

  • Setelah masuk ke dalam system (software akuntansi).

Dalam hal ini, fungsi akuntan diperlukan, yakni memastikan semua transaksi telah diinput ke dalam akun yang sesuai dengan nilai nominal yang benar. Fungsi ini tidak dilakukan setiap kali ada transaksi, melainkan terjadwal secara berkala disebut dengan proses “ledger detail review’ entah itu secara harian, mingguan atau bulanan.

Namun harus dilakukan sebelum tanggal tutup buku, lebih sering lebih bagus.

Fungsi Rekonsiliasi

Seorang akuntan dituntut untuk merekonsiliasi semua akun yang ada. Mulai dari kas, piutang, deposit, persediaan, surat berharga, aktiva tetap, pajak tangguhan, akumulasi penyusutan dan amortisasi, kredit pajak (lebih bayar dan faktur pajak masukan), utang lancar, utang jangka panjang, modal, ekuitas, pendapatan, biaya, hingga laba ditahan, PPh (semua pasal), PPN, PPNBM (jika ada).

Ada 2 event untuk melakukan rekonsiliasi :

  • Reguler. Secara rutin dan terjadwal akun-akun direkonsiliasi, setidak-tidaknya sekali sebelum tutup buku.
  • Insidentil. Disamping secara rutin dan terjadwa, rekonsiliasi akun juga dilakukan setiap saat diperlukan.

Semua akun harus di rekonsiliasi untuk memastikan semua transaksi telah diukur, diakui, dan dilaporkan dengan benar. Artinya, akuntan di semua lini dan seksi harus melakukan fungsi ini. Software akuntansi belum mampu mengambil-alih fungsi ini.

Fungsi Evaluasi

Fungsi evaluasi dilakukan oleh akuntan lain, yakni internal dan external auditors, melalui proses AUDIT.

Khususnya oleh auditor internal, proses evaluasi tidak hanya dilakukan pada transaksi dan laporan keuangan yang dihasilkan saja, melainkan juga pada system termasuk prosedur dan software akuntansi yang digunakan untuk mengolah data transaksi dan menyusun laporan keuangan.

Fungsi Rekomendasi

Validasi, Analisa, Rekonsiliasi dan Evaluasi tidak ada gunanya jika tidak menghasilkan rekomendasi karena tidak ada sistem yang sempurna. Sebagian dari kita pasti pernah mendengar istilah “No body is perfect” begitu juga dengan software akuntansi pasti tidak ada saja yang namanya bug, cacat dan lain sebagainya apalagi jika software akuntansinya belum diupdate.

Misalnya, hasil validasi, analisa, rekonsiliasi, dan evaluasi akun kas menemukan salah pengukuran atau pengakuan atau pelaporan atau ketiganya. Atas temuan ini harus dibuatkan rekomendasi apakah perlu reversal, adjustment, atau correction entry?

Fungsi Perbaikan (Revisi dan Koreksi)

Fungsi rekomendasi hanya akan efektif bila ada tindak lanjut berupa perbaikan.

Akuntan bertanggungjawab untuk memastikan jurnal yang diperlukan sudah benar-benar di input, dan hasil perbaikan telah sesuai dalam laporan keuangan

Software akuntansi tidak akan bisa digunakan jika tidak ada manusia yang menjalankannya. Untuk mengerti penggunaan software akuntansi secara keseluruhan memerlukan seorang akuntan yang benar-benar handal. Disinilah fungsi seorang akuntan. Akuntan lebih mengerti penjurnalan dibandingkan orang biasa yang tidak mengerti apa-apa mengenai akuntansi namun harus menggunakan software akuntansi. Orang biasa dinilai lambat untuk menguasai program dalam software akuntansi jika tidak benar-benar mengerti akuntansi maka dari itu seseorang yang bekerja dalam perusahaan akuntansi pun harus belajar akuntansi jika ingin benar-benar mengerti mengenai software akuntansi.

 

Demikian artikel kali ini. Semoga bermanfaat & salam sukses!